民辦高校教學(xué)秘書隊伍的生存現(xiàn)狀探析

孫振紅 趙婉婷

【摘 要】民辦高校教學(xué)秘書是在學(xué)院（系）里協(xié)助院長和教學(xué)副院長處理日常教學(xué)事務(wù)，聯(lián)系教師和學(xué)生，落實教學(xué)計劃，檢查反饋教學(xué)情況，記錄教學(xué)日志，整理保管教學(xué)文件檔案的人員，其在教學(xué)管理工作中扮演著不可缺少的角色，是教學(xué)管理的主要力量。這些人員在工作中，存在專業(yè)知識不足、待遇偏低、職稱提升難、評獎評優(yōu)少等困惑，其解決需要民辦高校和教學(xué)秘書共同的努力來改善教學(xué)秘書的生存現(xiàn)狀。

【關(guān)鍵詞】民辦高校；教學(xué)秘書；生存現(xiàn)狀

文章編號：ISSN1006—656X（2013）09 -0165-02

民辦高校經(jīng)過幾十年的發(fā)展，已經(jīng)成為我國高等教育的重要組成部分，在管理上日趨完善，當(dāng)其發(fā)展到一定規(guī)模時，就會啟用院系的二級管理模式。在民辦高校中，一般各院系都會配有專職的教學(xué)秘書開展教學(xué)、教務(wù)管理工作。民辦高校教學(xué)秘書崗位是保障正常教學(xué)秩序，完成教學(xué)計劃，保證教學(xué)質(zhì)量的一個不可缺少的崗位。

一、民辦高校教學(xué)秘書的作用

（一）教學(xué)質(zhì)量保證員之調(diào)度員。

教學(xué)秘書的主要工作就是為教學(xué)服務(wù)，是院（系）教學(xué)任務(wù)的具體安排人，所以教學(xué)秘書平時的主要職責(zé)是負責(zé)教學(xué)計劃的落實和教學(xué)任務(wù)書填寫；負責(zé)課程表編排和公共選修課的統(tǒng)計；負責(zé)教學(xué)用品、教師教材的領(lǐng)取發(fā)放；各科教材的征訂工作；負責(zé)日常教學(xué)檢查反饋；負責(zé)大學(xué)英語等級考試、計算機等級考試的報名手續(xù)；負責(zé)教師工作量計算工作；負責(zé)考試和成績管理等等，事情瑣碎繁多責(zé)任重大，需要教學(xué)秘書耐心、細心、真心的工作態(tài)度。

（二）教學(xué)質(zhì)量保證員之協(xié)調(diào)員。

教學(xué)秘書也是教師與學(xué)生、院系與兄弟院系、教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)與教師、教學(xué)職能部門之間的紐帶和橋梁，具有上傳下達、協(xié)調(diào)左右、溝通訊息、改善關(guān)系的作用。教學(xué)秘書處于事務(wù)的交叉點上，既像鐵路調(diào)度又像交通警察，既是指揮員又是戰(zhàn)斗員?？傊鋮f(xié)調(diào)職能發(fā)揮得好壞將對院系的教學(xué)活動產(chǎn)生直接影響。

（三）教學(xué)質(zhì)量保證員之服務(wù)員。

服務(wù)教學(xué)是教學(xué)秘書的基本職能和宗旨，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)，這是教學(xué)秘書一切工作的出發(fā)點。一是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，每年定期組織教師評學(xué)和學(xué)生評教，及時將信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，給領(lǐng)導(dǎo)多提出合理化建議，達到提高教學(xué)質(zhì)量、改善教學(xué)環(huán)境、增進師生關(guān)系的作用。二是為學(xué)院的廣大教職員工服務(wù)，組織教師參與教學(xué)進度和人才培養(yǎng)方案的制定與修訂，教師工作量的統(tǒng)計與上報，教師個人業(yè)務(wù)檔案的完善與管理，做好每學(xué)期教師教材的征訂與發(fā)放工作，編排每學(xué)期的課程表、填寫教學(xué)任務(wù)書并下發(fā)，以此來保證廣大教師教學(xué)工作的正常進行；三是為全體學(xué)生服務(wù)，組織學(xué)生報考大學(xué)英語、計算機等級考試；組織每學(xué)期的學(xué)生評教工作，及時將學(xué)生反饋的信息匯報給主管院長，保證教學(xué)計劃的正常進行。

