轉(zhuǎn)型期學(xué)校綜合檔案管理優(yōu)化的探討

摘 要：當(dāng)前，我國(guó)職業(yè)教育呈現(xiàn)高速發(fā)展趨勢(shì)，中等職業(yè)教育也進(jìn)入較好的發(fā)展階段。但是，在職業(yè)院校的工作實(shí)踐中，綜合檔案的管理工作問(wèn)題也日益凸顯。本文對(duì)廣西醫(yī)科大學(xué)附設(shè)玉林衛(wèi)生學(xué)校檔案實(shí)際工作情況展開(kāi)研究，探討在學(xué)校歸屬高校管理過(guò)程中，除了在教學(xué)和行政管理等方面做好調(diào)整工作外，還有學(xué)校的檔案工作在現(xiàn)階段穿線的問(wèn)題。原有中專時(shí)期，單一的檔案管理模式如何向科學(xué)化和系統(tǒng)化的高校檔案管理模式過(guò)渡以及如何能夠有效提升綜合檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：轉(zhuǎn)型期；中專；學(xué)校；檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》是由教育部和國(guó)家檔案局共同簽訂并以27號(hào)命令的方式頒布，其進(jìn)一步豐富學(xué)校檔案內(nèi)容，擴(kuò)大學(xué)校檔案范圍，確保學(xué)校檔案的依法運(yùn)作，并強(qiáng)調(diào)其具有時(shí)代特征，凸顯“以人為本”“以民生為本”的法律意義。

學(xué)校檔案是指學(xué)校在各歷史階段的各項(xiàng)管理、教學(xué)及教研活動(dòng)中，直接構(gòu)成有考查價(jià)值的文字材料、圖紙、表格、計(jì)算數(shù)據(jù)以及聲像等，它記錄著學(xué)校的教育教學(xué)活動(dòng)及管理工作，是學(xué)校在管理和發(fā)展過(guò)程中的重要信息來(lái)源，是學(xué)校管理基本工作的部分，也是維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的一項(xiàng)重要工作，在學(xué)校管理工作中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。

一、轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理概述

所謂過(guò)渡期，就是學(xué)校從低層次提升到高層次的過(guò)程，如中等職業(yè)學(xué)校在歸屬高校管理后，學(xué)校管理、教學(xué)和科研的發(fā)展方向也將隨之改變。原來(lái)的文件保存方式是教育管理的重要組成部分，必須隨著教育事業(yè)的發(fā)展不斷變化，以適應(yīng)學(xué)校今后的發(fā)展需求，要及時(shí)做好綜合檔案信息管理工作。

1.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案的特點(diǎn)

（1）更加重視應(yīng)用和創(chuàng)新等教學(xué)活動(dòng)。學(xué)校作為教育機(jī)構(gòu)，其所保留的文件都有規(guī)律可循，必須對(duì)其針對(duì)性管理。高校檔案館在改革后，管理和教育等方面功能更為顯著。在轉(zhuǎn)型期，檔案館教學(xué)特征將從過(guò)去的“單邊輸出”向現(xiàn)在的“開(kāi)放研討”轉(zhuǎn)化，而在這一過(guò)程中，檔案館的教學(xué)將會(huì)更加重視應(yīng)用和創(chuàng)新等教學(xué)活動(dòng)。

（2）在轉(zhuǎn)型后，高校的教育與科研工作呈現(xiàn)較強(qiáng)的專門(mén)化和科學(xué)化等特征。高校檔案工作應(yīng)以教育和科研為中心，圍繞辦學(xué)開(kāi)展工作。例如，我校是一所醫(yī)科大學(xué)，其宗旨是為從事醫(yī)療和健康方面的專業(yè)人員提供服務(wù)。從2019年開(kāi)始，我校的年度科研項(xiàng)目持續(xù)增多，其中，包括大學(xué)類項(xiàng)目和中等職業(yè)類項(xiàng)目。校檔案館按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的要求，對(duì)科技項(xiàng)目資料收集、分類以及保存。

（3）高校檔案工作是高校圖書(shū)館的一項(xiàng)重要職能，高校圖書(shū)館的檔案工作對(duì)高校的管理決策具有重要意義。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，一方面，要充分發(fā)揮中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的優(yōu)勢(shì)；另一方面，要拋棄陳舊的管理觀念，探索適合在轉(zhuǎn)型時(shí)期中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校的新模式。高校檔案館要完善其檔案搜集體系，充實(shí)其搜集種類，明確其保存年限。如何更好地體現(xiàn)學(xué)校的歷史文化特色，是學(xué)校改革的重要內(nèi)容。

