淺談高校校慶與檔案工作的相互促進(jìn)作用

鐘曉蕓

摘要：本文將校慶工作與檔案工作結(jié)合起來(lái)，試圖探求二者之間日益緊密的聯(lián)系和相互促進(jìn)作用。以江西科技師范大學(xué)為例，主要從以校慶活動(dòng)為契機(jī)，推動(dòng)檔案館軟硬件建設(shè)；以校史展覽為載體，提升廣大師生檔案意識(shí)；以征集校史資料為手段，推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)；以貼近和服務(wù)中心工作為動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)校慶工作與檔案工作的相互促進(jìn)等幾個(gè)方面進(jìn)行了思考和探索。

關(guān)鍵詞：校慶工作；檔案工作；聯(lián)動(dòng)與促進(jìn)

高校檔案館是負(fù)責(zé)管理學(xué)校檔案的職能部門，是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，是學(xué)校檔案資料的存放中心。高校校慶期間通常要舉辦一系列的活動(dòng)，其中校史展覽活動(dòng)的素材主要就來(lái)源于高校檔案館藏資料。隨著高校對(duì)校慶工作重視程度的日益加深，校慶與檔案工作的聯(lián)系也變得越發(fā)緊密，如何以校慶活動(dòng)為契機(jī)，以校史展覽為載體，以征集校史資料為手段，以貼近和服務(wù)中心工作為動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)檔案工作與校慶工作的聯(lián)動(dòng)和相互促進(jìn)，值得深入研究并付諸實(shí)踐。2012年12月1日，江西科技師范大學(xué)迎來(lái)了60周年校慶盛典，學(xué)校為迎接校慶籌備了校史展覽，展開了歷時(shí)近兩年的校史資料征集動(dòng)員和收集整理遴選工作，作為檔案館的一名工作人員，除積極參與其中，也深深感受到了舉辦校慶對(duì)學(xué)校檔案工作的有效促進(jìn)作用，同時(shí)，毋庸置疑，檔案工作也在完美貼近和服務(wù)于校慶工作中發(fā)揮了不可替代的作用。

1 以校慶活動(dòng)為契機(jī)，推動(dòng)檔案館軟硬件建設(shè)

江西科技師范大學(xué)高度重視檔案工作，在籌備校慶之初，檔案館新館和校史館的建設(shè)就正式納入了學(xué)校新校區(qū)二期建設(shè)工程的新圖書館大樓項(xiàng)目中，設(shè)計(jì)中有3層共計(jì)1800余平米歸檔案館、校史館使用，其中1層為檔案館新館辦公場(chǎng)所，1層檔案庫(kù)房，1層校史館展廳。檔案館新館建成后，僅庫(kù)房面積就達(dá)600余平米，可以容納館藏檔案近20萬(wàn)卷，使全校檔案資料得到妥善保存。檔案館新館將增設(shè)展覽功能、教育功能、查閱功能，使師生在舒適明亮的環(huán)境下查閱檔案，穿越歷史，分享文明，陶冶情操，把檔案館打造成廣大師生愿意來(lái)、受啟迪、有品位的公共文化場(chǎng)所。為做好迎接校慶六十周年的準(zhǔn)備，進(jìn)一步理順學(xué)校檔案管理工作體制，貫徹落實(shí)上級(jí)文件要求，根據(jù)教育部發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，2010年底，檔案館從黨辦（校辦）分離獨(dú)立出來(lái)，在原科級(jí)建制的綜合檔案科基礎(chǔ)上成立了正處級(jí)建制的檔案館，實(shí)現(xiàn)了行政級(jí)別的升格。制定了《江西科技師范大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》，提出在“十二五”規(guī)劃內(nèi)把檔案館建成省內(nèi)一級(jí)館，推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)跨入全省高校先進(jìn)行列的目標(biāo)。進(jìn)一步加大了校史資料征集工作的力度，在全校范圍內(nèi)構(gòu)建了由各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)的工作人員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)和校史資料征集工作網(wǎng)絡(luò)，形成了自上而下的完整檔案工作體系。進(jìn)一步改善了檔案信息化建設(shè)條件，先后購(gòu)置了高速掃描儀、手持掃描儀、電腦、照相機(jī)等設(shè)備。通過調(diào)動(dòng)和聘用及時(shí)補(bǔ)充了人員，引進(jìn)1名檔案專業(yè)碩士人才也納入了學(xué)校年度進(jìn)人計(jì)劃，檔案工作的軟硬件條件在短時(shí)間內(nèi)得到了極大改善。

2 以校史展覽為載體，提升廣大師生員工檔案意識(shí)

