檔案信息化建設(shè)的障礙與側(cè)重點(diǎn)

[摘 要] 現(xiàn)階段對檔案信息化的要求不斷提高，信息化檔案管理也隨之問世。從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變已是大勢所趨。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，作為整體信息化建設(shè)中的重要組成部分，也受到來自社會(huì)各界的重視。如何有效加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作在改革發(fā)展的過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，已成為當(dāng)下時(shí)代的強(qiáng)烈改革要求。

[關(guān)鍵詞] 檔案信息化；建設(shè)；障礙；側(cè)重點(diǎn)

1、檔案信息化建設(shè)的障礙

1.1電子文件的不安全性。電子文件及電子數(shù)據(jù)具有許多傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，包括操作便捷、傳遞迅速及占用空間小等。但電子文件也存在不安全性的弊端，如對硬件設(shè)備的過度依賴，不能直接進(jìn)行解讀，數(shù)據(jù)容易丟失，容易遭到病毒侵害等，這些都給檔案信息化建設(shè)的安全性及長期保存帶來了極大的威脅。

1.2電子文件歸檔困難。電子文件歸檔的困難主要是因檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沖突引起的。通俗地講，目前很多企業(yè)都已安裝了辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)基本由相關(guān)主管部門自行設(shè)計(jì)和安裝的軟件，但各單位的檔案管理系統(tǒng)則是由檔案行政管理部門統(tǒng)一安裝的標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)代管理軟件，有著現(xiàn)代化管理軟件所具有的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及資源共享化特點(diǎn)。這就造成了兩套系統(tǒng)的沖突和不兼容現(xiàn)象，檔案管理系統(tǒng)難以對辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)形成的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行完整的解讀和轉(zhuǎn)化，最終不能順利實(shí)現(xiàn)電子檔案的歸檔，成為檔案信息化建設(shè)的一大障礙。

1.3檔案信息的低利用率。盡管辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已在我國推行數(shù)年，但使用者的電子文件管理意識淡薄，亟待加強(qiáng)和提高。依然處于全部人工化狀態(tài)的傳統(tǒng)檔案管理模式仍大行其道，現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用也只局限于簡單的文字錄入和編輯，造成現(xiàn)代化高科技的一種浪費(fèi)。另外，管理人員和工作人員只把眼光投在現(xiàn)有的有限的檔案資源上，完全沒有看到網(wǎng)絡(luò)傳播的資源共享背后的浩瀚的信息庫，造成了人力物力及高科技沒有得到有效開發(fā)的雙重浪費(fèi)。

造成上述問題的原因主要有三個(gè)：（1）沒有可供信息交流分享的網(wǎng)絡(luò)平臺，部門間沒有形成統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)和信息共享的機(jī)制；（2）企業(yè)內(nèi)部各系統(tǒng)之間相互分立，缺乏內(nèi)部之間的信息交流和共享，檔案信息化管理意識不強(qiáng)；（3）缺乏相對完善的檔案管理制度，安全措施不到位，存在信息安全隱患。

2、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

2.1完善信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源高度共享。在日常的行政管理和企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中，每天都有大量的檔案信息產(chǎn)生并需要進(jìn)行及時(shí)錄入和保管，因此在對系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要著重加強(qiáng)在雙服務(wù)、高速掃描儀集中掃描、光盤磁帶雙備份等方面的建設(shè)。另外，為最大限度地提高信息利用率，還要建立完整的檔案信息查詢系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)終端及信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.2加強(qiáng)專職隊(duì)伍建設(shè)，提到管理專業(yè)化水平。檔案管理由傳統(tǒng)的人工化管理向現(xiàn)代的智能化管理轉(zhuǎn)變已成為一種時(shí)代的必然，這一轉(zhuǎn)變也對管理人員提出了相應(yīng)的要求，一方面，要求檔案管理者具有較強(qiáng)的信息化信息處理能力及較強(qiáng)的分析能力，精確把握一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息；另一方面，要求管理者樹立現(xiàn)代化管理服務(wù)意識，能夠快速有效為用戶提供其所需的檔案信息。因此，相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提高信息化檔案管理意識，盡快適應(yīng)傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理的發(fā)展的趨勢。

