探討企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制的不足和建議

劉桂娟

摘要：企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，一直是企業(yè)甚至社會(huì)各界所關(guān)注的。采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)管理活動(dòng)之一，是企業(yè)運(yùn)營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系著企業(yè)成本和利潤的高低，對企業(yè)的經(jīng)營管理產(chǎn)生重大影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和管理體制的不斷發(fā)展，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中也出現(xiàn)了不少問題和不足之處。加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制，是降低企業(yè)經(jīng)營成本，提高效率的重要手段，也是增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的重要途徑。本文通過對目前企業(yè)采購環(huán)節(jié)中普遍存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了一些改進(jìn)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 采購環(huán)節(jié)不足 改進(jìn)建議

一、采購環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要性

內(nèi)部控制是企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營過程實(shí)行監(jiān)督控制，對企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)進(jìn)行自我約束和調(diào)節(jié)，是企業(yè)管理中最重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)部控制分別體現(xiàn)在環(huán)境控制、風(fēng)險(xiǎn)評估、采購業(yè)務(wù)流程和制度、信息溝通與監(jiān)督制度等體系中。其中，采購直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，關(guān)系著企業(yè)利潤的高低，因此擁有系統(tǒng)和完善的采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度是建立現(xiàn)代化企業(yè)制度的必然要求，對于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，具有深刻意義。內(nèi)部控制中，采購環(huán)節(jié)控制執(zhí)行不力，容易導(dǎo)致生產(chǎn)物質(zhì)量不高而成本偏高，甚至有可能導(dǎo)致采購腐敗，這些都會(huì)給企業(yè)的發(fā)展帶來嚴(yán)重的不利。加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制中的采購環(huán)節(jié)控制，可以規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)決策目標(biāo)順利進(jìn)行，同時(shí)保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確真實(shí)，維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全，增強(qiáng)企業(yè)在市場環(huán)境中的核心競爭力以及適應(yīng)市場的生存能力。完善企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制還能防范和杜絕舞弊欺詐行為，提高企業(yè)經(jīng)營業(yè)績，促進(jìn)企業(yè)的健康良性發(fā)展。

二、企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制的不足

現(xiàn)階段公司企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制的不足主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)管理組織體系不健全

首先，貨物的進(jìn)銷存系統(tǒng)沒有充分考慮內(nèi)部控制建設(shè)，企業(yè)運(yùn)作的作業(yè)流程設(shè)計(jì)不規(guī)范；其次，按照企業(yè)生產(chǎn)目前的結(jié)構(gòu)分配和生產(chǎn)安排，存在著某些不足，不利于從環(huán)境控制方面改善內(nèi)部控制存在的矛盾。僅僅只是在制度上嚴(yán)加規(guī)范從內(nèi)部控制根本上并不能解決問題。在上述兩點(diǎn)中可以看出制度不嚴(yán)管將會(huì)滋生助長采購不集中、多方采購或者重復(fù)采購的嚴(yán)重現(xiàn)象，企業(yè)存在著管理組織機(jī)構(gòu)沒有必要的監(jiān)督制度權(quán)衡、權(quán)利職責(zé)分配不明晰等問題。

（二）采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部相互監(jiān)督不嚴(yán)

企業(yè)在內(nèi)部管理組織中多數(shù)設(shè)有專門的采購部門，采購業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)掌握供應(yīng)商資料及相關(guān)供貨訊息。采購部門根據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行詢價(jià)、確定采購數(shù)量和貨物安排，以及供應(yīng)商名單并交由上級部門主管審批及申請貨款。事實(shí)上，上級部門主管、財(cái)務(wù)部、質(zhì)量檢驗(yàn)部對采購業(yè)務(wù)的控制只有限制對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和價(jià)格方面進(jìn)行統(tǒng)一并一致性的復(fù)核，都屬事物發(fā)生過后的控制。而采購前期工作事項(xiàng)中沒有注重控制意識(shí)，如對所需采購物料的市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、及價(jià)格和供貨合同等工作沒有實(shí)質(zhì)的監(jiān)督。

（三）價(jià)格控制和預(yù)算要求不嚴(yán)格

一般來說，企業(yè)的采購計(jì)劃多數(shù)依據(jù)銷售計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃來進(jìn)行物料采購。而今社會(huì)經(jīng)濟(jì)和市場變化多端，銷售也跟隨市場變動(dòng)而變化，與此同時(shí)采購的計(jì)劃也跟著銷售的變動(dòng)而隨之頻繁。由于采購部門和銷售部門及生產(chǎn)部門沒有進(jìn)行有效及時(shí)的順暢溝通，從而導(dǎo)致企業(yè)采購預(yù)算和價(jià)格控制不實(shí)質(zhì)，僅僅只是趨于形式化，造成企業(yè)進(jìn)和銷的脫節(jié)，導(dǎo)致物料采購過剩或者短缺，影響企業(yè)順利生產(chǎn)。

（四）缺乏合理有效的績效評估體制

沒有合理有效的績效評估體制會(huì)導(dǎo)致員工缺乏對工作的責(zé)任意識(shí)，無法提高采購工作人員對工作的積極性，從而影響企業(yè)采購成本的控制和供貨商的品質(zhì)和質(zhì)量。企業(yè)沒有對采購部門、相關(guān)采購工作人員進(jìn)行合理有效的績效體制管理，直接導(dǎo)致采購人員采購積極性不高，企業(yè)成本居高不下，供貨商所供貨物品質(zhì)低劣等問題，造成企業(yè)經(jīng)營和獲利的困難，不利于企業(yè)在銷售市場中的核心競爭。

