物資采購管理效益審計的做法分析

摘 要：對于施工企業(yè)來說，物資采購管理是施工企業(yè)生產(chǎn)管理的重要組成部分。通過效益審計，可以優(yōu)化企業(yè)財政支出結(jié)構(gòu)，提高財政支出效益。同時，效益審計是建立在責(zé)任審計基礎(chǔ)之上的。如果沒有明確的責(zé)任和權(quán)利，那么效益審計就無從談起。這種應(yīng)用在企業(yè)中的高效率供應(yīng)管理過程可以代表企業(yè)的整體生產(chǎn)力水平。企業(yè)內(nèi)部控制是現(xiàn)代化企業(yè)防范一些經(jīng)營管理方面的風(fēng)險和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。一般而言，在完備的經(jīng)營系統(tǒng)中，建立能夠有效執(zhí)行的企業(yè)內(nèi)部控制制度是十分重要的。物資采購管理應(yīng)被更多企業(yè)納入企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性高度予以重視。從企業(yè)物資采購管理的概況、企業(yè)物資采購效益審計所遇到的問題、應(yīng)對企業(yè)物資采購問題的對策幾個方面對企業(yè)物資采購效益審計的做法問題做出一定分析。

關(guān)鍵詞：物資采購；效益審計；企業(yè)管理

中圖分類號：F239 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）13-0185-02

前言

完備的企業(yè)采購管理系統(tǒng)能夠提升企業(yè)物資的管理水準(zhǔn)，給企業(yè)帶來實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)物資管理體系側(cè)重于事后控制，這樣有很多弊端和企業(yè)經(jīng)營管理方面的不足之處，而企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)之下構(gòu)建的新型物資采購管理體系是分階段運(yùn)行的，便于企業(yè)對采購事宜進(jìn)行事前控制。物資采購體系的核心思想便是將以往只能在事后管理物資事宜轉(zhuǎn)換為在事前或事中便能游刃有余地控制企業(yè)資金流動動向?，F(xiàn)代企業(yè)以監(jiān)督權(quán)、執(zhí)行權(quán)、決策權(quán)分離的方式保障新體系的良好運(yùn)行，以建立技術(shù)支持機(jī)制、完善管理制度為構(gòu)建新管理體系的有效手段。如此一來，施工企業(yè)既可以降低采購成本，又能夠提高物資采購的效率，縮短工作時間，為企業(yè)資金流動增速和企業(yè)整體發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、企業(yè)物資采購管理的概況

1.企業(yè)物資采購的基本流程。企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)的流程會因?yàn)槠髽I(yè)類型不同而有差異。甚至在同一個企業(yè)內(nèi)部，不同部門物資采購的步驟順序也會有很大不同。通常情況下，這類差異表現(xiàn)在采購來源、采購對象和采購方式這幾個方面的差異上。采買物資規(guī)劃員會在項(xiàng)目生產(chǎn)組織、設(shè)計完工以后根據(jù)上級部門制定的總體方案將總的生產(chǎn)計劃進(jìn)行細(xì)分[1]。根據(jù)企業(yè)各部門實(shí)際需求，利用技術(shù)部擬寫的所需材料清單和原材料倉庫出具的原料采購計劃或書面請購單，轉(zhuǎn)達(dá)給負(fù)責(zé)采購的部門以作為企業(yè)采購物資的具體依據(jù)。

在負(fù)責(zé)采購的人員收到這個清單后，在企業(yè)所熟知的供應(yīng)商中挑選誠信度高的幾方，通知報價或詢價，將經(jīng)過材料購買方批準(zhǔn)的訂單提交給達(dá)成買賣的供應(yīng)商處。經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)自己有貨源、價格合理之后，再向買方企業(yè)遞交回執(zhí)函，達(dá)成買賣的基本協(xié)議。如果買賣雙方在買賣過程中出現(xiàn)任何問題，采購員都應(yīng)該與供應(yīng)商及時取得聯(lián)系，使買賣順利運(yùn)行。

在簽約并確定貨品之后，買方企業(yè)應(yīng)督促廠商按時交貨。當(dāng)貨品到達(dá)使用單位后，該單位質(zhì)檢部門應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定對貨品進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查。檢驗(yàn)合格后，廠商要開具收貨發(fā)票，采購部門要核對發(fā)票內(nèi)容的正確性并填寫物資采買驗(yàn)收單，到財務(wù)部掛賬付款。以上基本就是企業(yè)采買物資的基本流程。

