電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

王麗

【摘 要】隨著信息化社會(huì)的到來，在檔案管理工作中，電子文件的應(yīng)用日趨廣泛，本文就針對(duì)電子文件對(duì)檔案工作的影響做一闡述。

【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案工作；影響

1.電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

電子文件是檔案文件的數(shù)字化，人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的所有信息在計(jì)算機(jī)或相關(guān)的電子設(shè)備中進(jìn)行儲(chǔ)存，那么就形成了電子文件。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件主要特征如下：

（1）電子文件不向紙質(zhì)文件那么直觀，電子文件的閱覽和傳遞都需要借助電子設(shè)備來進(jìn)行；（2）電子文件比紙質(zhì)文件的傳遞速度要快，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)快速、大范圍的傳遞；（3）電子文件比紙質(zhì)文件更容易共享，電子文件的共享受時(shí)間和地域的約束幾乎可以忽略；4.電子文件和紙質(zhì)文件的保存環(huán)境不同，電子文件不需要太多的空間來進(jìn)行保存，但是對(duì)環(huán)境要求比較高，像是溫濕度以及電磁性等。

2.電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（1）紙質(zhì)文件材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要內(nèi)容，自從計(jì)算機(jī)被廣泛使用之后，電子文件就逐步的替代了紙質(zhì)文件，通過在磁盤上直接的進(jìn)行文件的輸入，并且修改也是在磁盤上面進(jìn)行的，完成后可以快速方便的儲(chǔ)存到辦公信息數(shù)據(jù)中，供其他的檔案人員和技術(shù)人員共享。這樣就是的文件盒檔案之間的界限不再那么明顯。紙質(zhì)檔案經(jīng)歷的時(shí)間比較長(zhǎng)，其經(jīng)驗(yàn)和模式已經(jīng)比較成熟了，，檔案工作的流程變得非常的清晰，而電子文件的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案工作來說是一項(xiàng)巨大的改變，也是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，將已經(jīng)成形的檔案工作模式打亂、重塑，而且電子文件對(duì)于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的依賴性非常的強(qiáng)。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（3）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

3.電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

（1）對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

（2）對(duì)檔案來源原則的影響。來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

（3）對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

4.檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

（1）將電子文件歸檔的技術(shù)工作當(dāng)成重點(diǎn)工作，以電子文件管理為戰(zhàn)略中心。新型的文教材料歸檔是現(xiàn)在和未來的發(fā)展趨勢(shì)，因此需要檔案工作者盡早的對(duì)現(xiàn)有的文件工作進(jìn)行調(diào)整和改革，通過對(duì)電子文件的接受、儲(chǔ)存和歸檔來進(jìn)行指導(dǎo)工作，確保這些文件的原始性，以及去向，能夠深入的做好這些文件信息的組合工作，來配合未來的發(fā)展趨勢(shì)。通過技術(shù)手段將已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行讀取權(quán)限的修改，將其更改為“只讀性”文件，這樣能夠避免歸檔文件被修改，進(jìn)一步提高了文件的可靠性，讓其社會(huì)效用能夠發(fā)揮出來。

（2）完善電子文件的保存方式。電子文件都是存儲(chǔ)在電子設(shè)備上面，電子設(shè)備對(duì)于環(huán)境的影響比較敏感，在正常的環(huán)境中能夠保存很長(zhǎng)時(shí)間，理論上是永遠(yuǎn)，其讀取方式是不需要接觸的，所以不會(huì)有磨損，但是對(duì)于外界的磁場(chǎng)卻非常敏感。電子文件被保存在電子設(shè)備上，環(huán)境中的磁場(chǎng)、溫濕度等等因素都會(huì)影響內(nèi)部文件的保存效果，而且一旦損壞將是不可逆的。電子文件的產(chǎn)生時(shí)間不是很長(zhǎng)，人們對(duì)于它的保存方式還不成熟，因此未來需要在這方面進(jìn)行深入的研究。

（3）實(shí)行立體化檔案管理。檔案管理工作一直都是直線的狀態(tài)，人們不能夠?qū)n案利用的結(jié)構(gòu)變得立體化，利用工作和其他基礎(chǔ)工作形成一個(gè)平面，這樣只能夠適用于紙質(zhì)檔案時(shí)代，隨著電子文件的出現(xiàn)，檔案的種類和數(shù)量都在增加，基礎(chǔ)工作和利用工作也開始衍生除了一些不同的特性，所以應(yīng)該要以平面結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，增加一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，形成三維空間立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（4）檔案人員是進(jìn)行檔案管理工作的主體，他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能水平直接影響檔案管理的質(zhì)量。我國(guó)當(dāng)前的檔案管理人員參差不齊，對(duì)于一些先進(jìn)的管理技術(shù)無法掌握，因此檔案管理人員的水平提升還有很大的空間，我們需要積極的對(duì)這些人員進(jìn)行培養(yǎng)，擴(kuò)大他們的知識(shí)面，提高專業(yè)技能水平，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，打造多層次的技術(shù)型管理人才，這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。