綜合型群件在協(xié)作群體信息共享中的應(yīng)用及局限

〔摘 要〕群件是一類(lèi)幫助完成群體協(xié)作的軟件，在信息共享過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。文章在描繪協(xié)作群體信息共享的一般過(guò)程的基礎(chǔ)上，提出理想共享系統(tǒng)應(yīng)具備的條件。分析總結(jié)當(dāng)前常用綜合型群件在共享方式、共享內(nèi)容管理、權(quán)限控制和共享安全方面的應(yīng)用，并歸納群件在信息共享領(lǐng)域的局限，向群件開(kāi)發(fā)者提出一些改進(jìn)建議。

〔關(guān)鍵詞〕群件；協(xié)同工作；信息共享；群體信息管理

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2013.11.014

〔中圖分類(lèi)號(hào)〕G203 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A 〔文章編號(hào)〕1008-0821（2013）11-0056-05

對(duì)于為完成某一任務(wù)或者履行某種職能的協(xié)同工作群體來(lái)說(shuō)，成員因?yàn)闀r(shí)間和地點(diǎn)上的不一致，經(jīng)常造成交流和工作協(xié)調(diào)的不便，信息共享過(guò)程非常重要。協(xié)作群體信息共享的實(shí)現(xiàn)一直以來(lái)都是CSCW（Computer Supported Collaborative Work，計(jì)算機(jī)輔助協(xié)同工作）研究領(lǐng)域關(guān)注的焦點(diǎn)。在CSCW應(yīng)用領(lǐng)域，群件（Groupware）是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，以交流、協(xié)調(diào)、合作及信息共享為目標(biāo)，支持群體工作需要而開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件。在群件支持下，信息共享效率得到了很大提高，但共享不僅是技術(shù)過(guò)程，更是認(rèn)知過(guò)程，也正是由于技術(shù)應(yīng)用的局限，尚存一些無(wú)法有效解決的難題。

1 協(xié)作群體的信息共享過(guò)程

信息共享實(shí)質(zhì)上就是通過(guò)協(xié)調(diào)信息資源的分布，使用戶的信息需求得到最大限度的滿足，并使信息發(fā)揮最大的效用[1]。國(guó)內(nèi)研究集中于政府信息資源共享和企業(yè)供應(yīng)鏈信息共享兩大領(lǐng)域，對(duì)于微觀層次的群體信息共享研究較少，主要集中于Web2.0環(huán)境下的虛擬協(xié)作群體，本研究所針對(duì)的是協(xié)同工作的實(shí)際群體，該群體的信息共享過(guò)程多圍繞工作任務(wù)展開(kāi)，在共享內(nèi)容、共享驅(qū)動(dòng)因素等方面有很大不同。

按照信息不守恒原理和梅特卡夫定律，共享網(wǎng)絡(luò)的信息量越大、節(jié)點(diǎn)越多，那么全部節(jié)點(diǎn)的受益越大，因此充分的共享是協(xié)作群體高效完成任務(wù)的保證。協(xié)作群體的信息共享交織著復(fù)雜的過(guò)程，不是單純的信息交流、信息存取和信息集中。如圖1中所示，對(duì)協(xié)作者1來(lái)說(shuō)，其擁有的個(gè)人信息空間中包含工作信息、與工作任務(wù)部分相關(guān)的個(gè)人信息、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)以及純粹與工作任務(wù)無(wú)關(guān)的個(gè)人信息，有些不會(huì)共享，有些共享程度較低，用虛線表示，只有工作直接相關(guān)信息才會(huì)實(shí)現(xiàn)強(qiáng)共享，圖中用實(shí)線表示。協(xié)作者將自己擁有的信息傳送到共享信息空間，并從中獲得更多信息，圖中用粗線條表示。協(xié)作者之間進(jìn)行信息交流以實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)共享，如圖中協(xié)作者2與協(xié)作者3，通常的方式有即時(shí)溝通、電子郵件等。有時(shí)在共享網(wǎng)絡(luò)中存在區(qū)域共享行為，比如任務(wù)流程中的某幾個(gè)協(xié)作者為完成階段任務(wù)進(jìn)行的局部共享，如圖1右側(cè)所示。為了實(shí)現(xiàn)信息的安全有序共享，需要實(shí)行共享控制，以保證由合適的人提供合適的信息共享給合適的人群。圖1 協(xié)作群體信息共享流程圖

