淺談高等教育自學(xué)考試畢業(yè)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化審核

劉 勇

（江蘇省教育考試院，江蘇南京，210024）

1.自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料網(wǎng)絡(luò)審核的基本概念及其主要特征

開展自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料網(wǎng)絡(luò)審核是指依托自考生電子檔案為基礎(chǔ)，以計算機信息處理技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的技術(shù)密集型的自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料的審核管理模式。 其主要特征是：

1.1 檔案材料的電子化

自考生的基本信息、圖像信息、成績信息、 筆記卡信息等共同構(gòu)成電子檔案的主要內(nèi)容。 自考生的各類信息通過相關(guān)技術(shù)手段采集并存儲于計算機內(nèi)作為審核畢業(yè)生檔案材料、 辦理畢業(yè)證書的基本依據(jù)，以替代紙質(zhì)檔案的基本功能。

1.2 信息傳輸與發(fā)布的無紙化

自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料審核情況的發(fā)布、專業(yè)計劃調(diào)整與替換標(biāo)準(zhǔn)、考試機構(gòu)的相關(guān)公告等均可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸發(fā)布，實現(xiàn)審核過程的全程無紙化。

1.3 審核的遠程化

對自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料的審核不受地域和場所限制，在計算機網(wǎng)絡(luò)所能涵蓋的范圍內(nèi)，只要具備基本的軟硬件設(shè)施即可完成任務(wù)。

2.網(wǎng)絡(luò)審核自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料的功能實現(xiàn)

自考畢業(yè)生檔案材料的網(wǎng)絡(luò)審核打破時空、地域限制，充分利用電子檔案建設(shè)的成果，使得檔案審核工作更加規(guī)范，手續(xù)更加簡化。 同傳統(tǒng)的審核自考畢業(yè)生檔案材料、辦理畢業(yè)證書的模式相比較，由于取消了自考生紙質(zhì)檔案在省、市、縣（市、區(qū)）、主考院校間的傳遞，無需再長期租賃場地存放歷史檔案，辦理自考畢業(yè)證書的成本也將大幅減少，工作效率將得到極大的提高。 網(wǎng)上注冊、審核將過去以運轉(zhuǎn)考生紙質(zhì)檔案為核心的人力密集型工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案傳遞為核心的技術(shù)密集型工作，工作效率將得到極大的提高。

2.1 自考生通過網(wǎng)絡(luò)提出畢業(yè)申請

自考生必須在規(guī)定的時間內(nèi)登陸網(wǎng)站，在網(wǎng)上填寫并確認核實自己的基本信息后提出畢業(yè)申請，并由計算機對該考生能否畢業(yè)進行實時預(yù)測。 為方便自考生，考試機構(gòu)將審核畢業(yè)生檔案材料的流程透明化，提供辦理畢業(yè)證書情況的查詢服務(wù)： 考生可隨時用注冊的賬號登陸查詢自己提出的畢業(yè)申請?zhí)幵谑裁礃拥膶徍藸顟B(tài)，考生還可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供的平臺向當(dāng)?shù)刈钥嫁k、 省級教育機構(gòu)進行咨詢。 這樣可以在很大程度上縮小考生與考試機構(gòu)之間的距離，為自考生提供了方便、快捷的主動式服務(wù)。

2.2 審核工作是重中之重

工作人員通過審核系統(tǒng)對自考生提出的畢業(yè)申請進行處理。 網(wǎng)上審核系統(tǒng)真實地反映了傳統(tǒng)的人工審核檔案的流程：分別為縣（市、區(qū)）自考辦和市自考辦進行初審，主考院校進行復(fù)審，省級教育機構(gòu)進行終審。 不同的工作人員通過自己設(shè)定的口令登陸不同的級別進行審核，而不同級別所做的審核工作各有側(cè)重，做到分工有序。

縣（市、區(qū)）自考辦審核的重點是根據(jù)自考生攜帶的畢業(yè)生檔案材料核查自考生通過畢業(yè)申請系統(tǒng)提交的基本信息的真實性，若情況屬實，則將該考生的電子檔案材料提交到市自考辦審核，否則將該自考生的畢業(yè)申請退回。 考慮到很多自考生的成績由于歷史原因沒有并入到考生電子檔案庫，在現(xiàn)場確認時，自考生可以帶相關(guān)成績證明調(diào)閱紙質(zhì)檔案進行核實。 追加的成績檔案信息提交到市自考辦再次確認。 縣（市、區(qū)）自考辦工作人員定期將確認后的自考生檔案信息上傳至省數(shù)據(jù)庫。

市自考辦審核主要是對縣（市、區(qū)）審核通過的自考生進行再次確認?？忌幕緳n案信息與縣（市、區(qū)）審核時的修改信息被鮮明地反映出來，以便讓市考辦審核人員進行確認。 同時市考辦操作人員對縣（市、區(qū)）考辦操作人員提交的追加成績進行再次確認，以避免人為的操作錯誤。

