試論電子文件與紙質(zhì)文件的辯證關系

周德紅

【摘 要】電子文件的產(chǎn)生是人類記錄史上的一次革命，它與以往記錄方式、記錄載體的變化相比有更深刻、更廣泛、更具實質(zhì)性的含義和意義。本文立足于電子文件和紙質(zhì)文件共存公用的現(xiàn)狀，著重分析了電子文件與紙質(zhì)文件的共存關系、電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的關系，進而提出了電子文件與紙質(zhì)文件的關系發(fā)展的主要趨向。

【關鍵詞】電子文件；紙質(zhì)文件；辯證關系

每一種新的記錄形式產(chǎn)生后，都與此前存在的記錄形式有一個共存共用的階段，逐漸取而代之，但通常沒有為同一份文件制作兩種版本的必要。而電子文件與紙質(zhì)文件的關系卻要復雜得多，二者之間共存、互動與消長關系構(gòu)成了信息時代記錄方式的動態(tài)圖像。厘清電子文件與紙質(zhì)文件的辯證關系，對做好兩種載體文件的收集、整理、歸檔和利用都頗有益處。

一、電子文件與紙質(zhì)文件的共存關系

從電子文件誕生開始，在相當長的時間里將會與紙質(zhì)文件共存，其共存狀態(tài)及原因復雜多樣，大體可歸結(jié)為以下兩類情形：

第一類是先有紙質(zhì)文件，之后根據(jù)存儲、利用等方面的需要形成相應的電子版本，即紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。通常有兩個時間點：一是收到外來文件或形成文件后即實施數(shù)字化，使文件在現(xiàn)行期有紙質(zhì)和電子兩種版本；二是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，文件過了現(xiàn)行期才有兩種版本。

第二類是在業(yè)務活動中用計算機直接生成電子文件，出于對文件證據(jù)要求或長久可讀考慮，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。也有兩個時間點：一是在計算機系統(tǒng)中完成紙質(zhì)文件制作，或經(jīng)由網(wǎng)絡傳輸?shù)碾娮游募邮蘸?，以紙質(zhì)文件形式輸出生效，從而使文件在現(xiàn)行期即有兩種版本；二是在歸檔時或歸檔后為電子文件制作硬拷貝，在這種情況下，文件到了半現(xiàn)行或過了現(xiàn)行期才有兩種版本。

根據(jù)上述情況，可把紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)歸結(jié)為“文件雙套制”和“文件雙軌制”兩種類型。文件雙套制，即文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。文件雙軌制，即在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨文件流程運轉(zhuǎn)?？梢哉f，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的文件管理形式，雙軌制為文件材料歸檔雙套制提供了條件。

無論是雙套制還是雙軌制，都以電子文件和紙質(zhì)文件相互對應為前提。但兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能卻有所不同。雙套制是后端共存，電子文件不是“原生文件”，未經(jīng)運行和處理，沒有在現(xiàn)行期發(fā)生效力，沒有相應的元數(shù)據(jù)。而雙軌制是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理，如管理完善，有全面的元數(shù)據(jù)，是完整意義上的電子文件。

二、電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的關系

在電子文件與紙質(zhì)文件共存狀態(tài)下，需要對這兩種文件分別管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。共生于一個機構(gòu)的兩個文件管理系統(tǒng)既各自獨立，又互相依存，并在這種互相影響下改造功能、提高效率。

電子文件管理推動紙質(zhì)文件管理改革。自從在文件和檔案領域?qū)嵭杏嬎銠C輔助管理以來，紙質(zhì)文件管理的方法就開始發(fā)生變化，電子文件的管理對紙質(zhì)文件管理的影響更大、更深，從而引發(fā)的變化也更多、更明顯。其中實行雙軌制比起實行雙套制機構(gòu)變化的程度又有進展。盡管各機構(gòu)的具體情況不盡相同，但還是有許多共同的表現(xiàn)，主要反映在以下兩個方面：

一是推動了文檔一體化的實質(zhì)性進程。電子文件管理對前端控制的要求是實質(zhì)性、甚至是強制性的，理想的解決方案是由一個系統(tǒng)統(tǒng)管全程。即使尚未建立統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)的機構(gòu)，也在現(xiàn)有系統(tǒng)中強化了前端控制，將文件階段、檔案階段的管理任務統(tǒng)籌安排，將可能在文件生成初期完成的工作盡量提前。由電子文件推動的這種一體化很快帶動了紙質(zhì)文件管理的改革，在文件—檔案全程范圍內(nèi)進行的流程變革使文檔一體化進入了新階段。紙質(zhì)文件的提前歸檔是一個具有關鍵意義的變革。目前開展電子文件管理，特別是實行雙軌運行的單位大多實行辦理完畢實時歸檔。質(zhì)文件的隨時歸檔不僅減輕了機構(gòu)內(nèi)保管文件的壓力，也減少了個人存放文件保管不善等問題，提高了歸檔齊全率。提前歸檔使檔案部門控制機構(gòu)文件信息資源的起點明顯前移。與提前歸檔同時發(fā)生的還有鑒定、著錄等工作的提前。為保證順暢銜接，必須以文件—檔案全程為一體進行管理。

