當(dāng)前中國事業(yè)單位電算化管理風(fēng)險及防范措施

摘 要：對于中國事業(yè)單位而言，會計電算化不僅是推動其發(fā)展的重要推手，而且是不斷與國際規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理接軌的重要渠道。在闡述會計電算化帶給事業(yè)單位的積極影響和突出問題的基礎(chǔ)上，提出若干推進(jìn)事業(yè)單位電算化實(shí)施的對策：加快電算化人才的培養(yǎng)以便適應(yīng)財會電算化的發(fā)展；不斷加強(qiáng)會計電算化的安全防護(hù)措施；建立和完善事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度；制定和完善電算化相關(guān)的法律法規(guī)?？傊袊聵I(yè)單位的會計電算化過程任重而道遠(yuǎn)，需要會計人員從理論和實(shí)踐方面著力研究和總結(jié)新情況、新問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0205-02

“會計電算化”即以電子計算機(jī)為代表的電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計業(yè)務(wù)過程中，一方面是以提供財務(wù)信息為主的信息系統(tǒng)，另一方面又是一種現(xiàn)代技術(shù)參與管理的管理活動。眾所周知，伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，中國事業(yè)單位必須加快信息化建設(shè)的步伐，這不僅是目前中國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必要選擇，也是中國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然趨勢。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前中國很多事業(yè)單位逐步采用了電算化，比如在工資管理和往來賬目等日常的財務(wù)工作中，這在很大程度上給事業(yè)單位的財務(wù)工作帶來了便利，但也不容忽視的是，電算化帶來的開放和共享等特點(diǎn)也在很大程度上給事業(yè)單位的會計工作帶來了潛在的風(fēng)險。那么，究竟該如何規(guī)范事業(yè)單位的電算化工作就是當(dāng)前我們繼續(xù)面對和研究的課題。

一、會計電算化帶給事業(yè)單位的積極影響

通過國內(nèi)外文獻(xiàn)和實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，會計電算化的興起和迅速發(fā)展，不僅是手工模式下會計核算與財務(wù)管理的重要變革，也是對固有會計理論和實(shí)務(wù)的重大挑戰(zhàn)。

1.大大提高了會計人員的工作效率。會計電算化首先簡化了傳統(tǒng)的會計工作，即把手工模式下的會計工作轉(zhuǎn)變成一種簡單的數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)輸出過程。通常來說，與企業(yè)相比，事業(yè)單位的財務(wù)工作中，有很多課題項(xiàng)目發(fā)生的會計科目和待處理單據(jù)數(shù)量很大，如果是以前的手工會計模式下，那么就是一種重復(fù)、繁重的登錄賬簿工作，而且需要投入大量的精力和時間對各類報表進(jìn)行研究和編制。而會計電算化的實(shí)施，總賬、明細(xì)賬等各種賬務(wù)處理與賬表生成都由計算機(jī)軟件系統(tǒng)自動完成，這大大減輕了手工操作的繁重工作，不僅方便而且快捷，從而提高了會計核算以及事業(yè)單位財務(wù)管理的水平。

2.大大增強(qiáng)了財務(wù)工作的時效性和功能性。一方面，電算化大大增強(qiáng)了財務(wù)工作的時效性。傳統(tǒng)的手工方式有無法規(guī)避的問題，就是在此方式下，以前事業(yè)單位的財會人員可能存在一定程度的“偷懶”現(xiàn)象，將數(shù)據(jù)處理簡化，這樣很容易導(dǎo)致會計信息失真，而且缺乏時效性和準(zhǔn)確性。電算化有效地克服了這一問題，通過財務(wù)分析系統(tǒng)，可以有效準(zhǔn)確地將現(xiàn)金收支、財務(wù)指標(biāo)分析和相關(guān)因素等分析迅速完成，實(shí)現(xiàn)對預(yù)決算的科學(xué)編制，這不僅可以及時反映事業(yè)單位任意時點(diǎn)和任意階段的會計信息，而且可以使財務(wù)管理信息更加精確。另一方面，電算化大大增強(qiáng)了財務(wù)工作功能性。這也就是說電算化推動了事業(yè)單位的財務(wù)管理實(shí)現(xiàn)由“核算型階段”轉(zhuǎn)為“管理型階段”。會計電算化對事業(yè)單位的財務(wù)管理水平和會計核算質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用。

