招標(biāo)方式的引入與圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)——以湖北大學(xué)圖書館為例

張 艷

(湖北大學(xué)圖書館，湖北 武漢 430062)

圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)是指在某一年度按照規(guī)劃在當(dāng)年資金預(yù)算范圍內(nèi)補(bǔ)充新書、加工組織、布局排架納入圖書館原有資源體系的系統(tǒng)工程，涉及圖書、人員、物資的調(diào)配和復(fù)雜的工作流程。如今圖書館都注重網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、特色化建設(shè)，紛紛加大電子資源建設(shè)投入而逐步緊縮紙質(zhì)資源預(yù)算，如何將有限的經(jīng)費(fèi)購置最優(yōu)化組合的資源成為一個(gè)值得研究的課題。在這種背景下，招標(biāo)方式以其公平、公正、公開、誠實(shí)信用的原則和節(jié)省資金、快速高效的特點(diǎn)日益被圖書館界廣泛采用。

1 招標(biāo)的依據(jù)

招標(biāo)最初是一種國際上普遍運(yùn)用的、有組織的市場(chǎng)交易行為，是貿(mào)易中的一種工程、貨物、服務(wù)的買賣方式。具體來講，招標(biāo)是指招標(biāo)人發(fā)出招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書，說明招標(biāo)的工程、貨物、服務(wù)的范圍、標(biāo)段劃分、數(shù)量、投標(biāo)人的資格要求等，邀請(qǐng)?zhí)囟ɑ虿惶囟ǖ耐稑?biāo)人在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)按照一定的程序進(jìn)行投標(biāo)的行為。2000年1月《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及2012年2月《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》的施行為招投標(biāo)行為提供了法律依據(jù)和規(guī)范指導(dǎo)。《中華人民共和國采購法》《教育部政府采購管理暫行辦法》和《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》等政策法規(guī)的相繼出臺(tái)，既規(guī)范了圖書館圖書采購和供應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，又加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商和圖書館雙方利益的法律保障。

以湖北大學(xué)為例，《湖北大學(xué)物資采購招標(biāo)管理辦法》及《管理辦法補(bǔ)充規(guī)定》的出臺(tái)，能針對(duì)復(fù)雜變化的物資市場(chǎng)，規(guī)范物資采購工作和供應(yīng)管理，最大限度地維護(hù)學(xué)校利益。根據(jù)學(xué)校的有關(guān)精神，圖書館的紙質(zhì)新書建設(shè)從2006年開始引入招標(biāo)方式，至今已有8個(gè)年頭。采取招標(biāo)方式不僅能從源頭上鎖定新書及相關(guān)服務(wù)供應(yīng)商，帶來人力、物資以及價(jià)格優(yōu)惠，還能引導(dǎo)建設(shè)成員的核心工作進(jìn)一步突出，服務(wù)由淺層向深層推動(dòng)，由館內(nèi)合作到跨機(jī)構(gòu)協(xié)作，極大地提高工作效率和效能。

2 新書建設(shè)中的招標(biāo)內(nèi)容與形式

2.1 招標(biāo)內(nèi)容的確定

圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)涉及新書采購、驗(yàn)收加工、編目取號(hào)、審校、典藏、送交流通、布局排架等7個(gè)環(huán)節(jié)。紙質(zhì)新書包含中文圖書、國內(nèi)版西文圖書、授權(quán)影印版圖書、原版西文圖書等類型。哪些環(huán)節(jié)和圖書類型可以納入招標(biāo)體系，制定怎樣的技術(shù)指標(biāo)，是將招標(biāo)方式引入紙質(zhì)圖書建設(shè)首先要思考和解決的問題。

