檔案參考資科

張宏雁

摘要：凡是可供人們進(jìn)行工作和研究問題時(shí)參考的材料，如書籍、報(bào)刊等，都可稱作參考資料。檔案界通常所說的參考資料，是指檔案工作者根據(jù)館（室）藏檔案信息，經(jīng)過編輯開發(fā)研究而編寫出的一種材料信息，是檔案信息編研的成果之一，也是檔案提供利用的一種方式。

關(guān)鍵詞：檔案；參考；資科

1 參考資料的特點(diǎn)和種類

1.1 特點(diǎn)

檔案參考資料具有與其他提供利用方式不同的特點(diǎn)。它與匯編的檔案文集不同，不是提供檔案原件或檔案副本和摘錄，而是根據(jù)一定的專題對(duì)有關(guān)的檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行加工，研究編寫而成的一種系統(tǒng)資料。它已改變了檔案信息的原貌，具有問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)。

1.2 種類

在編研工作作中形成的參考資料種類很多，名稱不一，用途也較為廣泛，歸納起來，大致可分為大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集和專題概要四種類型。

2 大事記

大事記是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。它系統(tǒng)扼要地記載一定事件的歷史發(fā)展事實(shí)，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展的過程以及他們彼此之間的關(guān)系。大事記的編寫方法和編寫內(nèi)容：

2.1 編寫方法

編寫大事記.要求用材真實(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要。通常一條一事，每條對(duì)大事涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系，用簡(jiǎn)練的文字表達(dá)出來。形式多為條列的文字?jǐn)⑹?，也可采用表格形式。編寫方法有三種：

第一種是特大事按時(shí)間順序（年、月、日）排列，先排列有確切日期的大事，后排列接近準(zhǔn)確B期的大事，日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記。

第二種是先分若干時(shí)期，每一時(shí)期內(nèi)的大事，綜合歸納幾個(gè)問題，然后再按時(shí)間順序敘述大事。

第三種是先分幾個(gè)大問題，在大問題下再分時(shí)期，然后再按時(shí)間順序敘述大事。

2.2 大事記的內(nèi)容

大事記的內(nèi)容，主要由大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。還可以根據(jù)大事記的編寫日的、對(duì)象、篇幅大小、年限長(zhǎng)短等因素，設(shè)置前言、材料出處、注釋等。

大事時(shí)間，一般要求記載準(zhǔn)確日期，并按照大事發(fā)生的時(shí)間順序先后排列，以便反映事件發(fā)生、發(fā)展的過程。力求對(duì)每件大事都寫明某年、某月、某日，有的還須寫明確切的時(shí)、分、秒。對(duì)某些歷史事件除了寫明公元年號(hào)外，同時(shí)表明當(dāng)時(shí)的朝代年號(hào)。如遇檔案中沒有注明時(shí)間或時(shí)間反映不準(zhǔn)確的事件，應(yīng)盡力進(jìn)行考證，寫明確切時(shí)間，也可注明接近時(shí)間或時(shí)限。一時(shí)搞不清的留待以后查考補(bǔ)充。

大事記述是大事記的主要組成部分，要求選擇反映事物本質(zhì)的事件，并照顧事件之間的聯(lián)系，形成一個(gè)有機(jī)體系，通過許多重大歷史事件的記述，展示歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。因此，在大事記中，應(yīng)選用確屬重大事件的材料，避免事無巨細(xì)地羅列材料；也防止片段摘取和割裂材料，造成不能真實(shí)全面反映歷史事件的真實(shí)面貌。

2.3 大事的選擇

所謂大事小事是相對(duì)而言的，受一定時(shí)間和空間的制約，譬如—個(gè)機(jī)關(guān)的大事，在全市、全國(guó)就不—定是大事。一般說來，凡是涉及全面性的事件、重要的活動(dòng)、典型的事件、對(duì)工作和歷史發(fā)展有重要影響的事件等等，都應(yīng)列為大事；局部性的，具有一般意義的事件和活動(dòng)，都可作為小事。

