淺談加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)

胡順風(fēng)

摘要：內(nèi)部控制的好壞反映一個(gè)單位管理水平的高低，他是現(xiàn)代管理體系中不可或缺的組成部分。強(qiáng)有力的內(nèi)部控制是保證行政事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)行的有力保障。行政事業(yè)單位是我國(guó)特有的一種機(jī)構(gòu)設(shè)置，構(gòu)建內(nèi)部控制制度沒(méi)有可學(xué)習(xí)的模板。本文首先強(qiáng)調(diào)行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的意義和作用，探討行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則，隨后分析行政事業(yè)單位內(nèi)部控制實(shí)施現(xiàn)狀，最后總結(jié)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制制度；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

一、行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)控的意義

行政事業(yè)單位是一個(gè)非盈利的政府機(jī)構(gòu)，屬于國(guó)家的職能部門(mén)，如財(cái)政局、稅務(wù)局、環(huán)保局、國(guó)土資源局。行政事業(yè)單位能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)直接影響經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定。而內(nèi)部控制是現(xiàn)代管理體系中的重要組成部分，他是保證國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的強(qiáng)力工具。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)行政事業(yè)單位面臨的社會(huì)環(huán)境發(fā)生著巨大的變化。當(dāng)前我國(guó)行政事業(yè)單位改革的步伐加快，原有的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不再適應(yīng)新的體制。因此在行政事業(yè)單位改制的關(guān)鍵時(shí)期，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部控制是有重大意義的。

二、強(qiáng)化行政事業(yè)單位內(nèi)控的原則

強(qiáng)化行政事業(yè)單位內(nèi)控的目的是改善事業(yè)單位管理水平、提高運(yùn)行效率、增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)抵御能力，保證行政事業(yè)單位正常運(yùn)行，發(fā)揮其維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)穩(wěn)定的職能。在建立內(nèi)控制度時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循以下幾項(xiàng)原則。

1.經(jīng)濟(jì)原則

企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制是為了降低運(yùn)營(yíng)成本，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，以最小花費(fèi)創(chuàng)造最大利益。行政事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部控制的目的雖然不為自身創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，更多的是出于社會(huì)效益考慮。但是在內(nèi)部控制建設(shè)時(shí)也應(yīng)該注意其經(jīng)濟(jì)性，以最少的成本提供更多的社會(huì)服務(wù)，創(chuàng)造最大的社會(huì)效益。

2.制衡原則

權(quán)責(zé)明晰、分工協(xié)作是建立內(nèi)部控制的前提。內(nèi)部控制就是要部門(mén)之間相互監(jiān)督、相互制約的關(guān)系。每一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須有兩個(gè)或兩個(gè)以上的環(huán)節(jié)構(gòu)成，在具體實(shí)施中相連的兩個(gè)環(huán)節(jié)要有不同的部門(mén)完成。每個(gè)環(huán)節(jié)要有兩名或兩名以上人員完成，必要時(shí)還要設(shè)置部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批程序。

3.適應(yīng)性

內(nèi)部控制是一個(gè)概念，他提供給管理者的僅僅是一個(gè)構(gòu)架。在建立內(nèi)部控制制度時(shí)，要以這個(gè)構(gòu)架為基礎(chǔ)，結(jié)合事業(yè)單位的規(guī)模、性質(zhì)、風(fēng)險(xiǎn)等特點(diǎn)，建立適合的內(nèi)控制度。隨著事業(yè)單位的發(fā)展和外界環(huán)境的變化，內(nèi)部控制制度也應(yīng)該及時(shí)的做出調(diào)整。

4.整體性

事業(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)都要納入內(nèi)部控制的監(jiān)管范圍。他貫穿于各個(gè)活動(dòng)的整個(gè)流程，貫穿于企業(yè)的整個(gè)生命周期。他既重視單位的短期目標(biāo)，由結(jié)合單位的長(zhǎng)期規(guī)劃。他是保證事業(yè)單位按照規(guī)劃正常運(yùn)行的有力保障。

5.重要性

雖然單位的各項(xiàng)活動(dòng)都納入內(nèi)部控制的監(jiān)管范圍，但是對(duì)于那些無(wú)關(guān)緊要或是對(duì)單位發(fā)展影響不大的活動(dòng)的監(jiān)管力度可以降低。內(nèi)部控制的重點(diǎn)應(yīng)該是單位的重點(diǎn)部門(mén)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、易發(fā)生徇私舞弊的領(lǐng)域，做到抓大放小、有的放矢。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)控現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.內(nèi)部控制意識(shí)薄弱

行政事業(yè)單位是政府機(jī)構(gòu)，所處環(huán)境也是比較安逸，管理層思想觀念比較保守。許多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性和現(xiàn)實(shí)意義。有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為內(nèi)部控制就是限制自己的權(quán)利，拒絕內(nèi)部控制的建設(shè)。有些單位錯(cuò)誤的將預(yù)算控制認(rèn)為是內(nèi)部控制，沒(méi)有必要專門(mén)建立內(nèi)部控制制度。有些單位雖然引進(jìn)內(nèi)部控制制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有為內(nèi)部控制的實(shí)施創(chuàng)造一個(gè)良好的外部實(shí)施環(huán)境，這樣就導(dǎo)致內(nèi)部控制流于形式，無(wú)法充分發(fā)揮內(nèi)控的作用。