湖北大學(xué)圖書館(以下簡稱“我館”)現(xiàn)有的模式是中文圖書、國內(nèi)版西文圖書及授權(quán)影印版圖書作為一個(gè)項(xiàng)目，簡稱中文圖書項(xiàng)目，在中文圖書經(jīng)費(fèi)預(yù)算下建設(shè);原版西文圖書作為一個(gè)項(xiàng)目在西文圖書經(jīng)費(fèi)預(yù)算下建設(shè)。8年來，我館在中文圖書項(xiàng)目上基本采取套餐式招標(biāo)模式，即中標(biāo)供應(yīng)商完全一站式地提供采購、編目及配套加工服務(wù);西文圖書項(xiàng)目則采取單項(xiàng)目招標(biāo)模式，即只就采購資格選擇供應(yīng)商。在中文圖書建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)上，除了采購這一環(huán)節(jié)招標(biāo)保持不變之外，在編目和加工服務(wù)方面逐年有擴(kuò)充，至今覆蓋了編目取號(hào)環(huán)節(jié)以及拆包、核對(duì)到館清單、提供磁條、粘貼磁條、檢測(cè)磁條、加蓋館藏章、打財(cái)產(chǎn)號(hào)、貼條碼及覆膜、打印書標(biāo)、粘貼書標(biāo)及覆膜、對(duì)退書的清理、典藏完畢的圖書歸類等12小項(xiàng)服務(wù)。

2.2 招標(biāo)方式的選擇

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，招標(biāo)分為公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。隨著市場(chǎng)的逐步開放和服務(wù)行業(yè)的迅猛崛起，在國內(nèi)圖書發(fā)行領(lǐng)域，新華書店獨(dú)大的勢(shì)頭不再，民營書商、個(gè)體書店、網(wǎng)絡(luò)書店得以迅速發(fā)展，圖書發(fā)行業(yè)及銷售企業(yè)呈現(xiàn)出百花齊放的局面。在這種大環(huán)境下，采取公開招標(biāo)方式能更好地選擇實(shí)力雄厚、信譽(yù)出色、服務(wù)一流的中文圖書供應(yīng)商。而在原版西文圖書方面，具備圖書進(jìn)出口資質(zhì)的公司目前只有13家，加上我館每年用于購置西文圖書的經(jīng)費(fèi)十分有限，因此，采取邀請(qǐng)招標(biāo)方式更能激發(fā)供應(yīng)商的參與積極性。

2.3 招標(biāo)的程序

根據(jù)《湖北大學(xué)物資采購招標(biāo)管理辦法》的規(guī)定，湖北大學(xué)國有資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)室管理處(以下簡稱“國資處”)具體負(fù)責(zé)招投標(biāo)的日常事務(wù)。因此，我館新書建設(shè)有完整、獨(dú)立的招標(biāo)程序，具體為申報(bào)準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)收標(biāo)、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、實(shí)地考察、合同談判、定標(biāo)簽署合同等6個(gè)步驟。1)申報(bào)準(zhǔn)備:圖書館就中文圖書、西文圖書項(xiàng)目填寫申購表報(bào)國資處，并擬寫技術(shù)要求。2)發(fā)標(biāo)收標(biāo):國資處發(fā)布招標(biāo)公告，發(fā)售招標(biāo)文件，回收投標(biāo)書。3)開標(biāo)評(píng)標(biāo):監(jiān)督組現(xiàn)場(chǎng)拆標(biāo)唱標(biāo)，填寫開標(biāo)記錄。評(píng)委評(píng)分、投票;監(jiān)督組公布分?jǐn)?shù)和排名順序，填寫評(píng)標(biāo)記錄。4)實(shí)地考察:國資處負(fù)責(zé)組織對(duì)排名靠前的3—4家的供應(yīng)商實(shí)地考察。5)合同談判:就項(xiàng)目的技術(shù)和商務(wù)細(xì)節(jié)等未盡事宜與供應(yīng)商進(jìn)行談判，達(dá)成一致。6)定標(biāo)簽署合同:國資處向主管校領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告，在校領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布中標(biāo)公告和中標(biāo)通知書，并簽署供應(yīng)協(xié)議合同。

