內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理工作中的有效應(yīng)用

技工院校學(xué)籍管理走過了若干個發(fā)展過程，實行電子注冊可謂新時期技工院校學(xué)籍管理的必然途徑。伴隨信息技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)以及管理技術(shù)的不斷發(fā)展，電子注冊的學(xué)籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內(nèi)容管理技術(shù)及其對信息資源整合的優(yōu)點入手，對內(nèi)容技術(shù)管理在學(xué)籍檔案管理中的有效利用實施了分析。

技工院校學(xué)籍管理走過了若干個發(fā)展過程，實行電子注冊可謂新時期技工院校學(xué)籍管理的必然途徑。由技術(shù)與管理兩個方面探索如何不斷健全電子注冊管理機制，對于促進學(xué)籍管理實現(xiàn)現(xiàn)代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規(guī)模與招生對象領(lǐng)域的不斷增長擴大，大量的檔案信息管理保存也對檔案管理工作提出了新的要求。內(nèi)容管理技術(shù)屬于一種管理信息的穩(wěn)妥可行的技術(shù)模式，并且伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，此技術(shù)在學(xué)籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時運用范圍領(lǐng)域也愈來愈廣泛。學(xué)籍檔案通常指學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)生的成績檔案及其在學(xué)校的所有表現(xiàn)等有存儲價值的材料，其與學(xué)生的一生都相關(guān)緊密切的聯(lián)系，學(xué)籍檔案即學(xué)生利用在校時期的學(xué)習(xí)實踐等諸多活動中構(gòu)成的，對于個人、對于學(xué)校以及對于社會均有證明、儲存、運用價值的背景記錄，是把握學(xué)生狀況、規(guī)范學(xué)生行為、培養(yǎng)有用人才的根據(jù)，同時亦是技工院校檔案的重要構(gòu)成部分之一。所以，所謂學(xué)籍檔案管理的過程客觀來講即建制、利用、開發(fā)學(xué)籍檔案之過程。對于學(xué)生學(xué)籍檔案，不但對學(xué)生本身來說極為重要，對社會擇才選優(yōu)方面亦是更加發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。伴隨信息技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)以及管理技術(shù)的不斷發(fā)展，電子注冊的學(xué)籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內(nèi)容管理技術(shù)及其對信息資源整合的優(yōu)點入手，對內(nèi)容技術(shù)管理在學(xué)籍檔案管理中的有效利用實施了分析。

一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢

（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義

內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數(shù)字內(nèi)容實施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達到對數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分?jǐn)?shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、發(fā)布等四個子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。

1.內(nèi)容收集系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要包含對信息的內(nèi)容實施收集、編匯以及整理進而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過程，同時在此階段中能夠加進元數(shù)據(jù)進而對內(nèi)容組件實施定義。

2.管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)主要是針對組件、信息內(nèi)容及發(fā)布模板采取保存管理，在保存過程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實施更新處置。

3.工作流系統(tǒng)

此系統(tǒng)主要針對信息資源內(nèi)容實施采集、存入和發(fā)布，通常來講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類之資源發(fā)布等。

4.發(fā)布系統(tǒng)

發(fā)布系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動并且快速的依據(jù)所建的模板發(fā)布至瀏覽器。

（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點

內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢。主要包括如下幾個方面。

（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標(biāo)準(zhǔn)實施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達到標(biāo)準(zhǔn)化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁之風(fēng)格，同時增添了數(shù)據(jù)庫之拓展能力。

（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統(tǒng)一，同時借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。

（3）網(wǎng)頁呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時發(fā)布、同系統(tǒng)維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開發(fā)平臺，大大縮小了開發(fā)的難度與維護成本。

二、目前我國技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

為順應(yīng)社會的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟的力度，近幾年來技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發(fā)展之需求。技工院?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理機制缺乏完善和規(guī)范?，F(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進一步增加，原來存儲的學(xué)籍檔案之存儲條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；

（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；

（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；

（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準(zhǔn)確性；

（5）檔案材料內(nèi)容簡單，未能真實體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；

（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。

三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運用

內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調(diào)查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個方面的工作。

（一）對技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模

內(nèi)容管理技術(shù)對技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對內(nèi)容主要是設(shè)定針對管理對象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書電子注冊制度的建立規(guī)范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關(guān)鍵性變革，是對技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進程。從技術(shù)方面來看，完整的電于注冊檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項模塊。

1.新生注冊管理模塊

此管理的流程是先把招生機構(gòu)呈報的招生數(shù)據(jù)同實際報到學(xué)生數(shù)據(jù)有機融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫，學(xué)生被編輯學(xué)號之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實施核實明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績錄入學(xué)歷證書管理模塊，依據(jù)軟件要求實施數(shù)據(jù)維護，最后上報勞動局完結(jié)學(xué)籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)可靠安全。

2.學(xué)歷證書管理模塊

把在校時期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報主管部門審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實施畢業(yè)證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業(yè)已注冊發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過注冊的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級教育行政管理機構(gòu)。此外，應(yīng)獨立建立一個換、補證書之學(xué)生管理庫。

3.學(xué)籍管理模塊

若有學(xué)生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時以學(xué)籍異動的模式告知相關(guān)機構(gòu)。依據(jù)電子注冊軟件學(xué)籍異動管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動管理程序以及系統(tǒng)維護。對學(xué)籍異動處置也實施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時處置，隨時發(fā)生隨時記錄、維護。

4.綜合檔案信息管理模塊

綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時期不斷補充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。

（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用

技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實施開發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：

1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對成績實施元數(shù)據(jù)建模

結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽儗嵤┰獢?shù)據(jù)建模，同時針對內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問與版本的控制以及日志管理等。

2.利用接口對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入

對學(xué)籍檔案實施導(dǎo)入能夠借助接口來達到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數(shù)據(jù)實施導(dǎo)入。

（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合

學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統(tǒng)里獨立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動化處置，進而達到節(jié)約成本的目的。

四、結(jié)語

綜上所述，技工院校檔案管理屬于一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，要求投入一定的人力、和物力以及現(xiàn)代化信息管理技術(shù)和方法的創(chuàng)新。強化學(xué)籍檔案的管理是技工院校長期且又與時俱進的工作。伴隨職業(yè)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方法對技工院校學(xué)籍檔案由注冊入學(xué)至畢業(yè)實施全程管理，是提升工作效率、更好地服務(wù)于技工院校學(xué)生順利就業(yè)、增強社會服務(wù)功能之需要，同時亦是信息化管理的必然途徑。要搞好此項工作，就一定要以發(fā)展眼光為立腳點，堅持與時俱進、不斷開拓進取，借助不斷的努力與實踐，促使其在創(chuàng)新道路上邁出更大的步伐，取得更新更大的成果，不斷開創(chuàng)技工院校辦學(xué)的嶄新局面。

（作者單位：深圳第二高級技工學(xué)校）