完善人事檔案管理工作的思考

[摘 要] 人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資質(zhì)等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是我國人事管理制度的重要特色之一。但在許多基層單位的人事檔案工作中，存在大量不同程度上的問題，需要解決。通過人事檔案工作者的努力，不斷探索、實(shí)踐，解決存在的問題，改進(jìn)人事檔案工作，讓其更好地為社會(huì)服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；檔案管理；研究

人事檔案里記錄了個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，能反映個(gè)人的工作表現(xiàn)、德才能績(jī)，集中保存起來以備查考的個(gè)人歷史記錄，是國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在對(duì)人員考核管理過程中形成的檔案，是一種專門檔案。人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)、人才預(yù)測(cè)等方面有非常重要的作用，在人才政策制定方面也有積極意義。我國人事檔案通過檔案工作者的能力，已經(jīng)在人事檔案管理和提供利用等方面，積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，取得了明顯的成績(jī)，使人事檔案的作用在社會(huì)主義建設(shè)中得到相當(dāng)大的發(fā)揮。但隨著不斷建立和完善的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，傳統(tǒng)的人事檔案在許多方面都存在明顯的不足和問題，因此要研究解決這些問題的方法和思路，使人事檔案充分發(fā)揮在人力資源開發(fā)利用中的重要作用。

第一，人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高，首先給人感覺千人一面，缺乏個(gè)性。人事檔案應(yīng)全面、詳細(xì)地反映一個(gè)人的各方面情況，但實(shí)際是許多材料內(nèi)容空洞、多形式主義、盡是套話，能反映個(gè)人當(dāng)前情況、技術(shù)專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力、道德品質(zhì)的很少。造成的原因有收集的對(duì)象范圍太窄，只注重領(lǐng)導(dǎo)人和高層干部的材料收集，忽略了收集普通干部職工的資料；對(duì)人事檔案材料的后續(xù)補(bǔ)充不及時(shí)，人和事每天各方面的情況都在發(fā)生變化，人事檔案必須把變化、增加的新內(nèi)容、新材料、新信息及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)去，有利于人才選拔，做到人盡其才。其次是鑒定審查工作把關(guān)不嚴(yán)，檔案內(nèi)容失真。有些人為謀私利，篡改檔案內(nèi)容，人為造假，使人事檔案的真實(shí)性無從保證。造成這種情況的發(fā)生，是由于檔案管理人員職業(yè)道德水平不高、政治思想覺悟低下，以及管理制度不健全。再次是人事檔案整理不按要求做，整理不規(guī)范，給檔案利用帶來了諸多不便。最后是觀念上重政治輕業(yè)務(wù)，在人事檔案里反映個(gè)人政治思想方面的多，反映個(gè)人業(yè)務(wù)能力的材料相對(duì)很少，不能全面地反映一個(gè)人的基本情況。

第二，人檔分離現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，“無頭檔案”增多。隨著頻繁的人才流動(dòng)，人檔分離也日趨增多，出現(xiàn)了大量的查不到當(dāng)事人下落的人事檔案，即“無頭檔案”，這種檔案的出現(xiàn)是由于：人員主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行；人事檔案轉(zhuǎn)遞工作不準(zhǔn)確；人事檔案的收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度不嚴(yán)，不定期進(jìn)行檢查、核對(duì)；人事檔案的占有權(quán)造成人檔分離，許多單位人為地限制人才流動(dòng)，管死了人事檔案，影響人才合理流動(dòng)，致使人檔脫節(jié)。

第三，人事檔案管理體制不能適應(yīng)新形勢(shì)的變化，人事檔案管理體制在我國人事制度改革的深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立的情況下，表現(xiàn)出了明顯的不適應(yīng)。

一是人事檔案管理體制上實(shí)行分散的多部門管理，這與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的人事政策制度不太適應(yīng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人事檔案不必要分散于各部門管理，而是要相對(duì)集中，選派少而精的人來管理。人事檔案要集中保存，避免分散于各部門造成的損毀、丟失。人事檔案分散管理易造成職責(zé)不清、互相推誘，不利于檔案的查找。

