淺談更新大學(xué)生檔案管理理念

摘要：本文分析了新時(shí)期大學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題以及解決辦法，立足于陳舊的大學(xué)生檔案管理理念和繁瑣的大學(xué)生檔案管理工作，提出了更加新穎的、符合新時(shí)期工作要求的大學(xué)生檔案管理理念，對(duì)于加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：大學(xué)生檔案管理 科學(xué)化制度化 規(guī)范化

隨著時(shí)代的進(jìn)步和人類辦公技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)各項(xiàng)制度的改革日益加深，大學(xué)生檔案制度作為當(dāng)今信息化時(shí)代不可或缺的應(yīng)用技術(shù)，其改革也日益加深。面對(duì)各界信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，大學(xué)生檔案管理工作的改革顯得尤為重要。大學(xué)生檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個(gè)方向改革，才能更加完善地服務(wù)于全局工作，更加高效的應(yīng)對(duì)日趨紛繁復(fù)雜的大學(xué)生檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時(shí)期大學(xué)生檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位大學(xué)生檔案管理工作者面對(duì)的首要問(wèn)題。

一、大學(xué)生檔案管理工作改革的困難和重點(diǎn)

1.大多數(shù)人對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的重視不夠

許多人認(rèn)為大學(xué)生檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的記錄和抄寫，然后把大學(xué)生檔案放在大學(xué)生檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)大學(xué)生檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為大學(xué)生檔案管理工作就是以上的簡(jiǎn)單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了大學(xué)生檔案管理工作的長(zhǎng)期停滯不前，更新緩慢，改革工作無(wú)從下手。其實(shí)大學(xué)生檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。大學(xué)生檔案管理工作在許多人看來(lái)只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點(diǎn)工作。

2.大學(xué)生檔案交接制度不嚴(yán)謹(jǐn)

每年，巨大的大學(xué)生檔案變動(dòng)、更新、調(diào)取和維護(hù)工作確實(shí)是大學(xué)生檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。大學(xué)生檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環(huán)節(jié)就是大學(xué)生檔案交接時(shí)。現(xiàn)如今，大多數(shù)單位的大學(xué)生檔案交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致許多大學(xué)生檔案在交接時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因?yàn)榇髮W(xué)生檔案一旦錯(cuò)亂和丟失就代表著大學(xué)生檔案管理工作失去了大半意義，而且大學(xué)生檔案的重新填寫和彌補(bǔ)是很復(fù)雜和費(fèi)時(shí)的，會(huì)嚴(yán)重耽誤單位工作的正常進(jìn)行。有關(guān)部門應(yīng)著力加強(qiáng)大學(xué)生檔案交接制度的嚴(yán)謹(jǐn)性管理，在交接時(shí)，交接雙方都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待大學(xué)生檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務(wù)。

3.許多大學(xué)生檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳大學(xué)生檔案重要性的義務(wù)

很多人由于缺乏對(duì)大學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)大學(xué)生檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的大學(xué)生檔案都不夠重視，沒(méi)有充分考慮到大學(xué)生檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要大學(xué)生檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)大學(xué)生檔案不完整或是沒(méi)有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給大學(xué)生檔案本人帶來(lái)了極大的不便。這充分說(shuō)明大學(xué)生檔案管理人員對(duì)大學(xué)生檔案的重要性宣傳不夠，許多大學(xué)生檔案管理工作者沒(méi)有切實(shí)履行宣傳大學(xué)生檔案重要性的義務(wù)。

4.當(dāng)前的大學(xué)生檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化

這么多年來(lái)，大學(xué)生檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為大學(xué)生檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。大學(xué)生檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。大學(xué)生檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類大學(xué)生檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。大學(xué)生檔案的存儲(chǔ)需要大學(xué)生檔案室，大學(xué)生檔案室不宜過(guò)濕，不然容易引起紙質(zhì)的大學(xué)生檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致大學(xué)生檔案失真，大學(xué)生檔案室需要密閉，并且要防火防潮。

二、大學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策及思考

1.強(qiáng)化大學(xué)生檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格大學(xué)生檔案管理程序

強(qiáng)化每一名大學(xué)生檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善大學(xué)生檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的大學(xué)生檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、大學(xué)生檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)大學(xué)生檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在大學(xué)生檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立大學(xué)生檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。

2.大學(xué)生檔案交接嚴(yán)格按程序進(jìn)行

大學(xué)生檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，稍有不慎就有可能導(dǎo)致大學(xué)生檔案丟失或失真，所以交接時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理。大學(xué)生檔案交接的正確手續(xù)應(yīng)是：一是對(duì)所保管的大學(xué)生檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的大學(xué)生檔案要及時(shí)催還；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放，應(yīng)清理沒(méi)有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認(rèn)真將其排序后及時(shí)歸檔。只有按照這樣的順序進(jìn)行大學(xué)生檔案交接工作，才能確保大學(xué)生檔案交接工作的順利完成。

3.健全大學(xué)生檔案管理制度

健全大學(xué)生檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕大學(xué)生檔案在操作過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使大學(xué)生檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過(guò)規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過(guò)程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位大學(xué)生檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問(wèn)題被損壞或丟失。

4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作

現(xiàn)如今，不同的單位在大學(xué)生檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了大學(xué)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、大學(xué)生檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了大學(xué)生檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了大學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，更降低了大學(xué)生檔案的應(yīng)用。

總而言之，大學(xué)生檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，更新大學(xué)生檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位大學(xué)生檔案管理工作者應(yīng)自覺(jué)肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知大學(xué)生檔案持有人大學(xué)生檔案工作的重要性。大學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善大學(xué)生檔案管理的安全性和熟練性。在大學(xué)生檔案管理的改革路上，我們還有很長(zhǎng)的路要走，我們需要加強(qiáng)信心，不斷進(jìn)取，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高水平。