3 招標(biāo)方式下的新書建設(shè)主體新構(gòu)成

圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)中引入招標(biāo)方式，帶來了更多的人力、物力和資源，對(duì)圖書館原有封閉式的基礎(chǔ)工作造成了一定的沖擊，更加考驗(yàn)建設(shè)負(fù)責(zé)人的掌控能力、協(xié)調(diào)能力、空間及人員分配能力。因此，整個(gè)新書建設(shè)工作面臨著新的人員結(jié)構(gòu)和角色調(diào)整。

3.1 主體成員新結(jié)構(gòu)

引入招標(biāo)方式，對(duì)新書建設(shè)組館員的分工范疇造成了影響，對(duì)館員的心理也造成了一定的壓力。曾有館員認(rèn)為編目及服務(wù)環(huán)節(jié)納入招標(biāo)會(huì)擠壓自己原本的工作，而形成“裁員”局面。事實(shí)上，我館采取循序漸進(jìn)式地對(duì)各環(huán)節(jié)分項(xiàng)目動(dòng)態(tài)調(diào)整逐步進(jìn)入招標(biāo)范疇，館員已經(jīng)有了一個(gè)相當(dāng)長的心理緩沖期和適應(yīng)期，極大地解決了其對(duì)新事物的陌生感、焦慮感，使各項(xiàng)工作有了一個(gè)平穩(wěn)順暢的過渡，館員的工作存在空間和地位不僅沒有被排擠，反而在一定程度上得到了深化和提高。

更多的建設(shè)環(huán)節(jié)采用招標(biāo)方式后，新書建設(shè)的參與成員不僅包括原有的圖書館館員，也包括了供應(yīng)商提供的書目整理人員、編目人員、加工人員、客服人員。因此，新書建設(shè)組的成員由固定成員與機(jī)動(dòng)成員兩部分組成，即固定成員為我館館員，機(jī)動(dòng)成員為供應(yīng)商工作人員。固定成員的結(jié)構(gòu)變化反映在人員總量和各環(huán)節(jié)人員數(shù)量兩個(gè)方面，8年來，建設(shè)館員總數(shù)量發(fā)生了變化，從11人縮減至9人。建設(shè)環(huán)節(jié)配備人員的變化則為，采訪館員從2人增至4人，編目審校館員從7人減至3人。

新書建設(shè)組機(jī)動(dòng)成員的數(shù)量和各環(huán)節(jié)配備人員量則是不固定的。2012年我館新書建設(shè)吸納了5家供應(yīng)商的各類工作人員，從而形成了一個(gè)龐大的機(jī)動(dòng)人員群體。從廣義的角度講，機(jī)動(dòng)成員還包括參與圖書薦購的讀者，但這部分成員存在人數(shù)的不確定以及管理上的難度等因素，因此這部分成員主要由采訪館員來協(xié)調(diào)，暫不納入本文所述的新書建設(shè)組成員群體。

3.2 成員角色調(diào)整及權(quán)責(zé)變化

隨著招標(biāo)方式的引入，新書建設(shè)組館員的角色有了不同程度的轉(zhuǎn)變、權(quán)責(zé)也發(fā)生了相應(yīng)的變化，逐步由職業(yè)向?qū)I(yè)發(fā)展，由專業(yè)技術(shù)人才向質(zhì)量控制專家轉(zhuǎn)變。首先，采訪環(huán)節(jié)的館員配備增多，其主動(dòng)作為和服務(wù)力度相應(yīng)增強(qiáng)。除了配合國資處進(jìn)行招標(biāo)文件起草、對(duì)意向供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、向同行單位咨詢核實(shí)，采訪館員的重心更多地放在對(duì)優(yōu)勢(shì)學(xué)科及特色文獻(xiàn)進(jìn)行查遺補(bǔ)缺、收集讀者薦購新書信息、督促書商保持良好到書率、及時(shí)向薦書讀者反饋處理結(jié)果等方面。其次，編目館員從簡單重復(fù)的編目取號(hào)工作中解脫出來，重點(diǎn)從事編目指導(dǎo)、人員培訓(xùn)、審校書目、館藏?cái)?shù)據(jù)整理工作，以及原編數(shù)據(jù)的審核上傳工作、非書資料以及其他類型資源的編目加工工作。最后，驗(yàn)收館員、典藏館員也進(jìn)一步從體力勞動(dòng)中解放出來，免去了收書、放書的體勞之苦，只需對(duì)供應(yīng)商的加工人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督核實(shí)，對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行抽查把關(guān)等。

