對企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的幾點(diǎn)感想

■范曉晨 煙臺張?jiān)＜瘓F(tuán)有限公司

一、資金控制

1.國家頒布的《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中明確要求“：出納人員不得兼管稽核、會計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目的登記工作?！倍鴮?shí)際工作中不相容職責(zé)未分離現(xiàn)象屢見不鮮。由于人手問題，企業(yè)經(jīng)常存在一人擔(dān)當(dāng)多角的情況。比如出納進(jìn)行收、付類帳務(wù)憑證編制及編制銀行余額調(diào)節(jié)表。不相容職責(zé)未進(jìn)行恰當(dāng)分離可能導(dǎo)致舞弊發(fā)生。尤其是出納做賬將使得敏感度很高的現(xiàn)金和銀行存款管理出現(xiàn)漏洞。

筆者認(rèn)為公司應(yīng)通過增設(shè)人員或改變分工的方式解決不相容職責(zé)的分離問題。如條件允許，各個公司可以增設(shè)財(cái)務(wù)人員。如條件不允許，則可通過調(diào)整分工的方法。如出納不能接觸現(xiàn)金及銀行存款賬務(wù)處理，但是可以接替其他財(cái)務(wù)人員不涉及貨幣資金的賬務(wù)處理，如固定資產(chǎn)，存貨等。

財(cái)務(wù)部編制收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目憑證均應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)負(fù)責(zé)。在取得銀行對賬單之后，每月由財(cái)務(wù)部會計(jì)編制銀行余額調(diào)節(jié)表，勾對未達(dá)賬項(xiàng)，并查找原因。

2.結(jié)賬流程沒有書面規(guī)范及檢查機(jī)制。缺乏書面的結(jié)賬流程將導(dǎo)致結(jié)賬工作沒有具體時間安排，結(jié)賬時間無法保證。沒有具體負(fù)責(zé)人和復(fù)核人的設(shè)置，將導(dǎo)致結(jié)賬流程缺乏有效監(jiān)控。

因此建議企業(yè)應(yīng)以書面文件形式對結(jié)賬流程作出規(guī)范，由財(cái)務(wù)部下發(fā)正式文件或工作指令，規(guī)范各個分公司的財(cái)務(wù)結(jié)賬流程，同時編制正式的關(guān)賬檢查清單下發(fā)各分公司財(cái)務(wù)部，由相關(guān)執(zhí)行人員填寫。關(guān)賬清單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：關(guān)賬方法，財(cái)務(wù)軟件的操作規(guī)則，每一個關(guān)賬環(huán)節(jié)的執(zhí)行負(fù)責(zé)人，審核負(fù)責(zé)人，執(zhí)行和審核時間點(diǎn)，完成關(guān)帳流程出具報(bào)表的日期。為做好監(jiān)督，財(cái)務(wù)科長每月一次核查，檢驗(yàn)執(zhí)行人員結(jié)賬時間和簽字確認(rèn)。全部事項(xiàng)完成后由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對關(guān)賬清單進(jìn)行復(fù)核并最終簽字確認(rèn)。

3.未保留書面的現(xiàn)金盤點(diǎn)記錄。雖然出納核對現(xiàn)金日記賬并盤點(diǎn)現(xiàn)金庫存。但是未登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表，也沒有留下正式書面證據(jù)不利于現(xiàn)金實(shí)物管理。建議財(cái)務(wù)出納進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)之后登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表，并簽字確認(rèn)；財(cái)務(wù)會計(jì)每月監(jiān)盤現(xiàn)金盤點(diǎn)也登記現(xiàn)金盤點(diǎn)表，并分別簽字確認(rèn)。

4.票據(jù)管理有待完善。通過查閱公司《財(cái)務(wù)管理工作考核辦法》及《會計(jì)崗位責(zé)任制度》等相關(guān)財(cái)務(wù)制度，其中未要求出納定期盤點(diǎn)票據(jù)，登記票據(jù)盤點(diǎn)表。票據(jù)管理制度不完善，會因日常工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范指引，導(dǎo)致工作混亂。對應(yīng)收應(yīng)付票據(jù)缺乏有效的管理，可能導(dǎo)致資產(chǎn)損失。

建議財(cái)務(wù)部完善相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度中對資金、票據(jù)的管理規(guī)定，要求出納嚴(yán)格執(zhí)行票據(jù)盤點(diǎn)：每月核對已領(lǐng)用及作廢支票及空白支票的數(shù)量，定期盤點(diǎn)匯票，并登記保存票據(jù)盤點(diǎn)表，確保票據(jù)的安全。并由財(cái)務(wù)主管會計(jì)現(xiàn)場監(jiān)盤盤點(diǎn)，且在盤點(diǎn)表上簽字確認(rèn)。

