小型連鎖超市采購系統(tǒng)的開發(fā)

摘 要：本文首先分析了小型連鎖超市采購系統(tǒng)開發(fā)的意義，探討了采購系統(tǒng)的需求及業(yè)務(wù)流程，對小型連鎖超市采購系統(tǒng)各個功能模塊進行了詳細的說明。并就開發(fā)過程中的一些問題進行了具體的探討。

關(guān)鍵詞：超市；管理信息系統(tǒng)；采購管理

采購是超市經(jīng)營管理中的不可缺少的環(huán)節(jié)，也是一個超市能否取得效益的關(guān)鍵.如果能做到及時聯(lián)系供應(yīng)商、合理采購、減少積壓，那么超市就打下了取得最佳效益良好基礎(chǔ)。

1 系統(tǒng)研究的意義

采購在超市經(jīng)營中的重大意義，概括起來有以下幾點：

1.1 采購的質(zhì)量與超市銷售工作的質(zhì)量息息相關(guān)

作為超市經(jīng)營的先導環(huán)節(jié)，只有購進商品的品種、數(shù)量和質(zhì)量符合顧客需要，商品的銷售才能實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率和高效益，才能達到采購與銷售的和諧統(tǒng)一。

1.2 采購與商品周轉(zhuǎn)速度密切相關(guān)

采購早了，會造成庫存積壓，采購晚了，會出現(xiàn)商品短缺，影響銷售。所以，適時和適量是采購人員必須解決的問題。如果采購人員把握的量度比較好，就可以使庫存保持在一個合理的區(qū)間，從而加快商品周轉(zhuǎn)速度，從進減少保管費，加快資金周轉(zhuǎn)，為超市帶來切實利益。

1.3 采購可增加超市的經(jīng)濟效益

超市的經(jīng)濟效益是在商品銷售之后體現(xiàn)出來的，但如果購進了物美價廉的商品，是可以顯著增加超市的效益的。這是采購可以給超市帶來的顯性效益之一。而降低庫存，加快資金周轉(zhuǎn)，是采購給超市帶來的隱性效益。

采購數(shù)據(jù)信息化，采購系統(tǒng)計算機化以后，可以使上述幾項的作用表現(xiàn)的更為明顯。因此，建立采購管理系統(tǒng)，不僅必要，而且必須，這一點，對小型連鎖超市尤為關(guān)鍵。

2 系統(tǒng)分析

小型連鎖超市采購的基本流程包括：明確采購需求、確定采購計劃、采購執(zhí)行等。如圖1所示。

2.1 采購需求匯總

采購需求的來源是多種多樣的，可以是門面提出的，也可能是倉庫提出的，還有可能是大宗購買提出的，等等。在這個過程中，需要做的是把各種需求分門別類地匯總起來，以方便采購。

2.2 確定采購計劃

需求確定之后，就可以著手制定采購計劃了。在此，需要考慮需求的輕重緩急，也要考慮庫存及銷售情況，還是考慮量與價格之間的關(guān)系?？傊?，這是一個多方平衡的結(jié)果。最后，要對所需的商品、服務(wù)的特點和數(shù)量進行確認。

2.3 選擇、評估供應(yīng)商

按采購計劃，對相關(guān)的供應(yīng)商進行評估，并選出最終的供貨商。

2.4 確定采購內(nèi)容

這主要是與供應(yīng)商之間確定具體的細節(jié)。

2.5 生成采購訂單及合同

與供應(yīng)商就采購細節(jié)探討完成后，就可以生成采購訂單了，并據(jù)此簽定供貨合同。在雙方均無異議的情況下，合同開始執(zhí)行。

2.6 驗收貨物

收到貨物后，進行驗收，合格的留下，不合格的做退貨處理。貨物入庫或者直接派送到相應(yīng)的門店。

3 系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)的主要功能是制定采購計劃并執(zhí)行，系統(tǒng)目標是：提高貨物采購的速度，縮短采購周期，努力將庫存控制在一個合理的幅度之內(nèi)。

本系統(tǒng)主要有系統(tǒng)管理、商品數(shù)據(jù)管理、供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理、采購計劃管理、采購合同管理、收貨管理以及采購評價等功能模塊。如圖2所示。

具體的功能描述如下：

3.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊包括數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)導出以及密碼修改等功能。數(shù)據(jù)導入、導出主要是與主系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)管理及合同管理有關(guān)，其導入、導出的數(shù)據(jù)主要是商品數(shù)據(jù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)以及合同數(shù)據(jù)中合同模板和合同樣本（以前簽訂的類似合同），這里所導入的數(shù)據(jù)應(yīng)該是與本次采購相關(guān)的數(shù)據(jù)，所以，數(shù)據(jù)導入首先要做的就是篩選。數(shù)據(jù)導出更多地是一個大備份的功能，以保持與主數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的一致。密碼修改是針對采購員的。

