辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代秘書(shū)工作中的應(yīng)用探析

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展及其在辦公中的廣泛應(yīng)用，引發(fā)了社會(huì)對(duì)文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的重新思考。滿足信息社會(huì)對(duì)文秘專業(yè)人才辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力的要求，具備現(xiàn)代辦公自動(dòng)化技能的應(yīng)用型人才培養(yǎng)逐漸得到重視，成為文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的新方向。通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。如何進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平，切實(shí)有效地提高工作效率成為當(dāng)前文秘工作人員必備的素質(zhì)和努力的方向。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化技術(shù)；秘書(shū)工作效率；辦公設(shè)備

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）21-0223-02

一、辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中的重要性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)水平的不斷提升，現(xiàn)代辦公設(shè)備已進(jìn)入中國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的辦公室。它將改變文秘人員傳統(tǒng)的手工辦公模式，并在更大范疇內(nèi)，更大規(guī)模地吸收信息，提高文秘人員的工作效率和質(zhì)量。因此，樹(shù)立現(xiàn)代化辦公觀念，掌握現(xiàn)代化辦公知識(shí)，學(xué)會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高辦公自動(dòng)化水平，切實(shí)提高工作效率已成為當(dāng)前文秘工作人員必備的素質(zhì)和努力的方向。

（一）辦公自動(dòng)化能極大地提高辦公效率和辦公質(zhì)量

中國(guó)傳統(tǒng)的方法，文稿的形式是秘書(shū)人員用筆在紙上起草、反復(fù)修改、謄清，然后交給打字員，再對(duì)打出的紙樣進(jìn)行校對(duì)。如果要對(duì)打出的紙樣進(jìn)行修改，除個(gè)別錯(cuò)字改正外，整段的修改如增、刪、改等必然要對(duì)整頁(yè)重新打字。如果采用以微處理器為核心的文字處理，則可以用鍵盤(pán)將文稿輸入。利用文字處理的增、刪、改等編輯功能，在屏幕上進(jìn)行修改。完稿后的文件可以存入磁盤(pán)，以備隨時(shí)使用。也可以用聯(lián)機(jī)的打印印出所希望的字體、字號(hào)的書(shū)面文稿。這樣，鍵盤(pán)操作—屏幕編輯—自動(dòng)打印的過(guò)程，就代替了紙筆起草—修改謄抄—打字—核對(duì)—修改—印出，這個(gè)繁瑣過(guò)程，從而提高了辦公效率。同時(shí)，磁盤(pán)歸檔后可隨時(shí)檢索、自動(dòng)打印等，提高了辦公質(zhì)量。

（二）辦公自動(dòng)化使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)全新的面貌

辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作現(xiàn)代化的重要條件，它使傳統(tǒng)的辦公室結(jié)構(gòu)和工作方式發(fā)生新的變化，呈現(xiàn)全新的面貌。在自動(dòng)化辦公室里，再也見(jiàn)不到塞滿房間的檔案柜、文件匣，看不到成堆的表格和紙張。所有文件的內(nèi)容，全部存放在一個(gè)小小的磁盤(pán)中。桌上的計(jì)算機(jī)將按照向它發(fā)出的指令做著各式各樣的工作。顯示屏幕代替了紙，鍵盤(pán)代替了筆，打印機(jī)代替了大量的抄寫(xiě)和復(fù)印工作。有了自動(dòng)化設(shè)備，促進(jìn)文書(shū)工作的處理手段更加先進(jìn)。更不用擔(dān)心離開(kāi)辦公室后無(wú)人接電話。電話打進(jìn)，若沒(méi)人接，它會(huì)自動(dòng)將電話存入電腦中，并在顯示屏上顯示電話內(nèi)容或提醒主人。如果建立了局域網(wǎng)，便可不必為發(fā)信、發(fā)文件犯愁。此時(shí)只要在網(wǎng)絡(luò)工作站上發(fā)一個(gè)命令。所有該發(fā)的信息全都會(huì)迅速無(wú)誤地到達(dá)接收者手里。打印機(jī)壞了不必著急，可以在自己的辦公室里通過(guò)共享手段借用其他辦公室的打印機(jī)工作。有些數(shù)據(jù)在本辦公室找不到，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)到別處去取。在這樣的辦公室里，秘書(shū)人員定會(huì)高效而有條不紊地工作。

（三）辦公自動(dòng)化有力地促進(jìn)管理工作的改革

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過(guò)程，也是促進(jìn)管理工作改革的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理現(xiàn)代化。因?yàn)殡娮尤粘瘫砗碗娮觽渫浛梢栽趦扇昼娭畠?nèi)安排好一個(gè)在平時(shí)需要七十分鐘方能安排好的會(huì)議，還會(huì)巧妙地解決同一段時(shí)間中很多人參加的多種會(huì)議，使人能輕易地應(yīng)付大量會(huì)議因某些原因而改期或撤消等情況；能及時(shí)地發(fā)出信號(hào)，提醒人們不要錯(cuò)過(guò)會(huì)議或遲到；還能科學(xué)地調(diào)配會(huì)議室、交通工具和其他服務(wù)設(shè)施。