二是檔案實體管理的簡化，尤其表現(xiàn)在整理方面。過去對紙質(zhì)文件整理需要通過實體系統(tǒng)固定文件之間的聯(lián)系，建立檔案實體的秩序，并支持檔案檢索的實現(xiàn)。電子文件管理之所以導致紙質(zhì)檔案實體整理的簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，及隨時隨處的網(wǎng)上利用，多用戶同時利用的便利讓用戶更加樂于利用電子文件。另一方面，立卷的簡化帶動了相關工作的簡化，檔案部門可以從繁重的業(yè)務整理中解脫出來，更多地關注檔案信息資源的建設、開發(fā)與服務。

紙質(zhì)文件管理促進電子文件管理的完善。盡管電子文件與紙質(zhì)文件有許多不同，但都是同一社會活動的記錄，其管理目標基本一致，在管理內(nèi)容和方法上也有諸多共通之處。電子文件管理面臨的最大挑戰(zhàn)是如何建立公眾信任和法律認同。突破的思路主要集中在兩條路線上：技術(shù)和管理。技術(shù)措施自不必說，加強管理的一些思路是從紙質(zhì)文件管理的經(jīng)驗中汲取而來的。

來源原則是電子文件管理從紙質(zhì)檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區(qū)別僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇﹄娮游募杀尘暗睦斫?、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內(nèi)容的真實性。

從技術(shù)而言，對紙質(zhì)文件的偽造、篡改也并非不可實現(xiàn)。實際上，人們對紙質(zhì)文件、檔案的信任更多是來自對其整個運轉(zhuǎn)、保管過程安全性的默認。這個過程建立在文件形成與保管規(guī)律的基礎上，經(jīng)過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有借鑒價值。

可見，電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存并不是消極、被動的，二者在互相學習、互相借鑒中互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經(jīng)歷著改造與被改造，同化與被同化以及調(diào)整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態(tài)確定著共存狀態(tài)和形式，并逐漸融合為一套綜合管理各類載體文件的管理方法和系統(tǒng)。

三、電子文件與紙質(zhì)文件的關系趨向

可以預見，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，因為從總體來說，功能的完全替代很難，也非必須，針對辦公過程而言，“無紙化”必然經(jīng)歷一個漫長的漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，真實性沒有得到法律上認可，人們就需要以紙質(zhì)文件形式生效或?qū)⒓堎|(zhì)副本作為重要的備份加以保存。只要還有人使用紙和筆，就會有以紙介質(zhì)形成的社會活動記錄，如特定環(huán)境下的手稿、手書記錄、批語、書畫作品等幾乎不會消失，其中不僅有技術(shù)問題，還有習慣、文化等因素。

但是，共存的態(tài)勢將持續(xù)地處于變化之中，主要表現(xiàn)在雙方的數(shù)量、功能方面。大的趨向是紙質(zhì)文件與電子文件的此消彼長，從以紙質(zhì)文件為主到基本對稱再到以電子文件為主，將會形成方向相反的兩條弧形曲線。理由主要有以下兩方面：

一是計算機和網(wǎng)絡的廣泛應用，信息化戰(zhàn)略的全面實施，使電子文件越來越多地成為文件生成的最初形態(tài)。電子文件流程與信息化平臺上業(yè)務流程的契合使之成為辦公、設計、貿(mào)易、交往的必要工具；信息形態(tài)的多樣性、極強的可操作性和傳遞的便捷性，使機構(gòu)和員工更愿生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網(wǎng)絡傳遞；數(shù)字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術(shù)的進步，使人們增強了對電子文件的信心；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能提高提供了條件。

二是某些電子文件無法或難以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，或是因為其信息海量紙張難以承載，如實時勘測的各種數(shù)據(jù)；或是因為信息形態(tài)無法以紙張載入，如聲音、三維圖像等；或是因為文件的結(jié)構(gòu)復雜，包含動態(tài)鏈接、嵌套關系等，無法記錄于平面紙張。隨著信息技術(shù)的進步和信息化進程，這種只能以數(shù)字形態(tài)生存的文件的種類和數(shù)量會越來越多，復雜程度也日益加深。人們大量創(chuàng)建和使用此類文件主要是需要或喜愛它們的功能，大多數(shù)情況下并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。

上述兩種情況都不可避免地改變電子文件和紙質(zhì)文件的數(shù)量和功能對比。前一種情況還有實行雙套制、雙軌制的可能，但電子文件將在量的積累中逐步引發(fā)質(zhì)變，占據(jù)主導地位；后一種情況中的電子文件已不可能有紙質(zhì)文件相伴，需要尋找一條能夠獨立生存、獨立承擔社會責任并證明自己的道路。

受電子文件和紙質(zhì)文件不均衡發(fā)展的影響，兩種文件管理的互動也是不對等的。紙質(zhì)文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”，而電子文件管理則在紙質(zhì)文件管理經(jīng)驗和信息技術(shù)的支持下日漸豐滿。文件本身的變化是一種不可抗拒的客觀存在，文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。這是歷史上文件管理最為復雜的時期，兩種文件的共存和互動給我們帶來無數(shù)的難題、挑戰(zhàn)和機遇。對于職業(yè)文件、檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰(zhàn)略比任何時候都顯得重要：一方面，因勢利導，以積極的文件管理政策進軍電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術(shù)層面幫助電子文件建立威信，以至于建立法律地位。另一方面，堅守“社會記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質(zhì)文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現(xiàn)管理優(yōu)勢互補，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。

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