2.企業(yè)物資采購的基本管理模式。企業(yè)物資的采購有兩個顯著特點(diǎn)：物資采購的多樣性和物資供應(yīng)的多變性。首先，企業(yè)產(chǎn)品一般需要大量的構(gòu)件、配件、材料，而構(gòu)件與配件很難有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格。單一物件不能夠完全符合企業(yè)的要求，企業(yè)采購的物資品種繁多、規(guī)格復(fù)雜。其次，各個企業(yè)設(shè)計部門設(shè)計思路均有差異，其欣賞水平與平時喜好不可能一致。再次，企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的水平、材料運(yùn)用和技術(shù)工藝都有差異，使得產(chǎn)品在造型、規(guī)模、樣式、生產(chǎn)組織方面千差萬別。最后，企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品具有不固定性，企業(yè)會根據(jù)不同客戶的不同需求定制生產(chǎn)所需產(chǎn)品，生產(chǎn)所使用的材料不僅要隨著產(chǎn)品的改變而變動，客戶對產(chǎn)品規(guī)格外觀的需求是千變?nèi)f化的[2]。為了不造成生產(chǎn)的混亂，導(dǎo)致材料錯用的現(xiàn)象發(fā)生，企業(yè)管理者要制定行之有效的采購管理效益審計措施，避免因管理不善給企業(yè)造成損失。

3.供應(yīng)鏈企業(yè)物資采購管理特點(diǎn)。首先，企業(yè)物資的采購管理應(yīng)服務(wù)于企業(yè)目標(biāo)，滿足客戶所需求的一切價值要素。在購買方制訂采購計劃時，要考慮到交貨的及時性與交貨提前期的時間。在供應(yīng)鏈管理基礎(chǔ)之上實(shí)行的采購管理，要基于考慮交貨提前期與及時性的基礎(chǔ)之上。其次，設(shè)計系統(tǒng)模型時要進(jìn)行市場分析，根據(jù)供需對比實(shí)際情況來選擇供應(yīng)商和采購方式，對擬發(fā)展為戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商要與其保持良好的關(guān)系，及時溝通合同事宜，促進(jìn)買賣順利進(jìn)展。在雙方確認(rèn)合作試運(yùn)行階段結(jié)束后，雙方可以簽署長期合作協(xié)議，進(jìn)入正式合作階段。在合作正式開始之后，采購就會在雙方所約定的協(xié)議框架下進(jìn)行，不用每次都再簽訂一次采購訂貨合同。供應(yīng)商在確定采購訂單后執(zhí)行采購部門的貨物采買計劃。需要強(qiáng)調(diào)的是，在采購實(shí)施過程中，采購部門要不斷溝通、協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門與供應(yīng)商的關(guān)系，保障供需平衡一致。在交易的最后，買方企業(yè)要填寫采購評價和供應(yīng)商評價。采購部門要及時組織相關(guān)部門對采購過程、結(jié)果進(jìn)行權(quán)衡與分析，得出結(jié)論以便向供應(yīng)商做出反饋。

二、企業(yè)物資采購效益審計所遇到的問題

1.購買方策略失誤導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂。在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快、社會生產(chǎn)力不斷提升的背景下，企業(yè)面臨的競爭日益嚴(yán)峻，如果在企業(yè)購買物資時對市場的判斷出現(xiàn)偏差，就會在采購中出現(xiàn)一系列難以解決的問題，嚴(yán)重時甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)資金鏈的斷裂[3]。物資采購的成本超出預(yù)算是困擾企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的一大問題，如果一個企業(yè)難以在采購物資時做到使預(yù)算的錢款與成本資金達(dá)成平衡，長此以往，企業(yè)會陷入虧損的困境之中，更別說適應(yīng)市場競爭激烈的壓力。

2.缺乏制約機(jī)制和先進(jìn)管理模式。如果企業(yè)物資采購缺乏嚴(yán)格管理機(jī)制與有效的約束力，極易導(dǎo)致不規(guī)范的采購行為發(fā)生。在個人利益的驅(qū)動之下，采購很有可能會脫離企業(yè)的管理，變相采購、舍近求遠(yuǎn)、舍廉求貴的不良行為會時有發(fā)生。企業(yè)的成本會化成供應(yīng)商和賄賂方送上的回扣，被揣進(jìn)采購員自己的腰包里。長此以往，企業(yè)購買物資的成本必定居高不下，價格隱形流失現(xiàn)象會越來越嚴(yán)重，這些不利因素將會造成企業(yè)生存發(fā)展的艱難。一些企業(yè)陳舊的采購管理模式會制約企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致庫房與賬面過于冗余，重復(fù)儲備會造成企業(yè)人力與物力的極大浪費(fèi)，擠壓、搶占流動資金份額。企業(yè)物資資源的超量儲備與使用率低會導(dǎo)致內(nèi)部資產(chǎn)被掏空的惡果。