為了幫助協(xié)作群體實(shí)現(xiàn)上述過(guò)程，我們認(rèn)為理想的共享系統(tǒng)需要具備以下7個(gè)條件：有效識(shí)別協(xié)作成員的共享需求，即知道“誰(shuí)需要什么信息”，以實(shí)現(xiàn)更好的共享信息推送；清楚成員各自掌握信息和知識(shí)的情況，即知道“誰(shuí)有什么信息”，以更有效定位共享信息源；提供豐富且有效的共享方式，以保證信息流動(dòng)的順暢和高質(zhì)量；對(duì)不同類(lèi)型的共享信息能夠提供有效的特殊管理；具備標(biāo)準(zhǔn)化的共享信息組織和存儲(chǔ)格式；有效的信息檢索技術(shù)；有效的權(quán)限控制和安全措施。

2 群件對(duì)信息共享過(guò)程的支持

廣義的群件涵蓋所有可以支持群體實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作的應(yīng)用工具，除了當(dāng)前使用較多的IBM Lotus Notes、Novell Groupwise、Microsoft Exchange和Groove等綜合型軟件之外，還包括服務(wù)專門(mén)領(lǐng)域的群件，例如某些電子郵件系統(tǒng)、共享日歷Google Calendar、支持視頻會(huì)議的IBM Sametime、支持工作流程自動(dòng)化的IBM Flowmark等。Web2.0環(huán)境下常用的協(xié)作性過(guò)濾與推薦系統(tǒng)、協(xié)作標(biāo)注、社會(huì)網(wǎng)絡(luò)軟件等因?yàn)榭梢詫?shí)現(xiàn)在線的協(xié)同活動(dòng)，也可以稱作群件。本研究主要選擇前3個(gè)綜合型群件為分析對(duì)象。

2.1 對(duì)共享活動(dòng)的支持

群件對(duì)共享活動(dòng)的支持體現(xiàn)在提供多種有效的共享方式。

即時(shí)通訊功能是最常見(jiàn)的同步方式，時(shí)效性強(qiáng)且多次反饋，協(xié)作者可以了解其他成員掌握的準(zhǔn)確信息和知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)在線討論解決問(wèn)題，確定工作流程處理的方案，但是要求時(shí)間上同步，并保持網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)格意義上更是一對(duì)一的信息交流，而非一對(duì)多的共享。

真正意義上的同步信息共享按照范圍不同分為以下兩種。

2.1.1 透明共享

即信息對(duì)全體成員是可見(jiàn)可用的，目的是實(shí)現(xiàn)透明協(xié)作。如微軟的Netmeeting、Intel Pro2share、Sun Showme等采用的共享顯示技術(shù)，由一臺(tái)機(jī)器運(yùn)行應(yīng)用程序，由代理機(jī)構(gòu)作為用戶輸入和應(yīng)用程序顯示的中介，信息共享給所有用戶，按照一定的策略合并全部用戶的輸入，以此實(shí)現(xiàn)共同控制。這種技術(shù)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，但對(duì)系統(tǒng)環(huán)境要求較高，僅支持同步共享，協(xié)作過(guò)程不能重放[2]。而全部事件共享系統(tǒng)則不同，每臺(tái)參加協(xié)作的機(jī)器都會(huì)運(yùn)行一個(gè)本地的應(yīng)用程序副本，網(wǎng)絡(luò)中只傳送使應(yīng)用程序改變的事件，不需反復(fù)傳送整個(gè)應(yīng)用程序，結(jié)構(gòu)稍復(fù)雜，但傳送效率更高。

若只要求實(shí)現(xiàn)對(duì)部分信息的共享，則可采用部分事件共享技術(shù)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者需要決定哪些信息可以共享，以及何時(shí)共享、如何共享等問(wèn)題。這種非透明共享的方式，不僅在技術(shù)上更加復(fù)雜，還涉及到共享權(quán)限設(shè)置和共享安全問(wèn)題。