2.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

（1）改革后的學(xué)校檔案工作要與傳統(tǒng)檔案工作程序相適應(yīng)。在完成改革之后，要及時(shí)梳理管理版本，高校檔案管理工作要對(duì)教委、行業(yè)以及行政部門(mén)等關(guān)于部屬高校檔案管理的要求和規(guī)定有清晰的認(rèn)識(shí)，及時(shí)梳理高校的檔案管理工作。

（2）高校檔案館在改革后，更多地關(guān)注未來(lái)發(fā)展需要。以從中專到大專過(guò)渡為例，在中專階段，學(xué)校所產(chǎn)生的檔案以教學(xué)檔案、行政檔案以及學(xué)生檔案等為主，而中職階段檔案的分類，從保存內(nèi)容上來(lái)講，就相對(duì)較少。在辦學(xué)方式上，多采用基層辦學(xué)方式，為此，在高校檔案工作中必須注重對(duì)高校教學(xué)和研究資料的搜集，以反映高校自身特點(diǎn)和發(fā)展的歷史脈絡(luò)。

（3）在改革之后，要重視系統(tǒng)修改。轉(zhuǎn)型時(shí)期，學(xué)校各項(xiàng)工作因其所處的位置而發(fā)生變化，因此，學(xué)校的體制和管理也要隨之發(fā)生變化。高校檔案工作要與高校和高校有關(guān)文件的工作要求相一致。

3.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案在學(xué)校行政管理工作中的地位

學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)具有歷史性的工作，它直接構(gòu)成一所學(xué)校的教育、教學(xué)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)。在《關(guān)于加強(qiáng)高校檔案工作的若干意見(jiàn)》中，國(guó)家檔案局也把它規(guī)定為“全校工作的一部分”“它是全校教育工作的一個(gè)不可或缺的組成部分”。高校檔案工作是一項(xiàng)行政工作，教師隊(duì)伍和大學(xué)管理工作是大學(xué)基層工作的根本。轉(zhuǎn)型期的學(xué)校檔案館與一般工商院校的檔案館一樣，為教育服務(wù)。在這轉(zhuǎn)型期，檔案工作面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和巨大機(jī)遇。

二、轉(zhuǎn)型期高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

結(jié)合單位的實(shí)際工作，對(duì)過(guò)渡期間的文件管理問(wèn)題做出剖析：（1）缺乏檔案管理人員。高校對(duì)檔案工作的關(guān)注不夠且缺乏針對(duì)性，存在檔案工作崗位設(shè)置不足、責(zé)任不清等問(wèn)題，致使高校檔案工作人員身兼多職。（2）檔案管理意識(shí)低，沒(méi)有集中管理檔案的意識(shí)。比如，我校各部門(mén)都設(shè)有兼職檔案員，但因缺乏管理檔案意識(shí)，且無(wú)崗位績(jī)效，檔案收集存在一定難度，個(gè)別部門(mén)在每年移交檔案到學(xué)校檔案室時(shí)存在拖拉或不交現(xiàn)象。（3）檔案庫(kù)房未達(dá)要求。學(xué)校搬遷至新校區(qū)，檔案庫(kù)房建在新的辦公樓，需按照國(guó)家及自治區(qū)檔案庫(kù)房要求建設(shè)。（4）需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理。目前，學(xué)校按照自治區(qū)及市檔案局規(guī)定，使用檔案管理系統(tǒng)軟件，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，離數(shù)字化還有很大差距。

三、檔案管理工作的改善途徑

1.分管領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作

各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)學(xué)校的檔案工作給予充分重視，只有采取這些手段，才可以給檔案管理創(chuàng)造良好的渠道。所以，必須設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該健全相關(guān)制度，改善工作環(huán)境，更好地提升管理人員的工作水平，利用現(xiàn)代化的科技服務(wù)與資訊科技，以提高檔案的保管性與操作性。

2.引導(dǎo)并樹(shù)立良好的檔案觀

首先，要建立一套針對(duì)檔案管理的科學(xué)觀念。為學(xué)校提供各種材料和信息，是學(xué)校檔案工作的最終目標(biāo)。其次，要加大相關(guān)資料的過(guò)濾和輸入，以提高資料的使用率，進(jìn)而提升資料的品質(zhì)。再次，要增強(qiáng)整體性，檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)模龐大且綜合性很強(qiáng)的“工程”，必須與校方及有關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人溝通和配合，才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，要有先進(jìn)的管理理念。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)方法和技能，提升檔案管理水平和效率。

3.強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在檔案工作中，既能凸顯其專業(yè)化，又能凸顯其政治屬性。所以，在高校檔案工作中，必須具備一定的政策素養(yǎng)和政治思想素養(yǎng)。檔案管理人員不僅要熟悉黨和國(guó)家一系列的方針、政策和法規(guī)，還要在各歷史時(shí)期起到帶頭作用，把黨和高校在各時(shí)期的決定和部署貫徹下去，這就是檔案管理人員的政治素養(yǎng)。