二、當(dāng)前中國事業(yè)單位電算化管理帶來的突出風(fēng)險分析

1.復(fù)合型會計電算化人員不足。與傳統(tǒng)的手工模式不同，信息化下的會計電算化，要求事業(yè)單位的會計從業(yè)人員具備計算機(jī)、會計和管理等多方面的專業(yè)知識和工作技能。但是從整體來看，中國電算化理論和實(shí)務(wù)都比較晚，尤其是在事業(yè)單位的普及和推廣過程中，更是面臨著這方面的問題。由于事業(yè)單位長期的計劃經(jīng)濟(jì)體制制約，很多從事會計電算化工作的人員大多是經(jīng)過簡單的培訓(xùn)直接從傳統(tǒng)手工模式下過渡過來的。因此，他們本身就存在對信息技術(shù)這方面專業(yè)知識欠缺的問題，因此在具體的工作中難免不能靈活地應(yīng)用財務(wù)信息軟件的各項(xiàng)功能，更談不上對單位會計電算化軟件的具體維護(hù)與開發(fā)事宜。

2.會計電算化系統(tǒng)的信息安全風(fēng)險很高。這個風(fēng)險主要表現(xiàn)在幾個方面：（1）由于事業(yè)單位自身對會計信息的安全問題不重視導(dǎo)致的。比如在單位內(nèi)部單機(jī)版的會計工作口令的設(shè)置問題存在漏洞，而且會計信息數(shù)據(jù)的瀏覽、修改和增刪等環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)紕漏。（2）電算化系統(tǒng)下，會計信息和數(shù)據(jù)通常是以普通數(shù)據(jù)文件的形式保存在某種存儲介質(zhì)中，但是由于一些潛在的自然災(zāi)害和主觀破壞難免會造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞。（3）由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)故障、黑客入侵和計算機(jī)病毒等很多不安全因素的存在可能導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的篡改，甚至是丟失。由于中國很多事業(yè)單位在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家安全方面具有特殊性，因此其各種數(shù)據(jù)信息的安全風(fēng)險也要求相對較高。

3.內(nèi)部控制存在很多漏洞。電算化的變革給事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來了一些新的問題和挑戰(zhàn)：（1）由于單位信息化的基礎(chǔ)管理工作薄弱和制度缺失引發(fā)的風(fēng)險。一些單位的崗位責(zé)任制和權(quán)限分級制等管理通常流于形式，一些違規(guī)操作的事情屢見不鮮。（2）電算化系統(tǒng)軟件的程序操作流程不合理。在電算化環(huán)境下，會計信息很容易被修改，并且不會留下修改的痕跡和修改原因，這就在很大程度上給事業(yè)單位的會計工作帶來了風(fēng)險。

4.電算化加大了審計風(fēng)險隱患。通常來說，事業(yè)單位實(shí)施會計電算化，必然帶來審計線索、審計環(huán)境、審計對象和內(nèi)容的變化，這也將給單位的獨(dú)立審計工作加重了審計風(fēng)險的發(fā)生。因此，在電算化應(yīng)用趨勢下，事業(yè)單位的審計風(fēng)險也將表現(xiàn)出一些新的特征：（1）系統(tǒng)控制風(fēng)險，即電算化系統(tǒng)本身的內(nèi)部控制缺陷引發(fā)的風(fēng)險。由于電算化帶來了審計對象和內(nèi)容的改變，因此要求審計人員具備一定的計算機(jī)軟件知識能夠?qū)挝坏膬?nèi)部控制軟件進(jìn)行測試，但是往往事與愿違，很多審計人員缺乏專業(yè)的知識培訓(xùn)。（2）計算機(jī)舞弊風(fēng)險：即財務(wù)人員通過故意掩蓋真象、捏造假象和其他一些不正當(dāng)?shù)姆绞狡垓_、掠取單位財物的欺詐行為。一方面利用計算機(jī)系統(tǒng)偷竊資產(chǎn)或貪污資金，另一方面達(dá)到刺探和收集有關(guān)經(jīng)濟(jì)情報的目的。

5.相關(guān)法律和法規(guī)制度不完善。事業(yè)單位的會計電算化實(shí)施需要中國的相關(guān)法律、法規(guī)和政策來進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范。通過調(diào)研和實(shí)際工作發(fā)現(xiàn)，由于會計電算化整體環(huán)境帶來的影響，導(dǎo)致中國目前現(xiàn)有的一些相關(guān)法律和法規(guī)呈現(xiàn)出了滯后性，對事業(yè)單位的會計電算化審計工作帶來很多弊端，也不能從宏觀層面對外界的干擾進(jìn)行有效預(yù)防。比如《關(guān)于大力發(fā)展中國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》和《會計電算化管理辦法》等法規(guī)在很大程度上存在對事業(yè)單位實(shí)施電算化規(guī)范的盲區(qū)。

