ERP系統(tǒng)訂單式采購的潛在風險

摘 要：根據(jù)ERP系統(tǒng)在實施工作中的情況，闡述ERP系統(tǒng)訂單式采購存在的不足及解決辦法。并對如何保證在ERP的業(yè)務環(huán)境下切實做好和完善采購合同的管理工作提出建議。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)；采購；風險

中圖分類號：F123.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）21-0135-02

一、ERP系統(tǒng)的基本概述

ERP系統(tǒng)，即企業(yè)資源計劃，是利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想將企業(yè)所有資源進行整合集成管理，并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的管理平臺。簡單的說是將企業(yè)的三大流即物流、資金流、信息流，進行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。ERP項目的實施，第一次將油田物資采購業(yè)務集成到一個統(tǒng)一的管理信息平臺，改變了之前各單位物資系統(tǒng)互不聯(lián)通，相互獨立的局面，為油田物資采購業(yè)務的統(tǒng)籌管理和資源優(yōu)化提供了及時高效的信息化手段，對于油田的信息化建設具有重要意義。

作為集采購、倉儲、中轉(zhuǎn)、商品檢測、配送、現(xiàn)場服務于一體的專業(yè)化物資供應單位，是西北地區(qū)實力最強大的大型現(xiàn)代化物資供銷企業(yè)之一。其主營業(yè)務為物資供銷，經(jīng)營金屬材料、機電設備、化工材料、建材勞保、鉆井工具、汽車配件、電器儀表、五金工具等物資3萬余種，從國內(nèi)33個省區(qū)和國外20多個國家與地區(qū)進貨，年吞吐量100多萬噸，年采購金額50多億元。

在ERP項目的實施過程中，發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部資源統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置的信息平臺，側(cè)重點在于把企業(yè)的物流、資金流、信息流統(tǒng)一起來進行管理，以求最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。但是對于具體業(yè)務操作時ERP系統(tǒng)的功能還存在一些不滿足實際操作的情況，需要進行調(diào)整、擴充和完善。例如，ERP環(huán)境下的物資采購合同管理控制體系所涉及的一些功能就需要重新評估和設計。

二、ERP系統(tǒng)在物資采購管理存在的潛在風險

作為油田采購的管理人員在合同管理中，承擔著合同的經(jīng)濟、法律審查職責。ERP系統(tǒng)的實施過程中對物資采購僅僅是以采購訂單的形式體現(xiàn)，主要功能也僅僅是作為資源配置的手段，對于買賣雙方具有權利、義務的合同內(nèi)容的審核和管理則明顯不足。則ERP系統(tǒng)在實際操作中對于物資采購合同的審核、管理中的潛在風險為：

1.物資采購需要買賣雙方簽訂據(jù)有合同形式的法律文書，這就需要系統(tǒng)能提供一個錄入和輸出標準文本的平臺。但由于ERP系統(tǒng)的核心是企業(yè)內(nèi)部資源的統(tǒng)籌管理和優(yōu)化配置，ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊的重點在于采購物料的配置和管理。對采購合同文本所需各項條款，如質(zhì)保期、運輸條件、付款方式、違約責任等并沒有提供一個標準、統(tǒng)一的文本錄入格式。

2.作為物資采購合同需要有一個標準的輸出打印文本模式。ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊對于合同打印僅僅提供采購訂單明細打印，并不包含合同文本中約定的相關條款，無法打印出符合要求的標準合同文本。

3.ERP系統(tǒng)中的采購訂單審核功能相對單一。ERP系統(tǒng)中對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料明細的審核和合同條款的審核。

4.ERP系統(tǒng)針對物資采購業(yè)務沒有提供報表統(tǒng)計分析功能。物資供應總公司在日常管理工作中需要對總公司生產(chǎn)、經(jīng)營情況進行隨時的實時統(tǒng)計、分析，以反映總公司各項業(yè)務的實際運營情況給總公司決策層提供決策的依據(jù)。此項功能的缺失對總公司經(jīng)營管理產(chǎn)生極大的影響，容易產(chǎn)生統(tǒng)計數(shù)據(jù)滯后的情況。