3.招標(biāo)失誤與采購方式過于單一化。首先，在企業(yè)物資采買環(huán)節(jié)中，企業(yè)在社會上為招商引資做足宣傳，引來眾多供應(yīng)商進(jìn)行競爭，企業(yè)在素質(zhì)參差不齊的眾多供應(yīng)商中選擇合適的企業(yè)進(jìn)行合作。然而，供應(yīng)商提供自身情況的資料信息過于簡單，使得企業(yè)只能從價格與表面信息進(jìn)行篩選。如果招標(biāo)價格與供應(yīng)商預(yù)期比較過于高時，簽訂了合同的供應(yīng)商會在采購過程中擅自提升價格或作出一些不合理要求。這就要求企業(yè)在招標(biāo)過程中熟知各供銷商的信息，全面掌握優(yōu)先權(quán)，避免日后合作不愉快導(dǎo)致企業(yè)利益的損失。其次，物資采購過程中采購員對網(wǎng)絡(luò)采購的認(rèn)識程度有待提高?？萍及l(fā)展更新的腳步很快，一些網(wǎng)絡(luò)渠道提供的貨品不但物美，而且價廉。企業(yè)應(yīng)有意識對員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，使其思想高度與社會發(fā)展接軌，在采買過程中不僅要采取人工招標(biāo)的方式，還要嘗試在網(wǎng)絡(luò)上搜索合適的購買方。這樣也利于采購公正公平的進(jìn)行，節(jié)省操作時長，提高采買效率。

三、應(yīng)對企業(yè)物資采購問題的對策

1.加強(qiáng)采購管理制度建設(shè)。采購管理在企業(yè)中占舉足輕重的地位，其工作重心在于滿足供應(yīng)需求，同時盡可能降低企業(yè)采購成本[4]。物資采購管理通常會以降低企業(yè)成本、確保物資供應(yīng)、減小資金風(fēng)險等方面作為企業(yè)物資采買管理規(guī)定的總體要求。在物資采購過程中，建立健全的制度是很有必要的。集中采購的方式會對采購過程中產(chǎn)生的紕漏及時彌補(bǔ)，相比分散采買的方式更有利于企業(yè)采購資金的集中節(jié)省。在企業(yè)中進(jìn)行集中式采購能夠輕易獲得批量采購產(chǎn)品的優(yōu)勢，降低采購資金成本，同時獲取批發(fā)采購的價格優(yōu)勢。

在人員管理方面進(jìn)行控制，從加強(qiáng)員工業(yè)務(wù)能力到加強(qiáng)對供貨商家的監(jiān)督控制，成立專家評標(biāo)數(shù)據(jù)庫，在招標(biāo)時隨機(jī)邀請專家進(jìn)行招標(biāo)，防止暗箱操作的行為發(fā)生。加強(qiáng)對商家的監(jiān)督與控制，在采購招標(biāo)之前要制定好合乎規(guī)范的文件，在招標(biāo)時嚴(yán)格按照這個文件執(zhí)行，事后對物資采買進(jìn)行全程追蹤。

2.加強(qiáng)成本控制實(shí)施物資采購管理現(xiàn)代化。企業(yè)要加強(qiáng)采購的成本資金控制，緊緊依靠現(xiàn)代化科技手段，強(qiáng)化信息管理與市場調(diào)查，對擬定企業(yè)物資采購的成本進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)算，在物資采購結(jié)束后要對結(jié)果進(jìn)行科學(xué)評估和認(rèn)真結(jié)算，以防采購經(jīng)費(fèi)的流失。企業(yè)要建立起物資采購管理的信息系統(tǒng)，積極發(fā)揮批量采購在降低采購成本和強(qiáng)化供應(yīng)商管理的優(yōu)勢。采購部門要合理降低采購的標(biāo)準(zhǔn)，對于物資價值的資料信息要盡量掌握，并進(jìn)行信息的備份以便日后查找。

3.充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)采購優(yōu)勢。企業(yè)要充分利用網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)采購的方式，以計算機(jī)為載體，將原有的招標(biāo)過程轉(zhuǎn)換為電子化的運(yùn)作。這樣能夠超越原有采購模式，以全新的科技概念投入企業(yè)管理的過程中。物資管理部門應(yīng)對物資依照計劃進(jìn)行仔細(xì)核對，安排具體的采購計劃，利用物資競價部門發(fā)布信息允許招商，通過專家測評制度對企業(yè)經(jīng)營情況進(jìn)行考察。

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[責(zé)任編輯 王曉燕]