高校圖書館辦公室工作芻議

王佳偉，孫玲玲

（1.河北民族師范學(xué)院 黨政辦公室，河北 承德 067000 2.河北民族師范學(xué)院 圖書館，河北 承德 067000)

高校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，其建設(shè)和發(fā)展水平是學(xué)校總體水平的重要標(biāo)志。高校圖書館辦公室作為圖書館黨政綜合辦事機(jī)構(gòu)，是集業(yè)務(wù)工作、行政管理為一體的部門，是維系圖書館業(yè)務(wù)和服務(wù)工作機(jī)制正常運(yùn)行的樞紐，因此研究如何做好圖書館辦公室工作，對于推進(jìn)高校圖書館事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、高校圖書館辦公室的崗位職責(zé)及工作特點(diǎn)

高校圖書館辦公室負(fù)責(zé)全館的工作協(xié)調(diào)、物資管理、內(nèi)外交流等。作為一個綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，其崗位職責(zé)主要包括以下幾方面內(nèi)容。

（一）崗位職責(zé)

第一，發(fā)揮橋梁紐帶作用。處理日常行政事務(wù)工作，做好與學(xué)校各部門及館內(nèi)各部門間的協(xié)調(diào)工作，做到上情下達(dá)、下情上達(dá)。

第二，做好文秘工作。包括印章管理、撰寫文稿、文書打印、文件的收發(fā)和存檔、各類報表統(tǒng)計工作等。

第三，當(dāng)好館領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”。了解和分析全館業(yè)務(wù)工作運(yùn)行狀況，負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)，確保全館工作穩(wěn)定有序的運(yùn)行；做好人事管理工作，制定崗位責(zé)任制及考核辦法，負(fù)責(zé)全館人員的考勤、考核工作；做好財務(wù)管理工作，制定財務(wù)預(yù)算、統(tǒng)計匯總、年終決算等；組織全館各項(xiàng)活動，協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)組織政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)研究。

第四，做好館內(nèi)后勤保障的“總樞紐”。負(fù)責(zé)館內(nèi)設(shè)施、設(shè)備的維修和維護(hù)；按規(guī)定做好補(bǔ)貼、津貼的發(fā)放工作；負(fù)責(zé)辦公用品的采買、零用、分發(fā)、報廢等后勤管理工作。

第五，樹立公關(guān)意識，做好外聯(lián)工作。負(fù)責(zé)對外交流及圖書館宣傳、報道，為圖書館的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

第六，秉承“讀者第一，服務(wù)育人”的宗旨，兼顧讀者服務(wù)工作，負(fù)責(zé)全校師生讀者證的掛失、補(bǔ)辦、畢業(yè)生離校讀者證的注銷，賠書款的收取以及讀者咨詢解答工作。

（二）高校圖書館辦公室工作的特點(diǎn)

1.服務(wù)性。圖書館辦公室始終圍繞服務(wù)性開展工作。不僅服務(wù)于館領(lǐng)導(dǎo)，為他們的決策提供全面、準(zhǔn)確的資料，做好日常接待等工作。也服務(wù)于全館其他各部門，為所有工作人員提供服務(wù)，保證各業(yè)務(wù)部門工作的正常開展，做好后勤保障工作。除此之外，還涉及到為各種讀者辦理圖書借閱證、解決各種矛盾、掛失、投訴等。

2.專業(yè)性與技術(shù)性。網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校圖書館的工作基本都依賴于計算機(jī)，每個館員都必須掌握計算機(jī)技術(shù)，熟練運(yùn)用圖書館自動化系統(tǒng)。這都要求辦公室工作人員對各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、獲取、處理，對各業(yè)務(wù)部門工作流程、制度的制定和實(shí)施等必須有深入的了解。圖書館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展對辦公室工作人員的專業(yè)技術(shù)能力及自身素養(yǎng)等都提出了更高的要求。

3.管理性與協(xié)調(diào)性。辦公室的管理是全局性的。其工作對象是全館所有的日?；顒蛹拔募?、檔案的管理,所以辦公室工作人員應(yīng)充分理解各種管理政策,保障管理的科學(xué)性與持續(xù)性。除此之外，圖書館辦公室是協(xié)調(diào)各部門的橋梁和紐帶，要處理好館領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間、圖書館與讀者之間、圖書館與學(xué)校各系部之間的工作關(guān)系。如果協(xié)調(diào)工作做得不好，就會使圖書館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)受到影響。因此辦公室的工作要做到把握分寸，方圓有度，努力形成齊心協(xié)力的工作局面。

二、網(wǎng)絡(luò)信息時代高校圖書館辦公室工作的創(chuàng)新途徑

網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校圖書館工作應(yīng)適應(yīng)時代潮流，轉(zhuǎn)變工作方法與服務(wù)意識，實(shí)現(xiàn)各方面工作的創(chuàng)新。