目前，我國(guó)檔案工作已進(jìn)入電子政務(wù)，檔案工作人員的工作內(nèi)容、工作方式以及工作方法等都已發(fā)生重大變化。所以，要對(duì)技術(shù)人員的門(mén)檻嚴(yán)格管控，通過(guò)應(yīng)用技術(shù)為學(xué)生提供更好的檔案管理服務(wù)作為根本標(biāo)準(zhǔn)，建立與技術(shù)相匹配的現(xiàn)代檔案管理體系，這是確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和健康發(fā)展的必要前提。要將品德和工作績(jī)效作為選拔任用的主要依據(jù)，讓那些愿意工作、能工作和會(huì)工作的優(yōu)秀人才被選拔出來(lái)。同時(shí)，對(duì)新入職的員工定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證他們思想穩(wěn)定，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，工作積極性高。同時(shí)，在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工，要及時(shí)將他們提升到關(guān)鍵崗位上。

4.提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

檔案工作者的培養(yǎng)和教育工作是決定其質(zhì)量的重要因素。其特點(diǎn)是：第一，為政策制定者提供客觀、科學(xué)的數(shù)據(jù)支持，以便做出各項(xiàng)重要決策；第二，可以為高校的教師評(píng)選和職稱評(píng)定等工作提供參考依據(jù)；第三，能夠?yàn)樵撔５耐鶎脤W(xué)生補(bǔ)充相應(yīng)的學(xué)生信息和提交學(xué)生要求的有關(guān)資料；第四，能夠?yàn)閷W(xué)生建立檔案資料，提升后勤服務(wù)管理的效率與能力。

5.加快數(shù)字設(shè)計(jì)

“文件集成”系統(tǒng)，一改以往的文件和文件分開(kāi)管理與人工處理麻煩的做法，將文件和文件的管理有機(jī)融合在一起，是現(xiàn)代化學(xué)校文件管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。與此同時(shí)，在研發(fā)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件時(shí)，要將其與具體工作緊密聯(lián)系起來(lái)，不能簡(jiǎn)單地照搬照抄，而是要根據(jù)自己的檔案工作現(xiàn)狀，因材施教，主動(dòng)尋求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和計(jì)算機(jī)信息部門(mén)支持，挑選并研發(fā)適合學(xué)校自身檔案工作發(fā)展的軟件。完善的電子化檢索系統(tǒng)是有效利用數(shù)字化信息的手段，它可以將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高密度存貯與快速、準(zhǔn)確運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn)發(fā)揮出來(lái)，對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確、快速和全面查找起到促進(jìn)作用，并通過(guò)利用機(jī)讀的形式，提高利用率，有利于原件保存。所以，建立和普及一套完整的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理自動(dòng)化和現(xiàn)代化的重要方面，也是提升學(xué)校檔案開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值的重要課題。

當(dāng)前，隨著技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)變成各種管理工作的基礎(chǔ)，在手動(dòng)管理方式下，文件歸檔系統(tǒng)的缺點(diǎn)就變得更加突出。其文件管理與檔案管理體系是兩種完全不同的流程，因?yàn)閮烧叻蛛x，導(dǎo)致文件管理所積累的資料，不能被檔案管理員使用，而在檔案管理過(guò)程中，需要重新收集這些資料，這不僅導(dǎo)致人力浪費(fèi)，還體現(xiàn)出在檔案管理中存在的不足之處。

四、轉(zhuǎn)型后學(xué)校檔案管理模式

1.統(tǒng)一集中，歸口管理

改革之后，各單位都要根據(jù)國(guó)家關(guān)于學(xué)校檔案管理的規(guī)定，建設(shè)合格的檔案室，并配備專職的工作人員管理檔案，做到檔案有專人負(fù)責(zé)，并要求各單位把產(chǎn)生的所有檔案資料都集中到學(xué)校檔案室統(tǒng)一管理。通過(guò)整合，不僅可以提高檔案的使用壽命，而且可以保證檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性。本中心將對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔管理，為今后查檔和閱檔提供必要的渠道。通過(guò)利用與保存將檔案資料集中起來(lái)，實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物以及資源節(jié)約，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.建立健全規(guī)章制度

制度建設(shè)是學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是學(xué)校檔案管理工作走向制度化和規(guī)范化的基礎(chǔ)。這一轉(zhuǎn)變，使得高校對(duì)檔案工作的重要性有了新的認(rèn)識(shí)。在介紹和借鑒其他院校存檔經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，根據(jù)院校的自身特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)學(xué)科，編寫(xiě)適合院校未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的存檔查閱項(xiàng)目、保存時(shí)間及有關(guān)檔案管理辦法。學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家制定的相關(guān)檔案政策和法律法規(guī)，并根據(jù)自身特點(diǎn)，按照檔案標(biāo)準(zhǔn)化的管理程序，制定一套完整的、系統(tǒng)的以及具有可操作性的檔案保存與轉(zhuǎn)遞辦法，確保檔案工作有法可依，有章可循。只有這樣，才能保證學(xué)校綜合檔案工作能夠走上科學(xué)化和規(guī)范化的道路。

