ERP應(yīng)付模塊運(yùn)行的體會及探討

[摘 要] 本論文對ERP應(yīng)付模塊在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的影響進(jìn)行了分析論述，最后把ERP實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)提供給大家，以使企業(yè)的ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域中的應(yīng)用更加完善與深入。

[關(guān)鍵詞] ERP系統(tǒng)；應(yīng)付模塊；財(cái)務(wù)管理；預(yù)算管理；關(guān)鍵控制點(diǎn)doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 10. 009

[中圖分類號] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）10- 0016- 02

濰柴重機(jī)股份有限公司是一家大型機(jī)械制造企業(yè)。公司2004年開始實(shí)施ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)覆蓋了財(cái)務(wù)核算的整個過程，ERP系統(tǒng)使用的成功經(jīng)驗(yàn)也相應(yīng)推廣到集團(tuán)的各分、子公司，提高了企業(yè)在市場中的競爭能力和應(yīng)變能力，作為ERP應(yīng)付模塊的關(guān)鍵用戶，筆者結(jié)合實(shí)際談一下自身的體會。

1 ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來的影響

1.1 會計(jì)核算工作效率的提升

1.1.1 提高了材料成本核算水平

當(dāng)采購業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生時，實(shí)際采購價格與計(jì)劃成本之間存在差異，系統(tǒng)會自動生成采購價格差異，供應(yīng)商開具發(fā)票入賬時，自動匹配形成發(fā)票價格差異；根據(jù)價值工程部下發(fā)的價格通知單，每月初進(jìn)行材料計(jì)劃成本的成本更新，并及時維護(hù)一攬子采購協(xié)議價格，提高材料成本的準(zhǔn)確性。

1.1.2 提高采購資金計(jì)劃的編制水平

對于長期合作的零部件供應(yīng)商，付款周期一般比較固定，根據(jù)與供應(yīng)商的付款協(xié)議，在系統(tǒng)中維護(hù)各種付款條款，系統(tǒng)根據(jù)付款條款與條款的基準(zhǔn)日期來計(jì)算各筆應(yīng)付款的計(jì)劃付款日期，付款提款的定義可以明確到天。比如：10天后付40%，30天后付60%，某供應(yīng)商次月的付款計(jì)劃=該供應(yīng)商所有在次月付款之前需要支付但尚未支付的應(yīng)付款之合計(jì)，系統(tǒng)自動扣除質(zhì)量索賠（貸項(xiàng)通知單）及質(zhì)量保證金（暫掛部分），通過系統(tǒng)中資金計(jì)劃報表，每月自動導(dǎo)出采購付款計(jì)劃，提高工作效率。傳統(tǒng)軟件無此功能。

1.1.3 往來核算管理細(xì)化和可追溯性得到提升

應(yīng)付模塊中能夠提取各種管理數(shù)據(jù)，為管理者決策提供數(shù)據(jù)支持。傳統(tǒng)軟件的賬齡分析，只能從單位三欄賬中一筆一筆地提取，工作效率和準(zhǔn)確率低，而ERP系統(tǒng)根據(jù)報表要求，能夠提取各賬齡段的往來分析。同時，ERP系統(tǒng)將財(cái)務(wù)核算與業(yè)務(wù)模塊集成，從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接通過系統(tǒng)追溯業(yè)務(wù)交易，方便快捷，如通過追溯能夠查詢到供應(yīng)商的應(yīng)付賬款入賬、付款、索賠等信息，追溯查詢到供應(yīng)商的發(fā)票金額、稅務(wù)發(fā)票號、以及每個物料的采購價格、接收號等信息。

1.2 確保應(yīng)付賬款的安全性

（1）ERP系統(tǒng)中應(yīng)付模塊的核算包括采購發(fā)票的錄入和應(yīng)付賬款的支付，應(yīng)付模塊有保證金的暫掛功能，可以從應(yīng)付賬款中預(yù)留保證金，在系統(tǒng)中做標(biāo)示，從系統(tǒng)設(shè)置上保證了資金的安全性與準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的應(yīng)付賬款軟件，根本不具備該功能，無論供應(yīng)商是否有余額，辦理相關(guān)手續(xù)都可以付款，應(yīng)付賬款會出現(xiàn)借方余額，一旦供應(yīng)商停止供貨，將給企業(yè)造成損失。