1.嚴(yán)格規(guī)章制度，進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的創(chuàng)新。圖書館工作是集成了業(yè)務(wù)、學(xué)術(shù)、實(shí)踐、服務(wù)的綜合性勞動，這就要求圖書館有完善的規(guī)章制度，做好凡事有章可循，有制可依。因此圖書館必須建立健全各項(xiàng)行之有效的規(guī)章制度，全館各個部室都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行操作，切忌我行我素，那樣不僅嚴(yán)重影響整個圖書館的團(tuán)隊(duì)協(xié)作性，還會降低圖書館的運(yùn)行效率。在這一方面，高校圖書館辦公室要負(fù)責(zé)制定各項(xiàng)規(guī)章制度并抓好落實(shí)，在維護(hù)制度的嚴(yán)肅性的同時，要把執(zhí)行崗位責(zé)任制與考核、評職稱、晉升、獎懲制度等結(jié)合起來。在實(shí)際操作中要善于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行規(guī)章制度的不足和缺陷，及時修訂和改正，務(wù)必做到規(guī)章制度的合理、公平、公正，有效的推進(jìn)高校圖書館管理工作的科學(xué)化與創(chuàng)新性，提供創(chuàng)新服務(wù)。

2.改革管理制度，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新。改革不合理的人事制度，引入競爭機(jī)制，實(shí)行競爭上崗。充分考慮館員的個性特征、能力素質(zhì)，創(chuàng)造平等的競爭條件和公平的競爭機(jī)會，實(shí)行全員競聘上崗，做到人適其事，事得其人，促進(jìn)館員的合理流動，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)雙向選擇，擇優(yōu)聘任。

完善崗位考核制度，實(shí)行績效評價。全面、客觀、公平、公正的評價各崗位的工作績效，以此調(diào)動廣大館員的積極性，實(shí)現(xiàn)圖書館管理與服務(wù)的改革與創(chuàng)新。工作中可以運(yùn)用全視角評價法。它是一種科學(xué)實(shí)用的評價方法，由被評價者的上級、同事、下級和讀者以及被評價者本人共同擔(dān)任評價者，從多個角度對被評價者進(jìn)行評價。這種評價法集中各種評價者的意見，實(shí)行優(yōu)勢互補(bǔ)，因此避免了單方評價的主觀武斷，有利于增強(qiáng)績效評價結(jié)果的可信度和有效度。從多角度、多方面改革辦公室工作制度，也是以人為本、服務(wù)至上的圖書館管理理念的體現(xiàn)。

3.重視圖書館辦公室工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。圖書館，是搜集、整理、收藏圖書資料供人閱覽、參考的機(jī)構(gòu)。圖書館領(lǐng)導(dǎo)在很多時候更加注重自身業(yè)務(wù)建設(shè)，對管理工作沒有引起高度重視，認(rèn)為辦公室只是做一些具體的事務(wù)，至于如何充分發(fā)揮辦公室作用，更好為整體目標(biāo)服務(wù)更是很少過問。其實(shí)，重視圖書館辦公室工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，是圖書館領(lǐng)導(dǎo)工作中一項(xiàng)十分重要的工作。辦公室工作人員業(yè)務(wù)知識、文化素質(zhì)、精神狀態(tài)、工作作風(fēng)直接影響本部門的工作效率。因此，作為圖書館領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W院分管領(lǐng)導(dǎo)要提高自己加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)的意識，并努力落到實(shí)處。

4.注重提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一支優(yōu)秀的軍隊(duì)必然是訓(xùn)練有素、設(shè)備精良的的，一個先進(jìn)的辦公室組織也必須是兵強(qiáng)馬壯，作為辦公室工作人員一定要善于、勤于學(xué)習(xí)各項(xiàng)圖書業(yè)務(wù)知識，努力提高自身辦事、辦文素質(zhì)水平，勇于開拓創(chuàng)新，掌握各項(xiàng)現(xiàn)代化圖書技術(shù)，辦事周到細(xì)致，不拖拉，努力打造一支精干的、能打硬仗的辦公室人員隊(duì)伍。

5.善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系。

高校圖書館辦公室作為高校圖書館的“大腦”，其中的一項(xiàng)重要工作就是協(xié)調(diào)圖書館各部室之間、各領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)及部室之間的關(guān)系。綜合協(xié)調(diào)是一項(xiàng)政策性、藝術(shù)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，是圖書館能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有力保障。隨著現(xiàn)代高校圖書館內(nèi)部分工細(xì)化、專業(yè)化程度不管提高，各部室之間的綜合協(xié)調(diào)工作問題更加突出。做好綜合協(xié)調(diào)工作，既要與事打交道，也要與人打交道，要以人為本，注重人這一能動因素，關(guān)鍵是營造良好的綜合協(xié)調(diào)工作環(huán)境。在平時工作中要嚴(yán)于律己，寬以待人；要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，多請示，多匯報；與同事多交流，多溝通，對于組織牽頭的工作，也要以平等協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行協(xié)調(diào)。做好綜合性協(xié)調(diào)工作要堅持原則性和靈活性的統(tǒng)一，做到嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、周到，從而推動工作落實(shí)。

綜上所述，圖書館辦公室綜合行政、后勤、管理于一體，工作內(nèi)容紛繁復(fù)雜，它承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外，是圖書館領(lǐng)導(dǎo)的“勤務(wù)兵”，是廣大讀者的“服務(wù)員”。圖書館辦公室要充分發(fā)揮自己的職能，扎實(shí)做好本職工作，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代的趨勢，善于進(jìn)行管理改革與服務(wù)的創(chuàng)新，為圖書館整體工作保駕護(hù)航，促進(jìn)圖書館工作的發(fā)展，為高校的教學(xué)和科研提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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