高校人事檔案管理存在問題及對策

胡 燕（常州市廣播電視大學(xué)，江蘇常州，213001）

我國人事檔案制度自上世紀(jì)50年代全面建立以來，對于促進(jìn)干部隊(duì)伍科學(xué)有效管理，推動國家的政治、經(jīng)濟(jì)和文化等建設(shè)發(fā)揮了重要作用。高校人事檔案是國家人事檔案的重要組成部分，重視并加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作，對于歷史地、科學(xué)地考察、選拔和任用干部，促進(jìn)高校全面建設(shè)，推進(jìn)高校教育體制改革具有重要意義。

一、高校人事檔案管理工作中存在的問題

高校人事檔案工作作為高校政務(wù)工作的重要內(nèi)容，對于保障高校干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)高校教育工作發(fā)展具有重要意義。但由于歷史以及制度等原因，當(dāng)前高校人事檔案管理工作中還存在一些突出問題，主要表現(xiàn)在：

檔案意識淡薄。高校教職工對檔案的重要性認(rèn)識不足，歸檔意識普遍比較淡薄。比如有些教職工為適應(yīng)教育改革形勢發(fā)展，會選擇離崗進(jìn)修、培訓(xùn)或出國留學(xué)等，對于在此過程中形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)登記等相關(guān)檔案材料，不能主動、及時(shí)交與人事檔案管理部門存檔，而人事檔案管理部門往往因?yàn)楦鞣N原因不能及時(shí)收集到位，從而在一定程度上影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

檔案內(nèi)容不準(zhǔn)。有些檔案材料所記載的內(nèi)容前后不一致，失真失準(zhǔn)的現(xiàn)象比較突出。如“三齡一歷”信息，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有相應(yīng)說明；有的出生年月在不同材料中出現(xiàn)多個(gè)不同的時(shí)間記載；參加工作、入黨入團(tuán)時(shí)間在不同材料中顯示不一致；基礎(chǔ)學(xué)歷在不同材料中不一致，有的越填越高等。

檔案材料不全。有的年度考核表、履歷表短缺，或雖有表格但未加蓋公章。有的如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等檔案材料，仍滯留在個(gè)人手中，不能及時(shí)上交、收集歸檔。

管理?xiàng)l件落后。人事檔案管理有其特殊要求，比如需要設(shè)立專人管理、單獨(dú)存放、確保保密安全等。但一些高校人事檔案管理人員配備不到位、設(shè)備設(shè)施落后、信息化技術(shù)應(yīng)用不足等，都在一定程度上影響了人事檔案工作的有效開展。

利用效率較低。提供利用是檔案工作的價(jià)值目標(biāo)之一。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善以及教育體制改革的不斷深入，高校教職工由“單位人”變成了“社會人”，人才交流、人員流動成為必然，人事檔案利用率理應(yīng)提升，但從實(shí)際情況看，目前高校人事檔案的利用率仍不高。

二、高校人事檔案管理工作存在問題的主要原因

高校人事檔案管理工作之所以存在以上問題，主要原因有以下幾個(gè)方面：

一是認(rèn)識不到位。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，一些高校只注重追求教學(xué)成果，忽視檔案法律法規(guī)的宣傳教育。特別是有些領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作重要性存在認(rèn)識偏差，認(rèn)為人事檔案管理工作無非是保管好個(gè)人資料，需要用時(shí)能找到就行，平時(shí)對人事檔案工作關(guān)心不多、關(guān)注不夠；一些教職工存在檔案工作與己無關(guān)的思想，對支持和維護(hù)人事檔案工作缺乏熱情。

二是投入不到位。隨著教育體制改革的不斷深入，特別是受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動的影響，一些高校對人事檔案管理工作舍不得投入，在人員配備、資金投入、設(shè)備配備、現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用等方面，都存在不到位的現(xiàn)象。

三是制度不健全。由于高校架構(gòu)以及管理體制的松散性，加之人事檔案管理力量相對薄弱，導(dǎo)致人事檔案管理在制度建設(shè)方面存在缺陷，制度陳舊、不規(guī)范、不完善的問題比較突出。由于缺乏規(guī)范、完善的管理制度，人事檔案管理缺乏科學(xué)依據(jù)，加之檔案工作人員配備不足，工作中力不從心，多忙于應(yīng)付，以致人事檔案管理工作隨意性很大、應(yīng)急性很強(qiáng)。

