當(dāng)前工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

臧應(yīng)雨 高迎春 董祥均

(1.中國(guó)人民解放軍96126部隊(duì)，遼寧沈陽(yáng) 110033; 2.中國(guó)人民解放軍96101部隊(duì)，遼寧 沈陽(yáng) 110033)

近年來(lái)，工程檔案的管理工作引起了高度重視，為加強(qiáng)軍隊(duì)工程檔案資料管理工作，充分發(fā)揮工程檔案資料在工程建設(shè)、維護(hù)管理和作戰(zhàn)使用中的作用，依據(jù)《中國(guó)人民解放軍檔案條例》《軍隊(duì)基建營(yíng)房檔案技術(shù)管理辦法》對(duì)工程檔案資料的整理、立卷、歸檔、移交也進(jìn)行了要求和規(guī)定，統(tǒng)一設(shè)置了檔案盒樣式、卷內(nèi)目錄格式，細(xì)化分類編號(hào)。檔案資料以工程為主，資料歸檔具有廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性等特點(diǎn)［2］，給檔案整理帶來(lái)相當(dāng)大的難度。本文就整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出了一些淺顯的看法，與關(guān)心工程檔案管理的同仁商榷。

1 工程檔案的內(nèi)涵和意義

工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動(dòng)中，直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、前期準(zhǔn)備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)的全過(guò)程中的所有活動(dòng)。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設(shè)活動(dòng)的過(guò)程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證;又具有自身的特殊性，即實(shí)體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如陣地在使用、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建中的根據(jù)和設(shè)計(jì)、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程的重要組成部分［3］。

2 當(dāng)前工程檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 內(nèi)容混亂，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

據(jù)了解，本單位的工程檔案盒先后更換了三次，而每一次只是“換皮不改芯”，雖然從外表看起來(lái)比較一致，但打開(kāi)檔案盒其內(nèi)容卻非?；靵y:同一案卷中有圖紙有資料，而且資料雜亂無(wú)章，有基建文件，有施工文件，按照規(guī)定，全部千余卷無(wú)一符合要求。主要原因是對(duì)工程檔案管理工作不重視，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，從檔案收集整理到管理保護(hù)，都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示或個(gè)人的想法來(lái)完成的，檔案資料無(wú)先后、無(wú)分類、無(wú)輕重之分，疊成一摞就是檔案。若查找某個(gè)資料，不知道它在哪卷里存著，甚至搞不清到底有沒(méi)有，即使把相關(guān)案卷翻完了，也找不到答案。

2.2 參建單位多，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案整理難度大

工程任務(wù)特殊性決定了一項(xiàng)工程往往由幾個(gè)單位共同完成，個(gè)別附屬工程有時(shí)還交由地方人員完成。由于之前檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)并未進(jìn)行具體明確，導(dǎo)致工程檔案產(chǎn)生的形式混亂，不能正確區(qū)別工程檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值大小，也不能詳細(xì)的體現(xiàn)工程檔案的內(nèi)部關(guān)聯(lián)，給本次檔案整理帶來(lái)巨大難度。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:1)圖紙折疊不規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)圖紙需要重新折疊;2)文件分類不明確，有些基建文件分到施工文件資料里，還將其裝訂成冊(cè)，給分類工作帶來(lái)巨大難度;3)案卷質(zhì)量不合格，有些頁(yè)面排字過(guò)滿尤其是左側(cè)留白太少，左側(cè)文字、圖表被裝訂線壓住而看不到內(nèi)容，甚至有些文件在裝訂過(guò)程中裝反;4)部分文件資料缺失，在這次檔案整理過(guò)程中，基建文件資料不全，施工文件中主要缺少設(shè)備、產(chǎn)品的出廠合格證、質(zhì)保書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、質(zhì)檢報(bào)告等資料，而工程聲像檔案資料基本沒(méi)有。

2.3 聲像、電子文檔等新興載體入檔率低

隨著辦公自動(dòng)化程度的提高和電子時(shí)代的到來(lái)，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設(shè)活動(dòng)的方式越來(lái)越重要。10年前，我們就已經(jīng)從膠卷照片，手繪圖紙發(fā)展到了今天的數(shù)碼照片，CAD電腦繪圖，保存在電腦硬盤(pán)中。而這些新興載體幾乎記錄了陣地建設(shè)的所有活動(dòng)，但在本次工程檔案整理中卻沒(méi)有發(fā)現(xiàn)新興載體。根本原因就是之前沒(méi)有重視對(duì)新興載體的收集。雖然相關(guān)規(guī)定對(duì)此提出了要求，但沒(méi)有指明內(nèi)容載體依據(jù)什么形式歸檔。比如說(shuō)某工程的質(zhì)檢活動(dòng)，圖片或錄像是附在文檔中，還是單獨(dú)存檔;是要原始的視頻資料，還是只要經(jīng)過(guò)剪輯、合成的資料。既沒(méi)規(guī)定記錄的內(nèi)容，也沒(méi)有規(guī)定載體的種類，因此，主要資料是以作品的形式存在了個(gè)人手中，或辦公電腦內(nèi)，時(shí)間長(zhǎng)了或者電腦出現(xiàn)問(wèn)題便導(dǎo)致資料最終遺失。