5.ERP系統(tǒng)對于發(fā)出的合同文本是否經(jīng)買賣雙方簽字蓋章并返回缺少“合同文本蓋章確認”功能。使合同管理部門不能有效防范和化解交易風險，確保物資采購合同對外付款的安全性和有效性（注：我單位管理規(guī)定只有供應商將打印出來的合同文本簽字蓋章，并返回我單位，經(jīng)合同管理部門審核確認后，我單位財務部門才能依據(jù)該合同對供應商付款）。

以上原因造成管理部門在合同審核工作中不能及時發(fā)現(xiàn)和化解合同簽訂、履行過程中的法律風險。因此，如何能更好地適應ERP系統(tǒng)，如何在充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)作用的基礎上與總公司的實際相結(jié)合，切實做好和完善物資采購的管理工作，降低企業(yè)的法律風險，使ERP系統(tǒng)更能符合管理的需要，就成為了管理部門需要切實考慮的課題。

三、對ERP系統(tǒng)訂單式采購的調(diào)整、擴充和完善

針對ERP系統(tǒng)中物資采購管理存在的法律風險，在油田ERP項目實施的過程中，采用了兩種不同的解決方案來彌補。

1.解決方案1：油田除物資供應總公司以外的其他單位，將采購的管理工作從ERP系統(tǒng)中獨立出來，在中石油集團公司提供的另外一套專業(yè)用于合同管理的系統(tǒng)（中石油合同管理系統(tǒng)）中進行管理。即對于同一份業(yè)務，需要在ERP系統(tǒng)和中石油合同管理系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍。

2.解決方案2：新疆油田物資供應總公司是新疆油田物資采購業(yè)務的主體單位，每年簽訂物資采購合同1萬多份，物料明細10萬余項。如果采用新疆油田其他單位的做法，對于一份業(yè)務，分別在兩套系統(tǒng)中各執(zhí)行一遍，工作量巨大，并且由于工作交叉重復，效率低下，非常不現(xiàn)實，也達不到快速、高效、便捷的管理要求，可行性較低。同時由于中石油合同管理系統(tǒng)對于物資類的器材編碼沒有設定以及對于倉庫管理中的收、發(fā)、存等工作也沒有設定，無法滿足物資采購管理工作的整體需要。因此物資供應總公司選擇對ERP系統(tǒng)中的采購訂單模塊進行改進和完善，并且配套以相關的管理規(guī)定，從而在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)合同管理的職能和需要。

（1）對于ERP系統(tǒng)采購訂單模塊中原有的簡單合同文本錄入環(huán)境做了大量改進，按照國家標準買賣合同文本的要求將質(zhì)保期、運輸條件、付款條件、違約責任等合同條款增加到采購訂單的合同文本錄入中。同時完善物資采購合同的文本種類，增添了金屬材料類、化工產(chǎn)品類、機電設備類等七種具有物資特點合同文本。使在合同簽訂過程中可以根據(jù)各類物資的特性選用適合的文本內(nèi)容，從而防范了法律風險，維護了企業(yè)的合法權益。

（2）為解決ERP系統(tǒng)中采購訂單模塊無法打印出符合要求的合同文本的情況，在物資供應總公司的ERP系統(tǒng)中，單獨開發(fā)了合同文本打印程序，該程序能夠?qū)⒉少徲唵沃胁少彽奈锪虾拖嚓P信息，以及錄入的各種合同條款，按照標準的符合法律要求的文本格式打印出來。從而滿足從系統(tǒng)中直接打印出采購合同的標準文本的要求（另外，該程序還對采購訂單做了相關甄別和限制，僅僅是對滿足各項要求的、有效的采購訂單才能打印出對應合同文本，從而保證了打印的合同文本的真實可靠）。

