關(guān)于新建本科院校檔案人力資源建設(shè)的思考

程 娟

（金陵科技學(xué)院檔案館，江蘇 南京 211169）

2000年以來，全國有一大批高職高專學(xué)校通過并校重組升格為本科院校，這些新建本科院校大多是定位于服務(wù)地方社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的應(yīng)用型本科院校［1］，如金陵科技學(xué)院、福建工程學(xué)院、遼寧科技學(xué)院等。新建本科院校數(shù)量的快速增長成為新世紀(jì)我國高等教育事業(yè)發(fā)展的重要特征［2］。

由于是新成立不久的本科院校，在社會服務(wù)能力、經(jīng)費(fèi)保障、發(fā)展空間等方面普遍存在著局限性，因而學(xué)校主要著力于學(xué)科建設(shè)、教育教學(xué)、科學(xué)研究等主要工作，重點(diǎn)致力于轉(zhuǎn)型和內(nèi)涵建設(shè)。而作為學(xué)校重要基礎(chǔ)工作的檔案管理工作，受人力、物?力及財(cái)力等限制，發(fā)展速度較慢，尤其是檔案人力資源建設(shè)。

檔案人力資源管理，是指在檔案工作中建立和施行一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，并對其人力因素進(jìn)行一系列的組織和激勵(lì)活動，使檔案工作和人力資源保持最佳組合，充分體現(xiàn)以人為本的理念，發(fā)揮人的能動性和創(chuàng)造力［3］。

本文所述檔案人力資源，不僅包括檔案部門的專職人員，還包括各部門的兼職人員，是一種大人力資源的概念。新建本科院校推進(jìn)檔案人力資源建設(shè)，不僅是學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案人力資源自身發(fā)展的需要。

一、新建本科院校檔案人力資源需求的新特點(diǎn)

新建本科院校的成立與發(fā)展，使檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，檔案人力資源的需求隨之呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）全宗的增加，使檔案管理規(guī)模急劇擴(kuò)大，檔案人員的數(shù)量需求增加

由于原先的辦學(xué)層次是專科水平，且規(guī)模相對較小，學(xué)校的案卷總量較少，檔案管理人員通常是手工管理模式。而升本后，全宗由一個(gè)增至兩個(gè)、三個(gè)，甚至是多個(gè)，案卷總量翻倍，檔案管理規(guī)模擴(kuò)大，這就使檔案人員的數(shù)量急需增加。

（二）檔案管理內(nèi)容的改變、層次的提高，急需高層次、高素質(zhì)的檔案人員

新建本科院校成立后，學(xué)校的教學(xué)、管理、科研等中心工作與以往相比發(fā)生了質(zhì)的改變。在校生規(guī)模的擴(kuò)大，教學(xué)管理、教學(xué)水平評估、產(chǎn)學(xué)研的飛速發(fā)展等，使學(xué)校產(chǎn)生了大量的教學(xué)、科研、管理等檔案，且呈逐年遞增趨勢。尤其是科研檔案，學(xué)校專科時(shí)期的科研檔案是屈指可數(shù)的，而升為本科以后，著重于應(yīng)用型、服務(wù)于地方的科研特色，產(chǎn)生了大量新事物，使科研檔案走向了新高地。以金陵科技學(xué)院為例，?？茣r(shí)期每年的科研檔案只有一卷，合并升本后，僅2011年，科研檔案就達(dá)到了近六十卷，科研案卷的數(shù)量呈現(xiàn)迅速上升的趨勢?？蒲姓n題的門類和級別也日益豐富，既有橫向課題，也有縱向課題；級別有校級、市級、省級甚至是國家級。隨著教學(xué)管理的發(fā)展及本科教學(xué)水平評估的進(jìn)行，教學(xué)檔案也顯得日益規(guī)范化和系統(tǒng)化。大量的教學(xué)、科研檔案的搜集、整理、歸檔和利用，均急需高層次、高素質(zhì)的檔案人員運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行科學(xué)管理。

