Excel中函數(shù)的應(yīng)用技巧

摘 要： Excel是辦公自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，它能夠方便地處理表格和進(jìn)行圖形分析，它的函數(shù)功能也非常強(qiáng)大，不僅涉及面廣，而且種類很多，利用其提供的豐富函數(shù)可完成復(fù)雜的求解過(guò)程，使處理日常工作事務(wù)更加快捷、高效。本文通過(guò)實(shí)例介紹了Excel中四種函數(shù)的使用方法。

關(guān)鍵詞： Excel 函數(shù) 應(yīng)用技巧

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft Office的組件之一，是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。特別是Excel的函數(shù)功能更是十分強(qiáng)大，在生活和工作實(shí)踐中得到重要應(yīng)用。Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算。

Excel函數(shù)一共有11類，函數(shù)的基本結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開始，后面是左圓括號(hào)、以逗號(hào)分隔的參數(shù)和右圓括號(hào)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，函數(shù)名稱的前面就必須鍵入等號(hào)（=）。求和函數(shù)SUM、求平均值函數(shù)AVERAGE、求最大值函數(shù)MAX、求最小值函數(shù)MIN、計(jì)數(shù)函數(shù)COUNT都是比較常見(jiàn)的，在這里就不做介紹了。筆者就在教學(xué)過(guò)程中遇到的實(shí)際情況，對(duì)以下四種函數(shù)的使用方法進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。

1.IF函數(shù)

主要功能：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果。可以使用函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。

使用格式：=IF（Logical，Value_if_true，Value_if_false）。

參數(shù)說(shuō)明：Logical代表邏輯判斷表達(dá)式；Value_if_true表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（TRUE）”時(shí)的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假（FALSE）”時(shí)的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“FALSE”。

應(yīng)用舉例：需要評(píng)判出學(xué)生的綜合評(píng)定是否合格，評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)是平均成績(jī)?cè)?0分以上（含60分）為合格，否則為不合格。

操作方式：如圖1所示，在I2單元格中輸入公式：=IF（H2>=60，“合格”，“不合格“），回車確認(rèn)后顯示“合格”字樣。

選定I2單元格，然后將光標(biāo)放置I2單元格的右下角，光標(biāo)變“+”后，縱向拉動(dòng)至I8單元格后，得出如圖2所示結(jié)果。

特別提醒：參數(shù)若是數(shù)值數(shù)據(jù)可直接書寫，若是文本數(shù)據(jù)則要用雙引號(hào)括住。

2.INT函數(shù)

主要功能：將數(shù)值向下取整為最接近的整數(shù)。

使用格式：INT（number）。

參數(shù)說(shuō)明：number表示需要取整的數(shù)值或包含數(shù)值的引用單元格。

應(yīng)用舉例：將公司工資表中的“基本工資”、“獎(jiǎng)金”、“津貼”、“實(shí)發(fā)工資”分別進(jìn)行合計(jì)計(jì)算，并且取整數(shù)。

操作方法：如圖3所示，在D7單元格中輸入公式：=INT（SUM（D3：D6）），回車確認(rèn)后顯示出“3707”。公式中的SUM（D3：D6）是先將“基本工資”一列縱向求和后，再用INT函數(shù)將求和的數(shù)值進(jìn)行取整運(yùn)算。

選定D7單元格，然后將光標(biāo)放置D7單元格的右下角，光標(biāo)變“+”后，橫向拉動(dòng)至G7單元格后，得出如圖4所示結(jié)果。

特別提醒：在使用INT函數(shù)時(shí)，只能取整，而不能進(jìn)行四舍五入。

3.MID函數(shù)

主要功能：從一個(gè)文本字符串的指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）。

參數(shù)說(shuō)明：text代表一個(gè)文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的數(shù)目。

應(yīng)用舉例：利用身份證號(hào)碼提取出生年月日。

操作方法：如圖5所示，在C2單元格中輸入公式：=MID（B2，7，4）&“年”&MID（B2，11，2）&“月”&MID（B2，13，2）&“日”，回車確認(rèn)后顯示“1989年08月27日”。公式表示的意思是：從B2單元格中的第7位開始取出4位的數(shù)值加上“年”，再加上B2單元格中從第11位開始取出2位的數(shù)值加上“月”，再加上B2單元格中從第13位開始取出2位的數(shù)值加上“日”。

選定C2單元格，然后將光標(biāo)放置C2單元格的右下角，光標(biāo)變“+”后，縱向拉動(dòng)至C7單元格后，得出如圖6所示結(jié)果。

特別提醒：在使用MID函數(shù)時(shí)，公式中各參數(shù)間，要用英文狀態(tài)下的逗號(hào)“，”將其隔開。

4.MOD函數(shù)

主要功能：求余函數(shù)，即是兩個(gè)數(shù)值表達(dá)式做除法運(yùn)算后的余數(shù)，結(jié)果的正負(fù)號(hào)與除數(shù)相同。

使用格式：MOD（number，divisor）。

參數(shù)說(shuō)明：number代表被除數(shù)；divisor代表除數(shù)。

應(yīng)用舉例：在辦公用品采購(gòu)單中，計(jì)算出購(gòu)買的每項(xiàng)用品所剩余額。

操作方法：如圖7所示，在F2單元格中輸入公式：=MOD（D3，C3），回車確認(rèn)后顯示“1”。

選定F3單元格，然后將光標(biāo)放置F3單元格的右下角，光標(biāo)變“+”后，縱向拉動(dòng)至F7單元格后，得出如圖8所示結(jié)果。

x特別提醒：因?yàn)槌龜?shù)不能為零，如果divisor參數(shù)為零，則顯示錯(cuò)誤值“#DIV/0！”。

以上只是列舉了Excel函數(shù)中的四種函數(shù)，實(shí)例講解也是比較常見(jiàn)的應(yīng)用。在實(shí)際工作中，肯定有更加復(fù)雜的需求，如何運(yùn)用相對(duì)簡(jiǎn)便的方法解決，還需要我們不斷探索，大膽實(shí)踐，深入學(xué)習(xí)，從而圓滿解決。