事業(yè)單位檔案工作中大數(shù)據(jù)的運(yùn)用探究

尹秀麗 周曉峰

【摘要】檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的、管理型的工作，大數(shù)據(jù)在信息時(shí)代成為檔案管理改革的核心，使檔案工作方式發(fā)生了深刻的變化。鑒于此，檔案人員有必要結(jié)合事業(yè)單位檔案工作的作用，積極探究在實(shí)際工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)的措施，保證更有序、更高效地開展檔案工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;大數(shù)據(jù);檔案工作;運(yùn)用

當(dāng)今時(shí)代的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的檔案工作改革與發(fā)展有重要影響，不僅能將文字信息變成數(shù)據(jù)信息，提高檔案工作效率，還能延長(zhǎng)保存檔案信息的時(shí)間，通過集中整合檔案信息，將其匯總到統(tǒng)一的系統(tǒng)，方便檔案數(shù)據(jù)信息的查閱和使用。在該過程中，大數(shù)據(jù)不可或缺，只有充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)不斷優(yōu)化檔案工作，才能使檔案管理更好地服務(wù)于事業(yè)單位的運(yùn)作和發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案工作的重要作用

事業(yè)單位接受政府的領(lǐng)導(dǎo)，帶有一定的公益性質(zhì)，其檔案工作從本質(zhì)上來說是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，專門負(fù)責(zé)管理事業(yè)單位各部門形成的歷史文件。不過檔案系統(tǒng)絕非孤立存在的，是事業(yè)單位管理不可或缺的部分，通過提供檔案信息服務(wù)于單位實(shí)踐，這是檔案工作和其他工作區(qū)別開來的重要特點(diǎn)。管理檔案是為了利用而不是收藏，檔案記載著事業(yè)單位在一定時(shí)期的發(fā)展及取得的成果，有著重要的憑證及參考作用，且這些作用會(huì)伴隨社會(huì)文明程度的不斷提升而變得越來越突出。把事業(yè)單位的檔案工作做好了，不僅有助于本單位領(lǐng)導(dǎo)掌握現(xiàn)階段開展各項(xiàng)工作的情況，適當(dāng)調(diào)整發(fā)展思路，還有助于上級(jí)主管部門了解本單位一段時(shí)期開展工作的情況、取得的成績(jī)，給予針對(duì)性的指導(dǎo)。

隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位檔案資源不斷增多，檔案工作變得越來越復(fù)雜、艱巨，傳統(tǒng)的人工操作方式難以進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)，必須引進(jìn)更科學(xué)、先進(jìn)、系統(tǒng)化的軟件，運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案資源的管理、存儲(chǔ)、接收、開發(fā)和利用等。顧名思義，大數(shù)據(jù)是由各類數(shù)據(jù)組合而成的，對(duì)各行各業(yè)的生存及發(fā)展是寶貴的機(jī)會(huì)，事業(yè)單位的檔案工作在大數(shù)據(jù)背景下正經(jīng)歷著前所未有的變革，運(yùn)用大數(shù)據(jù)開展檔案工作必然會(huì)給事業(yè)單位帶來新的改革機(jī)遇和發(fā)展動(dòng)力。但是目前事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)逐漸暴露出人員素質(zhì)不高、數(shù)字檔案開發(fā)力度不足、資源挖掘不到位、存在安全隱患等問題，只有妥善解決這些問題，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，才能保證發(fā)揮檔案工作應(yīng)有的作用。

二、事業(yè)單位檔案工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)的措施

（一）注重培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。為促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)不斷加快，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)運(yùn)用勢(shì)在必行，而首先要做的就是強(qiáng)化人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，讓單位數(shù)字檔案能夠活起來。如今事業(yè)單位的檔案人員既要有高度的敬業(yè)精神和責(zé)任感，又要擁有專業(yè)能力與素質(zhì)，必須注重人員的培訓(xùn)與監(jiān)督。事業(yè)單位應(yīng)要求檔案人員與時(shí)俱進(jìn)，隨著檔案工作從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向信息化的同時(shí)，注重檔案人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，特別是要強(qiáng)化檔案人員電子信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用培訓(xùn);注重檔案人員法律培訓(xùn)，提升其檔案工作法制觀念，使其依法管理檔案，提升檔案工作的規(guī)范性;經(jīng)常開展檔案人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與考察，夯實(shí)基本功訓(xùn)練;強(qiáng)化檔案人員監(jiān)督，定期、不定期督查其開展檔案工作的情況，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，完善檔案管理。