（三）對外合作辦學(xué)的發(fā)展使外事檔案管理需要高水平的檔案管理人才

學(xué)校與國（境）外合作辦學(xué)，產(chǎn)生了大量的外事檔案，如學(xué)校與外方合作辦學(xué)協(xié)議、校際交流、外事活動記錄等管理材料，學(xué)生出國或赴港澳臺學(xué)習(xí)材料，教職工因公赴國（境）外學(xué)習(xí)、訪問、考察等活動中產(chǎn)生的材料，以及外方教師、專家任教等材料，因此急需外語水平高的檔案管理人才。

（四）校園基礎(chǔ)建設(shè)產(chǎn)生了大量的基建檔案，急需既懂基建又具備檔案管理知識的復(fù)合型人才

新校區(qū)建設(shè)，是每一所新建本科院校所面臨的艱巨任務(wù)。前期的規(guī)劃、可行性論證、上級批復(fù)、設(shè)計(jì)圖紙，建設(shè)過程中產(chǎn)生的施工、監(jiān)理等基礎(chǔ)資料，后期的竣工圖紙、驗(yàn)收材料等等，均急需基建知識豐富又具備檔案管理知識的人才進(jìn)行搜集、整理、立卷，直到向檔案部門移交。這期間稍有閃失，材料丟失或損毀都會給學(xué)校帶來不可估量的損失。

（五）檔案信息化工作的推進(jìn)，需要既有信息技術(shù)知識又有檔案知識的檔案人才

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》指出：“檔案信息化工作是“十二五”期間的主要任務(wù)之一，而信息化的推進(jìn)對人力資源建設(shè)提出了新要求?！卑殡S著信息技術(shù)、Internet技術(shù)在各高校的普遍應(yīng)用，大學(xué)校園的OA技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，不少新建本科院校已經(jīng)在建或已建成數(shù)字化校園環(huán)境。在這種趨勢下，傳統(tǒng)手工的、單機(jī)的檔案管理模式已不再能夠適應(yīng)新形勢、新發(fā)展的需要。檔案信息化工作的推進(jìn)對檔案管理人員提出了更高要求；計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、新型去濕機(jī)、消殺設(shè)備等已逐漸成為常用的現(xiàn)代化檔案管理手段。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的使用和維護(hù)、電子檔案的存儲與管理、各類館藏檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案館的建設(shè)等均需要一批既有信息技術(shù)知識又有檔案知識的檔案人才。

綜上所述，新建本科院校的成立與發(fā)展，使檔案人力資源的需求隨之呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)，這就使大力推進(jìn)檔案人力資源建設(shè)顯得非常迫切，而目前檔案人力資源建設(shè)現(xiàn)狀不容樂觀。

二、新建本科院校檔案人力資源建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）認(rèn)識的偏差

檔案工作是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，有其一定的工作特點(diǎn)，延后性是特點(diǎn)之一?！扒叭嗽詷?，后人乘涼”，是對延后性特點(diǎn)的生動描述，檔案工作完成的質(zhì)量如何，在幾年甚至是若干年之后，才能逐漸體現(xiàn)。因此人們對檔案工作重要性的認(rèn)識就會存在偏差，在人員建設(shè)、經(jīng)費(fèi)劃撥及其他方面均實(shí)行從緊原則，不能提供相應(yīng)保障。

領(lǐng)導(dǎo)檔案意識強(qiáng)的部門，檔案工作就會規(guī)范、有序，檔案員也能及時(shí)按規(guī)定做好檔案工作；而領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)的部門，不僅提供不了檔案工作保障，檔案員無法良好地開展工作，有的甚至出現(xiàn)有價(jià)值的資料滯留在部門或個(gè)人手上，不能及時(shí)歸檔，造成該部門檔案不完整，影響查詢和利用。