三、推進(jìn)事業(yè)單位電算化實(shí)施的若干對策

根據(jù)上述總結(jié)的當(dāng)前中國事業(yè)單位發(fā)展會計電算化的突出問題，為了促進(jìn)其會計電算化工作能更好地適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，需要采取多種措施進(jìn)行改善和調(diào)整，具體建議如下：

1.加快電算化人才的培養(yǎng)以便適應(yīng)財會電算化的發(fā)展。中國事業(yè)單位電算化的推進(jìn)，需要解決電算化人才短缺的瓶頸問題。所以，加強(qiáng)會計電算化人才的培養(yǎng)問題日益迫切。具體做法是：（1）要求政府通過政策、資金投入等多種方式加大對電算化人才的重視和培養(yǎng)力度；（2）要求事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際情況，積極開展電算化的知識培訓(xùn)活動，比如從系統(tǒng)設(shè)計、程序設(shè)計、系統(tǒng)維護(hù)和操作等多個層次進(jìn)行培訓(xùn)，從而提高他們的工作技能和知識儲備，從而培養(yǎng)出既掌握現(xiàn)代會計知識又掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.不斷加強(qiáng)會計電算化的安全防護(hù)措施。這方面的工作對于事業(yè)單位的自身發(fā)展和信息保護(hù)非常重要。要求事業(yè)單位在科學(xué)選擇適合自身發(fā)展的財務(wù)信息軟件的前提下，通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)的加密技術(shù)來有效保護(hù)電算化系統(tǒng)。一方面，可以在電算化信息軟件模塊功能設(shè)置某些功能，比如設(shè)置入口的口令和密碼，這樣從源頭上防止非財務(wù)人員進(jìn)入系統(tǒng)，操縱數(shù)據(jù)的問題發(fā)生。另一方面，可以通過設(shè)置防火墻和采用身份識別指紋系統(tǒng)等多種技術(shù)，有效防止非法用戶和黑客的侵入，并且定期進(jìn)行病毒掃描。

3.建立和完善事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度。在會計電算化方式下，內(nèi)控制度的建立和完善需要通過通過系統(tǒng)設(shè)計來確保會計信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。具體做法是：（1）建立電算化軟硬件管理制度。要求事業(yè)單位首先對會計人員的工作職責(zé)、操作流程和工作權(quán)限作出明確規(guī)定。尤其需要將電算化軟件開發(fā)人員與會計人員的職責(zé)分離。（2）尤其重視單位的檔案管理工作。要求事業(yè)單位的負(fù)責(zé)部門做好歸檔和保管工作，將電算化系統(tǒng)使用的所有資料都作為會計檔案進(jìn)行歸檔，并且選擇可靠的存儲方式進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

4.制定和完善電算化相關(guān)的法律法規(guī)。因?yàn)闀嬰娝慊牟粩嗥占埃l(fā)了一系列新的問題，這要求國家通過各類法律法規(guī)的建立和完善對其進(jìn)行約束，從而實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位電算化工作的宏觀管控，推動電算化工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化的要求。具體做法是：（1）努力營造良好的外在法律環(huán)境。比如當(dāng)前存在的一個國際化普遍問題就是無紙化的電子信息是否可以作為審計和稅務(wù)檢查的有效證據(jù)。這就要求中國政府應(yīng)該對電算化信息的有效性進(jìn)行明確的規(guī)定，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會計信息化審計工作做到有法可依。（2）要求完善既有的技術(shù)規(guī)范。比如對進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的信息的格式需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以及對網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)操作也需要制定相應(yīng)的程序等。

四、結(jié)束語

綜上所述，會計電算化在中國事業(yè)單位的出現(xiàn)和推廣，不僅僅是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計工作的時代產(chǎn)物，更是經(jīng)營管理觀念的重大轉(zhuǎn)變。本文總結(jié)提出了一些在會計電算化的實(shí)施過程中出現(xiàn)的突出問題，并提出了若干相關(guān)的解決思路和對策，但是不管是理論層面，還是實(shí)務(wù)操作都不夠分析透徹。中國事業(yè)單位的會計電算化過程任重而道遠(yuǎn)。

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[責(zé)任編輯 王玉妹]