醫(yī)院設(shè)備檔案管理探析

肖鵬岐

（牡丹江市婦女兒童醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，也是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。目前，臨床學(xué)科的發(fā)展在很大程度上取決于醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展，甚至起決定性作用。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)，是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是非常重要的。

一、設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容

（一）建立并不斷完善管理組織

成立由主管副院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備檔案管理小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。設(shè)備部門應(yīng)確定一人分管設(shè)備檔案工作，并配備兼職檔案員，明確工作管理目標(biāo)和職責(zé)，負(fù)責(zé)設(shè)備文件材料的收集、積累、整理、立卷、歸檔移交工作。醫(yī)院應(yīng)將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，加強管理。

（二）確定設(shè)備檔案的歸檔范圍

要結(jié)合醫(yī)院實際情況，根據(jù)設(shè)備檔案的相關(guān)管理要求，明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。歸檔內(nèi)容如下：

1.申購過程中形成的資料包括申請報告(表)、論證表、審批報告與批復(fù)文件；招標(biāo)、評標(biāo)記錄或采購談判記錄、產(chǎn)品生產(chǎn)注冊證、銷售商品的經(jīng)營許可證、訂貨合同、到貨驗收報告、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財務(wù)檔案中)、協(xié)議書、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、索賠記錄等。享受國家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，除了上述材料外，還應(yīng)包括電機設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票復(fù)印件、商檢報告等。

2.設(shè)備技術(shù)資料產(chǎn)品樣本、使用和維修手冊、線路圖及其他有關(guān)資料。

3.管理資料操作規(guī)程、維護保養(yǎng)制度、應(yīng)用質(zhì)量檢測、計量信息、使用維修記錄、可疑不良事件的報告及調(diào)劑、報廢處理記錄等。

（三）廣泛收集設(shè)備材料

每一種醫(yī)療設(shè)備從申購到報廢都經(jīng)過購置、安裝、轉(zhuǎn)移、報廢4個階段，設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備的變化而進(jìn)行跟蹤收集相關(guān)資料，認(rèn)真把關(guān)。

1.設(shè)備開箱驗收時，檔案管理人員應(yīng)參與設(shè)備的開箱驗收，并將有關(guān)資料收集整理好。

2.設(shè)備的安裝和調(diào)試階段，隨時收集資料，如操作人員需參考操作手冊，應(yīng)當(dāng)場編碼編頁，并隨時辦理借閱手續(xù)。

3.根據(jù)各部門、各階段設(shè)備文件的形成規(guī)律及各自的歸檔范圍，有效的進(jìn)行收集。

4.將收集來的資料逐一進(jìn)行分類、編目、登記和編制檢索工具，以方便利用。設(shè)備文件材料一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌情增加副本。

二、設(shè)備檔案管理的要求

醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備應(yīng)堅持集中統(tǒng)一管理的原則，全面反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項目從立項申購到改造處置的全過程，確保儀器設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

（一）真實性

檔案資料收集的應(yīng)是原始資料。在醫(yī)療設(shè)備管理的各個環(huán)節(jié)中，應(yīng)隨時收集各種原始資料。如因客觀原因只能得到復(fù)印件時，則必須驗證復(fù)印件的真實性和注明復(fù)印件的提供者，以備查證。

（二）完整性

檔案資料必須根據(jù)內(nèi)容要求進(jìn)行收集、整理并裝訂成完整的檔案資料。檔案目錄與實際檔案資料內(nèi)容、數(shù)量必須相符，不能缺少。一般情況下原始資料不能外借，而應(yīng)以復(fù)印件方式借出。當(dāng)原始資料必須借出時，應(yīng)嚴(yán)格手續(xù)，限期歸還，防止流失。

（三）動態(tài)管理

醫(yī)療設(shè)備在整個應(yīng)用周期中，隨時會有新的資料產(chǎn)生，如設(shè)備維修、檢測、計量記錄、各種保修合同等。因此應(yīng)該注意檔案內(nèi)容動態(tài)更新，檔案文件目錄中的內(nèi)容均要求及時更新。設(shè)備檔案的保管期限分為長期和與設(shè)備共存兩種。此外，對需調(diào)撥出醫(yī)院或報廢的設(shè)備，相應(yīng)設(shè)備檔案由醫(yī)院檔案室與設(shè)備管理部門、設(shè)備保管使用部門共同組成的鑒定小組鑒定后，進(jìn)行銷毀或隨機調(diào)出。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案工作的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時間內(nèi)，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環(huán)周期的使用過程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價值，有著促進(jìn)醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢的作用。例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進(jìn)和重復(fù)購置。在設(shè)備采購及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細(xì)的技術(shù)資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運行。在醫(yī)療設(shè)備報廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項采購、基本情況、監(jiān)測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設(shè)備檔案中。

所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護、維修醫(yī)療設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的整個環(huán)節(jié)和全過程中。

總之，檔案管理人員應(yīng)努力保證設(shè)備檔案內(nèi)在質(zhì)量的穩(wěn)定性，防止檔案形成部門和個人隨意操縱的短期行為。要以主動、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案在設(shè)備管理工作中的重要作用，使醫(yī)院各種設(shè)備的技能得到充分發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

[1]尤玉玲.淺談醫(yī)療設(shè)備的檔案管理[J].醫(yī)療裝備，2012（03）.

[2]章碧君.縣級醫(yī)院設(shè)備檔案管理探索與思考[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012（06）.