淺談如何提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平

文/廣東省中山市人民政府南區(qū)辦事處 郭泳雅

機(jī)關(guān)檔案管理，就是利用有效的手段對機(jī)關(guān)部門的各項(xiàng)文字、圖表、聲像等資料進(jìn)行妥善的管理?？茖W(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)管理工作的進(jìn)行，提高機(jī)關(guān)管理的效率和質(zhì)量。但是當(dāng)前我國的機(jī)關(guān)檔案管理工作中還存在眾多的問題，管理意識薄弱、管理方法落后等缺點(diǎn)都阻礙了機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高，因此，機(jī)關(guān)部門必須優(yōu)化檔案管理的方法，提高檔案管理水平。下面筆者就簡單探討該如何提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平。

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的責(zé)任意識

目前，機(jī)關(guān)檔案管理人員的責(zé)任意識普遍較低，對機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，降低了機(jī)關(guān)檔案管理水平，不利于機(jī)關(guān)檔案管理工作的運(yùn)行，因此，想要提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，首先就要加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，使其能夠重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高工作積極性，減小工作中的失誤，從而促進(jìn)我國機(jī)關(guān)管理工作的管理水平發(fā)展，例如，機(jī)關(guān)單位可以定期對機(jī)關(guān)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，為他們細(xì)致講解機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，改正他們的錯(cuò)誤觀點(diǎn)，擺正工作態(tài)度，認(rèn)清工作職責(zé)，從而提高他們對機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。

二、優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理的管理方法

由于對機(jī)關(guān)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致機(jī)關(guān)部門也不注重對檔案管理方法的優(yōu)化，大都還在延續(xù)傳統(tǒng)的管理方法，使機(jī)關(guān)檔案管理工作的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性都受到影響，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的降低。因此，為了提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平，必須優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理方法，使其更加科學(xué)、規(guī)范，保證機(jī)關(guān)檔案管理的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。例如，1.管理人員可以將機(jī)關(guān)檔案分別進(jìn)行紙質(zhì)、電子版、聲像等多種形式的存檔，確保在某一形式的檔案資料丟失時(shí)，有其他資料做備份，保證機(jī)關(guān)檔案管理的完整性；2.對機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行相關(guān)性的收集、整理、存檔，保證某一系列的機(jī)關(guān)檔案資料具有連續(xù)性，使機(jī)關(guān)檔案管理工作更加細(xì)致、科學(xué)、規(guī)范，更有利于機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提高；3.利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，建立統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)等多種系統(tǒng)，對機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行一目了然的了解，不易導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案資料的丟失，而且能夠有效延長檔案資料的存檔時(shí)間，對機(jī)關(guān)部門系統(tǒng)了解檔案資料有著積極的作用。

三、完善機(jī)關(guān)檔案管理的管理制度

缺乏完善的機(jī)關(guān)檔案管理制度，也在一定程度上導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作不科學(xué)、不規(guī)范，抑制了機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高，因此，機(jī)關(guān)部門必須制定完善的機(jī)關(guān)檔案管理制度，為機(jī)關(guān)檔案管理工作提供可靠的依據(jù)。例如，可以制定檔案管理的檢查制度、保密制度、歸檔制度、借閱制度等，檔案檢查制度是為了確保機(jī)關(guān)檔案的準(zhǔn)確、可靠，保密制度是為了保證機(jī)關(guān)檔案資料的安全性，歸檔制度能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案管理提供科學(xué)、合理的歸檔依據(jù)，借閱制度是明確檔案資料的借閱記錄。但無論何種機(jī)關(guān)檔案管理制度，都是為了提高檔案管理工作的管理水平，因此，各項(xiàng)制度的建立必須遵循科學(xué)、合理原則，能夠真正的對機(jī)關(guān)檔案資料起到保護(hù)、保管的作用，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。

四、嚴(yán)格機(jī)關(guān)檔案的交接程序

目前，機(jī)關(guān)部門的檔案交接程序十分不規(guī)范，多數(shù)人員在離崗、調(diào)崗時(shí)，不按規(guī)定進(jìn)行部門檔案的交接，甚至不交接，這都使機(jī)關(guān)檔案管理材料的完整性、準(zhǔn)確性受到影響，十分不利于機(jī)關(guān)檔案管理工作的正常運(yùn)行，因此，機(jī)關(guān)部門必須將檔案資料的交接程序嚴(yán)格化、規(guī)范化，例如，當(dāng)工作人員出現(xiàn)調(diào)崗、離職等情況時(shí)，要將自己負(fù)責(zé)的所有項(xiàng)目資料進(jìn)行簽字、上交，并注明交接時(shí)間、監(jiān)交人、移交人等，并將借閱的資料進(jìn)行整理、催還，并注明借閱原因、催還情況等，使管理人員能夠一目了然的了解檔案資料的各項(xiàng)情況，利于以后的管理、使用，有效防止了機(jī)關(guān)檔案資料的丟失、不完整等情況，有利于機(jī)關(guān)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

五、結(jié)束語

總而言之，機(jī)關(guān)檔案管理工作對提高機(jī)關(guān)部門的工作效率、工作質(zhì)量有著重要的作用，因此，機(jī)關(guān)部門必須加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案管理工作的改革，解決機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問題，優(yōu)化管理方法，加強(qiáng)管理意識，完善管理制度，從而切實(shí)提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平。

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