論院長辦公會議的精細化管理

文/王麗萍 曹月柱

院長辦公會是學(xué)校最高行政議事和決策機構(gòu)，是由院長組織召開,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和其他黨組成員參加,匯報者和其他列席人員由院長根據(jù)議題確定，研究、審議、決定學(xué)校重要事項的最高行政會議,對協(xié)調(diào)、解決學(xué)校帶有全局性、根本性的重大問題及師生員工普遍關(guān)心的熱點、難點問題發(fā)揮重要作用。

上海健康職業(yè)技術(shù)學(xué)院 (以下簡稱健康職院)從2007年開始建立院長辦公會制度，2010年轉(zhuǎn)型更名后學(xué)校進入跨越式發(fā)展時期，對會議管理提出了從粗放式管理向精細化管理轉(zhuǎn)變的要求，提高院長辦公會的質(zhì)量和效率是院辦的一項重要任務(wù)，對院辦工作人員如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高會議管理的質(zhì)量和效率提出了更高的要求。

一、院長辦公會運行現(xiàn)狀

歸納分析健康職院2009-2012年院長辦公會相關(guān)數(shù)據(jù)，可以看到院長辦公會議運行中的現(xiàn)狀有如下四個方面：

（一）轉(zhuǎn)型更名后辦公會召開次數(shù)和審議的議題數(shù)量顯著增加。2009-2012年,健康職院共召開92次院長辦公會,議題總數(shù)417個。2010年是學(xué)校轉(zhuǎn)型更名年，辦公會次數(shù)較上一年雖減少了一次，但議題數(shù)量上增長了5%。2011年，辦公會次數(shù)和議題數(shù)都出現(xiàn)明顯增加，特別是在辦公會召開的次數(shù)上增加顯著，與2010年相比，辦公會次數(shù)增長了6%，議題數(shù)量增長了18%。2012年與2011年相比，最突出的特點是議題數(shù)量迅速增加，辦公會次數(shù)增加了3次，議題數(shù)增加了29次，增幅達27%，是議題數(shù)增量最多的一年。 （見表1）

分析原因，主要是健康職院從成人高校到全日制高職院校的全面轉(zhuǎn)型需要一個過程，在這個過程中，需要研究解決許多矛盾和探討克服困難的對策。院長辦公會作為學(xué)校最高行政會議，在學(xué)校行政管理運行中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，辦公會次數(shù)和議題數(shù)量的顯著增加，一個方面體現(xiàn)了轉(zhuǎn)型更名后學(xué)校面對的挑戰(zhàn)和需要解決的問題增多了，各項專項及任務(wù)增加了；另一方面也說明在學(xué)校全面轉(zhuǎn)型和改革發(fā)展階段，健康職院行政管理規(guī)范化程度不斷加強，辦公會在高效行政管理體制中的重要性也愈加明顯。

（二）辦公會平均每月召開兩次。

院長辦公會作為健康職院的例行會議，一般為每兩周召開一次，特殊情況下由院長決定隨時召開。按統(tǒng)計顯示，健康職院院長辦公會固定每月最少召開一次（除特殊情況外），最多為每月召開4次（以2012年年底居多），平均每月召開2次。2009-2010年，健康職院院長辦公會平均每月約召開1.6次；2011-2012年，平均每月召開2次以上。（見表 2）

（三）平均每次辦公會審議4-5個議題。2009-2012年健康職院辦公會單次會議審議的議題數(shù)最少的為1個，2012年最多的單次會議審議8個議題。2009-2012年辦公會平均審議4.5個/次議題。 （見表3）

（四）會議召開的日期和時間多集中在周一和上午舉行。院長辦公會的召開時間，多受實際工作安排影響，會議的召開日期和時間多具有機動性，從健康職院2009-2012年的辦公會統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看到，健康職院院長辦公會議的召開日期多集中在周一，其次是周三召開（見表4）。從會議召開的時間來看，多集中在上午進行 （見表5）。

（五）部門申報議題數(shù)量以人資處、后保處居多。從表5可見，從2009-2012年，人資處均是審報議題數(shù)量最多部門，總申報議題數(shù)為97個；其次是后保處，總申報議題數(shù)量70個 （見表6）。申報議題居多的內(nèi)容主要涉及經(jīng)費安排、考核評優(yōu)、規(guī)定辦法、基建設(shè)備、教育教學(xué)、師生重大活動、外事活動等。

二、健康職院辦公會管理中存在的問題

健康職院院長辦公會在學(xué)校的行政決策中起著越來越重要的地位，會議的質(zhì)量和效率也在不斷地提高和改善，但是仍有很大的改進空間，結(jié)合工作實踐，將健康職院院長辦公會運行中存在的常見主要問題總結(jié)如下 （見表7）：