（2）應(yīng)付模塊付款時需要支付到每一張發(fā)票，只要供應(yīng)商余額充足系統(tǒng)才支持付款，否則系統(tǒng)無法運(yùn)行，從而確保應(yīng)付賬款的安全性。

1.3 提升財(cái)務(wù)監(jiān)控與預(yù)測風(fēng)險能力

應(yīng)付從采購到付款的管理流程看，從采購訂單及一攬子采購協(xié)議開始，倉庫保管員在系統(tǒng)中根據(jù)收到的物料做采購訂單接收，應(yīng)付會計(jì)在應(yīng)付模塊錄入應(yīng)付發(fā)票并按物料、數(shù)量和價格與采購接收的記錄進(jìn)行匹配，匹配相符的才能通過發(fā)票驗(yàn)證并生成應(yīng)付賬款，開單數(shù)量、單價等與接收數(shù)量、單價不一致時，系統(tǒng)在驗(yàn)證時會將該發(fā)票進(jìn)行“暫掛”，狀態(tài)提示“需要重新進(jìn)行驗(yàn)證”。如此暫掛項(xiàng)在允許范圍內(nèi)，需要有相應(yīng)權(quán)限的人進(jìn)行釋放處理。這樣一環(huán)扣一環(huán)的業(yè)務(wù)處理，使采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制得到加強(qiáng)，有效防范了沒有采購收料單或超量接收、采購價格不對就入賬的風(fēng)險。

1.4 與往來單位對賬準(zhǔn)確率高，提升了企業(yè)良好形象

使用ERP應(yīng)付管理模塊后，提升了與供應(yīng)商核對往來賬目的準(zhǔn)確性，給企業(yè)樹立了良好形象。已經(jīng)與幾百家往來單位核對賬目，筆者所在的企業(yè)沒有出現(xiàn)一筆入錯賬目的情況發(fā)生，準(zhǔn)確率和對賬效率極大提高，而供應(yīng)商卻經(jīng)常出現(xiàn)串戶、入錯賬，這是手工賬和傳統(tǒng)核算軟件所不能做到的。ERP系統(tǒng)的強(qiáng)大功能能夠使供應(yīng)商與物料通過批準(zhǔn)的供應(yīng)商列表，在ERP系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從采購訂單到物料入庫，再到發(fā)票入賬，都進(jìn)行了控制關(guān)聯(lián)，可以這么說，在應(yīng)付賬款模塊中，你想入錯賬都難，這是ERP應(yīng)付模塊最大的亮點(diǎn)。

2 ERP應(yīng)付模塊實(shí)施中出現(xiàn)的問題

ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，經(jīng)過這幾年的實(shí)際應(yīng)用，ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊在使用過程中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要有以下幾個方面：

（1）ERP系統(tǒng)升級后形成的漏洞問題。ERP系統(tǒng)升級已有半年，通過實(shí)際操作，逐步發(fā)現(xiàn)原有的風(fēng)險控制點(diǎn)部分失效。比如ERP系統(tǒng)升級前，在應(yīng)付模塊中取消標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票，財(cái)務(wù)信息能夠即刻導(dǎo)入總賬系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)升級后，應(yīng)付模塊取消標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票后，財(cái)務(wù)信息不能同時導(dǎo)入總賬，分兩天完成。取消發(fā)票當(dāng)天，標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票信息導(dǎo)入總賬。取消發(fā)票的第二天，取消發(fā)票信息導(dǎo)入總賬。特別是月底最后一天取消發(fā)票，到次月1號才能導(dǎo)入總賬，影響財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確及時。