二、民辦高校教學(xué)秘書的生存現(xiàn)狀

（一）專業(yè)不對口，缺乏專業(yè)技能，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低。

民辦高校教學(xué)秘書來源面廣大多是由本校優(yōu)秀畢業(yè)生留校后擔(dān)任的，大部分專業(yè)不對口，學(xué)歷以本?？茷橹?，研究生基本沒有，這就導(dǎo)致學(xué)歷層次偏低。而其中絕大多數(shù)的人未經(jīng)歷過教育學(xué)相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，也缺乏一定的管理專業(yè)知識和技能，也沒有豐富教學(xué)管理經(jīng)驗。而學(xué)校又對教學(xué)管理人員重使用、輕培養(yǎng)，使不少人整天陷入瑣碎、繁多的事務(wù)中無法解脫，缺乏自由時間，不能進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。因此，民辦高校教學(xué)秘書隊伍的人員構(gòu)成參差不齊、整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

（三）教學(xué)秘書隊伍不穩(wěn)定，人員流動性大。

第一，民辦高校普遍不夠重視教學(xué)管理隊伍建設(shè)，認為教學(xué)管理是日常事務(wù)性工作，什么人都可以從事，從而輕視了教學(xué)秘書工作，導(dǎo)致教學(xué)秘書職稱晉升難，職務(wù)提升難，大家都不愿意長期干下去。第二，教學(xué)秘書工作缺乏合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，工作業(yè)績不好界定，評優(yōu)評先進機會少或者根本沒有，工作干好了沒有表揚，干差了經(jīng)常受到批評和指責(zé)，經(jīng)常受委屈。第三，民辦高校教學(xué)秘書工作任務(wù)重、事務(wù)繁重瑣碎、責(zé)任大，經(jīng)常加班加點，每天面臨著同樣的瑣碎而龐雜的管理服務(wù)工作，還不能有半點失誤，精神壓力大。以上幾個原因的影響，導(dǎo)致教學(xué)秘書隊伍的穩(wěn)定性差，人員更換頻繁。

（三）福利待遇有待提高。

民辦高校教學(xué)秘書行政上歸院系管理，業(yè)務(wù)上又要接受學(xué)校職能部門指導(dǎo)，不僅要完成學(xué)校和院系交辦的管理工作，還要做大量的日常教學(xué)管理工作，工作非常辛苦，路人皆知，而且在待遇上卻沒有考慮到教學(xué)秘書工作的繁重程度，只把教學(xué)秘書當(dāng)做一般的管理崗位，甚至于一些民辦高校教學(xué)秘書的待遇還沒有輔導(dǎo)員或?qū)Ｂ毸緳C的待遇高。所以，教學(xué)秘書崗位吸引不來那些素質(zhì)高、能力強的人，造成了高素質(zhì)的教學(xué)秘書嚴(yán)重短缺，學(xué)校即使想招聘高素質(zhì)、有能力的教學(xué)秘書，也因待遇問題而無人問津。

（四）教學(xué)秘書地位不高，行政職務(wù)晉升難。

與高校普通教師相比，民辦高校教學(xué)秘書在工資收入和職業(yè)聲望上都有很大的差距。隨著民辦高校的發(fā)展升級教學(xué)秘書的學(xué)歷要求都在本科以上，由于專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升難，同等學(xué)歷的教學(xué)秘書在工資待遇上明顯低于普通教師的平均水平。此外，教學(xué)秘書工作業(yè)績?nèi)狈茖W(xué)的評判標(biāo)準(zhǔn)的工作性質(zhì)使得社會對其評價遠遠低于其實際的工作貢獻，付出的和回報不成正比。同時教學(xué)秘書的行政職務(wù)晉升困難，即使從事了很多年的教學(xué)秘書，也最多晉升到了教務(wù)科長或主任。如果想晉升到教學(xué)副院長是幾乎辦不到的，教學(xué)副院長的高職稱、高學(xué)歷是教學(xué)秘書不易達到的，再加上需要豐富的教學(xué)管理經(jīng)驗和專業(yè)知識，所以說教學(xué)秘書在行政職務(wù)上晉升很難。