2.3實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)共榮。針對辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)和信息化檔案管理系統(tǒng)不兼容的問題，應(yīng)在檔案查詢系統(tǒng)中加入各辦公室等二級單位的查詢功能，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有不同系統(tǒng)間的無縫集成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的資源共享。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與信息化檔案保存的問題，應(yīng)建立文本檔案與電子檔案之間的“通道”，即將檔案以文本形式和映像形式進(jìn)行雙備份保存并制定科學(xué)的、完善的、行之有效的檔案管理制度。對存有電子檔案的設(shè)備或介質(zhì)要進(jìn)行專人管理，以避免電子檔案因溫度、濕度等客觀因素引起的文件丟失，造成不必要的損失。對一些機(jī)密性較高的檔案，可設(shè)置多極查詢權(quán)限或采取密碼管理、防火墻等多種安保保護(hù)，有效保證檔案信息的安全性，避免系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)遭到非法侵害或修改。

3、文化價(jià)值的開發(fā)與創(chuàng)新

3.1不斷豐富檔案資源。檔案館在對企業(yè)內(nèi)部各單位部門的檔案信息進(jìn)行整理歸檔時(shí)，不僅要要做好常規(guī)的檔案信息歸檔，還要對有關(guān)發(fā)展史的資料及重大紀(jì)念性活動(dòng)檔案信息的搜集、整理和歸檔工作。不斷加強(qiáng)發(fā)展史文獻(xiàn)的征集，從檔案信息化建設(shè)的全局出發(fā)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，常抓不懈，并在具體的工作中真正做到以下四個(gè)必須：（1）必須要有針對性。發(fā)展史文獻(xiàn)的征集工作要以歷任領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者及社會(huì)名流的文獻(xiàn)征集為主；（2）必須保持日常工作經(jīng)常性。定期或不定期地以采訪歷任領(lǐng)導(dǎo)、專家學(xué)者及社會(huì)名流等方式進(jìn)行文獻(xiàn)征集；（3）必須要有特定性，抓住重大活動(dòng)、老人聚會(huì)等好的時(shí)機(jī)進(jìn)行文獻(xiàn)征集，同時(shí)要注意搜集各種有關(guān)的媒體報(bào)道；（4）必須要有交互性。檔案工作人員既要做好日常的檔案相關(guān)工作，同時(shí)也要具有文博意識，要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)重大活動(dòng)、重要會(huì)議或是重大建設(shè)等即時(shí)動(dòng)態(tài)，真正做到常規(guī)歸檔和即時(shí)歸檔的結(jié)合。當(dāng)不能依據(jù)傳統(tǒng)的歸檔理論對某些機(jī)密性文件或重要實(shí)物進(jìn)行傳統(tǒng)式歸檔處理時(shí)，要及時(shí)地對其作交互式收集。

3.2全面提高服務(wù)質(zhì)量。檔案相關(guān)管理部門要積極參與到檔案文化建設(shè)中去，把檔案文化建設(shè)作為工作的目標(biāo)之一，樹立創(chuàng)新工作理念，不斷加強(qiáng)檔案的管理質(zhì)量和工作規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，增強(qiáng)管理服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變舊有管理模式和落后的管理理念。換句話說，檔案工作人員在行使其基本職責(zé)，對檔案資源進(jìn)行護(hù)理、保管的同時(shí)，還要不斷研究、開發(fā)現(xiàn)有檔案資源的文化價(jià)值。包括兼職檔案員在內(nèi)的所有工作人員，必須樹立大局觀和全局觀，增強(qiáng)責(zé)任意識和參與意識，將檔案的歷史價(jià)值與現(xiàn)實(shí)結(jié)合起來，努力打造屬于本校的文化特色，不斷找尋檔案信息化建設(shè)與檔案文化建設(shè)之間的切入點(diǎn)和結(jié)合點(diǎn)，不斷開發(fā)檔案學(xué)術(shù)及文化資源的價(jià)值。在具有開發(fā)檔案學(xué)術(shù)及文化資源的實(shí)際過程中，突出引導(dǎo)性、體現(xiàn)生活性及強(qiáng)調(diào)特色性，不斷繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)的求真務(wù)實(shí)精神，形成具有鮮明時(shí)代性的文化特色。

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作者簡介：楊 毅，吉林建筑大學(xué)。