2.機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，制約關(guān)系弱化

由于行政事業(yè)單位的特殊性，在日常管理中并沒(méi)有引入現(xiàn)代公司治理理念。機(jī)構(gòu)的設(shè)置、崗位的設(shè)置、人員的配置等一直保持原有特征。事業(yè)單位雖然分工明確、權(quán)責(zé)明晰，但是單位內(nèi)部帶有濃重的官僚氣息，職責(zé)重復(fù)，管理混亂。在實(shí)際工作中一人多職，越權(quán)管理現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。為了個(gè)人或是小集體的利益，部分管理人員干涉會(huì)計(jì)部門(mén)工作，要求會(huì)計(jì)工作人員弄虛作假。會(huì)計(jì)人員的獨(dú)立性受到嚴(yán)重影響，對(duì)外提供的會(huì)計(jì)信息失真嚴(yán)重。

3.內(nèi)部控制執(zhí)行力度不夠，效果不佳

完善的內(nèi)部控制應(yīng)該包括事前控制、事中控制、事后控制三部分。目前事業(yè)單位所謂的內(nèi)部控制主要體現(xiàn)在事后控制，沒(méi)有建立事前控制和事中控制的環(huán)節(jié)。只有事后控制的內(nèi)部控制有很大的局限性：一方面，事后控制有很大的滯后性，不能方法與未然，達(dá)不到提升管理效率，促進(jìn)單位健康發(fā)展：另一方面，只有單位存在的問(wèn)題被發(fā)現(xiàn)時(shí)才會(huì)啟用事后控制程序，而單位存在的問(wèn)題并不一定都會(huì)被發(fā)現(xiàn)，因此會(huì)有很大比部分問(wèn)題逃出內(nèi)控的監(jiān)管。而且事后控制時(shí)，單位已經(jīng)遭受重創(chuàng)，內(nèi)部控制沒(méi)有避免損失的發(fā)生，作用效果不顯著。

4.信息反饋不流暢，問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決

行政事業(yè)單位機(jī)構(gòu)臃腫，內(nèi)部崗位設(shè)置繁多。單位內(nèi)部信息傳遞需要多個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的延誤都會(huì)導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法及時(shí)的了解具體情況，無(wú)法及時(shí)做出處理批示，降低信息的及時(shí)性，弱化內(nèi)控質(zhì)量。由于事業(yè)單位一人多職現(xiàn)象嚴(yán)重，信息在單位內(nèi)部傳遞時(shí)，信息的保密性受到嚴(yán)重的威脅。一些信息可能被相關(guān)利益團(tuán)體截留，無(wú)法傳遞至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)：一些信息可能被當(dāng)時(shí)人先于來(lái)領(lǐng)導(dǎo)了解。當(dāng)事人及時(shí)停止危害活動(dòng)或是及時(shí)掩飾真實(shí)情況，導(dǎo)致真實(shí)問(wèn)題不能被領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)。

四、改善行政事業(yè)單位內(nèi)控的建議和措施

針對(duì)內(nèi)部控制在事業(yè)單位實(shí)施的現(xiàn)狀，我們可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。

1.強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，使得員工由被動(dòng)接受變?yōu)橹鲃?dòng)學(xué)習(xí)：優(yōu)化控制環(huán)境，為內(nèi)部控制實(shí)施提供一個(gè)良好的實(shí)施環(huán)境。因此強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)和優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境是實(shí)施內(nèi)部控制的第一步。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部控制的學(xué)習(xí)，深刻理解內(nèi)部控制的本質(zhì)，并將實(shí)施內(nèi)部控制的目的傳達(dá)給全體員工，讓員工意識(shí)到內(nèi)部控制對(duì)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。再有就是塑造良好的單位文化。一個(gè)好的文化應(yīng)該善于接受新的知識(shí)、可以形象員工的意識(shí)和行為。

2.完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，加強(qiáng)部門(mén)間的約束力

按照公司治理的理論設(shè)置單位機(jī)構(gòu)，做到權(quán)責(zé)分明、權(quán)利義務(wù)對(duì)等，部門(mén)之間職能無(wú)交叉、無(wú)重疊。部門(mén)內(nèi)部在設(shè)置崗位時(shí)，要注意執(zhí)行崗位、審批崗位、監(jiān)督崗位相分離，不同職責(zé)的崗位使用不同的人員。防止一人控制整個(gè)活動(dòng)情況的出現(xiàn)。定期進(jìn)行輪崗，制定離崗交接程序，必要時(shí)進(jìn)行離崗審計(jì)。這樣無(wú)論是在部門(mén)之間還是在工作人員之間，都此形成一種強(qiáng)大的制約關(guān)系，防止舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.規(guī)范內(nèi)控流程，加強(qiáng)事前、事中控制

按照內(nèi)部控制的規(guī)范，單位應(yīng)該加強(qiáng)事前、事中控制。第一，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度的宣傳工作，明細(xì)內(nèi)部控制規(guī)章。第二、各項(xiàng)活動(dòng)嚴(yán)格按照內(nèi)控制度開(kāi)展，定下內(nèi)控基調(diào)。第三、各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施時(shí)，要注意進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)，明確責(zé)任人。第四、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要承擔(dān)起監(jiān)督職責(zé)，監(jiān)督各項(xiàng)活動(dòng)的流程。

4.保證信息的保密性和及時(shí)性

設(shè)置專門(mén)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)信息的傳遞工作。這樣一方面能夠保證信息及時(shí)的傳遞，令一方面能夠強(qiáng)化信息的保密性。單位主要負(fù)責(zé)人直接負(fù)責(zé)信息的反饋工作，這樣增加信息反饋工作的獨(dú)立性。

5.充分利用外部審計(jì)

單位領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)的了解單位內(nèi)部控制的實(shí)施效果，這就需要借助外部審計(jì)力量。外部審計(jì)的審計(jì)范圍不僅僅是單位的各項(xiàng)活動(dòng)，還包括單位內(nèi)部控制的執(zhí)行效果。聘用外部審計(jì)無(wú)形中加強(qiáng)了內(nèi)部控制相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任感，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)注重對(duì)內(nèi)控實(shí)施效果的監(jiān)督。