5、科研創(chuàng)新能力不強。

民辦高校教學(xué)秘書學(xué)歷大多是專本科，科研意識淡薄，但嚴(yán)格地說，即使教學(xué)秘書全部是研究生，也不等于科研管理水平就必然能提高，因為絕大多數(shù)教學(xué)秘書繼續(xù)深造意識雖然大大增強，但相對缺乏科研創(chuàng)新的意識。對科研的認識也存在一些誤區(qū)，一是有的教學(xué)秘書認為“科研高深莫測”，認為搞科研只是教師和教授的事，是很難做的工作；另一個是認為“科研無用”，認為秘書的任務(wù)就是服務(wù)教學(xué)，無需搞科研，搞科研是額外負擔(dān)。以上兩種錯誤認識，導(dǎo)致教學(xué)秘書的科研創(chuàng)新意識不強，大部分人沒有科研成果，且形式單一，科研成果集中于一般學(xué)術(shù)論文，水平不高，也有一部分雖然參加過科研項目，但僅限于廳級或者校級，層教次低，教學(xué)秘書在科研方面受到學(xué)歷、職稱、課題申報難等因素影響，再加上缺少科研時間，自身能力等制約，嚴(yán)重限制了教學(xué)秘書的科研創(chuàng)新能力。

三、改變民辦高校教學(xué)秘書隊伍生存現(xiàn)狀的途徑

（一）民辦高校層面

（1）制定中長期培訓(xùn)制度，提高對教學(xué)秘書的培養(yǎng)。

第一，新聘教學(xué)秘書的常規(guī)教育。對于新聘或輪崗的人員，組織系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋管理學(xué)、教育學(xué)概論、本校兩級教學(xué)管理基本規(guī)章制度等，使他們掌握教育管理理論，了解高校教育規(guī)律、運作規(guī)律及教學(xué)過程，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。第二，定期舉辦教學(xué)管理人員的培訓(xùn)活動。聘請校內(nèi)外教學(xué)管理專家做專題講座、專項培訓(xùn)，針對教學(xué)管理工作中存在的突出問題，組織展開專題討論。第三，輪換崗位，根據(jù)不同的教學(xué)管理崗位性質(zhì)，以三年為一個周期，對教學(xué)秘書進行定期輪換。這可以促使教學(xué)秘書全面了解、熟悉掌握本院系教學(xué)各崗位的職能，培養(yǎng)全局意識，樹立危機意識，進而培養(yǎng)教學(xué)管理崗位的“多面手”。

（2）完善激勵制度建設(shè)，提升歸屬感、穩(wěn)定率，提升職業(yè)認同感。

民辦高校要完善校內(nèi)激勵制度建設(shè)，要為教學(xué)秘書群體建立健全社會保障體系：一是設(shè)立教學(xué)管理崗位專項津貼，該津貼隨從事教學(xué)秘書工作時間增加而不斷遞增，從事時間越長且表現(xiàn)優(yōu)秀，津貼額越高，從而縮小教學(xué)秘書與普通教師的收入差距；二是建立科學(xué)合理的考核機制，對于優(yōu)秀教學(xué)管理人員的職務(wù)晉升、職稱評定、評優(yōu)、評先進給予政策幫助。把工作績效與晉級分配掛鉤，獎懲分明；通過激勵機制，鼓勵并滿足教學(xué)秘書的合理需求，增加其成就感，穩(wěn)定性和職業(yè)認同感。