省級終審主要是對市里提交的已審核通過的自考生畢業(yè)生檔案材料進行審核。 縣、市追加的成績在省級教育機構(gòu)工作人員的確認下才能并入電子檔案，并將審核通過的自考生的電子檔案送至主考學(xué)校確認。 主考學(xué)校審核再次進行自考生筆跡卡對比，對自考生成績、加試情況進行審核。 省級終審是對審核畢業(yè)生檔案材料、辦理畢業(yè)證書的全過程進行監(jiān)督，可以對主考學(xué)校的審核結(jié)果復(fù)議，提供打印畢業(yè)生名冊、畢業(yè)生登記表及查詢等服務(wù)。

3.開展網(wǎng)絡(luò)審核自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料的優(yōu)越性及價值

目前，一部分省市考試機構(gòu)辦理自學(xué)考試畢業(yè)證書只是將自考畢業(yè)生檔案材料發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上供考生核實，并沒有將網(wǎng)上審核檔案材料這一最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)引入自學(xué)考試畢業(yè)證書辦理工作中，使得審核工作通過信息化實現(xiàn)，這也是目前全國自學(xué)考試考籍信息化管理的瓶頸所在。

充分認識到審核自學(xué)考試畢業(yè)生檔案材料、 辦理畢業(yè)證書的復(fù)雜流程后，我們可以從以下兩方面著手：一是自考畢業(yè)生網(wǎng)上注冊，即提供考生使用的系統(tǒng)，考生通過網(wǎng)絡(luò)登陸核實修改自己的基本資料，直接與省教育考試院進行交流，并能夠隨時查看自己檔案材料的審核情況； 另一個就是網(wǎng)上審核，即通過全省各地自考辦工作人員使用的系統(tǒng)將傳統(tǒng)畢業(yè)生檔案材料審核流程真實地體現(xiàn)出來。 只有如此，才能滿足兩方面人員的不同需求。

3.1 引入考生檔案所在地區(qū)域劃分思想

自學(xué)考試考生分布區(qū)域廣，人員分散、流動性強，不像高考那樣以居住地、戶籍所在地進行管理。 因此，只有建立靈活的區(qū)域概念，直接反映自考生檔案所在地的變化，才能真實展現(xiàn)自考生檔案的流動性。 區(qū)域內(nèi)工作人員只對本區(qū)域自考生負責(zé)，而縣（市、區(qū)）、市、省之間又存在著管理關(guān)系。 因而由省級考試機構(gòu)根據(jù)自學(xué)考試檔案管理的隸屬關(guān)系對全省各級考試機構(gòu)進行獨立的區(qū)域劃分，并對每個子區(qū)域進行編碼，形成一個塔形的區(qū)域管理關(guān)系，每個考生的基本信息里都包含所在區(qū)域代碼，這樣有效地避免了下級操作人員跨區(qū)管理所產(chǎn)生的越權(quán)。區(qū)域劃分的靈活性也可以保證以后各級機構(gòu)設(shè)置的變動不會影響管理的有效性。

3.2 審核工作完全無紙化

傳統(tǒng)的審核自考畢業(yè)生檔案材料、辦理畢業(yè)證書過程中，大部分表格需要考生填寫，十分繁瑣。 如畢業(yè)生登記表需要將考生檔案成績?nèi)坑涗浵聛?，這在審核畢業(yè)生檔案材料、辦理畢業(yè)證書的高峰期給工作人員帶來了極大的工作量，也極易導(dǎo)致一些人為錯誤。 同時，考生圖像庫也沒能充分利用，大部分需要照片的表格還是需要考生或工作人員粘貼。 而在畢業(yè)生檔案材料網(wǎng)絡(luò)審核、畢業(yè)證網(wǎng)上辦理過程中，所有表格均由打印機輸出，考生相片從數(shù)據(jù)庫中取出，這就在工作上極大地方便了自考生和工作人員，另一面也實現(xiàn)各類表格的統(tǒng)一輸出。

3.3 審核判斷的智能化

全國高等教育自學(xué)考試的課程計劃進行了多次調(diào)整，導(dǎo)致人工審核畢業(yè)生檔案材料、 辦理畢業(yè)證書過程中，需要根據(jù)多種輪次替換關(guān)系進行判斷。 而利用計算機進行畢業(yè)判斷完全程序化，既做到了速度快，判斷結(jié)果準(zhǔn)確，同時可以靈活地根據(jù)國家新的考試計劃進行畢業(yè)條件判斷的調(diào)整。

3.4 管理權(quán)限的嚴(yán)格控制

省級考試機構(gòu)為每個市（地區(qū)）級考試機構(gòu)、主考院校分配唯一的管理員賬號，管理員再對本區(qū)域以及下級區(qū)域設(shè)置一般管理人員并對其賦權(quán)。 任何管理人員的操作都將寫入數(shù)據(jù)庫以備查詢，做到責(zé)任到人。

[1]梁其鍵著.考試管理的理論與技術(shù)[M].華中師范大學(xué)出版社，2002年。

[2]徐桂云.論信息時代自學(xué)考試的創(chuàng)新與完善[J].成人教育，2006（1）：27-28。

[3]王蓓華.淺談電子檔案信息化管理[J].檔案天地，2011（1）：49-50。