伴隨著招標(biāo)內(nèi)容和技術(shù)要求的深入，供應(yīng)商及其工作人員承擔(dān)的責(zé)任、任務(wù)逐漸增多，從書目提供、新書到館時(shí)間、到書率到磁條提供、服務(wù)加工細(xì)項(xiàng)，從編目數(shù)據(jù)質(zhì)量到典藏完畢的圖書歸類，都需要供應(yīng)商的工作人員依照?qǐng)D書館制定的規(guī)范完成，做好工作的銜接以及保證各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

4 圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)流程再造

4.1 引入項(xiàng)目管理制

項(xiàng)目管理是指在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望，包括策劃、進(jìn)度計(jì)劃和維護(hù)組成項(xiàng)目的活動(dòng)的進(jìn)展。招標(biāo)后，供應(yīng)商提供的圖書、人員、磁條等進(jìn)入新書建設(shè)程序，就需要跟原有的人員、物資進(jìn)行統(tǒng)籌管理和重新配置，還應(yīng)進(jìn)行工作空間和工作用計(jì)算機(jī)的重新劃分。首先就是成立由文獻(xiàn)建設(shè)部主任為組長，采訪、驗(yàn)收、編目及典藏館員為固定成員，中標(biāo)供應(yīng)商工作人員為機(jī)動(dòng)成員的新書建設(shè)工作組。組長負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排當(dāng)年度新書建設(shè)，制定建設(shè)方案。包括當(dāng)年新書建設(shè)各環(huán)節(jié)的指標(biāo)規(guī)范文檔、各加工項(xiàng)目指導(dǎo)及質(zhì)量控制責(zé)任人列表、編目分類指導(dǎo)及質(zhì)量控制責(zé)任人列表。其次，將當(dāng)年的項(xiàng)目安排告知項(xiàng)目組固定成員，當(dāng)機(jī)動(dòng)成員到位后，項(xiàng)目組組長引導(dǎo)其知曉工作流程及質(zhì)控負(fù)責(zé)人，固定成員依照自己的職責(zé)范圍對(duì)機(jī)動(dòng)成員進(jìn)行指導(dǎo)使其盡快展開工作，并在后續(xù)工作中進(jìn)行持續(xù)輔導(dǎo)，隨時(shí)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。最后，組長負(fù)責(zé)各工作環(huán)節(jié)的銜接以及處理各類突發(fā)問題。比如事先統(tǒng)籌好不同供應(yīng)商所用財(cái)產(chǎn)號(hào)段的劃分，系統(tǒng)工號(hào)的分配，下載數(shù)據(jù)權(quán)限的賦予，等等。

