慢性病防治醫(yī)院檔案編研工作應(yīng)體現(xiàn)慢性病防治專業(yè)特色

朱宏華

【摘 要】本文闡述了隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，慢性病防治醫(yī)院檔案管理應(yīng)將慢性病防治專業(yè)特色作為編研工作重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】慢性病防治；檔案編研；綜述

隨著我市慢性病防治事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級慢性病防治醫(yī)院的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。隨著檔案管理工作的升級發(fā)展，研究如何提高檔案編研工作，深入開發(fā)利用檔案信息資源已成為各慢性病防治醫(yī)院檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。我院在開展編研工作時(shí)，在突出慢性病防治專業(yè)特色上做文章，使編研材料具有很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)用性，受到了業(yè)務(wù)人員的歡迎和好評。在工作中我們體會(huì)到，要開發(fā)有慢性病防治業(yè)務(wù)的檔案編研材料，應(yīng)抓住以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

一、以業(yè)務(wù)檔案為編研工作的主要對象

慢性病防治醫(yī)院在以慢性病防治為中心的各項(xiàng)工作中，形成了大量的文書、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、教學(xué)、聲像、實(shí)物等檔案材料。但由于慢性病防治是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，故而反映與記錄此項(xiàng)工作的主要載體的業(yè)務(wù)檔案也就具有了極強(qiáng)的專業(yè)性。此外，慢性病防治在業(yè)務(wù)上又具有連續(xù)性的特點(diǎn)，對疫情流行規(guī)律的認(rèn)識以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都必須以業(yè)務(wù)檔案為依據(jù)。因此，在開展檔案編研工作時(shí)，應(yīng)首先從業(yè)務(wù)檔案入手，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為開展疾病防治、監(jiān)督監(jiān)測工作服務(wù)。

二、選題要圍繞業(yè)務(wù)上的主要任務(wù)

檔案編研材料要有特色，要把好選題關(guān)。選題應(yīng)圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)。脫離業(yè)務(wù)工作的選題，便無法談上編研材料的專業(yè)性。為此，檔案人員應(yīng)做到兩個(gè)了解和掌握：

（一）要了解和掌握單位的中心工作

在安排單位全年的檔案編研工作時(shí)，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向并以此來確定編研選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實(shí)際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當(dāng)年的編研工作的開展做到心中有數(shù)，才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務(wù)于中心工作。如我院近年來的中心工作是為結(jié)核病控制項(xiàng)目實(shí)施十年終期評估，而十年終期評估要求出具近十年、五年的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)的綜合分析。對此，我們的檔案室及早做出反應(yīng)，在制定編研計(jì)劃時(shí)，就安排編制反映這一內(nèi)容的編研材料，為及時(shí)滿足醫(yī)院利用需要起到了積極的作用。

（二）要及時(shí)了解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

慢性病防治醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)是開展結(jié)核病、麻風(fēng)病、皮膚病性病、精神病等的預(yù)防和治療管理。檔案管理人員在具體做各專業(yè)口的編研計(jì)劃時(shí)，應(yīng)針對以上各業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常深入科室，廣泛地與業(yè)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)和范圍，熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。此外，還可通過在借閱中開展專題利用登記、發(fā)放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認(rèn)識業(yè)務(wù)人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務(wù)需求的重要環(huán)節(jié)。

三、積極開發(fā)更深層次、更有價(jià)值的檔案編研材料

檔案部門在分析利用需求的基礎(chǔ)上，針對室藏檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，可以開展多種層次的編研加工。如慢性病防治醫(yī)院的檔案中有歷年來國務(wù)院、衛(wèi)生部及省政府與市政府頒發(fā)的關(guān)于慢性病防治管理及有關(guān)的法規(guī)、條例、程序及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，而慢性病防治醫(yī)院做為衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)委托的防治機(jī)構(gòu)，在履行其職權(quán)時(shí)必須依據(jù)有關(guān)的法規(guī)條例進(jìn)行。我院檔案管理部門如能編制有關(guān)的業(yè)務(wù)依據(jù)性文件匯編，就會(huì)十分有效地滿足業(yè)務(wù)工作的需要。這種文件匯編既實(shí)用，做起來又不難。

