船舶登記檔案電子信息化管理初探

徐傳巧

連云港市地方海事局,江蘇省連云港市 222004

1 檔案電子信息化

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質文本為主，管理起來非常的復雜和麻煩，需要耗費大量的人力、財力和物力。隨著計算機技術的發(fā)展，檔案的管理上逐漸實現(xiàn)了電子信息化管理。所謂檔案的電子信息化管理，就是借助計算機技術、數(shù)字化管理、通信技術等將館藏檔案資料、紙質文檔等檔案資料以機讀的形式進行信息傳輸、收集、篩選和加工，使之轉化為微機軟件形式的文獻資源，供人們利用。

2 檔案電子信息化的優(yōu)點

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和計算機技術的更新?lián)Q代，船舶登記檔案電子信息化管理迎來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案電子信息化相較于傳統(tǒng)的管理要更為快捷方便、存儲量大、管理更為安全穩(wěn)定。

2.1 工作效率高

在傳統(tǒng)的檔案管理中更多的工作是依靠管理人員的記憶、手工操作。手工操作要求管理人員既要字跡工整、清楚簡明，又要求不能漏抄、漏寫；既要資料整理齊全，又要資料分門別類；這樣下來的后果是管理人員的工作量大大增加，而且需要耗費巨大的精力去完成工作。而且，在工作中，管理人員也不能保證沒有任何的差錯和疏忽，人腦的容量總是有限的，它與計算機的容量不同，無法實現(xiàn)數(shù)字化、智能化。在電子信息化管理中，運用的電子計算機技術，對于穩(wěn)健的收集、統(tǒng)計、存儲、分類都由計算機來完成。運用一定的計算機軟件對檔案資料進行管理中，使得人的工作量大大減少了，而且計算機管理中檔案資料更加的便捷、有序，提高了工作效率。另外，運用計算機技術，使得檔案資料的二次文獻加工處理更為的方便，花費的時間更少了，人們在對二次文獻資料進行利用時，也可以輕松的拷貝復制，利用起來更加的方便。

2.2 存儲量大

存儲量大這一優(yōu)點很明顯的可以看出來，紙質文檔的存儲量小，而且需要大空間來進行文檔的存放管理。舉個類似的例子，在大眾傳播媒介中，網(wǎng)絡媒體和報紙媒體，報紙的空間是有限的，只能容納下那么多的新聞，編輯部會對新聞進行重要程度的劃分，然后進行編排；而網(wǎng)絡媒體是依靠內存的，它的容量要比報紙多很多，一篇幾千字的報道在報紙中需要占領很大空間，在網(wǎng)絡媒體中只是幾十或幾百Kb。在檔案資料的電子信息化管理中，運用計算機技術使得存儲量大大的增加了，這是計算機的一大優(yōu)勢。

2.3 更加安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，如果需要翻閱資料，只能手動的去查閱、翻閱。而眾所周知的是一本書在經過多次的翻閱之后，書本就會逐漸的變舊甚至是變爛，這是由紙的特性所決定的。而電子檔案卻不存在這個問題，相較于紙質文檔而言，電子檔案的壽命更長。電子檔案因為是存儲在計算機中，它不會隨著人們的使用而出現(xiàn)破壞，只有說當管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時才有可能出現(xiàn)問題，這就需要不斷的更新計算機技術，及時的計算機軟件進行更新，對其中存在的漏洞進行修補管理，使得檔案電子信息化管理更加的安全。