作為同步共享技術(shù)的綜合應(yīng)用，視頻會(huì)議系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)異地同步，對(duì)提高協(xié)作效率很有幫助。以IBM Sametime提供的Web會(huì)議功能為例，具備語(yǔ)音、視頻、白板、屏幕共享、應(yīng)用程序共享和文件共享等多種協(xié)作功能，不僅模擬了常規(guī)會(huì)議的形式，還能夠提供更多共享信息的途徑。其中的白板子系統(tǒng)就是用來(lái)共同討論的工作空間，成員可以提供文本、繪圖、文檔等信息，甚至有些群件提供高度協(xié)同的應(yīng)用工具比如協(xié)同CAD等。

2.1.2 異步共享

離線、工作流管理、質(zhì)量控制導(dǎo)致的延時(shí)等都需要異步共享。相比實(shí)時(shí)的同步共享，異步方式更高效、更靈活、適應(yīng)性也更強(qiáng)。最常見(jiàn)的形式是電子郵件，Lotus Notes和Groupwise等大型群件都有強(qiáng)大的郵件功能，不同于由服務(wù)器處理所有文件的普通郵件系統(tǒng)，它們多基于客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，將兩者的信息處理區(qū)分開(kāi)來(lái)，管理效率和安全性都更高。郵件系統(tǒng)除實(shí)現(xiàn)信息交流外，也使離線更新成為可能。以Lotus Notes為例，系統(tǒng)會(huì)同步服務(wù)器和客戶端之間的數(shù)據(jù)，信息的生成和編輯修改等操作可以在本地進(jìn)行，多個(gè)成員可以更新同一文件的不同域，再次連接網(wǎng)絡(luò)時(shí)，服務(wù)器則合并所有更新。郵件功能還可以集成到工作流管理中，通過(guò)郵件發(fā)出提醒、通知、并傳送工作流文檔。此外，群件中提供文件上傳下載的內(nèi)容庫(kù)、共享信息空間，以及進(jìn)行信息發(fā)布的電子公告板、提供討論交流的論壇等都可視為異步共享的具體形式。

群件提供的以上兩種方式基本上可以滿足協(xié)作群體共享的需求。為了擴(kuò)展共享方式，當(dāng)前群件也實(shí)現(xiàn)了基于Web的共享，并且隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展開(kāi)發(fā)使用移動(dòng)共享功能，如Novell Groupwise、Microsoft Exchange已實(shí)現(xiàn)本機(jī)支持移動(dòng)設(shè)備功能，IBM Lotus Notes Traveler在Domino服務(wù)器和部分手持設(shè)備之間提供雙向的無(wú)線同步，目前對(duì)Nokia塞班、安卓和蘋(píng)果iOS等操作系統(tǒng)的移動(dòng)設(shè)備都能提供支持。這些擴(kuò)展應(yīng)用使共享更加隨時(shí)隨地、方便易行。

2.2 共享內(nèi)容管理

群件支持的協(xié)作群體共享的主要內(nèi)容包括共享文檔、共享日歷、共享通訊錄等。群件對(duì)這些信息的管理相對(duì)較簡(jiǎn)單，目前注重的是功能的完善，而對(duì)信息的綜合集成共享則是群件追求的更高境界，例如工作流管理。

2.2.1 共享文檔

群件一般都設(shè)有專用共享存取空間，讓用戶創(chuàng)建和使用共享文件夾。另外使用郵件系統(tǒng)也可以共享文檔，主要是憑借高效可用性和先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)以及豐富的文件夾命名和管理規(guī)則，并且已經(jīng)成為很多群件的主推功能，Exchange 2013甚至不再設(shè)置專門(mén)的共享存取空間。群件都支持快速的共享文件復(fù)制和遷移，并對(duì)文件夾進(jìn)行有效組織，不斷更新檢索技術(shù)，為用戶高效利用共享文件提供了便利。如Lotus Notes通過(guò)忽略“回復(fù)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”的前綴“Re：”和“Fw：”，改進(jìn)了按照郵件主題進(jìn)行排序的功能。Novell Groupwise借助其強(qiáng)大的NDS（Novell目錄服務(wù)）可以同時(shí)查詢文檔內(nèi)容和屬性信息。Exchange 2013使用升級(jí)的搜索和標(biāo)引技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)Exchange、Lync 2013、Sharepoint 2013、Windows文件服務(wù)器的整合搜索。

