機(jī)關(guān)檔案工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

文/廣東省中山市人民政府南區(qū)辦事處 李嘉豪

機(jī)關(guān)檔案工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

文/廣東省中山市人民政府南區(qū)辦事處 李嘉豪

近年來(lái)，隨著機(jī)關(guān)工作的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理工作中的問(wèn)題逐漸顯露，嚴(yán)重抑制了機(jī)關(guān)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此，機(jī)關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的改革，使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，旨在提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平。本文筆者就簡(jiǎn)單分析目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出切實(shí)有效的改革措施。

機(jī)關(guān)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策研究

機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，對(duì)機(jī)關(guān)工作的效率、質(zhì)量都起著至關(guān)重要的作用，但是隨著機(jī)關(guān)工作的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理工作中也逐漸暴露了一些問(wèn)題，比如，重視程度不夠、保管條件落后等，在一定程度上制約了機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)、有序發(fā)展。下面筆者就針對(duì)目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的解決措施。

一、目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏重視

目前，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)檔案管理人員輕視檔案管理工作的情況非常普遍，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的保證機(jī)關(guān)資料不丟失，在一定程度上降低了機(jī)關(guān)檔案管理水平，不利于機(jī)關(guān)檔案管理工作的運(yùn)行，而且大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，阻礙了機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的提高。

（二）機(jī)關(guān)檔案的管理方法比較落后

目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理還在延續(xù)傳統(tǒng)的管理方法，現(xiàn)代化的管理設(shè)備比較缺乏，而且檔案資料歸檔比較繁亂，沒(méi)有做到有序、分類(lèi)的歸檔，不便于檔案資料的提取、查閱，使機(jī)關(guān)檔案管理工作的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性都受到影響，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的降低。

（三）機(jī)關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

當(dāng)前，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員都不是專(zhuān)業(yè)的，且文化素質(zhì)都比較低，對(duì)現(xiàn)代化的管理方法不了解，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件、電子存檔等知識(shí)都比較缺乏，也在一定程度上抑制了機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的提高。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效措施

（一）增強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度

為了促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)、有序發(fā)展，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及機(jī)關(guān)檔案管理人員的意識(shí)培養(yǎng)，使他們正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，端正思想，并根據(jù)實(shí)際情況制定相關(guān)的管理制度，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，使機(jī)關(guān)檔案管理水平得到真正的提高。

（二）創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的服務(wù)理念

機(jī)關(guān)檔案管理，實(shí)際就是為機(jī)關(guān)工作提供基礎(chǔ)資料、基本保障的服務(wù)性工作，但是目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案管理人員不能正確認(rèn)識(shí)自身的工作理念，對(duì)檔案管理的工作價(jià)值認(rèn)識(shí)有誤，不利于檔案管理工作的平穩(wěn)、有序發(fā)展，因此，為了提高機(jī)關(guān)單位的工作效率和水平，必須創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作的服務(wù)理念，培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)覺(jué)、收集檔案資料的能力，使他們養(yǎng)成善于做筆記的良好習(xí)慣，使之能夠?qū)θ蘸蟮臋n案管理提供幫助。

（三）優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作的管理方法

目前，機(jī)關(guān)單位的檔案資料逐漸增多，對(duì)日常的檔案管理增加了難度，也增加了檔案管理人員的工作量以及工作壓力，可能會(huì)導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ髦谐霈F(xiàn)紕漏，因此，為了增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性，機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)該對(duì)檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理水平，不僅能夠提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的工作效率，還能有效減少檔案收集、整理、歸檔中的錯(cuò)誤，例如，1.檔案管理人員可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的整理、保存，并建立安全保密系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案管理工作的保密性，有效防止病毒的入侵；2.建立機(jī)關(guān)檔案借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，分門(mén)別類(lèi)的對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的歸檔保存，而且能夠快速檢索某一機(jī)關(guān)檔案的狀態(tài)，且能夠?qū)n案借閱記錄、統(tǒng)計(jì)目錄等進(jìn)行詳細(xì)的了解，更有利于檔案資料的保存，對(duì)機(jī)關(guān)部門(mén)系統(tǒng)了解檔案資料有著積極的作用。

（四）提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

為了促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平，機(jī)關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能夠熟練掌握檔案管理知識(shí)，提升管理能力，例如，1.機(jī)關(guān)部門(mén)可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使管理人員能夠系統(tǒng)的了解知識(shí)，增強(qiáng)他們對(duì)檔案資料收集、整理、歸檔的能力，提高檔案管理的準(zhǔn)確性、可靠性；2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力，使他們能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)各種軟件系統(tǒng)，準(zhǔn)確建立檔案資料的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、借閱系統(tǒng)、安全保密系統(tǒng)等，增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作效率的提高。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中還存在一定的問(wèn)題，制約了檔案管理工作的發(fā)展，因此，機(jī)關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)理念，并不斷探索檔案管理的現(xiàn)代化管理方法，相信機(jī)關(guān)檔案管理工作一定能夠走出困境，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

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