淺談高校捐贈檔案的管理工作

鮑 戎

（南京理工大學(xué)檔案館，江蘇南京，210014）

高校捐贈檔案是高校教職員工、校友等相關(guān)人員或相關(guān)單位捐贈的反映高校教學(xué)科研成果、重要事件和日常事務(wù)等具有保存價值的紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和以其它介質(zhì)為載體的歷史記錄。隨著高等教育事業(yè)的改革發(fā)展和深入推進，高校在科學(xué)技術(shù)和國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，捐贈檔案的數(shù)量和質(zhì)量不斷提高，捐贈檔案工作在高校檔案管理中的地位和作用也日益提升，成為高校檔案管理工作的重要組成部分。高校檔案館的管理人員，必須主動適應(yīng)這一新形勢發(fā)展的需要，強化對捐贈檔案的接收和管理意識，從而更加科學(xué)有效地規(guī)范高校捐贈檔案的管理工作。

1.高校建立捐贈檔案的意義

高校人文薈萃，校友遍布各行各業(yè)、世界各地，眾多著名專家學(xué)者對國家科技、文化、教育等方面做過巨大貢獻，他們收藏了較多的史實資料，藏品豐富。這些散存于相關(guān)社會組織、個人手中的資料及藏品涉及到高校乃至國家的歷史方方面面，不僅是珍貴檔案，也是對高校眾多學(xué)科教學(xué)科研歷史和教師自主教學(xué)科研成果的體現(xiàn)。收集這些資料、藏品，建立高校捐贈檔案，將從側(cè)面反映高校的教育科研活動和成果。

高校捐贈檔案是一種專門檔案，它除了具有檔案的基本屬性之外，還具有涵蓋文書檔案、基本建設(shè)檔案、科技檔案等其它門類檔案的特點，收藏、管理和應(yīng)用這些檔案的意義重大。

1.1 有助于檔案館的特色建設(shè)，豐富和優(yōu)化檔案館藏

高校檔案館以收集單位部門移交的檔案為主，私人捐贈者較多地是捐贈收藏品（實物）。捐贈檔案可以很好地改善檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，填補館藏空白，形成特色館藏。例如：可以在高校檔案類目基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的特色設(shè)立名人檔案、教學(xué)成果檔案、科技創(chuàng)新成果檔案、文化和藝術(shù)檔案等，形成高校檔案館自身的特色。

高校的教學(xué)、科研等活動大多是教師單獨承擔(dān)或自發(fā)進行的，有相當(dāng)數(shù)量具有保存價值的材料，諸如教學(xué)講稿課件、自制教具及科研研究手稿、學(xué)術(shù)交流記錄、實驗計劃、現(xiàn)場照片、樣品樣機等，保存在個人和團隊手中。將這些真實記錄高校各項工作的檔案捐贈歸檔，不僅能豐富館藏，對高校檔案資源體系進行有效且必要的補充，也能更全面客觀地反映高校教學(xué)科研等各項活動，同時對保護高校自主知識產(chǎn)權(quán)也有積極意義。

1.2 有助于藏品保存和價值升華

散存于社會組織、個人手中的資料及藏品往往得不到妥善保管和傳承。捐贈到檔案館不僅能使藏品得到很好地保護，使歷史得以留存，還可以使其被更多需要它的人充分利用并展現(xiàn)其價值。這是國民崇高品格的體現(xiàn)，是愛心的傳遞。捐贈檔案在使檔案事業(yè)受益的同時，也使檔案的價值和人的境界得到升華。

高校捐贈檔案不僅有效地豐富了高校檔案館藏，更重要的是有助于傳承高校優(yōu)秀文化、理念和成果，有助于高校以史為鑒，調(diào)整、優(yōu)化資源配置，提高辦學(xué)水平。

2.捐贈檔案的宣傳組織

捐贈檔案內(nèi)涵豐富、載體多樣、特色鮮明、作用巨大，如何能讓更多的社會團體和個人認識到捐贈檔案的重要性，積極向高校檔案館捐贈檔案，是檔案工作者首先要研究的問題。

2.1 完善捐贈檔案管理辦法，建立完善科學(xué)的管理制度

高校要規(guī)范捐贈檔案的制度，明確捐贈檔案管理方法，建立健全安全保密制度，采用先進手段和科學(xué)方法保管好捐贈檔案，避免捐贈檔案的毀壞、遺失和泄密，保證捐贈檔案的完整性和安全。只有捐贈檔案管理制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，捐贈者才會相信自己的收藏能在檔案館得到妥善的保存和利用。高校的檔案捐贈工作才更易得到多方面關(guān)注，爭取到更多支持，得到人們的極大信任，才會有越來越多的人愿意將珍藏捐贈給檔案館。

2.2 做好宣傳工作，開拓捐贈渠道

檔案館應(yīng)修正長期以來所遵循的以校內(nèi)相關(guān)單位部門為中心的檔案收集模式，不斷拓展高校檔案收集工作的視野。對潛在的捐贈者要積極主動上門拜訪，進行宣傳、引導(dǎo)和指導(dǎo)，以“走出去，請進來”的方式，使更多的人了解檔案館有著專業(yè)的保管技術(shù)、儲藏條件好，館藏是私人藏品的更好延續(xù)。鼓勵社會機構(gòu)及個人向檔案館捐贈檔案，豐富和擴大捐贈內(nèi)容及范圍。使每個有檔案意識、公益意識的人都有可能向檔案部門捐贈有價值的檔案資料。促使館藏檔案資源具有更為濃郁的文化氣息，更可以優(yōu)化與創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。