檔案電子信息化管理更加安全還體現(xiàn)在信息資料的傳輸上，傳輸?shù)乃俣雀?，傳輸更加的安全。在傳統(tǒng)的檔案管理中總是不可避免的會出現(xiàn)一些文檔在傳遞過程中的丟失現(xiàn)象，文件傳遞依靠郵政系統(tǒng)就不可避免的會出現(xiàn)這樣或那樣的原因造成的檔案資料的丟失現(xiàn)象。而在電子信息化管理中，信息是通過網(wǎng)絡進行傳輸?shù)?，那么很明顯的檔案傳輸?shù)乃俣染图涌炝撕芏啵ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)，一份文件可以在幾分鐘甚至是幾十秒鐘內就傳輸?shù)搅撕苓h的地方，傳輸?shù)乃俣却蟠蠹涌炝?。在通過網(wǎng)絡傳輸?shù)倪^程中，通過一些計算機技術避免第三方截取傳遞的信息，這有利于確保安全性。另外，文檔的傳輸中很快傳輸給對方也可以保證傳輸過去的文件的完整性，這樣也提高了安全性。因為在傳統(tǒng)的文檔傳輸中可能會造成文件的損壞和丟失。

3 船舶登記檔案電子信息化管理中出現(xiàn)的問題

3.1 工作人員的業(yè)務素質偏低

在目前的船舶登記檔案電子信息化管理中，工作人員的能力普遍偏低，由于電子信息化管理中運用的計算機技術較多，這就需要工作人員要有一定的計算機能力，懂得基本的計算機維護管理知識。但是目前的現(xiàn)狀就是管理人員的工作水平還不能滿足創(chuàng)新發(fā)展的要求，管理人員需要提高技術水平，從而配合先進的設備來促進登記檔案的電子信息化管理。

3.2 缺乏標準化、規(guī)范化

檔案的電子信息化管理的前提條件是有統(tǒng)一的標準化、規(guī)范化的管理，但是由于各種原因使得檔案管理沒有統(tǒng)一的標準，在存儲上不同的文檔也沒有統(tǒng)一的方式，這給檔案電子信息化管理帶來了一定的困擾。

3.3 管理軟件不兼容

不同的登記機關使用的檔案電子信息化管理軟件不同，各自開發(fā)的軟件使用的平臺不一、規(guī)格不同，使得相互之間不能通用。這種情況導致的結果就是檔案電子信息化管理各行其道，相互之間的文獻資源無法實現(xiàn)共享，這樣也就降低了資源的使用率。

3.4 傳遞周期較長

據(jù)悉，船舶登記檔案在登記機關之間的傳輸一般為7天左右，時間相對來說較長，這樣就影響了船舶的正常營運。而且，檔案傳遞期間會存在一些不確定因素和風險，這樣一定程度上影響了船舶的正常營運。

4 解決的對策

4.1 提高工作人員的工作能力

各個機關要適時的對管理工作人員進行培訓，提高他們的計算機技術，在招聘新人時要提高要求，重在對管理人員的計算機技術、職業(yè)素質等能力的培養(yǎng)。提高計算機技術，促進他們不斷的改革創(chuàng)新現(xiàn)有的管理方式，提高管理軟件的能力，提高對現(xiàn)有的軟件、計算機的維護能力。而提高他們的職業(yè)素質是因為在信息資源的管理中不可避免的會出現(xiàn)一些保密性的文件信息的管理，涉密的檔案信息一旦流傳出現(xiàn)，可能會造成非常大的經濟損失、信譽損失，所以需要加大對管理人員職業(yè)素質的培養(yǎng)，樹立牢固的保密意識，促進檔案的管理。

4.2 電子文檔與紙質文檔并存

在檔案信息的管理中不能完全的拋棄以往的紙質文檔，有的時候電子文檔的輸入中會出現(xiàn)一些差錯，保留紙質文檔以便在需要的時候進行對照，保證檔案信息的正確性。

4.3 促進管理制度的標準化建設

電子信息化管理的標準化建設作為工作中的重中之重來進行，這樣可以促進電子信息化管理更為的便捷、安全。

結束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術的發(fā)展，船舶登記檔案的電子信息化管理已經成為船舶行業(yè)發(fā)展中重要內容，電子信息化管理使得工作效率更高、存儲量更大，傳輸中更為安全。不斷的依托計算機技術、通信技術等技術對船舶登記檔案電子信息化管理進行改革創(chuàng)新，可以最大限度的發(fā)揮出檔案的作用，促進船舶行業(yè)的發(fā)展。

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