迎評工作對檔案管理的促進(jìn)作用初探

文/蔡光輝

近年來，作為國家對學(xué)校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，教育教學(xué)評估工作貫穿于學(xué)校的教育教學(xué)之中，并成為檔案管理與服務(wù)工作的重要組成部分。筆者所在的學(xué)校于2009年11月接受了江蘇省四星級中等職業(yè)學(xué)校的檢查評估。全面系統(tǒng)的檢查評估是對檔案工作的檢驗，為提升學(xué)校檔案管理水平提供了很好的發(fā)展契機(jī)，本文就此次迎評對學(xué)校檔案管理的促進(jìn)作用進(jìn)行分析。

一、以迎評為契機(jī)，健全制度，明確責(zé)任，提高全員檔案意識

專家組在評估過程中著重查閱學(xué)校的檔案資料，使檔案工作得到了更多的關(guān)注。學(xué)校專門成立了材料組，投入人力、物力按照評估指標(biāo)體系整理和完善各類資料。在材料準(zhǔn)備的過程中，各部門的工作人員和教學(xué)一線教師進(jìn)一步明確了檔案規(guī)范化的具體要求。迎評檢查的一項重要內(nèi)容是教學(xué)管理，教學(xué)檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理過程的重要資料。為從根本上保障教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性，學(xué)校將此項工作納入學(xué)校了年度教學(xué)計劃、教學(xué)管理制度，并作為部門教學(xué)質(zhì)量和管理水平的考核標(biāo)準(zhǔn)之一納入了各部門負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)。

評估驗收為檔案管理提供了一個宣傳平臺，教職員工看到了檔案資料在迎驗中發(fā)揮的作用，對檔案的重要性有了進(jìn)一步的認(rèn)識；同時，迎評使檔案工作不再只是學(xué)校檔案管理部門和專、兼職檔案人員的工作，而是一項全校性的工作，檔案工作的要求滲透到每一個教職員工的日常工作當(dāng)中，這些都在無形中使全員的檔案意識得到了提高。

二、按照評估要求，開展培訓(xùn)，提升素質(zhì)，不斷規(guī)范檔案管理

檔案工作水平的高低和檔案人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)緊密相關(guān)，因此，學(xué)校的專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作刻不容緩。教學(xué)檔案是此次評估的重點檢查項目，其大多產(chǎn)生于教學(xué)一線，收集量大、內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、歸檔工作量大，在管理上不僅要明確教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容和歸檔要求，還要在每個階段進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從檔案材料的收集、整理到編目都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，不可帶有隨意性，確保遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則。評估工作對教學(xué)檔案資料也有細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對此，學(xué)校檔案管理部門有計劃、有步驟地加強(qiáng)了對部門兼職檔案員的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，要求教學(xué)部門的兼職檔案員將教學(xué)檔案管理工作貫穿到整個教學(xué)管理工作中，按文件的重要性和保管期限等要求及時收集、整理、對教師上交的各種教學(xué)資料進(jìn)行審查，把好了質(zhì)量關(guān)，防止不合格的資料歸檔，確保檔案信息規(guī)范有序，為檔案的充分利用打下堅實基礎(chǔ)。

三、收集迎評成果，充實數(shù)據(jù)，開發(fā)資源，做好檔案利用工作

迎評工作中，專家組進(jìn)行了隨堂聽課，各科教師在課堂上均采用了多媒體教學(xué)手段，其豐富多樣的圖片和視頻展示使課堂講解更加直觀和生動。這些公開課在教學(xué)設(shè)計、資源利用、內(nèi)容講解等方面都是精打細(xì)磨的精品，是任課教師的作品，更是集體智慧的結(jié)晶。學(xué)校檔案工作以此為契機(jī)，著手進(jìn)行教學(xué)檔案電子文件的收集和整理，內(nèi)容包括教師公開課的課件、教案和部分視頻。學(xué)校將這些資料保存為電子檔案，使檔案資料多樣化，也契合了檔案管理信息化的要求。

在開發(fā)檔案利用資源上，學(xué)校不再局限于以往紙質(zhì)材料為主的模式，而是從收集階段就以紙質(zhì)文件和電子文件并存的方式進(jìn)行，尤其注重收集教學(xué)管理中專業(yè)性強(qiáng)、知識更新較快的教學(xué)音頻和視頻材料，使檔案資源多樣化、直觀化。同時，檔案人員務(wù)必要增強(qiáng)服務(wù)意識，對教學(xué)檔案的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)地分析研究，根據(jù)職業(yè)學(xué)校的特點，進(jìn)行專業(yè)的劃分，從不同利用者需求的角度編制相應(yīng)的編研材料，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)，將檔案的效益最大化。

四、以迎評為標(biāo)尺，檢驗管理，充實內(nèi)容，創(chuàng)新檔案工作目標(biāo)

評估驗收的細(xì)則也是一把標(biāo)尺，衡量著各項工作的實際水平。在迎接評估的準(zhǔn)備階段，學(xué)校按評估細(xì)則對現(xiàn)有資料進(jìn)行了對照梳理，發(fā)現(xiàn)了一些檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。特別是在材料的收集環(huán)節(jié)方面，較注重結(jié)論性材料，在過程性的原始資料的收集方面存在欠缺，一個活動主題從整體上有始有終，但細(xì)查就顯得材料單薄，缺乏說服力；教學(xué)檔案方面，教師優(yōu)秀課教案數(shù)量不足，形式也較單一。這些問題的發(fā)現(xiàn)給檔案管理提出了新的要求和目標(biāo)。作為學(xué)校的中心工作，教學(xué)工作水平方面的評估涉及的內(nèi)容多、范圍廣，對檔案資料的完整性、原始性、真實性的要求很高。為此，根據(jù)學(xué)校教學(xué)檔案現(xiàn)狀，按照評估體系指標(biāo)對教學(xué)檔案進(jìn)行了全面補(bǔ)缺，內(nèi)容涉及到教學(xué)工作的方方面面，涵蓋了教育教學(xué)、教師業(yè)務(wù)和學(xué)生管理等多方面內(nèi)容，使教學(xué)檔案內(nèi)容得到了充實。

檢查評估在對學(xué)校辦學(xué)能力、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)水平、師資隊伍等方面進(jìn)行檢驗的同時，也從側(cè)面驗證了學(xué)校檔案工作的管理水平，產(chǎn)生了一定的推動作用和有益的啟示。通過評估，看到檔案工作存在的不足，對進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制、加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程有了更清醒的認(rèn)識。