（二）專職檔案人員編制偏緊

由于學(xué)校自身編制緊張，有限的編制主要用于引進(jìn)教學(xué)、科研等方面的高層次人才，造成檔案工作人員偏少，只能應(yīng)付日常的事務(wù)性工作，無法進(jìn)行檔案編研、檔案科研課題研究等深層次的檔案資源開發(fā)與利用工作，工作質(zhì)量難以得到提升。

（三）各部門檔案人員處于兼職狀態(tài)、流動性較大

新建本科院校檔案工作網(wǎng)絡(luò)通常由分管校領(lǐng)導(dǎo)、各部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、各部門檔案員、檔案部門人員共同組成。作為學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分，各部門檔案員都處于兼職狀態(tài)，且身兼數(shù)職，有的是辦公室主任兼檔案員，有的甚至還身兼組織委員、紀(jì)檢委員、資產(chǎn)管理員、信息員、通訊員、女工委員等數(shù)職于一身，加上本職工作，即使精力再充沛，也會影響到工作質(zhì)量，難免會出現(xiàn)拖拉、應(yīng)付的工作狀態(tài)。

幾年一聘的用人制度，使人員能夠在不同崗位上進(jìn)行流動，有其積極意義，然而對于檔案管理工作卻有不利之處。部門檔案管理工作需要人員相對穩(wěn)定，需要?dú)w檔人員熟悉部門內(nèi)部的各項(xiàng)工作流程、具有一定的檔案管理知識，能夠熟練進(jìn)行部門日常工作資料的搜集、整理、立卷、歸檔等。而人員的經(jīng)常性流動，往往會造成部門檔案資料的不齊全、不完整，案卷整理無從下手，甚至立卷不專業(yè)、不規(guī)范、不科學(xué)，最終造成部門檔案質(zhì)量低下，給今后部門檔案的查考與利用帶來困難。與此同時(shí)，學(xué)校不得不進(jìn)行重復(fù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，將有限的經(jīng)費(fèi)及時(shí)間用于重復(fù)勞動，進(jìn)而影響到學(xué)校檔案工作的整體有序發(fā)展。

（四）缺乏專業(yè)的、復(fù)合型的檔案管理人才

新形勢下，檔案管理工作需要的是專業(yè)的、復(fù)合型人才。

首先，許多新建本科院校檔案人員并未真正受過檔案專業(yè)教育。檔案學(xué)，作為一門學(xué)科，有它自身的理論和操作規(guī)律，因此，未接受過檔案學(xué)專門教育的其他專業(yè)技術(shù)人員，對檔案管理工作應(yīng)遵循的原則和規(guī)律的了解是有限的。

其次，檔案部門工作人員接受過正規(guī)檔案學(xué)專業(yè)教育和培訓(xùn)的也不多。即使有科班出身的，也會因?yàn)檫M(jìn)修機(jī)會極少而與現(xiàn)代化的檔案管理工作脫節(jié)，在進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理時(shí)，覺得力不從心。

第三，復(fù)合型檔案管理人才非常缺乏。如前所述，既有豐富基建知識又有檔案知識的管理人才、外語水平高的檔案管理人才、既有信息技術(shù)知識又有檔案知識的管理人才等復(fù)合型人才缺口較大。

（五）經(jīng)費(fèi)有限，運(yùn)作困難，缺少激勵(lì)

因?yàn)槭切陆ū究圃盒＃孕枰罅抠Y金建設(shè)新校區(qū)，基建任務(wù)相當(dāng)重；同時(shí)教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作均需大量資金投入。幾乎每所院校都是負(fù)債運(yùn)行，因此檔案工作經(jīng)費(fèi)非常有限。

檔案工作缺少激勵(lì)機(jī)制，幾乎沒有評比、表彰、考核、激勵(lì)等，“干好干壞一個(gè)樣，做多做少沒影響”，因此嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。

