基于信息時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理

[摘 要]在社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代的今天，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)是事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重要內(nèi)容，是信息時(shí)代飛速發(fā)展的趨勢(shì)，也是提高事業(yè)單位實(shí)力的有效途徑。對(duì)檔案管理的強(qiáng)化具有信息化、科學(xué)化和規(guī)范化等特性，為事業(yè)單位的有效發(fā)展提供重要理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理

[中圖分類號(hào)]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2013）13-0112-03

1 傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作人員的意識(shí)淡薄

就傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)看，檔案管理人員習(xí)慣于以往的手工處理方式。在事業(yè)單位檔案辦公過(guò)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一時(shí)很難改變?cè)械牧?xí)慣和工作方式，則會(huì)嚴(yán)重影響計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在辦公管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，使文檔信息化建設(shè)無(wú)法達(dá)到理想的效果，使事業(yè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)由傳統(tǒng)化向信息化的提高，做好宣傳，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要條件。目前，從事檔案管理的工作人員大部分屬于非專業(yè)人士，檔案管理人員的素質(zhì)不高，教育水平偏低，從而影響了檔案管理工作正常、順利進(jìn)行和公文的質(zhì)量。從事檔案管理工作的工作人員，屬于經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的員工很少，許多檔案管理人員都是外行業(yè)人員，在業(yè)務(wù)方面的廣度和精度遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展的要求，進(jìn)而影響了檔案管理水平和對(duì)工作規(guī)范化的管理。

1.2 文書檔案不規(guī)范

在檔案管理的處理工作過(guò)程中，在歸檔文件版面方面往往會(huì)遇到記錄不全、排列混亂、編號(hào)的不規(guī)范、裝訂的不規(guī)范、出現(xiàn)涂改痕跡、附件的不規(guī)范、原有稿件缺少、紙張無(wú)法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、文種使用不恰當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，從而影響了正確歸檔、檔案的完整性、公文的美觀性和嚴(yán)肅性。

2 規(guī)范檔案管理的措施

2.1 對(duì)置辦檔案信息化設(shè)備的工作進(jìn)行加強(qiáng)

對(duì)檔案信息化的建設(shè)工作是系統(tǒng)工程的范疇，它涉及信息的利用、保管和收集等內(nèi)容，各個(gè)內(nèi)容之間相互依存、相互聯(lián)系、密不可分。同時(shí)說(shuō)明了，在檔案信息化設(shè)備的置辦過(guò)程中應(yīng)充足、齊全，達(dá)到信息化、規(guī)范化的要求，將不同載體、不同種類的檔案進(jìn)行有序的保管，為以后的使用提供方便。推動(dòng)檔案管理向信息資料的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，完成檔案信息的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息進(jìn)行電子化查詢以及儲(chǔ)存的電子化等，提高檔案管理的綜合業(yè)務(wù)管理的先進(jìn)性，同時(shí)，可以在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布事業(yè)單位建立起的電子信息，拓寬檔案相關(guān)部門服務(wù)的途徑。在上述環(huán)節(jié)中，有幾點(diǎn)需要注意，如工作人員要規(guī)范化管理電子文件，對(duì)重要的檔案信息避免使用電子版，而其紙質(zhì)的資料也應(yīng)安全管理，電子版資料要有備份，保證電子文件管理的安全性、完善性等，從而加強(qiáng)檔案的管理工作。實(shí)踐表明，對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)則是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是檔案管理部門近些年來(lái)研究的重要課題，是顯現(xiàn)檔案部門的價(jià)值和作用、提高檔案服務(wù)工作的重要途徑。

2.2 與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通

在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，將會(huì)涉及諸多方面，如購(gòu)買設(shè)備，開發(fā)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、磁盤、打印機(jī)、刻錄機(jī)、光盤等設(shè)備的統(tǒng)一化管理、配備等，都需要經(jīng)費(fèi)才能進(jìn)行，而此時(shí)，就要求檔案管理者與領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通，做好相關(guān)工作，準(zhǔn)備檔案管理的信息化建設(shè)的相關(guān)憑證和資料，例如，收集和整理事業(yè)單位產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器的檔案、科技的檔案。提高領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化管理的必要性，并促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)觀念的樹立，同時(shí)，在經(jīng)費(fèi)方面提供支持和幫助，提高決策，大力推廣對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)。

2.3 對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善

進(jìn)步、科學(xué)的管理制度為檔案管理的科學(xué)發(fā)展、順利進(jìn)行提供了有力的保障。根據(jù)單位宏觀角度進(jìn)行分析，因檔案管理工作具有完善的規(guī)章制度、法規(guī)和法律等，使得事業(yè)單位在檔案管理方面根據(jù)單位自身的實(shí)際情況來(lái)制定適合本單位的規(guī)章制度使檔案管理工作向規(guī)范化、信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展，進(jìn)而將事業(yè)單位檔案管理事業(yè)拓展、延伸到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)劃中，促進(jìn)事業(yè)單位的飛速發(fā)展，同時(shí)可將對(duì)檔案管理制度的完善加入到事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核中，使工作人員對(duì)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，從而提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度，便于檔案管理制度有效地建立和實(shí)施。保證事業(yè)單位的檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值和作用，并為事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)施信息化管理提供了有力的基礎(chǔ)并創(chuàng)造了條件。有效的管理制度對(duì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，不僅可以激發(fā)管理部門人員對(duì)工作的使命感和責(zé)任感，還可對(duì)檔案的多個(gè)環(huán)節(jié)管理進(jìn)行加強(qiáng)，例如，在檔案閱讀、整理、收集和應(yīng)用等方面。通過(guò)對(duì)管理制度的嚴(yán)格建立，可推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化和制度化，從而使單位內(nèi)部管理機(jī)制得到充分改善。在制度的制定過(guò)程中，應(yīng)充分結(jié)合事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核結(jié)果，將事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與責(zé)任追求、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和職稱評(píng)定等制度相融合，更應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位員工的潛力，調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性、創(chuàng)新性和積極性，充分提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀

在檔案管理中有效落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀觀念的重要表現(xiàn)在于提高信息化、科學(xué)化水平，身為檔案管理者應(yīng)改變違背科學(xué)發(fā)展觀和落后的思想觀念，與實(shí)際相結(jié)合，有效解決制約或影響事業(yè)單位檔案管理工作在落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀中出現(xiàn)的問(wèn)題，在工作的各個(gè)方面徹底落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，深入強(qiáng)化事業(yè)單位相關(guān)單位人員的服務(wù)意識(shí)，在工作中多次嘗試主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)等，并做到深入單位和社會(huì)進(jìn)行調(diào)查，從而對(duì)人們的信息需求深入了解，豐富檔案資源，優(yōu)化、整合檔案內(nèi)容，進(jìn)而有效的實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理人員對(duì)檔案信息的安全管理意識(shí)，確保檔案信息的保密工作和做好對(duì)檔案信息的公開工作，并對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行妥善處理，維護(hù)人民的合法權(quán)益以及國(guó)家或者個(gè)人或者單位的穩(wěn)定等。在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，對(duì)檔案的管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新和發(fā)展，擺脫傳統(tǒng)的、墨守成規(guī)的做法和思想，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展工作有效地進(jìn)行。

2.5 提升檔案的管理水平，適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使落后的檔案工具和文件設(shè)備無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段廣泛應(yīng)用于檔案管理中，不僅降低了在文件處理工作過(guò)程中人為因素的影響，還充分發(fā)揮了信息化管理的優(yōu)勢(shì)，降低了手工操作，大大提升工作效率，達(dá)到事半功倍的成果，更好地為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。同時(shí)，與國(guó)際先進(jìn)技術(shù)水平接軌，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，掌握最新的檔案管理發(fā)展動(dòng)態(tài)，與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，多接觸國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)，學(xué)習(xí)并引進(jìn)國(guó)外的新方法、新技術(shù)，充分提高檔案的管理水平，對(duì)事業(yè)單位實(shí)施現(xiàn)代化管理。

2.6 嚴(yán)格規(guī)范質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)于工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)工作人員都應(yīng)保證質(zhì)量第一，清楚認(rèn)識(shí)到各自的崗位責(zé)任。處理檔案文件時(shí)要記錄齊全、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂規(guī)范、附件規(guī)范、原有稿件完整、紙張達(dá)標(biāo)、文件中使用恰當(dāng)和無(wú)涂改痕跡等，進(jìn)而確保檔案文件的存檔價(jià)值和質(zhì)量。

27 強(qiáng)化制度建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的工作人員要按照相關(guān)制度，依據(jù)立卷原則，對(duì)處理后的檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案管理人員應(yīng)避免文件的拖拉積壓，在開會(huì)前收集相關(guān)資料，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將資料收集歸檔，同時(shí)，協(xié)辦方對(duì)副本或復(fù)印件進(jìn)行保存，便于日后查找。若工作人員因某些原因無(wú)法繼續(xù)工作，事業(yè)單位應(yīng)將此人借用、暫存的公文材料，依照相關(guān)規(guī)定及時(shí)并全部進(jìn)行清交，進(jìn)而保證事業(yè)單位檔案的安全性和完整性。

28 明確認(rèn)識(shí)部門職責(zé)

建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格規(guī)范管理制度，按照規(guī)范程序進(jìn)行檔案的管理工作，嚴(yán)格審核制度，檢查手續(xù)的完整性、格式的規(guī)范性和附件的齊全性，并進(jìn)行多次復(fù)核。充分結(jié)合事業(yè)單位自身的組織機(jī)構(gòu)的檔案材料、設(shè)置以及自身的管理體制建立一個(gè)健全的管理體系，在事業(yè)單位的各個(gè)部門，從上到下相互配合，相互協(xié)作，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。

同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作人員要與單位的各個(gè)部門多進(jìn)行信息交流，加強(qiáng)對(duì)收集工作的指導(dǎo)和檢查工作，并把定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合，減少和避免文件資料流失。在拓寬對(duì)檔案收集渠道的基礎(chǔ)上，大大豐富了資料的收藏，有效的促進(jìn)開展資料的收集工作。

29 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理工作要求工作人員具有辦事細(xì)心的工作態(tài)度、高度的責(zé)任感、樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神、良好的職業(yè)道德，這是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性要求較高的工作，同時(shí)，還要求工作人員能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理方法和先進(jìn)的科技手段管理檔案。事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的新的要求，也是信息時(shí)代飛速發(fā)展中檔案管理進(jìn)步的必然趨勢(shì)。因此，在工作過(guò)程中，檔案管理的工作人員要充分結(jié)合自身的工作崗位，一邊學(xué)習(xí)一邊操作。不僅要提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要提高員工對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握和學(xué)習(xí)，多培養(yǎng)事業(yè)單位具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理工作的人才。

3 結(jié) 論

隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，文檔工作的不斷發(fā)展，檔案管理工作則十分重要。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步具有重要意義。

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