4.2 到館新書流轉(zhuǎn)過程及管理

中標(biāo)供應(yīng)商提供服務(wù)的第一步，就是根據(jù)采訪館員的訂購需求提供數(shù)量齊全、質(zhì)量完好的新書。新書到貨入館，就遵從有序化原則進(jìn)入圖書館本地的緊密的流程式操作和精細(xì)化管理的新書建設(shè)工作。具體包含以下7個(gè)階段:1)手工驗(yàn)收階段，機(jī)動(dòng)人員在驗(yàn)收館員的指導(dǎo)下進(jìn)行拆包、核對(duì)清單、檢測(cè)磁條的充消磁性，形成《圖書驗(yàn)收?qǐng)?bào)表》《圖書驗(yàn)收結(jié)果統(tǒng)計(jì)表》。2)系統(tǒng)驗(yàn)收階段，機(jī)動(dòng)人員將書按照品種集中的原則放置到指定書車中，供驗(yàn)收館員進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收。3)前期加工階段，機(jī)動(dòng)人員對(duì)系統(tǒng)驗(yàn)收后圖書進(jìn)行蓋館藏章、打印財(cái)產(chǎn)號(hào)、粘貼條碼及覆膜工作。4)編目取號(hào)及審校階段，機(jī)動(dòng)人員按照品種對(duì)圖書進(jìn)行編目取號(hào)，接受編目館員的審校，分別填寫《編目數(shù)據(jù)審校工作排表》和《編目數(shù)據(jù)審校情況記錄表》。5)后期加工階段，機(jī)動(dòng)人員對(duì)審校無誤后的圖書進(jìn)行書標(biāo)粘貼及覆膜工作。6)系統(tǒng)典藏階段，機(jī)動(dòng)人員將加工完畢的圖書移交至典藏館員進(jìn)行系統(tǒng)典藏。7)移交流通階段，典藏館員、機(jī)動(dòng)人員與流通館員一起做好圖書移交、上架工作，確保圖書進(jìn)入流通環(huán)節(jié)。

5 新書建設(shè)的質(zhì)量控制

5.1 事前介入

簡言之就是“早規(guī)劃、勤溝通、多協(xié)調(diào)、重規(guī)范”?！霸缫?guī)劃”就是圖書館應(yīng)提早做好年度新書建設(shè)規(guī)劃和預(yù)算工作，采訪館員應(yīng)提前整理年度新書目，積極聯(lián)系讀者進(jìn)行勾選薦購，確保訂單書目質(zhì)量?！扒跍贤ā本褪菆D書館應(yīng)通過明察暗訪等多種渠道調(diào)研、收集整理圖書供應(yīng)商的供應(yīng)能力和質(zhì)量情況，包括采訪數(shù)據(jù)的提供數(shù)量及分類情況，圖書的運(yùn)輸方式和供應(yīng)周期，是否有專業(yè)編目隊(duì)伍，等等?！岸鄥f(xié)調(diào)”就是圖書館領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同采訪館員在最初招標(biāo)時(shí)就介入，配合國資處擬寫招標(biāo)技術(shù)要求，積極參與開標(biāo)評(píng)標(biāo)工作，執(zhí)行嚴(yán)格的考察認(rèn)證制度，考察供應(yīng)商的公司規(guī)模、內(nèi)部組織與管理、員工狀況等，如員工流動(dòng)過高可能不利于質(zhì)量的穩(wěn)定和業(yè)務(wù)發(fā)展等?！爸匾?guī)范”就是圖書館根據(jù)實(shí)際工作流程，制定完整的操作規(guī)范，包括《圖書驗(yàn)收工作的任務(wù)和職責(zé)》《圖書著錄字段說明》《圖書查重、種次號(hào)取號(hào)細(xì)則》等，提示項(xiàng)目組成員對(duì)每一項(xiàng)工序進(jìn)行規(guī)范操作。

