淺談如何在規(guī)范的前提下做好信息化建設工作

【摘 要】隨著企業(yè)信息化建設快速發(fā)展，運行效率大幅度提升，企業(yè)要依托信息化實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展，就必須加強信息化建設與規(guī)范管理的深度融合。通過對戰(zhàn)略規(guī)劃的規(guī)范、程序流程的規(guī)范、組織結(jié)構(gòu)的規(guī)范、部門崗位設置的規(guī)范、規(guī)章制度的規(guī)范、管理控制的規(guī)范等企業(yè)規(guī)范化管理的要素與信息化工作相結(jié)合，有效解決信息化建設過程中存在的潛在風險，為企業(yè)正常運營提供有力保障。本文通過對企業(yè)規(guī)范化管理的要素分析，就如何在規(guī)范的前提下做好信息化工作提出了基本對策。

【關鍵詞】規(guī)范；信息化；建設

近年來，煙草行業(yè)信息化主要圍繞“完善體制機制，優(yōu)化資源配置，增強競爭實力，全面提升水平”的總體要求，認真落實《數(shù)字煙草發(fā)展綱要》，積極推進電子政務、電子商務、決策管理等重點項目建設，加大系統(tǒng)集成、資源整合和信息共享的力度，積極構(gòu)建行業(yè)數(shù)據(jù)中心，把信息化融合到各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中，全面提升管理水平，促進行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。隨著行業(yè)信息化建設逐步深入，辦公自動化系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、專賣系統(tǒng)、財務管理軟件、供應鏈管理、135工作法系統(tǒng)、電子商務等應用日益廣泛，信息化建設人員不斷探索歸納，逐步將工作轉(zhuǎn)移到嚴格執(zhí)行管理規(guī)范上來，促使企業(yè)的管理體制、工作流程以及相應制度發(fā)生相應的改變，企業(yè)規(guī)范化與信息化融合度進一步提高。

一、規(guī)范管理對信息化建設的挑戰(zhàn)

1.規(guī)范化管理要素分析

規(guī)范管理能夠保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的效果與效率，保證財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)的可靠性、真實性，能夠有效規(guī)避企業(yè)運行過程中的各類風險，使企業(yè)自覺遵循國家、地方相關法令、法規(guī)，促進了企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。在發(fā)展中使我們意識到，信息化建設必須必須認真分析規(guī)范化管理的要素：1）戰(zhàn)略規(guī)劃的規(guī)范。明確企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方向和目標，深入影響企業(yè)員工規(guī)范管理意識，使規(guī)范管理得以貫徹執(zhí)行，確保企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。2）程序流程的規(guī)范。通過流程的再造和優(yōu)化，提高工作效率，降低企業(yè)內(nèi)部的運營成本，降低企業(yè)中層管理的溝通成本。3）組織結(jié)構(gòu)的規(guī)范。組織結(jié)構(gòu)決定組織行為，直接影響企業(yè)戰(zhàn)略的執(zhí)行。必須依據(jù)企業(yè)的實際情況，為其設計向匹配的組織結(jié)構(gòu)，達到順利發(fā)揮企業(yè)能力的目的。4）部門崗位設置的規(guī)范。企業(yè)確定了部門的職能后，還需設置相應的崗位，必須保證員工能夠取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，使員工順利履行其職責。5）規(guī)章制度的規(guī)范。管理制度是規(guī)范化管理的有效工具，可以對各部門、崗位、員工的運行準則進行很好的界定，能夠使整個公司的管理體系更加規(guī)范，有效的約束和激勵員工的行為。6）管理控制的規(guī)范。建立科學的考核體系實現(xiàn)企業(yè)管理的有效管控。事實證明，沒有考核就沒有管理，有了考核沒有獎懲也不能管理到位。必須運用好考核、獎懲這一重要的管理手段，從而實現(xiàn)企業(yè)的有效管控。

