對(duì)檔案管理信息化的思考

【摘 要】互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展對(duì)科技、經(jīng)濟(jì)和人類社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，各種高效掃描設(shè)備及各種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使我國(guó)的辦公自動(dòng)化水平大大提高，多媒體技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用，也使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。本文針對(duì)檔案管理信息化的基本內(nèi)涵以及檔案管理信息化進(jìn)程中應(yīng)該注意的問(wèn)題進(jìn)行了詳細(xì)論述。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)；標(biāo)準(zhǔn)化；數(shù)字化；參與程度；規(guī)劃

一、建立檔案管理信息系統(tǒng)的必要性

當(dāng)今的世界，在現(xiàn)代數(shù)字通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，人們利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了信息交流和信息共享。國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展將對(duì)科技、經(jīng)濟(jì)和人類社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生極其深遠(yuǎn)的影響。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，各種高效掃描設(shè)備及各種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使我國(guó)的辦公自動(dòng)化水平大大提高，多媒體技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用，也使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。

如何全方位、多角度、高質(zhì)量、高效率地揭示檔案信息的內(nèi)容及特征，方便、快捷地為利用者提供服務(wù)將成為檔案工作者迫切追求的目標(biāo)。檔案作為真實(shí)的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是比較浩大而復(fù)雜的一種本源信息系統(tǒng)，因而其管理水平的高低直接影響檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的程度。因此必須進(jìn)一步提高檔案的科學(xué)管理水平，加速檔案的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新的要求。

二、如何實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理信息化

我認(rèn)為檔案管理信息化的基本內(nèi)涵應(yīng)包括三方面：檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，以下將分別說(shuō)明。

1.檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案行政管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。在我國(guó)檔案管理信息化過(guò)程中，一個(gè)難以解決的問(wèn)題就是：管理體制、管理方式不同，難于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。除中央、地方檔案館外，各政府機(jī)構(gòu)亦管理著相當(dāng)有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國(guó)初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。所以，指定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提和基礎(chǔ)，也是必須首先解決的重要問(wèn)題。檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面的內(nèi)容。

檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化要求檔案信息在著錄與標(biāo)引時(shí)，要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、1999年修訂的國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案著錄規(guī)則》、以及其他相關(guān)的法規(guī)進(jìn)行。但是，目前的標(biāo)準(zhǔn)僅僅規(guī)范信息著錄項(xiàng)目而末進(jìn)一步規(guī)范著錄項(xiàng)目的數(shù)據(jù)格式，從而導(dǎo)致檔案信息采集時(shí)互不一致而影響了數(shù)據(jù)關(guān)系；另一方面，由于信息采集標(biāo)準(zhǔn)隨意更改，致使檔案信息無(wú)法集中和交流。由此可見(jiàn)，制定一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化是指在將檔案信息全文轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進(jìn)行存貯時(shí)，所應(yīng)該采取的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化意味著檔案的載體材料和記錄方式有了巨大的變化，是對(duì)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式的根本變革。數(shù)字檔案是利用計(jì)算機(jī)，通過(guò)輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數(shù)字信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞，檔案存儲(chǔ)數(shù)字化大大提高檔案的利用率，并降低了檔案管理的成本。但是，這也提出了一個(gè)問(wèn)題，那就是必須有一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，如果在存儲(chǔ)過(guò)程中隨心所欲，那么就打大降低了檔案所反映信息的價(jià)值，會(huì)造成檔案管理工作的混亂。檔案信息管理與檔案實(shí)體管理的明顯區(qū)別在于信息載體的特殊性，需要由檔案行政管理部門研制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件歸檔管理標(biāo)等。網(wǎng)絡(luò)必須分出層次，以決定利用檔案信息的范圍。網(wǎng)絡(luò)信息和網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)都需要標(biāo)準(zhǔn)化，二者統(tǒng)一才能使網(wǎng)絡(luò)信息快速、準(zhǔn)確地傳輸和使用。檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化，主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。近幾年，電子歸檔系統(tǒng)得到逐步開發(fā)應(yīng)用。一批優(yōu)秀的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)被推廣應(yīng)用。在檔案工作中起著越來(lái)越重要的作用。但是，電子文件歸檔系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用目前還處在初級(jí)階段，各項(xiàng)功能還有待完善。而且標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題在檔案軟件越發(fā)體現(xiàn)出來(lái)，從目前已開發(fā)的電子歸檔管理軟件看，無(wú)論在設(shè)計(jì)思想還是在具體運(yùn)用上，尚缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，與文檔實(shí)踐工作還存在脫節(jié)的地方。因此，制定明確統(tǒng)一的電子文件歸檔管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)迅速提上議事日程，否則會(huì)造成更加混亂的問(wèn)題。