三、提高辦公會質(zhì)量和效率的方式

精細化管理強調(diào)以精確、準、細、嚴為基礎(chǔ)，認真分析存在問題 ,結(jié)合院辦工作實際，我們認為提高辦公會質(zhì)量和效率要把握好會前、會中和會后三個階段的多個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）會前準備階段。一是議題征集。院辦要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)左右，溝通上下的作用，研究、協(xié)調(diào)辦公會議題的征集工作，擬定召開辦公會之前，應(yīng)盡早發(fā)布會議通知，并明確議題征集時限，請各部門領(lǐng)導(dǎo)盡快與分管校領(lǐng)導(dǎo)確定上會議題，按統(tǒng)一格式和要求填寫 《院長辦公會議題申報單》，連同校領(lǐng)導(dǎo)審定（簽字）的議題材料，在規(guī)定時限內(nèi)報至院辦。在征集議題的過程中，要變被動為主動，加強對職能部門的督促工作，有計劃有步驟地提交議題，確保全面收集議題。二是議題撰寫。認真組織和準備會議材料是提高辦公會質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。凡需辦公會研究決定的事項，提交議題的部門應(yīng)在會前做好充分準備，并組織撰寫有關(guān)上會材料。議題內(nèi)容的總原則為扼要、清晰。以最少的字數(shù)清楚表述問題和事項，整體邏輯要清晰，尤其是要明確提出需要會議議決的重點事項，以及本部門的意見建議。提交辦公會討論的重大決策事項，議題申報部門要首先組成專家咨詢小組，聘請相關(guān)專業(yè)的專家、學(xué)者進行認真地分析和研討，并形成咨詢意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。要簡要描述調(diào)研論證過程對相關(guān)利益群體的意見，要客觀歸納并準確表述；對于有多種方案的，對每個方案的利弊要作簡要分析，并提出本部門的解決方案或傾向性意見及其理據(jù)供會議參考，不可僅對方案進行闡述后由會議直接研究。凡涉及幾個部門的事項，要積極主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，力求取得一致意見。如會商意見不一，應(yīng)在上會材料中列明分歧點及其依據(jù)，供會議決策參考。三是議題的審核。院辦對職能部門提交的文字材料要嚴格把關(guān)，凡是與會議議題無關(guān)的材料一律不準提交辦公會，調(diào)研不充分、問題不清、方案不明、表達不暢的材料要堅決退回起草部門，限期修改，不符合要求的議題報告堅決不予上會。同時要對會議材料從政策和文字兩方面進行審核，確保匯報材料緊扣主題、觀點鮮明、重點突出、簡明扼要。四是議題的篩選。院辦對收集到的議題進行篩選，報會議主持人(一般為院長)審定。篩選的原則，既要看事項的重要程度，也要看其是否屬于辦公會的議事范圍，決不能越俎代庖，對于職能部門職責(zé)范圍內(nèi)或通過相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)可以解決的問題一般不列入辦公會議題。五是議題的數(shù)量。已經(jīng)征集到的議題要進行總量控制，避免議題數(shù)量過多。一般情況下，院長辦公會在半天時間內(nèi)安排5-6個議題為宜。院長辦公會研究的每一項議題，從職能部門匯報、領(lǐng)導(dǎo)討論，到最終形成決議一般需要半小時，有些涉及面廣的復(fù)雜問題占用的時間更長。六是議題的編排。會議議題及每項議題的列席部門經(jīng)主持人審定后，院辦要對議題進行編排。編排議題前要全面了解議題的緊急程度、重要程度和復(fù)雜程度，然后按照先急后緩、先重后輕、先易后難的原則編排議題順序，并合理安排每項議題的具體時間，同時盡量將有相同列席部門的議題編排在一起。如果議題過多，在既定時間內(nèi)討論不完，可提請會議主持人增加會議時間，或?qū)⒖蓵壕彽淖h題取消，推至下次會議研究。七

是材料的送達。需要研究的議題確定后，院辦應(yīng)及時將需要研究的議題材料呈送每一位校領(lǐng)導(dǎo)及與會人員。這樣可以有充足的時間對材料進行研究，把考慮問題的過程放在會前，從而對議題進行更深入地研究、討論，以增強決策的科學(xué)性和民主化。八是會場布置。院辦要在會前做好會議通知、會場布置等工作，確保會議按時召開。提前檢查調(diào)試電腦及投影設(shè)備，確保會議期間正常使用。

