重大活動新聞發(fā)布會策略

在眼球經(jīng)濟背景下，公共關(guān)系專題活動以它獨有的特點在與廣大公眾進行溝通，塑自身良好形象方面發(fā)揮了重要的作用，因此，成為許多社會組織用來引起媒體關(guān)注、擴大影響的重要活動形式。新聞發(fā)布會可以分為多種類型，重大活動新聞發(fā)布會是企業(yè)最常見的類型。本文以常見的重大活動新聞發(fā)布會為例，探討新聞發(fā)布會召開過程中應(yīng)注意的問題，以期能對同類活動的組織給予借鑒。

新聞發(fā)布會是公共關(guān)系專題活動里最常見的一種，它以獨有的方式在企業(yè)形象傳播方面發(fā)揮了重要的作用。企業(yè)在經(jīng)營過程中經(jīng)常發(fā)生一些重大的變化，如開發(fā)出新產(chǎn)品、改變企業(yè)的方針、企業(yè)領(lǐng)導人的變更等，這些都是企業(yè)擴大知名度和提高美譽度的良好時機，企業(yè)可以利用這些時機召開重大新聞發(fā)布會。然而，新聞發(fā)布會的召開是一項復雜的系統(tǒng)工程，我們必須注意每個環(huán)節(jié)的工作，才能取得新聞發(fā)布會的成功。

一、新聞發(fā)布會與重大活動新聞發(fā)布會的概念

新聞發(fā)布會是指社會組織主動邀請有關(guān)的新聞單位的記者來對組織宣布的有關(guān)消息或情況進行報道的形式。其主要形式是讓記者提問，由專人回答問題。重大活動新聞發(fā)布會是新聞發(fā)布會的一種常見類型，專指企業(yè)出現(xiàn)新情況如新產(chǎn)品問世、開業(yè)、合并、重大紀念活動、慶?；顒拥葧r，對外發(fā)布重要新聞的活動。這類活動對塑造企業(yè)形象具有重要的作用。

二、重大活動新聞發(fā)布會的流程

重大新聞發(fā)布會的流程分別從會前、會中和會后三個方面來進行考慮。會前的流程主要是公關(guān)員和服務(wù)生進行迎賓、簽到并分發(fā)資料。會議正式開始后的流程主要圍繞主持人和發(fā)言人進行，首先是主持人宣布會議正式開始，簡要介紹出席人員、召開目的和背景等；其次是發(fā)言人講話，宣布重大新聞，介紹新聞的具體信息；再次是記者提問，發(fā)言人回答記者提問；最后是主持人宣布新聞發(fā)布會結(jié)束。新聞發(fā)布會會后的流程主要涉及會后的一些補充性的安排，如參觀、茶話會、或自助餐等方式。重大活動新聞發(fā)布會的流程安排要注意緊湊避免松散。

三、召開重大新聞發(fā)布會要注意的問題

（一）新聞發(fā)布會前準備工作

凡事預則立，不預則廢，只有作好會前的準備工作，才能保證重大新聞發(fā)布會順利地進行。要做好新聞發(fā)布會的準備工作，要從以下幾方面著手。

1.要明確新聞發(fā)布會召開的目的

對于重大活動新聞發(fā)布會而言，其目的在于發(fā)布新聞，因此，只要企業(yè)出現(xiàn)新的情況，而這些情況對于企業(yè)和媒體而言都具重要的價值，都可以通過新聞發(fā)布會的形式進行傳播。

2.確定新聞發(fā)布會的主題、時間、地點和邀請對象

（1）主題的確定

主題不僅要具有新聞價值，而且在確定主題的時候應(yīng)注意主題的集中、單一。

（2）時間和地點的確定

新聞發(fā)布會時間地點的確定是很講究的。為了保證重大活動正式開始時能得到更多人的關(guān)注，時間應(yīng)選擇在事件前1-2個月。具體時間點應(yīng)充分考慮具體時間的有效性，如是否與重大活動相沖突、記者是否有空、能否保證及時刊出等。這些都要求相關(guān)人員和各方及早協(xié)調(diào)。在企業(yè)有實力的情況下，發(fā)布會地點的選擇規(guī)格越高越好。這樣不僅能保證會議的正常進行，還能顯示出發(fā)布會的形式正規(guī)和較高的檔次。

（3）邀請對象的確定

重大活動新聞發(fā)布會的記者一般有記者和名流兩類。記者的邀請應(yīng)注意記者與主題的相關(guān)性，名流的作用在于提高發(fā)布會的知名度。

3.選定主持人和發(fā)言人，準備好相關(guān)材料

主持人一般是企業(yè)的宣傳負責人，發(fā)言人一般是企業(yè)的主要負責人擔任。公關(guān)人員應(yīng)提前給主持人、發(fā)言人及記者準備好相關(guān)資料。如發(fā)言人的發(fā)言稿、答記者問備忘錄、主持人的發(fā)言稿，給記者應(yīng)準備各種完備背景材料和宣傳材料，以便于記者作報道參考。

4.要做好預算

預算費用項目要考慮全面，如場租、會場布置、印刷品、茶點、禮品、文書用品音響器材、郵費、電話費、交通費等，要留有備用金。

（二）新聞發(fā)布會中的注意事項

會中涉及的主體要求有主持人、發(fā)言人及記者三類。從企業(yè)的角度出發(fā)，主持人和發(fā)言人在發(fā)揮作用的整個過程中應(yīng)充分考慮記者和活動現(xiàn)場的特點，保證發(fā)布會能順利完成。同時作為企業(yè)形象的代表，兩者應(yīng)充分體現(xiàn)出企業(yè)的良好形象。因此，企業(yè)應(yīng)首先對主持人作好培訓，保證主持人具備相應(yīng)的素質(zhì)，以便在發(fā)布會過程中能起到活躍氣氛、感染和引導記者和發(fā)言人的作用。對于發(fā)言人而言，也應(yīng)注意具備發(fā)言人的相關(guān)品質(zhì)，如良好的表達能力、靈敏的反應(yīng)能力及出色的現(xiàn)場協(xié)調(diào)能力等。

（三）新聞發(fā)布會后的工作

主持人宣布新聞發(fā)布會結(jié)束并不意味著的一切工作就此結(jié)束，企業(yè)還應(yīng)對發(fā)布會進行總結(jié)。通過總結(jié)，企業(yè)才可以對本次新聞發(fā)布會的籌備、策劃、管理和服務(wù)等工作進行分析評估，總結(jié)好的經(jīng)驗和教訓以便下一次能更加出色地完成，因此公關(guān)員針對媒體報道的不同情況，有針對性地與媒體進行溝通。對于已發(fā)表稿件并對企業(yè)進行了褒揚的記者，要主動表示感謝，并作為今后邀請記者的參考數(shù)據(jù)；對已發(fā)稿但對企業(yè)進行了批評的記者也不能忽視，應(yīng)主動聯(lián)系他們，并讓他們提出意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時道歉，及時總結(jié)教訓。

眼球經(jīng)濟時代有價值的是注意力，企業(yè)必須運用各種重大活動的機會吸引公眾的注意，才能成為公眾關(guān)注的焦點，才能實現(xiàn)企業(yè)的根本利益。要吸引公眾的注意，可以利用召開重大活動新聞發(fā)布會的方式。然而，新聞發(fā)布會如何做得巧，如何做得有效，是很講究的問題。我們必須認真準備、綜合考慮才能保證會議有效地進行。

（作者單位：三亞學院人文學院）