然而，由于慢性病防治業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在開展疫情的分析預(yù)測、制定防治策略以及對公共衛(wèi)生實(shí)施監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都需要掌握和對比以前年度的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)，特別是在開展期終評估研究時(shí)，更需要以較長年度的相關(guān)數(shù)據(jù)做依據(jù)。因此，我院檔案管理部門如能將分散在各年檔案中的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)集中起來，做出有針對性的統(tǒng)計(jì)和分析，就可以使檔案的利用變得更系統(tǒng)更直觀，就可以極大地節(jié)省業(yè)務(wù)人員的時(shí)間。這就要求檔案管理人員對檔案信息除進(jìn)行上述初次加工外，還應(yīng)將編研工作的重點(diǎn)放在能系統(tǒng)地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產(chǎn)品上。從實(shí)踐中看，根據(jù)各專業(yè)口的需要，開展專題性的統(tǒng)計(jì)分析更為適宜。如我院所編制的“清遠(yuǎn)市建國以來麻風(fēng)病流行特征”、“2000-2010年清遠(yuǎn)市結(jié)核發(fā)病、死亡數(shù)統(tǒng)計(jì)與分析”等，這類編研材料已經(jīng)常地被業(yè)務(wù)人員應(yīng)用于科研、專題調(diào)查等實(shí)際工作中，顯示了很強(qiáng)的實(shí)用性。

檔案管理部門在編制專題性統(tǒng)計(jì)分析材料時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：

（一）要積極爭取業(yè)務(wù)部門的配合

檔案部門根據(jù)所選題目，以室藏檔案為依據(jù)，在完成對各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后，可交予業(yè)務(wù)科室，由專業(yè)人員做出分析性報(bào)告。這樣的編研材料既內(nèi)行，又有一定的深度。

（二）統(tǒng)計(jì)分析時(shí)間跨度要大

統(tǒng)計(jì)分析材料的時(shí)間跨度越大，越能揭示出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息，越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識和總結(jié)疾病流行規(guī)律及公共衛(wèi)生發(fā)展趨勢。如果所跨年度過短，就沒有多少實(shí)用的價(jià)值，不能為湊編研材料的數(shù)量而忽視編研材料的實(shí)用性。

（三）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確完整

編研不是杜撰，它必須以檔案材料為依據(jù)，是在分析檔案原件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)選題對數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍。因此，如實(shí)地采用檔案數(shù)據(jù)，是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提。有時(shí)，某個(gè)編研題目所需數(shù)據(jù)不能從檔案上直接得來，就需要檔案管理人員認(rèn)真研究檔案材料，找到相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算而得出，不能圖省事而主觀杜撰。另外，數(shù)據(jù)必須要準(zhǔn)確完整，不能隨意遺漏，要保證所采用的數(shù)據(jù)能系統(tǒng)全面地揭示編研材料的主題。要根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類，同類項(xiàng)目才能進(jìn)行有關(guān)的計(jì)算。

（四）形式新穎好看

編制專題性統(tǒng)計(jì)分析，往往以表格、數(shù)字、文字為主，形式比較單一刻板。我們可采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù)，使編研材料做到圖文并茂，色彩鮮艷，生動(dòng)直觀，新穎好看。

四、檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識

檔案管理人員要努力開發(fā)檔案信息資源，做到編研材料有特色，為慢性病防治業(yè)務(wù)服務(wù)，這是慢性病防治醫(yī)院檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時(shí)，這項(xiàng)工作也對檔案管理人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。做為慢性病防治醫(yī)院檔案管理人員，做好編研工作，應(yīng)具備的專業(yè)知識應(yīng)有兩層含義，一是檔案編研專業(yè)知識，一是慢性病防治專業(yè)知識。目前的慢性病防治醫(yī)院檔案管理人員多為“半路出家”，因此加強(qiáng)對檔案編研工作的認(rèn)識和編研知識與技能的學(xué)習(xí)是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握了慢性病防治專業(yè)知識，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)，才能正確選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行，也需要檔案管理人員在具備一定的專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流，才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當(dāng)然，這并不是要求檔案管理人員要成為疾病防治專家，但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。還有，檔案管理人員還應(yīng)走出院門，向兄弟單位學(xué)習(xí)編研工作的經(jīng)驗(yàn)，這也是提高編研水平的捷徑?？偠灾瑸檫M(jìn)一步開展有專業(yè)特色的編研工作，深入開發(fā)利用更多的慢性病防治檔案信息資源，檔案檔案人員更應(yīng)重視并加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。