三、加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的對策

1.堅(jiān)持以人為本，切實(shí)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。首先，要加強(qiáng)專職檔案人員配備。在人員選配上，既要注重政治素質(zhì)業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)注重綜合能力。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案管理工作的時(shí)代特點(diǎn)，檔案管理工作人員必須具備能夠熟練操作應(yīng)用計(jì)算機(jī)及相關(guān)檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)化管理的技能，從而為人事檔案材料的收集、整理、傳遞和提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提供保障。當(dāng)然更為重要的是要熱愛崗位工作。人事檔案管理是一項(xiàng)重要卻又平凡的工作，日常檔案材料的收集、整理以及檔案的利用服務(wù)等工作瑣碎、繁雜，只有具備勇于吃苦、甘于奉獻(xiàn)的人才能做好工作。

其次，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校下屬的各院、系以及各院、系內(nèi)部，應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的不同性質(zhì)和等級，設(shè)立相應(yīng)的專職或兼職檔案員，建立全校上下聯(lián)通、層次分明的人事檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，從而為檔案工作的有效開展提供隊(duì)伍保障。

2.加大宣傳力度，切實(shí)增強(qiáng)全員檔案意識。高校人事檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)與廣大教職工切身利益息息相關(guān)的工作，管好用好人事檔案，于公于私都十分重要。因此，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳，切實(shí)增強(qiáng)全體教職工的檔案意識十分必要。高校有關(guān)部門應(yīng)結(jié)合高校教學(xué)工作實(shí)際和點(diǎn)多面廣的特點(diǎn)，開展定點(diǎn)咨詢服務(wù)、典型事例宣講、專兼職檔案員定期培訓(xùn)等形式多樣的檔案宣傳活動，使每一位教職工都能認(rèn)識到，檔案工作不僅是單位組織的事，也與自身的工作和成長進(jìn)步密切相關(guān)，從而為人事檔案工作的有效開展提供環(huán)境保障。

3.建立健全制度，確保檔案工作規(guī)范開展。檔案資料的收集、移交、整理、保管、利用，都是人事檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。只有針對不同的環(huán)節(jié)，建立相應(yīng)的工作制度，保證各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范有序，才能確保人事檔案整體工作的規(guī)范運(yùn)行。從實(shí)踐看，重點(diǎn)要建立完善以下制度：一是收集登記制度。檔案資料的收集登記是檔案工作的起點(diǎn)，也是最重要的環(huán)節(jié)。高校要針對自身特點(diǎn)，如每學(xué)期或每學(xué)年教職員調(diào)整、定期內(nèi)外交流培訓(xùn)、特定時(shí)期的機(jī)構(gòu)人員調(diào)整等特殊情況，制定科學(xué)的檔案資料收集登記制度，不僅要明確移交歸檔的檔案資料范圍，而且要明確移交歸檔的時(shí)限，以確保各團(tuán)體組織、各部門的檔案材料能夠在第一時(shí)間移交至檔案管理部門，避免任何組織或個(gè)人無故積壓滯留應(yīng)歸檔材料。二是督促移交制度。對應(yīng)歸檔而未能按期移交歸檔的檔案材料，人事檔案管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出提示或催告，督促相關(guān)部門或相關(guān)人員在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交歸檔。對逾期不歸的，應(yīng)追究相應(yīng)責(zé)任。三是查核驗(yàn)收制度。檔案管理部門對收集或接收移交的相關(guān)檔案資料，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行嚴(yán)格的查證核驗(yàn)。對不應(yīng)入檔的材料，一律不予入檔；對應(yīng)當(dāng)入檔的，應(yīng)認(rèn)真查核其真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，確保入檔材料的質(zhì)量；對材料不全而需要相關(guān)部門或相關(guān)人員予以補(bǔ)充的，應(yīng)及時(shí)提出補(bǔ)充要求，并明確提交補(bǔ)充限期。四是規(guī)范利用制度。隨著教育體制改革及高校管理體制改革的不斷深化，人才市場化必然帶來高校人員流動量的上升，人事檔案利用率必然提高，建立和完善高校人事檔案利用制度，已越發(fā)顯得重要和迫切。

人事檔案是反映一個(gè)人歷史面貌的真實(shí)記錄，高校人事檔案工作是高校師資隊(duì)伍建設(shè)中重要的基礎(chǔ)工作，也是衡量學(xué)校管理工作水平高低的標(biāo)志。隨著教育改革的深入發(fā)展，高校必須進(jìn)一步堅(jiān)持依法治檔，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作，不斷提升人事檔案管理的整體水平，促進(jìn)高校檔案工作走上更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理的軌道。

[1]唐晶.當(dāng)前我國人事檔案管理發(fā)展方向的探索[D].山東大學(xué)，2007.

[2]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008(3).