2.2.2 共享日歷

共享日歷的使用對(duì)實(shí)際協(xié)作群體在日程安排和溝通協(xié)作方面非常重要。多數(shù)群件都可以從萬(wàn)維網(wǎng)上訂閱iCal標(biāo)準(zhǔn)日歷，進(jìn)行在線更新、發(fā)布日歷，可使用多用戶日歷或共享日歷來(lái)完成日程安排的協(xié)同。例如在會(huì)議日程安排時(shí)，Lotus可向現(xiàn)有會(huì)議添加或從中除去參加者時(shí)，選擇性地向現(xiàn)有被邀請(qǐng)者發(fā)送更新，通知他們會(huì)議有變更，并更新其日歷邀請(qǐng)中的被邀請(qǐng)者列表以及其他選項(xiàng)，該選項(xiàng)能使用戶除更改會(huì)議時(shí)間外無(wú)需處理任何事項(xiàng)的會(huì)議更新，如重訂時(shí)間表。

2.2.3 共享通訊錄

只要通訊錄格式符合規(guī)范，通過(guò)群件可以共享分布在不同平臺(tái)上的聯(lián)系人信息，快速地和對(duì)方互換，Exchange 2013通過(guò)將多個(gè)信息來(lái)源獲取的某個(gè)聯(lián)系人信息整合到單個(gè)視圖實(shí)現(xiàn)了共享通訊錄的內(nèi)容集成，而Groupwise的新卡片格式則在形式上豐富了聯(lián)系人信息的多種類(lèi)型。這些對(duì)群體內(nèi)部快速溝通和進(jìn)行客戶關(guān)系管理很有幫助。

2.2.4 共享工作流

國(guó)際工作流管理聯(lián)盟（WFMC）對(duì)工作流給出的定義是：業(yè)務(wù)流程的完全自動(dòng)化或半自動(dòng)化，其中文檔、信息或任務(wù)在成員間傳送以按照一系列既定規(guī)則采取行動(dòng)[3]。因此，一個(gè)工作流應(yīng)該包括一組定義的活動(dòng)、活動(dòng)的詳細(xì)描述、活動(dòng)的順序關(guān)系、活動(dòng)啟動(dòng)和終止條件等。工作流管理對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的要求較高，流程較復(fù)雜，目前大型綜合群件都提供該項(xiàng)功能。

工作流管理中涉及到對(duì)大量不同種類(lèi)信息的共享使用，比如定義和分派任務(wù)所需的群體角色數(shù)據(jù)、用于處理過(guò)程或活動(dòng)實(shí)例的工作流控制數(shù)據(jù)、控制過(guò)程實(shí)例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的相關(guān)數(shù)據(jù)、反映具體業(yè)務(wù)的實(shí)際內(nèi)容的應(yīng)用數(shù)據(jù)以及其他來(lái)自系統(tǒng)外部的信息等，如圖2所示。根據(jù)定義的處理流程，工作流引擎自動(dòng)地分發(fā)、傳遞和跟蹤文檔，使用戶可以協(xié)調(diào)各種活動(dòng)，從多個(gè)應(yīng)用程序中集成信息并使協(xié)作者受益。有些群件還可以提供工作流的可視化模型，能讓用戶構(gòu)建工作流模塊、繪制圖表、描述關(guān)聯(lián)，通過(guò)協(xié)作完善流程，并借助集成的電子郵件等工具實(shí)現(xiàn)工作流自動(dòng)化管理。圖2 群件工作流管理應(yīng)用架構(gòu)圖