大事記作為一種歷史資料，應(yīng)力求內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤。由于大事記材料來源廣泛，其中失實(shí)或部分失實(shí)的情況并不少見，因此，大事記編寫入員對(duì)收集來的材料要多聞闕疑，認(rèn)真考訂核推，以免將不實(shí)不確之事錄入大事記中。核被大事材料的方法很多，可將多種記裁對(duì)照核實(shí)，也可向事件發(fā)生機(jī)關(guān)或當(dāng)事人查詢核實(shí)。

3 組織沿革

組織沿革是系統(tǒng)地記載一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種材料。內(nèi)容大致包括：地區(qū)概況、機(jī)構(gòu)名稱改變、地址遷移、成立和撤銷或合并的時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)和任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人變動(dòng)、編制擴(kuò)大與縮小以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等變化情況。

3.1 組織沿革的類型

組織沿革的類型大致有以下幾種：

1、機(jī)關(guān)（單位）組織沿革。記載一個(gè)機(jī)關(guān)、單位（如黨委機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、工廠等）及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)和人員的演變情況。

2、地區(qū)組織沿革。記載一定區(qū)域內(nèi)（如省、市、縣等）所屬黨、政、群等各級(jí)組織的設(shè)置和變化。

3、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革。記載一定專業(yè)系統(tǒng)（如工業(yè)、商業(yè)、文教、衛(wèi)生系統(tǒng)等）所屬組織的設(shè)置和變化。

3.2 組織沿革的編寫方法

組織沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可圖文并用。其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：

一種是年度（或階段）一內(nèi)容，即以時(shí)期為主線，將材料先按年度或階段分開，然后在每時(shí)期下面分別敘述其機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能任務(wù)等內(nèi)容，逐年編寫下去。

另一種是內(nèi)容一年度（或階段），就是以題目為主線，先將材料技其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年敘述。

為便于從不同途徑的查考和不同方面的研究，通常對(duì)以時(shí)期為主線的文字?jǐn)⑹?，附之以機(jī)構(gòu)、人員變化圖表。以題目為主線的文字?jǐn)⑹?，附之以歷年機(jī)構(gòu)、人員變化圖表。

4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”，就是以數(shù)字的形式反映一定地區(qū)或某一方面的基本情況的參考資料。匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字，實(shí)際上也就是對(duì)原來各種統(tǒng)計(jì)的綜合工作，因此又稱為“基本情況統(tǒng)計(jì)”。

4.1 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯某的目的和任務(wù)

檔案材料中的各種數(shù)字，是人們?cè)谝酝母鞣N活動(dòng)中記載和積累下來的，它反映人們實(shí)踐活動(dòng)的狀況和成果。人們現(xiàn)實(shí)的各項(xiàng)工作又往往從不同的角度需要有關(guān)的數(shù)字，但是這些數(shù)字是分散記載在機(jī)關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、總結(jié)報(bào)告、計(jì)劃等文件中，不便于系統(tǒng)地使用。編寫統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的目的和任務(wù)，就是根據(jù)一定的需要和題目將分散的統(tǒng)計(jì)數(shù)字集中起來，匯集成為系統(tǒng)的材料以提供利用。

4.2 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的類型

統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集的種類、形式很多，按其內(nèi)容可分為兩種類型：是綜合性匯集，二是專題性匯集。

綜合性統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集，是記載和反映有關(guān)菜一個(gè)地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)、單位全面情況的數(shù)字匯集。這種數(shù)字匯集包括的范圍較廣，篇幅也較大。如《鄭州市基礎(chǔ)數(shù)字匯編》包括土地團(tuán)積、人口、工農(nóng)業(yè)產(chǎn)量、文化教育設(shè)施等。

5 專題概要

專題概要是用文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地說明和反映其一方面的工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種專題資料。專題的具體名稱很多這種資料的主要用途，是向利用者集中地提供某項(xiàng)工作、生產(chǎn)和其他方面系統(tǒng)的專題歷史資料。

對(duì)專題概要的所謂“專題”，應(yīng)該辯證地理解和靈活地使用。但相對(duì)館藏、全宗而言，也可視為一種專題概要。

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