（3）ERP系統(tǒng)中原有的采購訂單審核功能相對單一，對于采購訂單的審核僅僅涵蓋了對于整個訂單的審核通過與否，沒有細化到每條物料價格明細的審核和合同條款的審核。例如審核某項采購訂單時如果發(fā)現(xiàn)其中某項物料的價格存在錯誤，只能將整個訂單退回，而無法標明是哪項物料價格存在問題，審批效率不高。對于這個問題，在物資供應總公司的ERP系統(tǒng)中，也單獨開發(fā)了全新的采購訂單的審批程序，新的審批程序?qū)⒉少徲唵蔚膶徟毣矫織l物料明細的審核和合同條款的審核，當審核人員在審核某項采購訂單時發(fā)現(xiàn)其中某項物料的價格存在錯誤，在退回該采購訂單的時候選擇該項物料的審批狀態(tài)為“審批不通過”，而該份訂單的其余物料選擇審批狀態(tài)為“審批通過”；業(yè)務員修改該份采購訂單時，僅僅只需要修改“審批不通過”物料的相關信息，對于“審批通過”的物料不需要也無法進行修改，極大地提高了采購訂單審批的效率。

（4）對于ERP系統(tǒng)的報表統(tǒng)計功能，我們及時向ERP項目部提出需求，提供所需各類報表的模版及所需的查詢條件，希望在ERP系統(tǒng)中建立一整套的業(yè)務報表體系，使業(yè)務人員根據(jù)需要隨時得到實時的各項業(yè)務統(tǒng)計報表。

以上是物資供應總公司為彌補ERP系統(tǒng)在合同管理工作中存在的法律風險，在ERP項目實施過程中對于ERP系統(tǒng)本身所做的一些改進和開發(fā)，從而使其滿足了合同管理工作的基本要求。

四、EPR系統(tǒng)下物資采購合同管理的建議

ERP系統(tǒng)是一個龐大復雜的系統(tǒng)，而合同管理又是一項精細嚴密的工作。盡管ERP系統(tǒng)的實施使企業(yè)各部門的業(yè)務實現(xiàn)了集成化處理，減少了不必要的環(huán)節(jié)。但是由于實施企業(yè)的業(yè)務運作更加依賴于ERP系統(tǒng)，這種依賴和系統(tǒng)本身的特點也使企業(yè)原有的管理、控制體系發(fā)生改變，一些原有的有利于控制和監(jiān)督的環(huán)節(jié)也消失了，這就形成了新的業(yè)務風險。為了確保ERP系統(tǒng)正常、安全、可靠地運行，確保數(shù)據(jù)的真實、及時、完整、合法性。除了需要一些對于ERP系統(tǒng)本身的調(diào)整和改進，還需要根據(jù)ERP系統(tǒng)實施后的實際業(yè)務環(huán)境建立一系列配套的管理制度和崗位責任制度，對業(yè)務操作人員提出責任和要求，才能保證在ERP的業(yè)務環(huán)境下切實做好和完善采購合同的管理工作。

為了實現(xiàn)這一目標，我們加強和完善了對ERP系統(tǒng)開發(fā)、應用、維護過程中相關人員行為的管理、約束和控制，采取一套預防性的內(nèi)部管理制度。把健全和完善合同簽訂制度，規(guī)范合同簽訂行為列入重點工作。在原有制度的基礎上總結(jié)工作經(jīng)驗，重新修訂和頒發(fā)了《合同管理辦法》，更詳盡地規(guī)定了各部門，各崗位應履行的職責、范圍、程序，使合同簽訂和管理人員有章可循，使工作程序更加合理，提高合同簽訂的質(zhì)量。

ERP系統(tǒng)只是管理者進行企業(yè)管理的工具，其本身是比較“死板”的。要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用還需要高素質(zhì)的員工的積極協(xié)作才行。我們對物資采購人員，合同簽訂、管理人員實行定期業(yè)務培訓制度，提高工作人員的業(yè)務水平，掌握和熟練系統(tǒng)的操作指令。確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫錄入信息的真實性、完整性、準確性、一致性和安全性。

五、結(jié)束語

ERP系統(tǒng)在企業(yè)的運行，不僅是優(yōu)化企業(yè)流程，提高工作效率的需要，更重要的是它在加強企業(yè)的現(xiàn)代化管理，提高經(jīng)濟效益方面具有的重要意義。在今后的工作中我們會結(jié)合本單位實際情況，對業(yè)務流程進行優(yōu)化，將ERP系統(tǒng)在油田上的應用引向深入。

[責任編輯 吳 迪]