2.3 共享控制

存取控制群體的設(shè)置和其授權(quán)許可權(quán)限是存取控制的兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，且權(quán)限控制不宜過(guò)于復(fù)雜，否則浪費(fèi)用戶精力，反而容易出錯(cuò)，甚至無(wú)法控制[4]。

授權(quán)內(nèi)容：包括創(chuàng)建、查看、復(fù)制、傳送、編輯、刪除等，通過(guò)群件的權(quán)限設(shè)置功能，用戶可自己分派查看或編輯權(quán)限以及撤回權(quán)限。群件會(huì)跟蹤這些活動(dòng)的歷史信息，包括實(shí)施時(shí)間、實(shí)施人等具體內(nèi)容。對(duì)某些特殊文檔，可設(shè)置更具體的權(quán)限，例如在Exchange中，“受保護(hù)的語(yǔ)音郵件”是通過(guò)將信息權(quán)限管理（IRM）應(yīng)用到語(yǔ)音郵件而實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)語(yǔ)音郵件受統(tǒng)一消息（UM）保護(hù)時(shí)，不但會(huì)阻止收件人轉(zhuǎn)發(fā)此郵件，而且UM也會(huì)確保只有郵件的預(yù)期收件人可以訪問(wèn)其內(nèi)容。

授權(quán)層次與粒度：Exchange允許進(jìn)行本地、域、企業(yè)3個(gè)級(jí)別的管理員和用戶權(quán)限設(shè)置，而Lotus Notes的存取控制表中包含儲(chǔ)存者、讀者、作者、編輯者、設(shè)計(jì)者和管理者6種級(jí)別，其他群件的權(quán)限層次設(shè)置基本類(lèi)似。在授權(quán)粒度方面，Lotus Notes允許進(jìn)行郵件級(jí)、網(wǎng)絡(luò)級(jí)、字段級(jí)和數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的內(nèi)容加密。但若想實(shí)現(xiàn)字段級(jí)的其他使用控制則比較困難，以Exchange為例，可以授權(quán)用戶對(duì)共享通訊錄進(jìn)行修改的權(quán)限，但是卻無(wú)法要求用戶僅能修改電話號(hào)碼一項(xiàng)內(nèi)容。

縱觀三大綜合型群件近年來(lái)版本升級(jí)的情況，可以發(fā)現(xiàn)它們?cè)诠蚕砜刂品矫娴墓δ芨倪M(jìn)更加細(xì)致，例如Exchange 2013新增的DLP（數(shù)據(jù)丟失保護(hù)）功能可以通過(guò)深度內(nèi)容分析幫助識(shí)別、操控并保護(hù)敏感信息。

3 群件在信息共享中的應(yīng)用局限及改進(jìn)建議

從上文分析中可知，當(dāng)前的綜合型群件可以提供多樣化的共享方式，也能夠?qū)Χ喾N共享內(nèi)容進(jìn)行較為有效的管理，在保證共享安全方面發(fā)揮了重要的作用，但是協(xié)作群體的信息共享是個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，受到技術(shù)因素、認(rèn)知因素、社會(huì)因素的制約，當(dāng)前仍存在很多局限，離我們假設(shè)的理想系統(tǒng)有較大差距，集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 無(wú)法識(shí)別共享信息需求

綜合考察現(xiàn)有群件，我們發(fā)現(xiàn)它們目前都不能滿足理想系統(tǒng)的第一個(gè)條件，即無(wú)法有效地識(shí)別共享信息的需求。雖然在工作流管理中可以借助對(duì)群體角色信息的判斷，部分識(shí)別出不同角色可能需要的信息種類(lèi)，但依然不具體，也達(dá)不到自動(dòng)識(shí)別。在共享過(guò)程中，協(xié)作者往往是通過(guò)發(fā)出詢問(wèn)的方式來(lái)表達(dá)需求的，詢問(wèn)的對(duì)象有時(shí)是他們認(rèn)為可能擁有該信息的協(xié)作成員，有時(shí)是在交流平臺(tái)上公開(kāi)提問(wèn)，實(shí)際效果都受到很大影響。