2.檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化

主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問(wèn)題。

3.檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化

二十一世紀(jì)人類已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化，是檔案信息化的重要標(biāo)志，也是檔案數(shù)字化的最終目的。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，使檔案信息能超越時(shí)間、空間、機(jī)構(gòu)等因素提供利用。建立檔案信息網(wǎng)站，將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng)，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍：從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開放服務(wù)；從為單純國(guó)家機(jī)構(gòu)服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)；從單純?yōu)檎賳T服務(wù)擴(kuò)展到為廣大民眾服務(wù)。我國(guó)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)模與速度與其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位相比，已處于落后狀態(tài)，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并且把創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系作為一項(xiàng)重要工作來(lái)認(rèn)真落實(shí)。

三、在我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)該注意的問(wèn)題

建立以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要手段的檔案管理信息系統(tǒng)，已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)前，我國(guó)已將電子政務(wù)建設(shè)作為國(guó)家信息化的重點(diǎn)，這也必然推進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化的進(jìn)程。但是我們也必須清楚的認(rèn)識(shí)到，檔案管理信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，它是檔案管理工作方式不斷創(chuàng)新的過(guò)程，不可能一蹴而就。多年來(lái)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的實(shí)踐告訴我們，檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的前途是光明，但道路是曲折的。在建設(shè)過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些事與愿違的耗資工程，造成了很大的經(jīng)濟(jì)損失。但是，我們決不能因噎廢食，應(yīng)該總結(jié)我們工作中的失誤，積極的推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程穩(wěn)步發(fā)展。總結(jié)一些失敗的教訓(xùn)，我認(rèn)為在檔案管理信息化建設(shè)中，要注意以下兩個(gè)問(wèn)題。

1.系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中用戶參與程度低

由于信息系統(tǒng)的開發(fā)一般都是由專業(yè)人員承擔(dān)，所以在現(xiàn)實(shí)中，往往存在用戶的需求和系統(tǒng)開發(fā)人員的設(shè)計(jì)脫節(jié)的情況。加之各自在專業(yè)領(lǐng)域的差異，使得雙方共同起來(lái)比較困難，這就直接影響了信息系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮，甚至有可能導(dǎo)致信息系統(tǒng)開工程的失敗，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，用戶必須作為管理信息系統(tǒng)主要建設(shè)者的一部分在系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)階段直接參與，盡可能的和開發(fā)者溝通思想，及時(shí)反饋?zhàn)约旱囊庖?jiàn)，爭(zhēng)取和系統(tǒng)開發(fā)者達(dá)成共識(shí)，以期提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率和實(shí)用性。

2.缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃

檔案部門作為信息服務(wù)部門，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，其結(jié)構(gòu)和活動(dòng)內(nèi)容日趨復(fù)雜，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理計(jì)算機(jī)化需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的努力，因而必須對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)部門的目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的客觀規(guī)律，并考慮到部門面臨的內(nèi)外部環(huán)境，科學(xué)地制定管理信息系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和總體方案，合理安排系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)程。如果沒(méi)有一個(gè)合理、科學(xué)的開發(fā)計(jì)劃，就容易導(dǎo)致整個(gè)建設(shè)的失敗。