淺談Excel軟件在我校課程管理中的應(yīng)用

魏佳義，卓曉華

（甘肅省衛(wèi)生學(xué)校，甘肅 蘭州 730000）

排課作為教學(xué)管理的重要組成部分，對(duì)教學(xué)質(zhì)量的維護(hù)，教學(xué)秩序的保證都起著至關(guān)重要的作用。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工排課已無(wú)法滿足現(xiàn)有的需求。市場(chǎng)上流行的各類(lèi)排課軟件，一是價(jià)格昂貴；二是針對(duì)性不強(qiáng)，無(wú)法解決中專(zhuān)院校普遍存在的授課班級(jí)多、授課教師少、多個(gè)校區(qū)的問(wèn)題；三是無(wú)法實(shí)現(xiàn)人性化的管理。鑒于此種情況，筆者結(jié)合多年的排課經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)引入Excel軟件就可以很好地解決目前排課困難的問(wèn)題。

1 我校教學(xué)基本情況分析

1.1 教師周課時(shí)數(shù)多，排課復(fù)雜性強(qiáng)

以2011—2012學(xué)年第二學(xué)期的教學(xué)情況為例，根據(jù)授課計(jì)劃，對(duì)各教研室的開(kāi)課門(mén)數(shù)、課時(shí)總量、校內(nèi)教師人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，具體見(jiàn)表1。

從表1結(jié)果可以得到校內(nèi)教師的學(xué)期平均授課量為291.90學(xué)時(shí)，按照每學(xué)期18個(gè)教學(xué)周計(jì)算，每位教師的平均周學(xué)時(shí)數(shù)在16.22學(xué)時(shí)，部分教研室周平均學(xué)時(shí)數(shù)甚至達(dá)到了20學(xué)時(shí)以上，如臨床、護(hù)理教研室。如此大的周授課量對(duì)排課造成了很大的影響。

1.2 校區(qū)分散、班級(jí)多，增加了排課的難度

我校目前分為東、西兩個(gè)校區(qū)，且有一定的距離，從一個(gè)校區(qū)到另一個(gè)校區(qū)無(wú)直達(dá)的公交車(chē)，步行大約需要20～30分鐘。這種距離的遙遠(yuǎn)以及交通的不便，造成了教師的授課不能出現(xiàn)同一半天分在兩校區(qū)的情況。

表1 各教研室開(kāi)課門(mén)數(shù)、課時(shí)總量、校內(nèi)教師人數(shù)統(tǒng)計(jì)

2011—2012 學(xué)年第二學(xué)期，我校在校班級(jí)總計(jì)76個(gè)，其中東校區(qū)33個(gè)，西校區(qū)（校本部）43個(gè)。每個(gè)專(zhuān)業(yè)均有平行班級(jí)，其中護(hù)理專(zhuān)業(yè)同一年級(jí)的平行班在10個(gè)以上。因此教授同一門(mén)課程的教師，經(jīng)常會(huì)帶多個(gè)平行班級(jí)，如何將這些課程分散排開(kāi)、避免重復(fù)，也是排課過(guò)程中的一大難題。

1.3 課程門(mén)數(shù)多，課時(shí)量不均衡，造成排課困難

從表1中可以看到，部分教研室不僅課時(shí)總量多，而且課程的門(mén)數(shù)也多，很多教師會(huì)同時(shí)帶多門(mén)課程，甚至有部分教師會(huì)帶同一個(gè)班的多門(mén)課程，這在一定程度上又增加了排課的復(fù)雜性。

2 借助Excel軟件排課流程

2.1 錄入基本信息，確定教學(xué)任務(wù)單

根據(jù)教學(xué)計(jì)劃，制成教學(xué)進(jìn)度表，見(jiàn)圖1。

圖1 教學(xué)進(jìn)度表

按教研室分配課程，下發(fā)教學(xué)任務(wù)單，見(jiàn)圖2。

圖2 教學(xué)任務(wù)單

2.2 分解任務(wù)，制成教師空課表

對(duì)教學(xué)任務(wù)單按照周學(xué)時(shí)數(shù)（n）進(jìn)行排序分類(lèi)，然后進(jìn)行信息復(fù)制，具體步驟如下。

（1）對(duì)于周學(xué)時(shí)數(shù)為偶數(shù)的課程，按照（n-2）/2次進(jìn)行信息復(fù)制，將復(fù)制的結(jié)果插入至這門(mén)課程的下一行。

（2）對(duì)于周學(xué)時(shí)數(shù)為奇數(shù)的課程，按照（n-1）/2次進(jìn)行信息復(fù)制，將復(fù)制的結(jié)果插入至這門(mén)課程的下一行。這是因?yàn)槲倚Ｕn程教學(xué)按每次兩學(xué)時(shí)連上，凡周學(xué)時(shí)數(shù)為奇數(shù)的課程，需要分單雙周進(jìn)行教學(xué)安排。復(fù)制結(jié)束后，將其中一組復(fù)制信息進(jìn)行標(biāo)注，如用d表示單周上課，s表示雙周上課。

（3）對(duì)教學(xué)任務(wù)單按照授課教師進(jìn)行排序，并新增代碼一列，生成教師空課表，見(jiàn)圖3。

2.3 制作班級(jí)大課表模板

班級(jí)課程表包括課程名稱(chēng)、上課周次、授課教師3項(xiàng)信息，為了方便下面的操作，還需引入代碼行，因此，每個(gè)班級(jí)的課程表中，要預(yù)留4行空白。在4行空白下方，仍需要4行用來(lái)進(jìn)行課程預(yù)排，按照教學(xué)任務(wù)單的排序依次放入預(yù)排行的每一列，詳見(jiàn)圖4。