（2）ERP系統(tǒng)沒有采用逆向物流程序，存在潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險。倉儲部門在ERP系統(tǒng)中做退貨處理，對已經(jīng)接收入庫的物料退貨，系統(tǒng)不能打印負(fù)數(shù)入庫單，只能沖減原接收物料的數(shù)量，若供應(yīng)商發(fā)票已入賬或已經(jīng)付款又發(fā)生退貨，ERP應(yīng)付模塊系統(tǒng)無法控制，存在很大財(cái)務(wù)風(fēng)險。

（3）應(yīng)付模塊供應(yīng)商出現(xiàn)采購訂單總數(shù)量入賬問題。在應(yīng)付模塊中，個別供應(yīng)商的采購發(fā)票不能在“收據(jù)”界面，按物料“接收號”匹配入賬，出現(xiàn)“采購訂單”總數(shù)量入賬，看不到“接收號”。

（4）采購訂單關(guān)閉不及時問題，影響材料各期的采購價格差異和發(fā)票價格差異。

3 解決問題的辦法及措施

（1）建立ERP應(yīng)付模塊風(fēng)險評估機(jī)制，防范系統(tǒng)風(fēng)險。①建立ERP應(yīng)付模塊風(fēng)險評估機(jī)制。通過定期和不定期的，由相關(guān)關(guān)鍵崗位人員參加的、面對面的風(fēng)險評估討論，結(jié)合采購管理和內(nèi)控制度，針對風(fēng)險控制點(diǎn)進(jìn)行重新評估； ②形成書面問題報告，送達(dá)信息化部專業(yè)人員，力求從系統(tǒng)內(nèi)完善；③項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)無法從系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，制訂控制措施，確保形成閉環(huán)式管理。

經(jīng)過信息部專業(yè)人員測試驗(yàn)證，完善未入賬報表，運(yùn)行AP管理系統(tǒng)會計(jì)核算流程；應(yīng)付會計(jì)從應(yīng)付模塊導(dǎo)入總賬核算信息時，提交日期參數(shù)為T+1，取消發(fā)票信息就能正常導(dǎo)入總賬，解決了系統(tǒng)升級后的漏洞問題。

（2）制訂ERP退貨業(yè)務(wù)流程，制訂嚴(yán)格的規(guī)章制度和管理辦法，形成書面文件下發(fā)。倉庫保管員在ERP中嚴(yán)格按流程操作，并做好退貨歷史記錄；最大限度地減少財(cái)務(wù)風(fēng)險，使所有的風(fēng)險點(diǎn)都在可控范圍內(nèi)。

（3）在系統(tǒng)維護(hù)部門或?qū)用妫⑾到y(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)控指標(biāo)體系，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)或業(yè)務(wù)運(yùn)行的異常點(diǎn)。供應(yīng)商的采購發(fā)票不能按接收號匹配入賬，是系統(tǒng)維護(hù)錯誤造成的，可見提高運(yùn)維人員責(zé)任心、內(nèi)控意識和管控水平非常重要。

（4）建立定期關(guān)閉采購訂單的運(yùn)行機(jī)制，提高采購訂單、一攬子發(fā)放的及時率，保證接收物料采用最近期的采購訂單。

（5）重新編制ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊操作手冊，及時記錄在ERP實(shí)施過程中所積累的經(jīng)驗(yàn)知識，滿足了財(cái)務(wù)人員日常工作的需要，對ERP操作中出現(xiàn)的問題提供了指導(dǎo)，提升了財(cái)務(wù)人員的工作質(zhì)量和工作效率。

4 結(jié) 論

ERP系統(tǒng)應(yīng)付模塊直接關(guān)系到整個ERP系統(tǒng)的質(zhì)量。對會計(jì)人員提出了更高要求，不僅對應(yīng)付模塊要操作熟練，對前端的采購模塊、庫存模塊、成本模塊也要有所了解，找出業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，ERP系統(tǒng)就能更好地為財(cái)務(wù)管理服務(wù)。