群件開(kāi)發(fā)者可以考慮借助社會(huì)化工具，如一些群件集成的論壇、維基等，或者另建一個(gè)專門(mén)的征詢平臺(tái)，收集成員發(fā)布的需求信息，進(jìn)行關(guān)鍵詞抽取，將其與共享信息空間內(nèi)容進(jìn)行匹配，若找到適合信息則結(jié)合權(quán)限控制進(jìn)行反饋，若未找到匹配信息，則將問(wèn)題突出顯示，方便協(xié)作成員討論，同時(shí)推送到最接近答案的群體成員終端（判斷該類(lèi)成員需要結(jié)合使用后文3.3.1中所述的信息占有情況識(shí)別功能）。

3.2 共享方式的局限

共享方式的固有局限經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致語(yǔ)境信息的缺失。共享信息來(lái)自不同的成員和出處，某些信息有著強(qiáng)烈的情境依賴，如果脫離了情境因素，對(duì)這些信息的理解將不完整。而技術(shù)導(dǎo)向的群件很難解決語(yǔ)境信息的缺失問(wèn)題，特別是對(duì)于剛剛通過(guò)CSCW系統(tǒng)組建起來(lái)的新群體而言更加如此[5]。雖然多數(shù)以郵件系統(tǒng)為主的群件都增加了比普通郵件系統(tǒng)更為強(qiáng)大的附件功能，提供多種附屬信息的傳遞，但是在完整體現(xiàn)語(yǔ)境信息方面，與線下交流共享相比相差甚遠(yuǎn)。即便是采取同步共享的視頻會(huì)議功能，與現(xiàn)實(shí)會(huì)議也有很大差別，不能有效收集非語(yǔ)言信息。

這是電子溝通渠道的固有缺陷，也是群件無(wú)法取代面對(duì)面溝通的主要原因，因此對(duì)于群件開(kāi)發(fā)者來(lái)說(shuō)很難實(shí)施改進(jìn)，不過(guò)可以在細(xì)節(jié)處理上更加關(guān)注，盡可能提供較為全面的情境信息。對(duì)于實(shí)際協(xié)作群體而言，則需要注意使用群件只是一種手段，信息共享才是目的，應(yīng)將線上與線下交流有效集成。

3.3 共享內(nèi)容的局限

3.3.1 與工作任務(wù)有關(guān)的個(gè)人未共享信息易被忽視

如圖1中所示，群體成員對(duì)個(gè)人擁有信息的共享程度是不同的，有的是強(qiáng)共享，有的是弱共享。已有研究結(jié)論也顯示，群體對(duì)已共享信息非常重視，而那些只有某個(gè)成員知曉、未被共享的信息經(jīng)常被忽視，其中不乏與任務(wù)關(guān)聯(lián)密切的信息，進(jìn)而影響群體任務(wù)的完成[6]。為了使群體更有效工作和學(xué)習(xí)，了解協(xié)作群體成員都知道些什么非常重要。這也是理想信息共享系統(tǒng)的第二個(gè)條件，即要能夠有效識(shí)別“誰(shuí)有信息”，但是當(dāng)前群件只能通過(guò)協(xié)作群體角色信息來(lái)部分實(shí)現(xiàn)這種識(shí)別功能。

Engelmann等人為此提出了一種解決方案以強(qiáng)化關(guān)于協(xié)作者知識(shí)和信息的知覺(jué)意識(shí)[7]。他們認(rèn)為可以通過(guò)數(shù)字概念地圖獲取協(xié)作者知識(shí)結(jié)構(gòu)和可能掌握的潛在信息。數(shù)字概念地圖不僅描述與任務(wù)關(guān)聯(lián)的經(jīng)過(guò)標(biāo)注處理的概念，同時(shí)還能描述這些概念之間的關(guān)系，所有這些概念和關(guān)系都是用來(lái)描述協(xié)作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的。這些概念還可以鏈接一些信息單元，以更細(xì)致地描述關(guān)聯(lián)概念。這一設(shè)想在不同的情境中得到了證實(shí)，現(xiàn)在他們已經(jīng)將研究焦點(diǎn)集中到更深層次的協(xié)作者元知識(shí)結(jié)構(gòu)[8]。群件開(kāi)發(fā)者可以考慮采納這些新方法，設(shè)計(jì)出可以識(shí)別特定用戶信息占有情況的功能模塊，并將應(yīng)用簡(jiǎn)化，使用戶更加易于操作。但是這一改進(jìn)同樣不是開(kāi)發(fā)者能獨(dú)立完成的，必須獲得每個(gè)協(xié)作成員的支持。