2.企業(yè)信息化建設現(xiàn)狀分析

目前，計算機已經(jīng)在企業(yè)經(jīng)營管理的各個層面得到大規(guī)模的應用，各種計算機管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)。隨著企業(yè)管理信息化應用領域的不斷拓寬，與核心業(yè)務關聯(lián)度的不斷提高，信息化管理系統(tǒng)的復雜性以及信息化建設過程的復雜性也在增加。常?？梢钥吹降默F(xiàn)象是：一方面，企業(yè)為信息化而進行的包括人、財、物在內(nèi)的各種資源的投入在不斷增加；另一方面，信息化系統(tǒng)存在各種各樣的問題，計算機輔助管理的效果遲遲表現(xiàn)不出來。從而造成了企業(yè)“信息化成本高，效益難以顯現(xiàn)”的尷尬局面。信息建設過程出現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在：1）信息分散、數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，很難發(fā)揮出信息系統(tǒng)的效益。由于不同的系統(tǒng)服務于不同的部門和崗位，系統(tǒng)之間相互割裂，沒有充分考慮數(shù)據(jù)共享，存在大量的重復數(shù)據(jù)，這樣就造成相同的數(shù)據(jù)在不同的系統(tǒng)中不一致問題，不但浪費了人力和物力，還給管理決策帶來了困難，沒有充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)的功能，是一種浪費。2）信息系統(tǒng)維護與管理工作兩張皮。由于人們對信息化理解偏差，使用過程中缺乏及時更新，造成系統(tǒng)也就無法提供真實準確的信息，致使信息系統(tǒng)無法發(fā)揮有效的作用，成為管理工作的雞肋。3）信息系統(tǒng)只是反映管理活動的一個結(jié)果，是一個事后的信息記錄系統(tǒng)。很多企業(yè)當中的信息系統(tǒng)的主要作用只是記錄一些數(shù)據(jù)、方便查詢和匯總、輸出管理者們所要的報表。根據(jù)系統(tǒng)提供的信息來進行分析和決策。這樣的系統(tǒng)只是提高了信息加工和獲取的效率，缺乏對信息的深入分析，不能充分認識信息化對規(guī)范管理的重要意義，并未從根本上改善企業(yè)管理流程，造成提升企業(yè)效益不明顯。

3.規(guī)范管理對信息化建設的影響

傳統(tǒng)的信息化管理工作撇開了企業(yè)管理規(guī)范涉及的內(nèi)容，既嚴重影響了企業(yè)信息化效能的發(fā)揮，也制約了企業(yè)進一步的發(fā)展，增加了企業(yè)規(guī)范管理控制的潛在風險，在企業(yè)由傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變過程中，構(gòu)建嚴密、完善的規(guī)范管理體系，不僅是現(xiàn)代企業(yè)必須遵循的基本管理法則，也是企業(yè)提高防范風險能力和經(jīng)營管理水平的內(nèi)在要求。規(guī)范管理給企業(yè)信息化發(fā)展奠定了前提，企業(yè)信息化也給企業(yè)的規(guī)范化管理提出了新的機遇。信息化管理過程中產(chǎn)生這些問題的原因很多，其前提就是沒有把規(guī)范化擺在工作的重要地位，沒有認識到規(guī)范問題是企業(yè)信息化的基本前提。

二、規(guī)范的前提下做好信息化建設工作對策

1.在戰(zhàn)略規(guī)劃的規(guī)范前提下建立與信息化建設相適應的制度

企業(yè)信息化建設應服從企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略，要站在企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的規(guī)范前提下，制定與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相融合的信息化戰(zhàn)略，從戰(zhàn)略投資、企業(yè)管理變革的角度，降低企業(yè)信息化風險，幫助企業(yè)管理層建立以企業(yè)戰(zhàn)略為導向，以外界環(huán)境為依據(jù)，以業(yè)務和信息化整合為中心，在戰(zhàn)略規(guī)范的前提下，制定并執(zhí)行推動企業(yè)發(fā)展的信息化戰(zhàn)略。根據(jù)規(guī)范的信息化戰(zhàn)略，制定嚴格的操作規(guī)范、安全管理、系統(tǒng)保障等各項規(guī)章制度，確保制度的規(guī)范性、標準性，促進制度與規(guī)劃的完整統(tǒng)一，服從信息化規(guī)劃，服從于企業(yè)戰(zhàn)略。

企業(yè)信息化建設要建立與信息化建設相適應的制度。一是要進行全面梳理。很多企業(yè)過去并不是沒有制度，只是這些制度不夠系統(tǒng)，缺乏與信息化建設的聯(lián)系，有的甚至前后矛盾，互相沖突，或者新的制度出臺了，舊的制度還在執(zhí)行，因此必須進行全面梳理。二是進行分類。企業(yè)制度一般包括基本制度、專業(yè)制度、崗位責任制三個部分，要對先設定好總體框架，然后對其進行合理分類，這樣形成的制度就會清晰明了，便于員工的學習和掌握。三是系統(tǒng)完善。在前兩步的基礎上，對制度進行全面完善，該修訂的修訂，該補充的補充，形成較為完善的體系。尤其對人力資源方面的制度，要高度重視，仔細斟酌，因為它涉及“選人、用人、留人”的大問題。在制度建設過程中，專業(yè)制度必須由職能部門負責起草，崗位責任制必須由“崗位”負責起草，經(jīng)審核后再返回部門或“崗位”，這樣做有利于下一步制度的執(zhí)行。制度審定后，要匯編成冊下發(fā)。