二是管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理，已不能適應(yīng)現(xiàn)今的人事制度改革，三大類是干部檔案、工人檔案以及學(xué)生檔案，而干部檔案的使用面過寬，過去，在各種部門、單位不論工種，普遍使用“干部”一詞，在我國人事制度改革后，干部的概念發(fā)生了變化，這些人的檔案不能再按干部檔案的管理體系來管理。企業(yè)里的干部檔案與工人檔案不應(yīng)分開管理，應(yīng)統(tǒng)一歸企業(yè)的人事檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理體系過于單一，除干部檔案外，其他類人事檔案體系不健全，對(duì)人員的選拔和任用不利。

三是檔案隨人走的管理方法，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下對(duì)人事檔案的需求不適應(yīng)。檔隨人走導(dǎo)致的人事檔案被篡改、損毀、丟失的現(xiàn)象屢見不鮮，所以要健全人事檔案管理制度，杜絕檔案隨人走出現(xiàn)的不良后果。

四是實(shí)行封閉式的人事檔案模式，已不能適應(yīng)人才信息相互交流的需求，一定程度上妨礙了人才的自由流動(dòng)，就不能優(yōu)化配置人力資源。人事檔案管理還要與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的管理手段，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化管理。

根據(jù)以上的問題，結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際水平，對(duì)檔案的內(nèi)容、管理方法和制度進(jìn)行改革與完善。

（1）人事檔案材料的質(zhì)量要得到保證，首先要提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，了解人事檔案的重要性，搞好人事檔案工作。（2）人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要得到提高，檔案工作者在科學(xué)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的情況下，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力提高政治、科學(xué)、業(yè)務(wù)、職業(yè)道德等各方面的素養(yǎng)，更新觀念、銳意創(chuàng)新，主動(dòng)提供準(zhǔn)確、全面的人事檔案，愛崗敬業(yè)，為人事管理工作服務(wù)；（3）使人事檔案材料具有個(gè)性化，補(bǔ)充反映個(gè)人全面素質(zhì)和業(yè)務(wù)考績(jī)方面的檔案材料；（4）提高檔案工作質(zhì)量水平，還要健全各種規(guī)章制度，讓人事檔案工作做到依法管理，還應(yīng)該做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

要重點(diǎn)預(yù)防和處理“無頭檔案”，這是人事檔案管理的難點(diǎn)問題。健全人事檔案管理部門制度，樹立高度的人事檔案管理工作人員的責(zé)任心，嚴(yán)把人事檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記關(guān)，定期檢查核實(shí)。對(duì)“無頭檔案”先要認(rèn)真鑒別檔案材料是否具有保存價(jià)值。再通過仔細(xì)分析，認(rèn)真查閱檔案人的下落。通過多方努力查詢，還是找不到下落的“無頭檔案”，可根據(jù)有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)當(dāng)事人原籍檔案館保存。

人事檔案管理體制要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、適應(yīng)時(shí)代要求。改變?cè)瓉淼姆稚⒍囝^管理，建立集中統(tǒng)一的管理體制，如縣級(jí)機(jī)構(gòu)各機(jī)關(guān)的人事檔案，不必分散管理，可交縣檔案館統(tǒng)一管理；規(guī)模較大的機(jī)關(guān)、企業(yè)、學(xué)校等的人事檔案也不必分散在各科室、部門，要集中由檔案室統(tǒng)一管理。建立宏觀和微觀的現(xiàn)代人事檔案管理體系。完善“重新建檔”行為，興利去害，向個(gè)人有條件地開放人事檔案，建立起社會(huì)化的開放管理模式。信息化管理是對(duì)現(xiàn)今的人事檔案管理提出的要求，全面實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

人事檔案作為一種專門檔案，所具有的真實(shí)性和動(dòng)態(tài)性，是各級(jí)組織和企事業(yè)單位了解和選拔人才的重要依據(jù)和信息源，是人才與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的市場(chǎng)相聯(lián)系的橋梁。目前我國人事檔案管理工作還存在不少的問題，我們要建立、健全人事檔案管理制度，完善人事檔案管理體制，加快人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，使其很好地為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱玉媛.人事檔案管理模式的變革：社會(huì)化、開放式管理[J].北京檔案，1999

[2]曹中偉，葉麗新，吳軍.人事檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2002

[3]張子睿，李映天.人事檔案管理社會(huì)化淺析[J].蘭臺(tái)世界，2000

[4]朱玉媛.我國現(xiàn)代人事檔案管理體系之研究[J].圖書情報(bào)知識(shí)，1999

作者簡(jiǎn)介：翟 清，吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局測(cè)繪隊(duì)。