實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化必然促進(jìn)管理系統(tǒng)和管理手段的改革。因?yàn)楣芾頇C(jī)構(gòu)臃腫和軟弱不利于辦公自動(dòng)化，必須促其精干。決策手段憑經(jīng)驗(yàn)不能輸入電腦，必須將經(jīng)驗(yàn)升華為科學(xué)手段。公文格式不一，報(bào)表五花八門不便輸入電腦，必須促其簡(jiǎn)明劃一，形式標(biāo)準(zhǔn)化。辦公自動(dòng)化能在分享信息中獲得大量好處，因此，就促進(jìn)那些手工業(yè)式的、自給自足的小農(nóng)式的單位和設(shè)備的橫向聯(lián)合。如辦公自動(dòng)化需要計(jì)算機(jī)、信息庫(kù)和通訊網(wǎng)者結(jié)合。為充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化設(shè)備的效用，必須聯(lián)結(jié)成網(wǎng)，成為整個(gè)單位、整個(gè)系統(tǒng)、整個(gè)地區(qū)以至于整個(gè)國(guó)家的網(wǎng)，甚至與世界有關(guān)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)相通。

二、辦公自動(dòng)化在秘書(shū)工作中起到重要作用的原因

（一）秘書(shū)辦公自動(dòng)化崗位從業(yè)要求的性質(zhì)決定

在秘書(shū)的日常工作中，秘書(shū)要負(fù)責(zé)總公司辦公會(huì)議和其他重要會(huì)議的準(zhǔn)備、記錄和資料整理等工作；主動(dòng)收集總公司的運(yùn)行情況，及時(shí)做好宣傳報(bào)道工作；負(fù)責(zé)編排每周主要工作安排表，安排節(jié)假日干部值班工作；協(xié)助主任做好來(lái)賓接待和信訪工作，認(rèn)真接聽(tīng)客戶投訴電話，并做好記錄和反饋工作；負(fù)責(zé)總公司文件、資料的電腦打印和校對(duì)工作；及時(shí)做好各類文件的收發(fā)、傳遞、呈批、立卷、歸檔工作；嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，定期收集、整理有關(guān)檔案資料，及時(shí)整理歸檔；按時(shí)收發(fā)各中心（部門）的考勤考核表和部門工作月度報(bào)表，及時(shí)交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱；協(xié)同做好員工的考勤考核工作。

所以，鑒于秘書(shū)工作的性質(zhì)，每天都要處理很多日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)良好的辦公環(huán)境，減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)，做好領(lǐng)導(dǎo)的左右手，高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的工作任務(wù)，使用辦公現(xiàn)代化是秘書(shū)工作的必要性。

（二）現(xiàn)代信息技術(shù)地不斷革新，秘書(shū)工作中辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷步，許多現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)入了各企事業(yè)單位的辦公室。辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)滲透到秘書(shū)工作的方方面面，比如文件材料的起草，公文處理、會(huì)議組織等等。以往起草文件材料，都是秘書(shū)人員手寫(xiě)，再交給打字員校對(duì)打印。而現(xiàn)在，有了電子計(jì)算機(jī)和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，秘書(shū)人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。辦公自動(dòng)化技術(shù)在現(xiàn)代秘書(shū)工作中的占有重要地位。同時(shí)，這也給我們從事秘書(shū)工作的人員提出了更高的要求，要求秘書(shū)要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

三、使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，提高秘書(shū)辦公效率的途徑

（一）辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

一是利用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備，提高文字錄入的速度。很多單位在招聘時(shí)，都把打字速度放在突出的位置。要求打字速度在120字/分的不在少數(shù)，最少的也要求在80～100字/分，所以秘書(shū)人員必須具備很好的文字輸入的能力。二是熟練操作Office辦公軟件。秘書(shū)人員每天都要處理大量的文檔，包括Word和Excel文檔，所以熟練操作office是秘書(shū)工作的最基本的條件。三是熟練操作辦公室常見(jiàn)的其他的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、投影儀、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備，要求秘書(shū)人員熟悉操作運(yùn)用。

（二）日常辦公室事務(wù)的處理

秘書(shū)人員在辦公事務(wù)辦公自動(dòng)化中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登陸、電子文檔管理、辦公日常管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表管理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)等。這些基本的辦公事務(wù)管理的內(nèi)容可以做成應(yīng)用軟件包，包含不同的應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)庫(kù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價(jià)值。此外，在辦公事務(wù)處理級(jí)上可以使用多種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、光學(xué)漢字識(shí)別系統(tǒng)、漢語(yǔ)語(yǔ)音識(shí)別系統(tǒng)等，對(duì)提高秘書(shū)工作效率都起到很好的作用。

（三）檔案信息化的管理

秘書(shū)通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，掌握了電子文件歸檔管理的要求，能夠更好地與文檔管理人員溝通。在現(xiàn)實(shí)工作中，公文撰寫(xiě)、公文辦理和信息管理等都是秘書(shū)人員最經(jīng)常的工作，所以有必要優(yōu)先引進(jìn)使用文字處理軟件，檔案信息管理軟件會(huì)議技術(shù)軟件來(lái)完成秘書(shū)的日常事務(wù)工作，這樣可以有效地最大限度地提高秘書(shū)人員的工作效率。

辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的技術(shù)，并在秘書(shū)工作中廣泛運(yùn)用，使得秘書(shū)工作人員從繁瑣的日常事務(wù)中脫離出來(lái)，提高了秘書(shū)的工作效率，為企業(yè)帶來(lái)了很大的效益。同時(shí)也給秘書(shū)工作人員提出了更多的要求，要不斷地掌握現(xiàn)代辦公自動(dòng)化相關(guān)知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)的要求。

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[責(zé)任編輯 王玉妹]