2.加強信息化項目建設控制，有效推進管理控制的規(guī)范的落實

實現(xiàn)企業(yè)管理的有效管控要注重考核在信息化建設中的重要作用，利用信息化建設實現(xiàn)考核過程的自動化、規(guī)范化。一是制定經(jīng)濟技術指標考核體系。經(jīng)濟技術指標反映著企業(yè)的整體運行質(zhì)量，必須制定符合企業(yè)實際的績效考核方案?？己酥笜说拇_定，要利用信息化知識在全面分析自己歷史數(shù)據(jù)的基礎上，還要結(jié)合同行業(yè)的先進水平進行綜合考慮。經(jīng)濟技術指標考核是全員性的，以月度為考核周期，獎懲兌現(xiàn)，以起到及時激勵作用。二是制定管理目標考核體系。利用計算機設定針對各職能部門、各分支機構(gòu)的年度、月度關鍵績效指標，以及日常安排的臨時工作任務完成情況的考核，實現(xiàn)對各級部門進行綜合評價。三是制定員工行為考核體系。對行為事項進行全面分解、細化，并提出明確的考核標準。以上三種考核體系構(gòu)成了內(nèi)部的考核體系，在考核權(quán)重劃分上再進行綜合平衡，突出重點，兼顧其他，只要持之以恒地推進，必將大大提升企業(yè)的整體管理水平，使之規(guī)范發(fā)展、和諧發(fā)展。

企業(yè)信息化建設要注重強化監(jiān)控體系建設的重要作用。強化監(jiān)控體系的建設要按照“事前預審、過程控制、事后審核”的全過程監(jiān)控原則來進行，改變過去沒有監(jiān)控或者只監(jiān)控“結(jié)果”的做法。監(jiān)控體系的建設可以從三個方面進行考慮：一是建立項目預審制度。項目預審制度的設立，主要是要把監(jiān)控的工作做到前面，通過項目數(shù)據(jù)庫的建立，對工程、采購、銷售以及其他涉及經(jīng)濟往來的項目，在項目實施之前就進行全面核價。二是建立全面預算管理。全面預算管理一方面可以使各級主管在管理過程中做到心中有數(shù)，即時比對，自我檢查，自我發(fā)現(xiàn)問題；另一方面也是對企業(yè)日常經(jīng)營水平和整體運行質(zhì)量的過程監(jiān)控。三是建立專項審計制度。除了常規(guī)的審計項目外，建立臨時項目的專項審計，意義重大。專項審計發(fā)現(xiàn)的問題，要體現(xiàn)“嚴管重罰”的思想，以起到警示作用。利用計算機系統(tǒng)實現(xiàn)整個項目的跟蹤審計，通過“事前”和“過程”的監(jiān)督，及時預防項目建設過程中存在的各類問題。通過有效監(jiān)控從“事前”和“過程”入手，實現(xiàn)對信息化建設的有效管控。

在企業(yè)信息化環(huán)境下，對信息化項目建設的有效控制是企業(yè)開展正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的前提和保障。內(nèi)部審計、監(jiān)督機構(gòu)是信息化控制最重要的執(zhí)行者之一，在信息系統(tǒng)的開發(fā)、實施、維護和操作過程中應當進行嚴格的獨立審查和監(jiān)督，保證信息系統(tǒng)的正確性、完整性和安全性。信息系統(tǒng)審計主要包括以下方面：1）評價信息系統(tǒng)的管理、規(guī)劃與組織方面的策略、政策、標準、程序和相關實務。2）評價企業(yè)在信息系統(tǒng)技術基礎設施與操作實務的管理和實施方面的有效性及效率，以確保其充分支持企業(yè)的運營目標。3）對邏輯、環(huán)境與信息技術基礎設施的安全性進行評價，確保其能支持企業(yè)保護信息資產(chǎn)的需要，防止信息資產(chǎn)在未經(jīng)授權(quán)的情況下被使用、披露、修改、損壞或丟失。4）評價災難恢復與業(yè)務持續(xù)計劃，這些計劃保證在發(fā)生災難時，能夠使企業(yè)持續(xù)處理業(yè)務。5）對應用系統(tǒng)的開發(fā)、實施與維護方面所采用的方法和流程進行評價，以確保其滿足企業(yè)的業(yè)務目標。6）評估業(yè)務系統(tǒng)與處理流程，確保根據(jù)企業(yè)的業(yè)務目標對相應風險進行有效控制。