三、積極推進(jìn)新建本科院校檔案人力資源建設(shè)的渠道

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，把推進(jìn)檔案人力資源建設(shè)列入學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃

檔案人力資源建設(shè)，屬于學(xué)校人力資源建設(shè)的一部分，也是學(xué)校發(fā)展的內(nèi)容之一，關(guān)系到學(xué)校檔案工作的科學(xué)與可持續(xù)發(fā)展，因此推進(jìn)檔案人力資源建設(shè)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以重視，將之列入學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃及檔案工作現(xiàn)狀，合理安排檔案管理人員的人事編制，強(qiáng)化檔案意識。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！钡谖鍡l規(guī)定：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其中第二款：應(yīng)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；第三款：建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)。［4］”

學(xué)校是否重視檔案工作，體現(xiàn)在相關(guān)法律法規(guī)能否真正落實(shí)到位。因此，作為新建本科院校，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作“三納入、四同步”的法規(guī)。三納入即：檔案工作納入學(xué)校及部門工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)范圍；四同步即：在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

學(xué)校是否重視檔案工作的另一個(gè)重要體現(xiàn)是各類人員檔案意識的高低。要使檔案人員的檔案意識得到提高，就必須增強(qiáng)檔案管理者（包括領(lǐng)導(dǎo)者、檔案形成者、檔案部門管理人員）的責(zé)任意識和服務(wù)意識，主動了解社會需求，加強(qiáng)對外宣傳，建立檔案部門與課堂教學(xué)深入結(jié)合的長效機(jī)制，逐步使檔案意識深入人心。

（二）切實(shí)發(fā)揮學(xué)校檔案工作委員會的作用

高校應(yīng)當(dāng)成立由校（院）長為主任委員、分管校（院）領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)校（院）領(lǐng)導(dǎo)為副主任委員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案工作委員會。

學(xué)校檔案工作委員會作為全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和咨詢機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)定期召開全體委員會議、研究、總結(jié)、部署全校檔案工作；適時(shí)召開專題會議，研究問題，協(xié)調(diào)關(guān)系，推動工作。促使各部門領(lǐng)導(dǎo)提高檔案意識，了解各部門檔案工作的進(jìn)展情況，熟悉檔案管理的規(guī)章制度，了解檔案管理的新手段、新知識，積極支持檔案工作。

（三）采取必要措施，穩(wěn)定檔案人才隊(duì)伍

1.加強(qiáng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，分批次提供機(jī)會，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。培訓(xùn)的內(nèi)容可包括：思想政治理論、職業(yè)道德方面；業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能；溝通、協(xié)調(diào)、宣傳方面；創(chuàng)新能力方面等。

培訓(xùn)的方式可包括：請進(jìn)來、走出去及利用校內(nèi)現(xiàn)有資源進(jìn)行培訓(xùn)［5］。

“請進(jìn)來”，即邀請校外檔案管理專家（如省市檔案主管部門、檔案學(xué)會、傳統(tǒng)本科院校檔案館中具有豐富檔案管理理論、經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)的檔案管理專家）到學(xué)校作學(xué)術(shù)報(bào)告，或培訓(xùn)一些急需的專業(yè)理論知識、專業(yè)基礎(chǔ)知識及專業(yè)技能等。

“走出去”，即走到校外參加省市檔案主管部門組織的各類檔案管理培訓(xùn)、各高校檔案專業(yè)的檔案基礎(chǔ)理論的學(xué)習(xí)，到檔案管理工作優(yōu)秀的單位參觀學(xué)習(xí)交流等。

利用校內(nèi)現(xiàn)有資源進(jìn)行培訓(xùn)，即邀請校內(nèi)各級領(lǐng)導(dǎo)給予思想政治、職業(yè)道德、學(xué)校發(fā)展等各方面知識的培訓(xùn)，也可邀請一些專業(yè)教師（如信息技術(shù)教師）給予專業(yè)知識的培訓(xùn)，還可邀請檔案工作較好的部門管理人員給予經(jīng)驗(yàn)介紹、交流等。