5.2 建設(shè)過程中的質(zhì)控

在新書建設(shè)過程中，從加強(qiáng)機(jī)動(dòng)人員的崗前指導(dǎo)、持續(xù)輔導(dǎo)工作，到細(xì)化監(jiān)察項(xiàng)目、形成管理文檔來形成全方位、立體式的質(zhì)量控制網(wǎng)格。首先是采訪館員做好圖書征訂工作，通過整合新書書目、拓展薦購渠道、廣泛收集薦購信息，合理生成新書征訂訂單，保證讀者薦購圖書在訂單中的合理比例，分別是中文圖書30%以上、西文圖書100%。其次是與供應(yīng)商積極聯(lián)絡(luò)，明確到貨率和到貨時(shí)間的“雙限原則”，即在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)訂單上85%的圖書必須到館。再次是嚴(yán)把機(jī)動(dòng)人員的圖書驗(yàn)收加工關(guān)和編目關(guān)，驗(yàn)收館員配合采訪館員形成圖書驗(yàn)收?qǐng)?bào)表、驗(yàn)收結(jié)果統(tǒng)計(jì)表;審校館員形成編目數(shù)據(jù)抽查登記表、編目數(shù)據(jù)檢測(cè)報(bào)告等;最后是嚴(yán)把圖書移交流通關(guān)，典藏館員認(rèn)真檢查機(jī)動(dòng)人員的書標(biāo)粘貼及圖書按館藏地分配工作，以確保圖書實(shí)體與系統(tǒng)記錄的完整統(tǒng)一;流通館員做好本館藏地所收新書的清點(diǎn)以及上架，與原有圖書整合形成合理有序的排架體系。

5.3 實(shí)時(shí)整改及階段性總結(jié)

在新書建設(shè)中，一旦供應(yīng)商在新書品種供應(yīng)、工作時(shí)間銜接、人力配備上不合理、不積極、不配合，即可做出書面總結(jié)和促改要求，甚至可向館領(lǐng)導(dǎo)、國資處提出暫停合同執(zhí)行的申請(qǐng)，以確保年度新書建設(shè)工作的有效完成。在與供應(yīng)商完成階段合作以及年度合作工作之后，對(duì)各供應(yīng)商提供的圖書品質(zhì)及各項(xiàng)服務(wù)做出總結(jié)，并對(duì)下年度招標(biāo)工作提出合理化建議。雖然新書建設(shè)工作中引入招標(biāo)能提高資金利用率及工作效率，但任何一個(gè)供應(yīng)商都無法齊全、連續(xù)地提供館藏特色文獻(xiàn)，如發(fā)行量少的專著、地方版圖書等。即使有多家供應(yīng)商互為補(bǔ)充，也不能保證完整提供。因此，為了保證館藏圖書的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性，加強(qiáng)特色館藏建設(shè)，作為最能體會(huì)讀者圖書需求和圖書缺供矛盾的基層人員，我們一直呼吁校領(lǐng)導(dǎo)賦予圖書館適當(dāng)寬松尺度的自主采購權(quán)限，比如用于零散購書的金額可放寬到10萬元，教師推薦的圖書采取實(shí)時(shí)采購方式;對(duì)于服務(wù)優(yōu)良合作良好的供應(yīng)商可在次年度直接續(xù)標(biāo)以建立長效合作機(jī)制;招標(biāo)工作期間的供應(yīng)商空缺期，允許自主采購5萬元以下金額的單批圖書，只需事前申請(qǐng)或事后報(bào)告即可。

6 結(jié)語

招標(biāo)方式的引入打開了圖書館建設(shè)者的視野，引導(dǎo)建設(shè)者以市場(chǎng)運(yùn)作方式來思考新書建設(shè)工作，促使圖書館形成專業(yè)的、高素質(zhì)的專家級(jí)新書建設(shè)隊(duì)伍，促使圖書館業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)一步優(yōu)化，使得基礎(chǔ)工作流程化、核心業(yè)務(wù)精品化，整個(gè)新書建設(shè)工序更加細(xì)致緊密，步驟合理有序。同時(shí)，引入招標(biāo)也促使圖書館基層建設(shè)者加強(qiáng)對(duì)外交流與合作，與兄弟院校圖書館形成聯(lián)盟，在保守行業(yè)秘密的前提下，交流實(shí)際工作中形成的有效信息?？傊?，圖書館紙質(zhì)新書建設(shè)中引入招標(biāo)，雖然在一定程度上減少了建設(shè)者在購買來源和合作對(duì)象選擇上的自主權(quán)，降低了靈活度，但綜合其公開、分權(quán)、監(jiān)督的優(yōu)點(diǎn)，仍不失為一種高效的方式。

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