三、企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制的改進(jìn)建議

針對上述企業(yè)采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制存在的問題提出了幾點(diǎn)相關(guān)的改進(jìn)建議：

（一）規(guī)范采購作業(yè)流程

環(huán)境控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重要體現(xiàn)，它反映了公司董事會(huì)、總經(jīng)理、業(yè)務(wù)采購及其他工作人員對內(nèi)部控制的意識(shí)態(tài)度和行動(dòng)。它對企業(yè)目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)評估、內(nèi)部控制管理活動(dòng)、信息溝通體制和監(jiān)督等有著潛移默化的影響。良好的環(huán)境控制是采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制得以順利進(jìn)行的前提和保障，規(guī)范采購作業(yè)流程是保證良好的環(huán)境控制的具體措施。

（二）加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督

首先加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理。任何重要的物料采購都需經(jīng)過兩個(gè)或者三個(gè)以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)之后再進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)。任何采購人員都必須準(zhǔn)確了解物料產(chǎn)品的市場行情及加工流程。在報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上再進(jìn)行成本預(yù)算統(tǒng)計(jì)，綜合判斷和對比之后確定采購數(shù)量，價(jià)格和供貨。其次是加強(qiáng)采購流程控制。對采購崗位適當(dāng)進(jìn)行輪換，有效避免采購人員與供應(yīng)商之間的串通舞弊。在一定程度上減少因賄賂產(chǎn)生的損失。最后是明確采購職責(zé)分配。對采購人員進(jìn)行職責(zé)分配責(zé)權(quán)劃分有助于提高工作效率，避免相互推卸，利于績效考核。

（三）加強(qiáng)采購預(yù)算控制

針對企業(yè)采購計(jì)劃常常更改變動(dòng)和預(yù)算流于形式的狀況，采取相關(guān)必要的措施克服弊端。采購計(jì)劃用固定方式和補(bǔ)充相結(jié)合的方式，提早一個(gè)月或者幾個(gè)月的時(shí)間安排和編制采購固定計(jì)劃，到了當(dāng)月的采購計(jì)劃依據(jù)生產(chǎn)安排再進(jìn)行補(bǔ)充和更改，考核時(shí)，將資金占用量與及時(shí)性相結(jié)合，重點(diǎn)考核固定計(jì)劃方式中的采購物資資金占用量和補(bǔ)充計(jì)劃方式中采購物資資金的及時(shí)性。

（四）基礎(chǔ)信息實(shí)行共享

企業(yè)可以要求采購信息在電腦中進(jìn)行更新和維護(hù)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)工作的可追溯性。隨時(shí)查詢各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)在任何時(shí)間與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)往來及所處的狀態(tài)。包括采購數(shù)量，已經(jīng)接收的庫存數(shù)量，退貨數(shù)量，金額等。減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素控制。專門指派人員對采購數(shù)量及供應(yīng)商質(zhì)量狀態(tài)進(jìn)行分析，并從中制定相關(guān)制度規(guī)范采購流程環(huán)節(jié)和供應(yīng)商管理策略，使各部門基礎(chǔ)信息共享并加強(qiáng)監(jiān)督。

（五）建立一定的績效評估體制

為了提高采購人員的工作效率和積極性，降低采購成本，提高供應(yīng)商供貨質(zhì)量，可以以月份為單位，對采購人員進(jìn)行績效考核，考核項(xiàng)目包括：采購成本控制、交期控制、物料品質(zhì)控制等。成本控制要求采購人員準(zhǔn)確了解和掌握所需采購產(chǎn)品的市場行情和加工流程在報(bào)價(jià)基礎(chǔ)上再進(jìn)行成本預(yù)算和評估。交期控制要求采購人員掌握和了解企業(yè)生產(chǎn)現(xiàn)狀，對供應(yīng)商生產(chǎn)能力、供貨狀況進(jìn)行準(zhǔn)確把握和判斷，及時(shí)與生產(chǎn)部門做好溝通，盡量防范和控制損失。物料品質(zhì)控制指評價(jià)供應(yīng)商的品質(zhì)保證能力，要求供應(yīng)商根據(jù)采購要求進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)和運(yùn)輸并確保產(chǎn)品送達(dá)的品質(zhì)要求。及時(shí)替換不合格物料產(chǎn)品，雙方嚴(yán)格和準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)量對質(zhì)。

四、結(jié)束語

企業(yè)組織管理中采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運(yùn)營的關(guān)鍵，它直接影響著企業(yè)的成本和利潤的高低，然而企業(yè)在采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制卻往往會(huì)被疏忽。本文分析了采購環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)部控制中的重要性，指出了采購環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制容易出現(xiàn)的漏洞，對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的構(gòu)建從環(huán)境控制、采購作業(yè)流程控制、信息和溝通及監(jiān)督等方面分別進(jìn)行了闡述。企業(yè)在采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中從制度和體系建設(shè)以及操作流程方面加強(qiáng)改善，為公司創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，把握好采購環(huán)節(jié)，節(jié)約成本，增加企業(yè)在市場中的核心競爭力。也許實(shí)際操作中還有很多細(xì)節(jié)沒有探討和提出來，企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況對內(nèi)部控制細(xì)節(jié)進(jìn)行分析和研究，并制定相應(yīng)的管理制度體系，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理。

參考文獻(xiàn)：

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