（二）加強(qiáng)開發(fā)，優(yōu)化數(shù)字檔案。要想提高大數(shù)據(jù)運(yùn)用效果，還需更有效地開發(fā)事業(yè)單位的數(shù)字檔案資源，重視廣泛收集數(shù)字檔案，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的數(shù)字檔案開發(fā)，形成優(yōu)良的數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境，基于硬件技術(shù)的配備構(gòu)建數(shù)字辦公系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)信息共享機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字檔案資源的廣泛共享。與此同時(shí)，建立健全單位數(shù)字檔案的收入和存儲(chǔ)、整體工作體系，針對(duì)基層部門加強(qiáng)數(shù)字檔案的收集與開發(fā)，重視在信息技術(shù)普及應(yīng)用的基礎(chǔ)上全面收集數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化數(shù)字檔案資源管理。在大數(shù)據(jù)的支持下，事業(yè)單位可以擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)空間，實(shí)施大規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、存儲(chǔ)，更好地促進(jìn)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，滿足為社會(huì)提供廣泛服務(wù)的數(shù)字檔案存儲(chǔ)需要，從而保證單位數(shù)字檔案的質(zhì)量，提高事業(yè)單位檔案工作效率，適應(yīng)單位今后的檔案建設(shè)與發(fā)展需要，提供實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件。

（三）挖掘資源，改善檔案服務(wù)。管理檔案的最終目的是使用，這要求事業(yè)單位檔案人員提高在檔案工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的效率，深入挖掘檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資源，提高檔案利用率及檔案服務(wù)質(zhì)量。從檔案工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)的實(shí)際情況來看，大數(shù)據(jù)管理模式和傳統(tǒng)工作模式相比更簡(jiǎn)單、更快捷，可以高效完成檔案信息的錄入、分類、管理、查詢、使用等，充分挖掘檔案的價(jià)值，避免浪費(fèi)單位檔案資源。如某個(gè)職工需要寫一篇文章時(shí)，如果查找紙質(zhì)檔案就會(huì)增加工作量，因?yàn)榧堎|(zhì)資源需要逐句逐字瀏覽，看大量無用的信息，降低查找效率。此時(shí)檔案人員就應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)幫助其挖掘所需信息，只需輸入文章的關(guān)鍵詞就能快捷找出相關(guān)的文字記錄，該職工按照需求篩選即可。并且大數(shù)據(jù)的運(yùn)用使單位檔案工作融合文字、圖像、聲音、動(dòng)畫、視頻等信息，提升檔案的完整性、系統(tǒng)性。為了改變過去檔案只能由一人使用的現(xiàn)狀，降低檔案使用率，檔案人員還可加強(qiáng)單位檔案互動(dòng)化建設(shè)。即在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立一對(duì)多高效聯(lián)動(dòng)工作模式，借此為有需求的人提供在線檔案信息服務(wù)，或開發(fā)相應(yīng)軟件，為檔案借閱者提供在線互動(dòng)交流服務(wù)。利用數(shù)據(jù)挖掘在事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫中自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、預(yù)測(cè)，找到預(yù)測(cè)性檔案信息，自動(dòng)剔除重要檔案數(shù)據(jù)類型的描述，預(yù)測(cè)檔案數(shù)據(jù)趨勢(shì)。通過這樣的方式可以實(shí)現(xiàn)檔案借閱者、使用者等同時(shí)查看功能，并針對(duì)一些檔案信息進(jìn)行互動(dòng)、交流，提供更優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，優(yōu)化事業(yè)單位檔案服務(wù)功能。

（四）加強(qiáng)防護(hù)，保證檔案安全。在運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理事業(yè)單位檔案的過程中，應(yīng)注意加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)。事業(yè)單位檔案資料的完善是在長(zhǎng)期的發(fā)展中逐漸實(shí)現(xiàn)的，具有全面性，所以在檔案資料前期建設(shè)中應(yīng)保持對(duì)紙質(zhì)檔案的重視度，因?yàn)榇鎯?chǔ)電子檔案信息時(shí)難免會(huì)遇到數(shù)據(jù)輸入出錯(cuò)或信息不完整等問題，紙質(zhì)資料有存在的必要。所以在檔案信息化建設(shè)初期要注重管理紙質(zhì)檔案，通過紙質(zhì)檔案和電子信息并行的方式保證檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。尤其是保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，應(yīng)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)的過程中加強(qiáng)數(shù)據(jù)自動(dòng)備份、網(wǎng)絡(luò)病毒防范等工作的落實(shí)，并嚴(yán)格審查相關(guān)人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的查閱權(quán)限，有效劃分檔案資料使用權(quán)限，確保加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息涉密管理。并且網(wǎng)絡(luò)信息更容易被黑客非法入侵，應(yīng)在保存事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)檔案的過程中確保網(wǎng)絡(luò)信息不被非法訪問或使用，避免泄露涉密檔案，通過網(wǎng)絡(luò)訪問控制的強(qiáng)化實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)和防范，極大地提高事業(yè)單位檔案信息的安全性。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案工作正面臨重要的改革與轉(zhuǎn)型要求，在信息時(shí)代運(yùn)用大數(shù)據(jù)提高事業(yè)單位檔案工作水平已經(jīng)成為檔案管理改革的一大趨勢(shì)，需要事業(yè)單位提高檔案人員的素質(zhì)，作為檔案工作者也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位檔案資源的開發(fā)，通過深入挖掘資源優(yōu)化單位檔案服務(wù)，特別是要加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，提高檔案工作的實(shí)效性，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

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