江西科技師范大學(xué)校六十周年校慶期間舉辦了校史專題展覽，為收集舉辦專題展覽的有關(guān)資料、圖片、實(shí)物，學(xué)校檔案館也是充分挖掘了館藏資源，并在此基礎(chǔ)上向廣大師生、校友和社會(huì)各界發(fā)布了《校史資料征集公告》，廣大師生、校友和社會(huì)各界大力支持配合、提供利用或捐贈(zèng)，各牽頭負(fù)責(zé)展覽的部門、學(xué)院想方設(shè)法，多途徑多渠道征集到了數(shù)萬(wàn)份資料、圖片和實(shí)物，經(jīng)過反復(fù)斟酌和篩選，最后確定了校史專題展覽共計(jì)800余張照片、200余份資料影印件和近百件實(shí)物，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉和加工，通過現(xiàn)代化手段技術(shù)處理，以詳實(shí)的檔案史料、圖片、圖表等，呈現(xiàn)出了生動(dòng)、鮮活的校史專題展覽。校史專題展覽中的每張照片、每個(gè)實(shí)物、每份資料都充分顯示出高校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的反映和總結(jié)，內(nèi)容涵蓋了學(xué)校發(fā)展過程中教學(xué)、育人、科研、服務(wù)社會(huì)等諸多方面，匯集了學(xué)校教學(xué)、科研成果，沉淀了學(xué)校特定學(xué)術(shù)傳統(tǒng)和校園文化的作用，毫不夸張地說(shuō)，校史展覽是繁雜、枯燥、平實(shí)的檔案工作的“化蛹成蝶”，是檔案工作拓展的新領(lǐng)域和展示平臺(tái)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，學(xué)校校慶期間，校史專題展覽的參觀受眾達(dá)數(shù)萬(wàn)人次，受到了嘉賓、校友、領(lǐng)導(dǎo)、師生的普遍肯定和好評(píng)，展覽延期了一周時(shí)間。師生們通過校史專題展覽進(jìn)一步了解了檔案工作的意義，學(xué)校通過校史專題展覽進(jìn)一步深入宣傳了檔案工作，擴(kuò)大了檔案工作的影響，沒有平實(shí)的檔案工作就沒有精彩紛呈的校史展覽，校慶期間的校史展覽使檔案意識(shí)更加深入人心，并得到不斷強(qiáng)化，當(dāng)師生們?cè)谛Ｊ氛褂[前嘖嘖稱奇那些老照片的來(lái)歷時(shí)，檔案工作在師生的心目中也漸漸由模糊變得清晰，由平面變得更加立體。

3 以征集校史資料為手段，推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)

檔案資源建設(shè)是檔案工作的立身之本，重中之重，只有加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，高校檔案館藏才能不斷豐富，才能更好地為校慶的校史展覽提供檔案利用和服務(wù)。離開檔案館藏，校史展覽就成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。江西科技師范大學(xué)檔案館成立時(shí)間不長(zhǎng)，檔案資源建設(shè)還顯得相對(duì)薄弱，為夯實(shí)檔案資源基礎(chǔ)，建設(shè)門類齊全，結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系，檔案館成立后就在不斷規(guī)范檔案管理上狠下功夫，不但構(gòu)建了自上而下的檔案管理體系，而且形成了每學(xué)期召開一次全校性檔案工作會(huì)議的機(jī)制。此次，更是牢牢抓住了校慶這個(gè)契機(jī)，除了依據(jù)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，及時(shí)將收集范圍內(nèi)應(yīng)進(jìn)館的各類檔案接收進(jìn)館，加班加點(diǎn)整理歸檔外，更以征集校史資料為手段，努力拓寬檔案收集和征集渠道，主動(dòng)采取了多種措施：組織召開全校檔案工作會(huì)議部署校史資料征集工作，不斷強(qiáng)化各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)，規(guī)范預(yù)立卷、移交、接收、歸檔工作程序；在校園網(wǎng)上發(fā)布征集校史資料工作公告，向廣大師生校友和社會(huì)各界廣泛征集線索和校史資料；為佐證辦學(xué)時(shí)間，兵分兩路，一路挖掘館藏綜合檔案和人事檔案資源，一路到省、市檔案館查找有關(guān)資料和線索；廣泛聯(lián)絡(luò)、登門拜訪曾在校工作學(xué)習(xí)過的老領(lǐng)導(dǎo)、離退休老同志、校友提供線索和捐贈(zèng)有價(jià)值的史料、照片；積極做好檔案史料和老照片的補(bǔ)救工作；針對(duì)聲像檔案已逐漸成為檔案資源體系建設(shè)的重要組成部分，加大了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將所有征集的史料、照片全部掃描留存了電子檔，為校史展覽的布展素材利用提供了方便，豐富了校史展覽的內(nèi)容；加強(qiáng)了檔案館網(wǎng)站建設(shè)，將校慶專題展覽上傳至網(wǎng)站的網(wǎng)上展廳欄目，延續(xù)校史展覽的時(shí)間和影響；建立了校慶專項(xiàng)活動(dòng)的全宗檔案等等。檔案館通過抓接受、征集、整合以及重要檔案的搶救保護(hù)、檔案數(shù)字化等工作，為校慶專題展覽提供了寶貴的素材，積極服務(wù)校慶工作的同時(shí)也全力推進(jìn)了檔案資源體系建設(shè)的步伐。