（二）教學(xué)秘書自身層面

（1）要加強學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化辦公手段，全面提升工作效率。

近年來，民辦高校也開始重視校園網(wǎng)絡(luò)、教學(xué)管理系統(tǒng)的使用，逐步引進實行信息化教務(wù)管理，以教務(wù)管理為中心，將課程管理、人才培養(yǎng)方案管理、學(xué)籍管理、學(xué)生網(wǎng)上選課、網(wǎng)上評教、教室管理、排課調(diào)課管理、等級考試報考、成績管理、畢業(yè)實習(xí)等納入教務(wù)管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)教學(xué)管理的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)校搭建了管理平臺，作為教學(xué)秘書必須熟練使用先進技術(shù)，掌握電腦的應(yīng)用；能夠熟練的應(yīng)用計算機硬件知識和軟件知識，熟練進行文字編輯、圖像圖形處理、表格處理、數(shù)據(jù)庫處理等；掌握通信技術(shù)的應(yīng)用，能夠熟練的運用辦公設(shè)備，只有這樣教學(xué)秘書才能從原來的繁雜的、枯燥的日常事務(wù)中解放出來，從而有更多的時間投入到學(xué)習(xí)和科研中去。

（2）找準(zhǔn)自身定位，全面提高自身綜合素質(zhì)。

民辦高校教學(xué)秘書要想改變自己的生存現(xiàn)狀，必須先給自身定好位，個人認為應(yīng)做到“四個定位”一是角色定位，教學(xué)秘書即是服務(wù)員，又是管理者，而管理從本質(zhì)上講也是服務(wù)，作為教學(xué)秘書，這種服務(wù)更具體、更直接；二是目標(biāo)定位，教學(xué)秘書須把領(lǐng)導(dǎo)滿意、教師滿意、學(xué)生滿意；提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量即“三滿意、兩提高”作為自己的工作目標(biāo)，爭取努力達到；三是責(zé)任地位，教學(xué)秘書要時刻牢記“保秩序、求穩(wěn)定”，保證教學(xué)秩序是基礎(chǔ)性工作，只有在正常的教學(xué)秩序下才能落實教學(xué)計劃，保證教學(xué)意圖的實現(xiàn)；四是工作定位，教學(xué)秘書要保證自己工作的時效性和準(zhǔn)確性，對于上面安排的任務(wù)要及時下達，對于下面反映的問題要如實的準(zhǔn)確的匯報。

在定好位的同時還要提高自身綜合素質(zhì)，首先要提高自身思想品德素質(zhì)，教學(xué)秘書面對繁雜的事務(wù)性工作，應(yīng)具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，愛崗敬業(yè)。要把崗位作為自己的理想，努力做到最好。其次作為教學(xué)服務(wù)員需要教學(xué)秘書具備較高的心理素質(zhì)，具有良好的心理平承受能力，忍受工作中出現(xiàn)的種種誤解、委屈、善于調(diào)節(jié)控自己的情緒，始終保持樂觀、熱情的心態(tài)，保持一種自信風(fēng)度，做到認真細致，豁達坦蕩。再次教學(xué)秘書對于繁瑣的工作必須有敢于吃苦、勇于奉獻的精神，把謙虛謹慎、任勞任怨作為一種永恒的美德。牢固樹立為師生服務(wù)的觀念，以踏實的工作作風(fēng)和勤奮的工作態(tài)度，以一種甘當(dāng)綠葉的精神，為學(xué)校、院系、教師和學(xué)生服務(wù)。

總之，教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中不可或缺的角色，是教學(xué)管理的中堅力量。其素質(zhì)的高低、能力的大小、服務(wù)質(zhì)量的好壞，將直接影響到教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因此，民辦高校要關(guān)注重視這支隊伍的建設(shè)和成長，從高校自身實際出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)狀，科學(xué)調(diào)度，使教學(xué)秘書在崗位上能夠穩(wěn)定、高效地發(fā)揮作用，成為保證學(xué)校教學(xué)工作的重要力量。

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