3.3.2 對(duì)知識(shí)共享的支持不夠

當(dāng)前綜合型群件中支持知識(shí)共享的功能除了集成的一些交互式Web2.0應(yīng)用可以幫助交流知識(shí)經(jīng)驗(yàn)之外，形式非常有限。例如Lotus提供的檔案搜索功能，用戶可以查找人員的詳細(xì)信息，例如他們所在的組織、位置、報(bào)告結(jié)構(gòu)和興趣，從而充分利用群體中的知識(shí)資產(chǎn)。此外通過(guò)檢查他人已經(jīng)證實(shí)的有用的搜索結(jié)果來(lái)定義新術(shù)語(yǔ)和新概念，可以增加領(lǐng)域知識(shí)。在有些操作系統(tǒng)平臺(tái)上，還可以直接通過(guò) Widgets和Live Text來(lái)查找信息。但這些嘗試效用有限，還不是真正意義上的知識(shí)共享，特別是隱性知識(shí)共享還不易實(shí)現(xiàn)。

知識(shí)共享是更為復(fù)雜的過(guò)程，受到各種因素的影響，單純靠群件技術(shù)上的改進(jìn)很難實(shí)現(xiàn)，除在上述功能上不斷深化之外，更需要配合協(xié)作群體知識(shí)共享機(jī)制的建立和完善。

3.3.3 個(gè)體差異增加共享內(nèi)容管理的復(fù)雜性

為保證一致性，群件對(duì)共享信息一般都有一定的格式要求或數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)于共享信息存取和使用有重要意義。但是共享空間的組織主要還是靠成員自己完成，由于個(gè)體在認(rèn)知和語(yǔ)義理解上存在差異，使用群件系統(tǒng)共享文檔時(shí)，對(duì)于文檔的命名、對(duì)文件夾結(jié)構(gòu)的認(rèn)知、對(duì)共享信息的檢索等都會(huì)遇到語(yǔ)義理解不同而造成的問(wèn)題，以致降低共享信息的利用效率。比如A查找不到需要的某個(gè)重要客戶的聯(lián)系信息，僅僅是因?yàn)锽把該信息放到了自己命名的某個(gè)共享文件夾，而A認(rèn)為這個(gè)文件夾看似跟客戶信息無(wú)關(guān)而未去查看。當(dāng)共享信息數(shù)量增多，類(lèi)似這種問(wèn)題出現(xiàn)的幾率就更高。

既要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，又要兼顧成員的個(gè)性化，群件開(kāi)發(fā)者可以考慮使用語(yǔ)義信息組織方法，允許協(xié)作群體構(gòu)建自己的公用詞匯表，將成員個(gè)性化表達(dá)盡可能轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)化的描述，同時(shí)對(duì)成員進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)，并且需要提高語(yǔ)義檢索技術(shù)的應(yīng)用水平。

3.4 共享安全方面的局限

3.4.1 個(gè)體對(duì)共享安全的擔(dān)憂單純通過(guò)技術(shù)手段難以排解

信息共享的出發(fā)點(diǎn)是共享意愿，這使其區(qū)別于非自愿的信息匯報(bào)。早期研究認(rèn)為技術(shù)本身并不能有效激勵(lì)共享意愿[9]，而“個(gè)人問(wèn)題”和“組織文化”是常被提及的影響共享意愿的主要因素[10]。后來(lái)有研究人員提出群體成員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的感知滿意度以及對(duì)工具所提供信息質(zhì)量的信任度越高，共享意愿就會(huì)越強(qiáng)烈[11]。直到近年Johnson等人提出促使人們使用群件共享文檔的因素有5個(gè)：所有權(quán)、授權(quán)的自由、透明性、可靠性和沖突最小化[12]，通過(guò)改善系統(tǒng)設(shè)計(jì)，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全、增加用戶信任、提供有效的權(quán)限控制和隱私工具，對(duì)提高共享意愿有一定幫助。綜合型群件近年來(lái)在功能上的更新開(kāi)始側(cè)重到權(quán)限控制、隱私政策和工具方面，但是離用戶的需求還有距離，因此對(duì)共享意愿的激勵(lì)作用還是間接而有限的。