3.2 商品管理模塊

商品管理模塊包括商品添加、商品查詢和商品篩選。商品添加主要用于新商品的基本信息的添加，商品查詢可以查詢商品的基本情況，而商品篩選主要是為本次采購服務(wù)了，即將商品庫中已有的與本次采購相關(guān)的商品篩選在一起，以方便采購。

3.3 供應(yīng)商管理模塊

此模塊與商品管理模塊相同，只不過管理對象是供應(yīng)商。

3.4 采購計劃管理模塊

采購計劃管理模塊包括采購需求、供應(yīng)商審核和采購單管理三個部分。采購需求可以由門店提出，也可以由倉庫提出，也可以是總店提出，我們需要做的是將這些需求導入或者添加進來，并按照得采購的原則對其進行匯總。對供應(yīng)商的審核主要有兩點：一是審核只針對符合此次采購要求的供應(yīng)商；二是審核的內(nèi)容包括供應(yīng)商的信用、供貨速度、供貨價格等。采購單管理，首先生成本次采購總的采購清單，準確地說，是采購計劃，然后，計劃按供應(yīng)商進行分解，生成具體的采購單，同時為采購合同的簽訂做好了準備。

3.5 采購合同管理模塊

采購合同管理模塊包括合同的生成、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔。合同的生成包括合同樣本的選擇以及合同內(nèi)容的確定，合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)控和歸檔是合同執(zhí)行過程中其狀態(tài)的轉(zhuǎn)換。

3.6 收貨管理模塊

收貨管理模塊包括收貨管理和退貨處理。主要是貨物到了之后的一些工作。是整個采購工作的收尾。

3.7 采購評價模塊

采購評價模塊主要是對本次采購做一評價，包括對供應(yīng)商、商品和合同的評價，也可以對采購人員進行評價。具體功能包括評價設(shè)定，主要是對其參數(shù)等進行設(shè)定；對供應(yīng)商評價、合同評價、商品評價等。

4 相關(guān)問題

4.1 數(shù)據(jù)問題

本系統(tǒng)只是小型連鎖超市管理系統(tǒng)中的一個模塊，所以，其數(shù)據(jù)必然需要導入和導出。導入的是主庫的相關(guān)數(shù)據(jù)，在采購過程中，我們使用的實際上是主數(shù)據(jù)庫的鏡像而整個采購完成后，其數(shù)據(jù)是需要導回到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中的，也就是數(shù)據(jù)的導出，比較典型的如合同歸檔等。數(shù)據(jù)導出是按采購員來區(qū)分的。另外，在采購評價中也存在這樣的問題，其生成的數(shù)據(jù)是需要返回到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫的，如供應(yīng)商的歸供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，商品歸商品數(shù)據(jù)庫，合同的歸合同數(shù)據(jù)庫，凡此種種。

在采購系統(tǒng)中，還要注意數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一和規(guī)范，尤其是在新添加商品或者合同的時候。采購不僅要把好商品質(zhì)量關(guān)，還要把好數(shù)據(jù)規(guī)范關(guān)，只有這樣，才能保證整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整、規(guī)范和統(tǒng)一。

4.2 采購評價問題

設(shè)計采購評價的出發(fā)點就是想將一些東西量化，為以后的采購工作打下一個良好的基礎(chǔ)。其基本的考量是通過逐步積累的方式，一點一點地將評價的結(jié)果做出來。想法是好的，但真正要完成，就會變成的非常困難，困難之一是評價的指標體系的建立，這應(yīng)該是一個逐步探索、不斷修正的過程；困難之二是評價的效用問題，評價的指標體系麻煩，建一個簡單的總行了吧，但不論是復雜的還是簡單的，它做出的評價到底有多少用呢？這些都是一些還需要驗證的東西。關(guān)于此部分內(nèi)容，我們會專文進行探討。

4.3 供應(yīng)商審核問題

在采購計劃管理中，我們提出了供應(yīng)商審核的問題。它實際上是采購評價的再調(diào)用，也即本次評價給下次采購用。但采購評價有這樣或那樣的問題，所以，在供應(yīng)商的審核這個環(huán)節(jié)中，第一，相關(guān)數(shù)據(jù)是調(diào)用數(shù)據(jù)庫的，第二，是采用逐步累加的方式，例如，一次供貨及時，其供貨響應(yīng)系數(shù)響應(yīng)的值可增加0.1等。關(guān)于此部分內(nèi)容，我們會專文進行探討。

小型連鎖超市的采購，與整個超市的銷售的好壞息息相關(guān)，一個好的銷售系統(tǒng)，不僅可以顯著提高超市的銷售利潤，還可以降低庫存、加速資金流動，進而降低成本，提高利潤。應(yīng)該說，本文所探討的采購系統(tǒng)，基本上達到了上述要求。

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作者簡介

趙泉（1964-），男，漢，山西平定，遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院，教授，研究方向：數(shù)據(jù)分析處理、信息檢索。