圖3 教師空課表

圖4 班級(jí)大課表模板

在空白行中的第四行，我們引入數(shù)字代碼，用來(lái)標(biāo)識(shí)周次、節(jié)次，替換方法見(jiàn)表2。

表2 替換方法

2.4 排課，生成班級(jí)大課表

做好如上所述預(yù)備工作后，就可以進(jìn)行排課了，排課過(guò)程中利用拖拽的方法，將要安排的課程拖動(dòng)至合適的單元格內(nèi)即可。排課過(guò)程中要遵循以下原則和步驟。

（1）排課方法。排課使用十字交叉法，比如教師A和教師B分別教授兩個(gè)班級(jí)的兩門(mén)課程，如果教師A依次排代碼1、2，那么教師B依次排2、1。依照十字交叉法，將預(yù)排欄中的模塊拖拽到排列欄，并在代碼行內(nèi)標(biāo)注相應(yīng)的代碼。

（2）資源有限課程。這類(lèi)課程主要是指合班課、體育課、計(jì)算機(jī)課、實(shí)驗(yàn)課。以合班課與體育課為例，說(shuō)明如下。

合班課需要階梯教室，而我校東、西校區(qū)的階梯教室都只有兩間，所以在排課時(shí)，同一時(shí)間授課的教師不能超過(guò)兩位，因此，在排課過(guò)程中，代碼1到20這20個(gè)數(shù)不能出現(xiàn)超過(guò)兩次。在排合班課時(shí)，如果同一位教師“同頭課”較多，最好將這些相連的班級(jí)叉開(kāi)，做到相連的奇奇合和相連的偶偶合。比如2011級(jí)護(hù)理159至168班的職業(yè)生涯規(guī)劃課程均由同一位教師講授，我們合班時(shí)應(yīng)該把159與161班合并、160與162班合并……依次采用同樣的方法。

排體育課時(shí)，首先對(duì)圖3的工作表進(jìn)行排序，以課程名稱(chēng)為主要關(guān)鍵字，以授課教師為次要關(guān)鍵字。這樣，所有的體育課和體育教師就在一起了，比如我們東、西校區(qū)同時(shí)都只能容納4個(gè)班級(jí)上體育課，那么我們?cè)谂耪n過(guò)程中東、西校區(qū)1～20的代碼出現(xiàn)不能超過(guò)4次。計(jì)算機(jī)課、實(shí)驗(yàn)課排課方法同體育課。

（3）分校區(qū)排課。我?，F(xiàn)有東、西兩個(gè)校區(qū)，無(wú)直達(dá)的公交車(chē)，步行大約需要20～30分鐘，教師無(wú)法在同一個(gè)半天跑兩個(gè)校區(qū)上課。因此，在排課過(guò)程中就要注意，代碼行內(nèi)東、西校區(qū)的課不要出現(xiàn)先奇數(shù)后偶數(shù)兩個(gè)相連的數(shù)，比如東校區(qū)3（表示星期一1～2節(jié)），西校區(qū)4（表示星期一3～4節(jié)）。如果出現(xiàn)這樣的情況，就意味著該門(mén)課程的授課教師在大課間需要往返于兩個(gè)校區(qū)。

（4）注意事項(xiàng)。①除資源有限的課程外，一般情況下要先排課多的教師。②同一位教師不能同時(shí)給一個(gè)班上兩次課。③同一位教師不能同一天給一個(gè)班上兩次課。

按照上述方法及注意事項(xiàng)完成排課，效果見(jiàn)圖5～6。

3 效果評(píng)價(jià)

3.1 減少了工作量，降低了辦公成本

從上述排課過(guò)程可以看出，借助Excel軟件進(jìn)行排課后，排課過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)輸入的現(xiàn)象，這在以往純手工排課中是不可能實(shí)現(xiàn)的。重復(fù)輸入在整個(gè)排課過(guò)程中占用了大量的時(shí)間，使用Excel軟件后，整個(gè)工作時(shí)間至少節(jié)約了一半。同時(shí)，Excel軟件是目前最為普遍的辦公軟件，學(xué)校無(wú)需再另行購(gòu)置其他軟件，因此也節(jié)約了不少成本。

3.2 操作性強(qiáng)，準(zhǔn)確度高

Excel軟件廣泛應(yīng)用于辦公系統(tǒng)，因此大多數(shù)人都能掌握其基本操作。在上述排課過(guò)程中，使用的主要是Excel軟件的排序、篩選、復(fù)制、粘貼等功能，這剛好也是該軟件最基本的操作，對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)操作比較簡(jiǎn)單，容易上手。同時(shí)，在排課過(guò)程中，引入了代碼，校對(duì)起來(lái)方便，對(duì)于數(shù)字重復(fù)、順序錯(cuò)誤的情況很容易就發(fā)現(xiàn)了，因此排課的準(zhǔn)確度也大大提高了。

圖5 教師排課后效果

圖6 班級(jí)大課表排課后效果

3.3 針對(duì)性強(qiáng)，容易實(shí)現(xiàn)人性化管理

在上述排課過(guò)程中，Excel軟件的使用大大減少了工作量，提高了準(zhǔn)確度。同時(shí)，課程管理人員仍然介入于整個(gè)排課過(guò)程中，對(duì)所有課程進(jìn)行統(tǒng)籌安排，這樣有助于解決一些特殊情況，比如實(shí)驗(yàn)課的聯(lián)排、個(gè)別教師的特殊情況等。如果完全使用排課軟件，將無(wú)法注意到這一點(diǎn)。

排課是教學(xué)管理的基礎(chǔ)，如何合理化排課，有效地提高工作效率是工作中需要不斷探索的部分，課程管理人員應(yīng)積極發(fā)掘現(xiàn)有辦公軟件的功能，促進(jìn)課程管理工作合理、高效開(kāi)展。