群件開(kāi)發(fā)者可以借鑒雙因素激勵(lì)理論，將用戶認(rèn)為屬于保健因素的功能（如基本的安全保障措施）盡可能地完善以使其滿意，同時(shí)增加一些被認(rèn)為是激勵(lì)因素的功能（如對(duì)共享信息的使用跟蹤、他人的評(píng)價(jià)信息反饋等），以吸引人們使用群件共享信息。

3.4.2 社會(huì)規(guī)范影響與隱私問(wèn)題

Sikkel總結(jié)了CSCW系統(tǒng)共享控制的4個(gè)主要概念分別是身份驗(yàn)證、授權(quán)、存取權(quán)限和存取控制[13]。這些通過(guò)技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)，但是Zhang等人的研究卻使權(quán)限控制問(wèn)題變得復(fù)雜。他們發(fā)現(xiàn)即使群體成員在技術(shù)上對(duì)某些共享信息享有完全的控制，但是他們還是會(huì)考慮哪些是他們和其他成員應(yīng)該做的。這種關(guān)于存取權(quán)限的社會(huì)規(guī)則或者規(guī)范從未明確過(guò)，但是當(dāng)某個(gè)成員打破了這些規(guī)則，其他人可能就會(huì)有意見(jiàn)[14]。糅合了社會(huì)規(guī)范的權(quán)限控制使用單獨(dú)的技術(shù)手段無(wú)法有效解決。

隱私是另一個(gè)已經(jīng)引起群件開(kāi)發(fā)者重視的問(wèn)題。圖1所示的少數(shù)個(gè)人信息可能與任務(wù)相關(guān)，它們被放置在成員的個(gè)人文件夾中，雖然理論上來(lái)說(shuō)共享有助于協(xié)作，但實(shí)踐中卻經(jīng)常容易引起隱私泄露。此外，用戶分散在各個(gè)共享平臺(tái)上的信息碎片，如果稍加整理也有可能泄露隱私。群件若片面追求共享信息的高度可用性很可能會(huì)增加隱私風(fēng)險(xiǎn)。特別是在當(dāng)下隱私權(quán)觀念發(fā)生巨大變化的時(shí)代，群件開(kāi)發(fā)者應(yīng)更加重視隱私工具的設(shè)計(jì)，可以借鑒谷歌的一系列隱私控制技術(shù)，給用戶更多的控制選擇，提供更方便的控制功能，在存取權(quán)限的分配上能夠更加細(xì)致。

4 結(jié) 論

作為微觀層面的協(xié)作群體信息共享，可以提高共享效率，不僅有多種共享方式，也提供足夠的共享空間，可以共享文檔、日歷、聯(lián)系人信息和工作流信息，類(lèi)型仍在不斷豐富。由于個(gè)體差異，共享信息組織較為靈活，群件檢索功能能夠發(fā)揮很大作用，幫助成員迅速找到所需信息，但在檢索技術(shù)上還需要不斷提高，特別是語(yǔ)義檢索方面技術(shù)還不夠成熟。信息共享更是一個(gè)認(rèn)知過(guò)程，影響因素很多，特別是一些社會(huì)心理因素，單獨(dú)使用群件對(duì)提高共享意愿作用有限。這些都在一定程度上影響了綜合型群件效能的發(fā)揮，現(xiàn)存不足有些需要借助技術(shù)的不斷進(jìn)步和新的開(kāi)發(fā)思路，而有些卻必須依賴于群體共享政策、共享文化、共享激勵(lì)手段等措施的綜合利用。

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（本文責(zé)任編輯：王 涓）