3 工程檔案管理的對(duì)策及建議

3.1 加強(qiáng)法制建設(shè)，完善工程管理制度

應(yīng)監(jiān)督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)。各單位落實(shí)上級(jí)要求，將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃設(shè)立專門的職能部門，強(qiáng)化檔案管理工作的力度，將其與年底評(píng)獎(jiǎng)機(jī)制掛鉤。并根據(jù)工程檔案資料管理有關(guān)法規(guī)制度，制定本單位工程檔案資料的實(shí)施細(xì)則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責(zé)任書(shū)》，對(duì)工程檔案歸檔中獎(jiǎng)勵(lì)與處罰機(jī)制進(jìn)行具體明確，使參建單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員重視工程檔案的歸檔工作［4］。

3.2 注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指定專人負(fù)責(zé)

檔案管理人員應(yīng)提前介入，直接參與工程的調(diào)查、施工、驗(yàn)收等過(guò)程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強(qiáng)工程檔案管理人員的專業(yè)水平，提高他們對(duì)檔案管理的責(zé)任心，應(yīng)對(duì)工程檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，階段性地組織檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班。并在工地現(xiàn)場(chǎng)至少設(shè)1名～2名檔案員，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)攝影、錄像、收集和整理現(xiàn)場(chǎng)檔案資料，并配合工程技術(shù)人員完成相關(guān)任務(wù);按照《細(xì)則》要求，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強(qiáng)調(diào)質(zhì)量，抓住環(huán)節(jié)，注重落實(shí)上下功夫。

3.3 重視聲像檔案的收集，擇優(yōu)保留

首先應(yīng)進(jìn)行已完工程的聲像資料的搶救性收集，早期工程建設(shè)圖片在單位的老同志那里基本都有保留，可通過(guò)電話或?qū)懶诺姆绞铰?lián)系求得圖片，將其掃描到電腦里永久保存。也可由老同志回憶工程中主要技術(shù)指標(biāo)及工程重要點(diǎn)位技術(shù)數(shù)據(jù)，如管線的埋深及走向等，方便今后對(duì)工程的維護(hù)。對(duì)現(xiàn)有資料應(yīng)擇優(yōu)保留，區(qū)分類別存檔。如對(duì)圖片進(jìn)行整理，保留主要圖片，確保圖片能反映整個(gè)工程即可，將多余的、重復(fù)性的圖片刪除節(jié)省存儲(chǔ)空間，對(duì)音像資料進(jìn)行必要的剪輯后刻盤(pán)保存。每個(gè)工號(hào)結(jié)束后可制作一本畫(huà)冊(cè)用以記錄工程中各個(gè)階段工程情況，并將刻盤(pán)存于畫(huà)冊(cè)之中，方便對(duì)施工情況的查閱。

3.4 創(chuàng)新發(fā)明，有效利用工程檔案歸檔軟件

為方便今后檔案管理工作，本單位發(fā)明了一個(gè)工程檔案整理歸檔軟件。首先將每盒檔案資料錄入電腦，便可自動(dòng)生成每盒檔案卷內(nèi)目錄和備考表，將一個(gè)單項(xiàng)工程的案卷輸入完成后可生成整個(gè)單項(xiàng)工程內(nèi)各工程的資料情況，各部門將所整理數(shù)據(jù)進(jìn)行保存?zhèn)浞莺髠鞯缴霞?jí)單位便可完成對(duì)整個(gè)工程的資料匯總，最后根據(jù)錄入資料實(shí)際情況完成檔案盒的移交工作。此外，可通過(guò)電腦查詢所需資料在資料室中位置并按索引找到案卷盒，查閱卷內(nèi)資料，有效地提高了檔案查閱的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

工程檔案管理看似無(wú)所謂，但是它的重要性是潛在的，它記錄了整個(gè)工程實(shí)施的全過(guò)程，可以直接反映施工過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，通過(guò)工程檔案中的設(shè)計(jì)資料和圖紙，還可方便有效地進(jìn)行工程的維護(hù)工作。筆者針對(duì)自己在工程檔案整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合《中國(guó)人民解放軍檔案條例》《軍隊(duì)基建營(yíng)房檔案技術(shù)管理辦法》提出了個(gè)人的幾點(diǎn)意見(jiàn)和建議，旨在加強(qiáng)工程檔案管理工作，并希望為今后工程檔案人員整理檔案提供借鑒和依據(jù)，使工程檔案管理形成一整套體系。

［1］郭 蕊.依法治檔究竟離我們有多遠(yuǎn)——略論建設(shè)工程檔案的法治之路［J］.陜西檔案，2007(2)：72-74.

［2］吳 蓉.現(xiàn)代地鐵工程檔案管理之我見(jiàn)［J］.陜西檔案，2008(3)：98-100.

［3］陳一梅.淺析在新時(shí)期下如何加強(qiáng)工程檔案管理工作［J］.華章，2011(5)：56-57.

［4］廖建國(guó).重點(diǎn)工程檔案管理工作探討［J］.中國(guó)檔案，2011(3)：121-123.