基層民政檔案信息化建設亟待加強

劉 琤（無錫市民政局，江蘇無錫，214001）

隨著民政事業(yè)的快速發(fā)展，強化基層民政業(yè)務檔案現(xiàn)代化、信息化管理，在當前顯得尤為迫切。本文結合民政工作自身特點，就如何開展檔案管理現(xiàn)代化，優(yōu)化信息處理，談一點膚淺的認識。

一、基層民政檔案信息化管理是民政工作發(fā)展的迫切需要

民政業(yè)務千頭萬緒、分類繁多，其中包括低保救災、社會組織、區(qū)劃地名、社會事務、社會福利、優(yōu)撫安置、老齡事業(yè)、慈善捐贈、救助管理等等，由此產生的各類業(yè)務檔案數(shù)據(jù)也名目繁多。隨著基層民政業(yè)務逐步納入信息化管理，數(shù)據(jù)采集量呈幾何擴張，形成的電子業(yè)務檔案也相應激增。為順應民政工作發(fā)展形勢的迫切需要，建立匹配的基層民政業(yè)務信息平臺，借助高效的計算機信息化管理，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息查詢、檔案管理，將業(yè)務工作互聯(lián)互通、業(yè)務檔案資源共享，實現(xiàn)辦公無紙化、智能化、一體化，全面提升基層民政業(yè)務工作水平，已成為當務之急。

以無錫市民政局業(yè)務信息系統(tǒng)為例，整個系統(tǒng)依托公網逐步建立民政廣域網，將全市基層民政業(yè)務單位及市縣區(qū)民政局納入系統(tǒng)，完成與81個鎮(zhèn)（街）民政部門、1217個村（居）委會的連接，形成了一套互聯(lián)互通、資源共享、標準統(tǒng)一、覆蓋全市的民政信息系統(tǒng)。主要涵蓋低保信息系統(tǒng)、社區(qū)服務信息系統(tǒng)、地名管理系統(tǒng)、婚姻登記管理系統(tǒng)、老年人信息管理系統(tǒng)、慈善捐贈救助管理系統(tǒng)等22項業(yè)務系統(tǒng)，基本覆蓋了民政全部業(yè)務內容。

無錫市民政局在業(yè)務檔案的計算機信息化管理上的應用已取得良好效果，初顯其突出優(yōu)勢：

一是辦公效率得到了顯著提高。傳統(tǒng)的基層民政業(yè)務檔案工作主要依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還極易出現(xiàn)人為差錯。如婚姻登記，紙質檔案實行每年進館存檔，不僅工作量繁重，而且由于人工檢索等原因，極易出現(xiàn)錯、漏等問題。2004年，無錫市基層婚姻登記進行數(shù)字化管理，2008年在全市進行網絡化辦理登記，采用配套的計算機軟件處理信息，使資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序、簡單易行，辦公效率得到了極大的提高。

二是信息資料得到了共享與交流。在傳統(tǒng)文書檔案管理中，無法做到信息共享，更不方便查閱利用，造成資金和資源的浪費。無錫市民政系統(tǒng)自建立網絡互通和電子化管理后，市、區(qū)、鎮(zhèn)、村各級民政部門均可在這一平臺上及時查找各種工作需要的信息資料，從而極大地提高了資源的利用率。

三是服務群眾更現(xiàn)方便快捷。運用計算機及其網絡技術進行檔案管理后，檔案資料的查詢變得簡單、快捷。如無錫地名網建成后，開始向公眾提供了最權威的電子地圖，市民可足不出戶，通過地名網絡，咨詢地圖資料、了解地名歷史、發(fā)表學術交流。又如，群眾需要查詢本人的有關民政資料，在轄區(qū)的民政部門即可一次查閱，再也不必市、區(qū)、鎮(zhèn)、村來回奔波，服務了人民群眾，提升了政府效能。