4 以貼近服務(wù)中心工作為動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)校慶工作與檔案工作的相互促進(jìn)

檔案館在高校屬于教輔部門，為廣大師生和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是其最主要的工作內(nèi)容。江西科技師范大學(xué)檔案館自成立以來(lái)，對(duì)自身的角色定位有著清醒準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，牢固樹立了“外樹形象 內(nèi)強(qiáng)素質(zhì) 服務(wù)師生”的工作指導(dǎo)思想，通過開展解放思想大討論活動(dòng)，提出了走研究服務(wù)型道路的工作思路。在學(xué)校確定舉辦六十周年校慶之后，檔案館及時(shí)調(diào)整工作重心，完美貼近和服務(wù)于學(xué)校中心工作，扮演好自身角色，不辱使命，發(fā)揮了重要作用，做出了積極貢獻(xiàn)：檔案館入選為學(xué)校校慶工作領(lǐng)導(dǎo)小組宣傳組的成員，負(fù)責(zé)征集校史資料和反映校園變遷的“流金歲月”專題展覽的布展；負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和印制了校慶校友捐贈(zèng)證書；負(fù)責(zé)校史資料的征集、登記、分類、歸檔工作，并向所有需要利用校史資料或承擔(dān)了校史專題展覽的單位提供檔案利用服務(wù)和方便；參與了校史撰寫小組工作并負(fù)責(zé)提供館藏資料利用；抽調(diào)了3名同志參與校慶聯(lián)絡(luò)接待工作，在學(xué)校校慶工作總結(jié)表彰中，檔案館被評(píng)選為校慶先進(jìn)集體，2名同志被評(píng)為先進(jìn)個(gè)人。在校慶期間參觀校史專題展覽的嘉賓、校友、師生、領(lǐng)導(dǎo)絡(luò)繹不決，展覽獲得肯定和普遍好評(píng)，檔案工作不僅主動(dòng)對(duì)接校慶工作，緊緊圍繞校慶中心工作，提供檔案利用服務(wù)，卓有成效，校慶工作結(jié)束后，校史資料的征集工作并未結(jié)束，檔案館提出了校史資料征集是學(xué)校檔案工作永恒主題的口號(hào)，正在為下次周年校慶邁出新的征集步伐，開始了積極準(zhǔn)備，啟動(dòng)了新一輪的校史資料征集工作。校史資料的征集可以不斷豐富檔案館藏，夯實(shí)檔案資源體系建設(shè)根基，校慶的舉辦促進(jìn)了學(xué)校檔案工作的有效開展和進(jìn)一步規(guī)范，而檔案工作的不斷規(guī)范，檔案館藏的不斷豐富又反過來(lái)又能為校史展覽提供源源不斷的素材，檔案工作也因此變得更加充滿生機(jī)，正是彼此的相互作用實(shí)現(xiàn)了真正意義上的校慶和檔案工作之間的聯(lián)動(dòng)和促進(jìn)。

高校校慶必然要舉辦校史展覽，校史展覽的布展素材主要來(lái)源于高校檔案館藏資源，檔案館藏資源的不斷豐富有賴于檔案資源體系建設(shè)，高校校史資料的征集不失為檔案資源體系建設(shè)的有效手段。高校從一個(gè)周年的校慶到下一個(gè)周年校慶的過程就是高校檔案工作展開新的征集校史資料征程的過程。校慶和檔案工作之間可以說(shuō)是一個(gè)周而復(fù)始，良性循環(huán)的關(guān)系，既相互依存又相互促進(jìn)，最后達(dá)到相互提升。

參考文獻(xiàn)

[1]高永青. 以校史展覽為依托拓寬高校檔案工作領(lǐng)域的思考[J].北京檔案，2012年2期