上述培訓(xùn)的課時(shí)，既可以作為評定職稱的繼續(xù)教育學(xué)時(shí)，也可以作為考核檔案員的一個(gè)指標(biāo)，以此構(gòu)建一支學(xué)習(xí)型、研究型的檔案員隊(duì)伍，力爭個(gè)人與學(xué)校檔案事業(yè)的共同發(fā)展。

2.注重勞動保護(hù)，改善工作環(huán)境?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十三條規(guī)定：“高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。［4］”

《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》第十七條規(guī)定：“高校應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，為長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇。并給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)助，補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)一般為每月200～3000元。［6］”

3.建立有利于人才發(fā)展的激勵(lì)機(jī)制。引入績效管理的概念，建立一套激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，提高工作積極性，同時(shí)給予一定的上升空間。依據(jù)美國著名心理學(xué)家馬斯洛的需要層次理論，人的自我實(shí)現(xiàn)的需要必須滿足生理需要、安全需要、歸屬和愛的需要、自尊的需要［7］，因此學(xué)校在制定激勵(lì)機(jī)制時(shí)應(yīng)充分考慮到需要層次理論的應(yīng)用，激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，產(chǎn)生職業(yè)幸福感。

（四）創(chuàng)造更多機(jī)會，使檔案管理人員充分發(fā)揮自身價(jià)值

目前，新建本科院校的許多工作如本科教學(xué)評估、教學(xué)檢查、教學(xué)成果展覽、黨代會、校慶等，均需要大量檔案材料的支持。檔案部門管理的大量的教學(xué)檔案可以為教學(xué)評估、教學(xué)檢查等教學(xué)管理工作提供憑證作用；檔案部門管理的學(xué)校獲得的獎(jiǎng)牌、證書等實(shí)物檔案，可以為教學(xué)成果等各類展覽撐起一片天；畢業(yè)生留在檔案部門的檔案資料、圖片、音像資料等在校慶中也能發(fā)揮巨大作用；至于黨代會等起草的理念、數(shù)據(jù)及信息均可以從檔案中調(diào)取。

總之，檔案管理人員應(yīng)該走出本部門，主動參與到學(xué)校的各類工作中去，讓更多的部門和人員充分了解和利用檔案信息資源，以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

綜上所述，新建本科院校對檔案人力資源的需求隨著學(xué)校的成立及快速發(fā)展，呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。這就使大力推進(jìn)檔案人力資源建設(shè)顯得非常迫切，而目前檔案人力資源建設(shè)現(xiàn)狀不容樂觀。只有采取對應(yīng)的推進(jìn)措施，如：領(lǐng)導(dǎo)重視、制度落實(shí)、穩(wěn)定隊(duì)伍等，才能使學(xué)校的檔案管理工作逐步走向科學(xué)化。

［1］王基林，唐銀輝，湯澍，等.新建本科院校師資隊(duì)伍建設(shè)策略［J］.金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版，2008（3）：69-72

［2］黃洋，陳小虎.新建本科院校事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢［J］.中國高教研究，2011（10）：50-52

［3］李國蘭.淺談檔案人力資源管理［J］.山東檔案，2004（1）：37

［4］江蘇教育網(wǎng).高等學(xué)校檔案管理辦法［EB／OL］.（2008-08-20）［2013-04-08］.http：//www.ec.js.edu.cn／art／2011／11／11／art-4281-60033.html

［5］舒惠.談新升本科院校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)［J］.云南檔案，2007（11）：43-44

［6］檔案教育網(wǎng).江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法［EB／OL］.（2012-05-10）［2013-04-08］.http：//www.wdjj.cn／info／info-2232.html

［7］廖淑莉.高校人事制度改革中檔案管理員工作效能感探析［J］.蘭臺世界，2012（23）：50-51