3.實施業(yè)務流程優(yōu)化和固化，實現(xiàn)程序流程的規(guī)范

流程建設一是必須與規(guī)章制度相結(jié)合。規(guī)章制度的本身就包含著對運行程序的基本要求，因此，可以針對各項專業(yè)規(guī)章制度對流程做進一步明確，使之條理化，并輔之時間控制點和具體要求。二是必須與機構(gòu)設立相結(jié)合。當企業(yè)進入規(guī)范期之后，從強化專業(yè)管理的角度出發(fā)，一般都采取了集權(quán)管理的模式，對基本政策進行統(tǒng)一、規(guī)范，這樣就必然涉及有些權(quán)利的上移，涉及職責范圍的調(diào)整，因此，必須根據(jù)這些變化對內(nèi)部流程進行重新調(diào)整。流程的設立要按照“能短則短，不能短則長”的原則去確定，不能片面強調(diào)“效率”而忘記了“效果”，有些情況下，可以放棄“效率”而保證“效果”。

一般企業(yè)在對某個部門內(nèi)部的管理都有一定的有效辦法，但對于部門之間的銜接卻很難有較好的方法，所以，越是界定部門之間的權(quán)責，問題就越多。這時就需要對企業(yè)運營的流程進行明確，使部門納入到流程中，成為企業(yè)流程中的一個結(jié)點；流程一般包括崗位工作流程、系統(tǒng)業(yè)務流程、企業(yè)組織流程；在進行流程規(guī)范化的時候，必須先明確企業(yè)的戰(zhàn)略方向和目標、識別流程及其現(xiàn)狀，然后確定企業(yè)的各個流程，并對流程進行科學的規(guī)劃和設計，使企業(yè)運營達到效率最優(yōu)。在信息化建設過程中，信息化系統(tǒng)蘊含了先進管理思想，但其業(yè)務流程仍然保持手工環(huán)境下的狀態(tài)，必然造成信息系統(tǒng)與業(yè)務流程之間的沖突，從而使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理出現(xiàn)低效率。因此，企業(yè)在信息化建設過程中，要認真分析業(yè)務規(guī)范制定相應流程、通過流程再造、優(yōu)化、實現(xiàn)流程固化、提高企業(yè)運作效率。

4.合理設置組織結(jié)構(gòu)推動組織結(jié)構(gòu)和部門崗位設置的規(guī)范

組織結(jié)構(gòu)是關于企業(yè)在運營過程中涉及的目標、任務、權(quán)力、操作以及相互關系的系統(tǒng)。具體內(nèi)容包括：企業(yè)各部門之間的結(jié)構(gòu)、崗位設置、崗位職責以及崗位描述等。目的在于協(xié)調(diào)好企業(yè)部門與部門之間、人員與任務之間的關系，使員工明確自己在公司中應有的權(quán)、責、利，以及工作形式、考核標準，有效地保證組織活動開展，最終保證組織目標實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)決定著組織行為，直接影響企業(yè)戰(zhàn)略的執(zhí)行，所以必須依據(jù)企業(yè)的實際情況，為企業(yè)設計與其相匹配的組織結(jié)構(gòu)，達到順暢的發(fā)揮企業(yè)能力的目的。組織結(jié)構(gòu)規(guī)范化強調(diào)組織架構(gòu)的設計，應該建立在系統(tǒng)思考的基礎上。各單位、部門和崗位，都必須從系統(tǒng)的角度出發(fā)，對應于企業(yè)的目標來界定自己工作的內(nèi)容、標準和要求，以及所能支配的資源，使之按照既定要求和標準，對所獲得的資源的配置方式進行選擇，行使決策權(quán)力，并承擔相應決策的責任。

三、結(jié)語

隨著企業(yè)的規(guī)模越來越大，信息化建設的需求越來越多，這就需要企業(yè)有一套有效的規(guī)范管理體系，管理者可以通過這套規(guī)范化的系統(tǒng)，對企業(yè)的信息化建設進行有效的管理和控制，實現(xiàn)管理者的意圖。

通過對如何在規(guī)范的前提下開展信息化建設工作的探究，結(jié)合企業(yè)規(guī)范化管理要素分析，使我們在今后信息化建設過程中要遵循科學、合理、規(guī)范的思路，促進得企業(yè)的決策程序化、考核定量化、組織系統(tǒng)化、權(quán)責明晰化、獎懲有據(jù)化、目標計劃化、業(yè)務流程化、措施具體化、行為標準化、控制過程化，得以實現(xiàn)企業(yè)規(guī)劃戰(zhàn)略。

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