淺析如何提高企業(yè)秘書的信息意識

陳思萌

【摘 要】當代企業(yè)的競爭，實質上就是信息競爭。根據企業(yè)責任制的要求，企業(yè)辦公室就是企業(yè)中各種信息收集、傳送、處理的中心，而秘書又是里面的一個焦點。當代企業(yè)制度逐步形成、網絡的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的企業(yè)秘書信息工作面臨著一場深刻的變化。

【關鍵詞】企業(yè)秘書；信息工作；信息意識

1.企業(yè)秘書信息工作的概念及特點

隨著信息時代的不斷發(fā)展，人們的日常生活和工作與信息的密切度也越來越高，越來越離不開信息。秘書工作，作為企業(yè)或政府組織日常運行中必不可少的一個環(huán)節(jié)，這也與信息活動的關系更加密切。 秘書部門的信息工作包括秘書針對信息資源所開展的發(fā)布、收集、 集中、篩選、分析、綜合、匯報、利用和反饋等活動。因此，秘書的信息工作主要是指根據上級與主管部門的要求了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領導參考。信息工作是秘書工作的基礎。面對繁雜的信息，秘書必須要具備一定的信息管理能力。信息工作在歷史發(fā)展的任何階段，對政府機關、商務性組織來說，都起著非常重要的作用。一個企業(yè)要想正常運行就離不開信息工作的支持，特別現(xiàn)代經營管理理論模式的廣泛運用，信息工作以成為決定一個企業(yè)生存與發(fā)展的關鍵因素之一。秘書人員作為領導的參謀和助手在一個單位的信息工作中扮演著非常重要的角色。秘書人員的信息工作處理的好壞，直接關系到一個企業(yè)能否在激烈的市場競爭中獲得更好的成績，求得生存與發(fā)展。

2.新時期企業(yè)秘書工作的特點

2.1 主動性

信息是推動企業(yè)前進的能量，信息庫是企業(yè)的加油站，它還對企業(yè)的正常運轉有著舉足輕重的作用。秘書作為信息工作的主要參謀者，就應該主動開展信息工作，要保證企業(yè)信息的準確、全面，對領導者急需的信息也能及時地提供，從而使秘書工作由被動服務轉變?yōu)橹鲃臃铡?/p>

2.2 緊迫性

信息的時效性，決定了企業(yè)秘書信息工作的緊迫性，讓同一條信息的價值與及時提供成正比， 信息提供的傳輸速度越快，價值就越大。企業(yè)秘書在進行信息工作的時候一定要有較強的時間觀念，在信息工作的過程中都要做到爭分奪秒，以保證信息價值的最大。

2.3 開拓性

信息的可開發(fā)性和企業(yè)決策對高層次信息的需要，要求秘書信息工作應具有開拓性。在信息化的全球經濟化中，秘書人員要在廣泛的信息海洋中找到真正高價值的信息，要對信息進行全面的篩選，綜合的分析，對信息進行開拓性工作，以獲得高層次信息。

3.企業(yè)秘書信息工作的重要性

3.1 輔助領導科學決策，必須依靠信息決策是企業(yè)領導的主要職能，是領導工作的主題。信息是決策的依據，是決策的必要條件。沒有信息，就沒有辦法進行科學決策。領導進行預測和確定目標，必須將過去和現(xiàn)在的各種信息進行收集、加工、傳遞和利用，擬定各種可供選擇的決策方案，還必須對收集到的各種信息進行歸納、推理、評價，也就是說具體地利用信息。

3.2 協(xié)助企業(yè)領導者做好科學管理

管理信息化是指組織廣泛利用現(xiàn)代信息技術，開發(fā)信息資源，把先進技術，管理理念引入到管理流程中，實現(xiàn)管理自動化，提高管理效率和水平，從而促進管理現(xiàn)代化，建立管理制度， 實現(xiàn)有效率、低成本，加快技術進步，增強核心競爭力。對信息的快速反應能力是檢測工作效率和競爭力的重要標志，建立組織和下級部門之間的信息網絡，實現(xiàn)信息化即是社會需求， 也是組織促進自身發(fā)展的需要。

3.3 做好日常企業(yè)管理工作必須依靠信息

秘書要辦好企業(yè)管理各項公務，不僅要依靠領導意圖、個人知識，還必須要將各種信息作為依據和借鑒。只要信息多，耳朵靈， 秘書人員進行綜合判斷、處理事物的能力就會很強。秘書人員還必須會主動地運用各種信息，把相關部門聯(lián)系、協(xié)調起來，明確分工、消除矛盾、促進不同部門之間的相互協(xié)作、去完成共同的任務。