表1 2009-2012年院長辦公會次數(shù)和議題數(shù)比較

表2 2009-2012年院長辦公會每月召開次數(shù)

表4 2009-2013年院長辦公會召開日期頻數(shù)比較

表5 2009年-2013年院長辦公會開會時間比較

表6 2009-2012年院長辦公會部門申報議題數(shù)量

續(xù)表

表7 辦公會存在的常見問題及具體表現(xiàn)

（二）會議進行階段。一是突出討論重點。對需要研究的問題，職能部門會前要圍繞 “什么事情，需要解決什么問題，解決問題的建議”列出匯報提綱，并在提交會議討論的材料中對需要領(lǐng)導(dǎo)決策的部分進行標注。匯報時不必通讀材料，只需簡要地就需要解決的主要問題進行匯報，盡量壓縮匯報時間。這樣可以節(jié)省時間提高效率，給領(lǐng)導(dǎo)留出討論研究和發(fā)表意見的時間，使出席會議的校領(lǐng)導(dǎo)能夠集中精力把需要解決的重點問題研究得深入透徹。二是控制列席人員 根據(jù)議題所涉及的部門確定會議列席人員，除匯報部門主要負責(zé)人可帶副職列席會議外，其他涉及部門一律由主要負責(zé)人列席會議。要盡量控制列席會議人員范圍，堅決杜絕陪會現(xiàn)象。三是列席人候會。辦公會期間，只有輪到議題的相關(guān)部門負責(zé)人才列席會議，其他議題的列席人員在院辦或會場外等候，該議題匯報、審議結(jié)束，列席人員要立即離開會場。院辦應(yīng)做到早通知、早安排，既不能讓列席人員長時間“候會”，也不能允許因列席人員遲到而導(dǎo)致 “斷會”現(xiàn)象出現(xiàn)，要確保議題一個接一個緊湊有序地進行。四是規(guī)范會場管理。會議主持人要控制會議局面，把握會議進程，啟發(fā)和引導(dǎo)與會者圍繞會議主題各抒己見、暢所欲言。院辦要做好會議服務(wù)，協(xié)助主持人嚴肅會議紀律、改進會風(fēng)。提醒所有與會人員、列席人員自覺關(guān)閉各類無線通訊工具。非緊急、特殊情況，會議中一般不得為求見者傳話，或讓其擅自進入會場約請領(lǐng)導(dǎo)、傳送文件等，確保與會人員排除干擾，集中精力開好會。

（三）會議結(jié)束階段。加強對會議決定、決議的督辦是提高辦公會質(zhì)量和效率的保障。辦公會質(zhì)量和效率的高低，歸根到底取決于其決定、決議能否得到及時有效地貫徹落實。因此，會議決定、決議沒有落實，必然會損害辦公會的嚴肅性和權(quán)威性。院辦要把加強對會議決定、決議的督辦作為提高辦公會質(zhì)量和效率的落腳點，視為辦公會的繼續(xù)和延伸。一是編發(fā)傳達會議紀要 要及時將辦公會決定、決議以會議紀要等形式編發(fā)傳達。會議紀要應(yīng)做到 “實、準、簡”。 “實”就是實事求是地反映每位與會人員的意見，不添枝加葉，不夸大縮小； “準”就是力求表述準確，用詞、語氣樸實無華； “簡”就是重點突出、條理清楚、簡明扼要。二是跟蹤督辦和監(jiān)督反饋。院辦要在整理編發(fā)會議紀要的同時，向有關(guān)部門送達督辦通知，對會議決定、決議的辦理要求、辦理時限等方面做出明確規(guī)定；要完善監(jiān)督反饋機制，對會議決定、決議的執(zhí)行情況進行全過程跟蹤督辦，督促承辦部門在規(guī)定時間內(nèi)書面報告辦理情況，堅決避免 “決而不行、行而不果”的現(xiàn)象。三是定期報告督辦情況。對因特殊情況造成原決定、決議尚未執(zhí)行完畢或無法執(zhí)行的，院辦要向辦公會說明原因。辦公會要對會議決定執(zhí)行較好的部門予以表揚；對敷衍塞責(zé)、執(zhí)行不力或不及時反饋落實情況的部門提出批評意見，并責(zé)令其限期改正；對問題嚴重的，要追究相關(guān)責(zé)任人和主要領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保整個督辦過程有始有終，真正做到議必決、決必行、行必果。

[1]陳志永，李雪霞.嚴把關(guān)鍵環(huán)節(jié)努力提高辦會效率 [J].秘書工作，2007.4

[2]冷橋勛.如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高校長辦公會的質(zhì)量和效率 [J].秘書工作,2009.5