2.3 誠心對待每位捐贈者，提高捐贈積極性

要從多方面體現(xiàn)檔案部門對捐贈者的尊重，對捐贈品的重視，以誠相待。比如，可以為每一位檔案捐贈者頒發(fā)捐贈證書、贈送紀念品，在檔案館宣傳欄或檔案館網(wǎng)頁上介紹捐贈者及捐贈檔案。對重要的捐贈檔案可以制作各種形式的副本贈送給捐贈者保存留念，避免捐贈與個人收藏之間的矛盾。同時檔案館還應(yīng)該對捐贈檔案進行價值鑒定、挖掘利用、編緝研究，部分捐贈檔案經(jīng)保護性處理后可向公眾開放，對突出的捐贈者要進行宣傳表彰。

這些舉措會使捐贈者得到人們的尊敬，也能增強捐贈者的榮譽感和責(zé)任感，提高捐贈積極性，使捐贈者個人乃至社會公眾樹立起自覺、科學(xué)的檔案觀，積極認同高校檔案工作在現(xiàn)代社會中的重要地位和存在價值，更好地樹立檔案工作在社會公眾中的良好形象，謀求與社會公眾更為直接的親和力，以聚集人氣，豐富和弘揚獨具特色的檔案文化。

3.捐贈檔案的科學(xué)管理

捐贈檔案是檔案館藏的重要方面，由于其來源的特殊性，需要檔案工作者精心管理。

3.1 把好篩選登記關(guān)

館藏資源要合理配置、科學(xué)管理，首先要做好捐贈檔案的篩選和登記工作。捐贈者由于文化背景、職業(yè)身份、捐贈動機等不同，加之受捐贈的饋贈性等影響，捐贈時往往有很大的不確定性。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照捐贈制度的要求對捐贈資料進行驗收登記與篩選整理工作，接收人員不僅要鑒定資料的真?zhèn)?、可靠性和質(zhì)量，考量其是否具有作為檔案的價值，還要根據(jù)檔案館館藏建設(shè)的方針和原則進行篩選、分類。在確定捐贈檔案后，檔案館應(yīng)與捐贈方簽訂捐贈檔案協(xié)議書，明確捐贈檔案材料的所有權(quán)以及相關(guān)問題并登記造冊。

3.2 做好捐贈檔案的整理和保護

捐贈檔案包括紙質(zhì)材料、音像材料和實物證據(jù)材料等。由于此前一直由私人或相關(guān)組織保管收藏，難免有污染、破損和殘缺，檔案工作人員在接收捐贈檔案后必須細心整理，按規(guī)范修整被污染破損的檔案，做好保護工作，以利于長期收藏。

另一方面，捐贈檔案形式上的多樣性也要求我們保證捐贈檔案的系統(tǒng)成套性，并考慮不同材質(zhì)檔案的特殊保管環(huán)境，需要積極引用先進技術(shù)，創(chuàng)造優(yōu)越的館藏條件。

3.3 科學(xué)組卷和系統(tǒng)歸納

捐贈檔案因其來源的特殊性，其整理與其它檔案又有所區(qū)別。捐贈檔案應(yīng)使用明顯標識，比如加蓋“捐贈檔案”圖章、登記捐贈者和捐贈方式等信息。這樣有利于統(tǒng)計捐贈檔案情況、方便檔案利用，也可達到激勵捐贈的效果。捐贈檔案一般是以捐贈者為單位來組卷的，都是由一整套具有內(nèi)在密切聯(lián)系、不可分割的檔案材料所組成，具有成套性，需要按照捐贈檔案的形成程序來進行收集和整理，以保證捐贈檔案全面反映客觀事實。

與此同時，捐贈檔案又與高校各項工作環(huán)環(huán)相扣，不可分割，具有不可或缺的史料價值。必須科學(xué)地建立捐贈檔案的索引方法，加強與學(xué)校檔案整體的有機聯(lián)系。在方便按捐贈者檢索的同時，能夠有效地形成對學(xué)校相關(guān)事件檔案的支撐。反之，通過將捐贈檔案和學(xué)校檔案進行整體聯(lián)系，可以發(fā)現(xiàn)校內(nèi)檔案收集的一些缺漏，進而可以引導(dǎo)捐贈，或定向征集相關(guān)的捐贈檔案，實現(xiàn)正常檔案和捐贈檔案之間相互促進的良性循環(huán)。

3.4 正確利用捐贈檔案

捐贈者是懷著對檔案館的信任和盼望自己的珍藏能夠發(fā)揮最大限度的利用價值而捐贈檔案的。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)將捐贈檔案當(dāng)作檔案館的珍貴館藏，珍惜和愛護捐贈檔案，對捐贈檔案進行充分的開發(fā)利用，這樣才是對捐贈者的負責(zé)和尊重。

在捐贈檔案公開、公布和利用方面，應(yīng)該嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定執(zhí)行。“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護他們的合法權(quán)益。”特別要注意的是，對沒有超過著作權(quán)保護期限的捐贈檔案，版權(quán)依然歸捐贈人所有，不能直接轉(zhuǎn)化為社會檔案信息資源。檔案館在捐贈檔案的公開、公布及利用過程中，必須遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》 第二十六條的規(guī)定，“不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定”，充分維護捐贈人的合法權(quán)益，注意保護捐贈者的著作權(quán)。

隨著捐贈檔案數(shù)量的增長，捐贈檔案已經(jīng)成為高校檔案館藏中不可缺少的重要組成部分，在高校教育改革與事業(yè)發(fā)展中正發(fā)揮著越來越重要的作用。高校檔案館要不斷建立健全捐贈制度，在實踐中改進捐贈檔案的接收、篩選和整理、保存方法。檔案工作人員也要以高度的責(zé)任心，不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗，深入思考、勇于創(chuàng)新，積極做好捐贈檔案的管理工作。

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