3.4 促進辦公室工作職能轉變

加強信息工作，是促進辦公室工作職能轉變的需要性，辦公室是重要的綜合協(xié)調、信息處理、 反饋部門，是企業(yè)機關的窗口和門面，是領導重要的參謀和助手。在新形勢下，辦公室的日常工作適應電子辦公室的需要，積極推動自身職能的轉變，它便于下級向上級匯報工作，便于向上級及時反映工作中的問題。從這個意義上講，做好信息工作對于促進辦公室職能轉變有著無可替代的作用?？傊貢ぷ鞯囊磺蟹矫娑茧x不開信息，新時期特別要求秘書強化信息意識，研究并掌握信息工作的規(guī)律，才能發(fā)揮好參謀助手的作用。

4.如何提高企業(yè)秘書信息工作水平

4.1 提高信息質量

決策是領導者工作的核心，而信息是決策科學化的基礎和依據。領導者決策的過程，實際上也是一個信息處理的過程。在做出決策前，要掌握各種信息，找出問題與矛盾，從而確定決策目標，進行決策時要依據所掌握的信息去研究可選的方案。決策實施后，還要及時掌握反饋信息，對決策進行評估、整理。由此可見領導者在決策過程中都離不開秘書人員信息工作的有效服務。在日常工作中秘書人員要廣泛信息渠道，充分利用文書、書刊、會議、調研、 信訪、檔案、網絡等各種渠道快速獲取有價值的信息，堅持事實是原則，要以認真負責的態(tài)度把群眾的真實想法、愿望、意見和建議如實地反映，同時，由于領導決策所需要考慮的范圍較廣 ，秘書人員必須要著力挖掘優(yōu)秀信息，為領導提供更多的參考依據。

4.2 樹立信息觀念，強化信息意識

秘書要認識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時、準確、系統(tǒng)、全面。只有讓秘書人員明確知道信息工作不是臨時性的、應付性的，而是經常性的、持續(xù)性的，只有這樣才能有效地利用信息價值，才能給領導提供正確的決策依據。秘書人員要積極地去了解、使用網絡才可以大大提高工作效率， 這樣就不會出現(xiàn)不必要的重復勞動。 樹立良好的信息觀念， 就要尊重知識，崇尚科學，終身學習，善于接受新事物。信息時代的秘書要增強信息意識，敏銳的感受到社會信息的變化，準確輔助各部門所需要的信息資源。

4.3 提高自身的信息素養(yǎng)

現(xiàn)代秘書的信息素養(yǎng)是秘書人員在工作實踐中根據組織內外信息環(huán)境的發(fā)展要求，自覺接受教育訓練而逐步形成的對信息活動的修養(yǎng)與能力。信息素養(yǎng)作為一種高級技能，具有很強的實踐應用性。 信息素養(yǎng)的培養(yǎng)教育就應接受高度重視， 秘書可以通過制定明確的培訓目標， 創(chuàng)建良好的培養(yǎng)環(huán)境，突出信息機能的教育和訓練等方式來提高秘書的信息素養(yǎng)，了解信息科技的發(fā)展動態(tài)，掌握必要的信息技能。

4.4 信守職業(yè)道德，增強服務意識

隨著信息傳遞的越來越快，傳遞的過程中不可避免帶有一定的主觀和偏見，同時由于秘書作為領導的重要助手，在日常工作中難以避免接觸到一些重要的甚至機密的信息，這樣要求秘書在信息工作中遵守職業(yè)道德，做好信息的保密工作，準確地傳達信息，維護好單位和部門的利益，在享受信息網絡技術帶來的便利的同時，不能給單位或部門帶來不必要的麻煩。

隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，人類已經進入到信息社會和知識社會，新的時代形式也對企業(yè)文秘工作提出了數(shù)字化、國際化、全球化的要求，秘書的工作重點由比較單一的事務服從轉變?yōu)槭聞张c參謀并重，工作方式也由被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?。在現(xiàn)代企業(yè)管理中心領導者必須實行科學決策，這就要求秘書工作者不僅要辦文辦事，還必須出謀獻策。傳統(tǒng)的工作觀念、工作方式已經適應不了新形式的發(fā)展。未來是一個開放的社會，隨著全球經濟一體化進程的逐步推進，信息化社會也將進一步的發(fā)展，最終會達到全球信息資源的共享。秘書人員的信息化程度的提高也是必然的趨勢。秘書人員必須要不斷地強化自身的信息意識和服務意識，提高自身的信息素養(yǎng)，遵守秘書的職業(yè)道德，為領導決策提供高質量的信息資源。

參考文獻：

[1] 王守福 秘書學術論文 論現(xiàn)代秘書才的才信息素養(yǎng) 2009.

[2] 新形勢下秘書人員如何做好信息工作之我見[EQ/OL] 文秘家園.

[3] 吳歡章.秘書素養(yǎng) 上海：上海文化出版社2007.