二、固定資產(chǎn)流程

固定資產(chǎn)是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。規(guī)范固定資產(chǎn)管理對企業(yè)運(yùn)營和財(cái)務(wù)核算有重大作用。企業(yè)通常會對資產(chǎn)的購買審批有比較規(guī)范的制度和流程。但是細(xì)節(jié)不完善會導(dǎo)致管理失效和財(cái)務(wù)核算的混亂。

1.公司對固定資產(chǎn)入賬的及時性沒有預(yù)防性和檢查性控制，有可能導(dǎo)致固定資產(chǎn)入賬不及時。通常固定資產(chǎn)的購置和審批是由企業(yè)專門的設(shè)備管理部門發(fā)起申請經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后財(cái)務(wù)付款。財(cái)務(wù)人員并不直接掌握固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)。何時入賬通常是根據(jù)收到發(fā)票時間。對于達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)而又未及時入賬的固定資產(chǎn)，會對財(cái)務(wù)報(bào)表的資產(chǎn)分類列報(bào)產(chǎn)生影響，同時會導(dǎo)致折舊費(fèi)用的計(jì)算錯誤。

公司應(yīng)在固定資產(chǎn)管理辦法中加入保證固定資產(chǎn)及時入賬的措施，并要求固定資產(chǎn)采購部門根據(jù)運(yùn)輸單，驗(yàn)收單或試運(yùn)行報(bào)告等憑證確定固定資產(chǎn)達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)的日期，形成書面報(bào)告，交由財(cái)務(wù)部門，于當(dāng)月記賬。

同時，公司要每季度對新增或新轉(zhuǎn)固的固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查，結(jié)合運(yùn)輸單、驗(yàn)收單等檢查固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)固的及時性，如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)固晚了的固定資產(chǎn)，及時進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。

2.沒有定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，而僅是定期進(jìn)行賬面盤點(diǎn)。這可能存在賬實(shí)不符的情況無法及時發(fā)現(xiàn)。也無法對資產(chǎn)運(yùn)行狀態(tài)，有無丟失或毀損進(jìn)行有效地監(jiān)測。企業(yè)應(yīng)每年對固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，并按季度進(jìn)行抽盤，制作盤點(diǎn)表和盤點(diǎn)差異匯總表。盤點(diǎn)工作應(yīng)有生產(chǎn)部人員和財(cái)務(wù)部人員同時在場進(jìn)行。如有需要，有技改部專家對固定資產(chǎn)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行評估。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)包括數(shù)量，運(yùn)行狀態(tài)是否良好，技術(shù)指標(biāo)是否正常等描述。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)由參與盤點(diǎn)各方簽字。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量差異或由于損壞造成的減值跡象，生產(chǎn)部應(yīng)查明原因，并對上述差異進(jìn)行匯總匯報(bào)，經(jīng)生產(chǎn)部部長簽字后交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行會計(jì)處理。對于有減值跡象的固定資產(chǎn)，應(yīng)結(jié)合外觀和技術(shù)淘汰問題評估，確認(rèn)減值損失。使資產(chǎn)賬面價(jià)值正確體現(xiàn)實(shí)際價(jià)值。

此外，企業(yè)還可以每年出具一份是否有市場因素和技術(shù)因素導(dǎo)致出現(xiàn)固定資產(chǎn)減值跡象的報(bào)告。

3.公司對固定資產(chǎn)的后續(xù)支出屬于費(fèi)用化支出還是屬于資本化支出規(guī)定不明確。無法正確區(qū)分資本化和費(fèi)用化的支出，將無法對應(yīng)資本化的支出做出其對產(chǎn)能和使用壽命的分析，導(dǎo)致固定資產(chǎn)賬面價(jià)值不真實(shí)。所以建議在進(jìn)行固定資產(chǎn)的后續(xù)支出時，由技改部對可能增加固定資產(chǎn)產(chǎn)能或使用壽命的支出出具一份固定資產(chǎn)改良報(bào)告，報(bào)告應(yīng)列示出，固定資產(chǎn)后續(xù)支出發(fā)生前后的產(chǎn)能和使用壽命數(shù)據(jù)。報(bào)告結(jié)果為增加產(chǎn)能或延長使用壽命的，財(cái)務(wù)部應(yīng)做改良支出做增資處理。如固定資產(chǎn)的后續(xù)支出未能增加產(chǎn)能或未能延長固定資產(chǎn)的使用壽命，則財(cái)務(wù)部應(yīng)做費(fèi)用處理。

總之，以上問題是企業(yè)管理存在的普遍問題，雖然我只涉獵了兩個具體方面，但卻涉及財(cái)務(wù)，生產(chǎn)，技改等多部門。企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)合理的制度來規(guī)范運(yùn)作并適時調(diào)整。這樣相關(guān)人員才能在執(zhí)行過程中有章可循。在保證正常業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，同時對企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)做到細(xì)致全面的監(jiān)管。