四是文件保存更具連續(xù)性、穩(wěn)定性。民政業(yè)務涉及民生，各部門形成的業(yè)務檔案數(shù)量巨大，如低保檔案，殯葬檔案等等，以往每年都由基層民政部門逐級填寫上報，且均為紙質檔案，紙質檔案容易受損且易受到外部客觀環(huán)境的影響，若相關的信息資料發(fā)生丟失，將會給業(yè)務工作帶來巨大的損失。采用數(shù)字化管理，電子文件檔案的連續(xù)性更完整，壽命更長，且保存、讀寫方便快捷，易于傳遞，不易損壞，受外部影響也較小，穩(wěn)定性顯著。

二、基層民政檔案信息化管理存在的問題

計算機信息管理系統(tǒng)在基層民政業(yè)務工作和檔案管理中的應用有著十分明顯的優(yōu)勢，但目前在實施過程中也還存在著一些實際問題。

1.區(qū)域發(fā)展不平衡

目前，各級民政部門絕大部分已經配備了計算機進行信息化管理，但是，有的地區(qū)計算機配置太低，沒有配齊相關軟件，不能滿足實際工作的要求。特別是在社居（村）委的層面上，有的還沒有配備計算機，檔案信息管理嚴重滯后。

2.人員素質參差不齊

基層民政檔案管理人員大多為兼職，檔案知識與信息技術掌握程度相對較弱，一定程度上制約了民政業(yè)務工作及檔案管理的發(fā)展。加大對信息技術的指導和檔案業(yè)務培訓，把懂技術、懂理論、高素質的人才引進來，才能真正發(fā)揮辦公自動化設備的應有作用，才能加快推進基層檔案信息化建設。

3.配套設備不健全

由于檔案信息化建設尚處于探索實施的初級階段，數(shù)十年、甚至上百年形成的大量基層民政紙質檔案必需經過數(shù)字化處理后才能轉化成為電子檔案，工作量大，責任重大，且各種輸入設備速度較慢、功效較低，在短期內完成從紙質向電子轉化的難度較大。

4.保密性能欠穩(wěn)定

基層民政業(yè)務電子檔案以各種格式留存，易于改動。雖然采取一些防偽技術，如用CEB、PDF等格式代替WORD格式，不允許在“原文”上進行更改，但其發(fā)生變化的可能性還是比紙質文檔要大，這樣不利于文檔信息的安全管理。

三、加強基層民政檔案信息化管理的對策

1.在思想層面上增強責任意識。

要搞好基層民政檔案的計算機信息化管理，必須領導高度重視。各級民政部門要主動及時向主管領導匯報情況，以征得領導的關心重視和財政支持，購置必要的技術設備，配足相關的工作人員。

在思想層面上，牢固樹立“檔案安全無小事”的思想，提升安全意識。廣泛開展檔案安全知識宣傳教育，營造良好氣氛，通過學習交流，不斷增強創(chuàng)新思維，筑牢安全責任防線。

2.在技術層面上實施內外隔離。

鋪設物理隔離的內外兩套局域網。內網O A信息辦公網絡與國際互聯(lián)網相隔離，流轉內部文件；外網民政業(yè)務信息網與基層單位及相關部門互聯(lián)，共享資料。確保各種信息在各自范圍內應用，避免內外網交叉使用，并設置防火墻，確保網絡系統(tǒng)的安全。

3.在業(yè)務層面上提升工作水平。

基層民政業(yè)務工作檔案面廣量大，做好民政業(yè)務電子檔案的接收、處置、存儲歸檔等工作，以及加強對基層民政檔案兼職人員的業(yè)務培訓，將是工作的重中之重。平時應注意對永久、長期保存的電子文件定期復制，防止信息損失，對檔案信息的來源做好甄別，保護原始信息。并進一步創(chuàng)新服務手段，充分發(fā)揮檔案信息的價值作用。

總之，隨著計算機信息技術的不斷推廣與深入，計算機信息化管理已經在基層民政業(yè)務檔案管理工作中得到了廣泛的運用，信息管理不僅減輕了勞動強度、簡化了工作程序、提高了工作效率和工作質量，還擴大了信息的共享和交流。雖然實踐中還存在諸多問題，但隨著科學技術的發(fā)展和各層面的共同努力，計算機信息管理必將在基層民政檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，更好地為社會和諧進步服務。