3.做好前端管理工作，是檔案管理業(yè)務(wù)的核心

所謂前端控制，是指將文件的接收和存檔等管理工作融入日常辦公中，而那些具有參考和搜索價(jià)值的文件，在收到文件初期就必須要開(kāi)展存檔管理工作，如記錄收文、編碼、分級(jí)以及掃描等，把這部分的后期管理工作分散到平時(shí)文件管理上，這樣不僅為今后的存檔管理提供了便利，還能增強(qiáng)各機(jī)構(gòu)存檔收集管理的意識(shí)。此外，為了及時(shí)完成檔案歸納和總結(jié)等工作，學(xué)校還需要在各部門(mén)配備專職檔案工作人員，并按時(shí)向檔案館遞交檔案資料。在實(shí)踐技能上，高校檔案館應(yīng)對(duì)其加強(qiáng)技術(shù)訓(xùn)練，提高其專業(yè)技能。

4.通過(guò)購(gòu)置現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)軟件，從根源上搞好檔案信息化管理工作

我校購(gòu)買(mǎi)歸檔保管軟件，在歸檔保管初期，做好檔案資料的錄入管理工作，以及文檔的數(shù)字化管理操作，盡可能做到資料管理數(shù)字化。

5.認(rèn)真做好資料收集管理工作，是我校檔案管理走向特色化的重要基石

檔案部門(mén)所接收的材料，應(yīng)當(dāng)具備某種價(jià)值，為今后工作提供參考。檔案是可以反映學(xué)校工作特點(diǎn)和校園文化活動(dòng)的文件。將學(xué)校的檔案資料整理工作做好，可以助力學(xué)?？蒲泄ぷ骱屠碚撗芯康拈L(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

五、總結(jié)

轉(zhuǎn)型既是對(duì)高校檔案工作的正面推動(dòng)，又是對(duì)高校檔案工作的考驗(yàn)，它將推動(dòng)高校檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。學(xué)校應(yīng)借鑒國(guó)外院校的先進(jìn)檔案管理模式，構(gòu)建符合自身特點(diǎn)的檔案管理模式。在這一轉(zhuǎn)變中，我們要理順?biāo)悸?、明確定位，探討適宜的經(jīng)營(yíng)模式，抓住機(jī)會(huì)以及用改革的方法來(lái)推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮 雪.中專學(xué)校轉(zhuǎn)型期檔案管理特點(diǎn)及管理模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：2.

[2]鐘影琪.轉(zhuǎn)型時(shí)期高職院校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2013（4）：3.

[3]劉 昕.芻議轉(zhuǎn)型時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].數(shù)字化用戶，2017，023（026）：140.

[4]冉立新，楊 宏，李大莉.轉(zhuǎn)型期學(xué)校檔案工作的對(duì)策[J].黑龍江檔案，2002（06）：41-42.

[5]謝 婷.中職圖書(shū)館向高校圖書(shū)館轉(zhuǎn)型期檔案管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：178+180.

[6]姬文廣.新公共服務(wù)視角下學(xué)校檔案工作優(yōu)化策略探析[J].檔案管理，2021.

[7]李 颯.新時(shí)期高校圖書(shū)檔案管理一體化分析——兼論《信息存儲(chǔ)與管理》[J].染整技術(shù)，2018，40（12）：112-113.

[8]楊 文，姚 靜.檔案學(xué)科建設(shè)與人才培養(yǎng)的數(shù)字轉(zhuǎn)型——基于圖書(shū)情報(bào)與檔案管理一級(jí)學(xué)科更名為信息資源管理的思考[J].圖書(shū)情報(bào)工作，2023，67（1）：9.

[9]胡 瑩，劉大巧.基于“雙一流”建設(shè)的高校檔案工作優(yōu)化若干思考[J].檔案管理，2020（2）：4.

[10]郝偉斌.機(jī)構(gòu)改革背景下城建檔案管理的轉(zhuǎn)型[J].檔案學(xué)通訊，2019（5）：3.

[11]孫曙光，張 帆，郝 爽.學(xué)科評(píng)估視域下圖書(shū)情報(bào)與檔案管理學(xué)科建設(shè)的問(wèn)題與策略[J].情報(bào)科學(xué)，2021，39（5）：6.

作者簡(jiǎn)介：嚴(yán)淑玲（1982—），女，壯族，廣西靖西人，本科，講師，研究方向：檔案管理、檔案信息化、檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用等。