責任意識是強化學校檔案管理和使用的時代要求

提 要：責任意識是打造高品位的學校教育的前提和保證，完善有效的學校檔案管理和使用同樣是學校責任教育的一個部分，也是學校檔案工作者責任意識的體現(xiàn)。檔案管理和運用必須體現(xiàn)其保密性、系統(tǒng)化、信息化和應用性的原則。檔案管理是學校教育教學工作成果的窗口和歷史見證，應該對學校歷史負責，對教師和學生負責，對家長和社會負責，對上級部門和領導負責，對黨和國家負責。檔案管理和使用應該遵循開放、盤活、實用和人文的理念，成為擴大學校影響力、提高學校知名度、提升辦學品位、創(chuàng)建特色學校和建設文化校園的亮麗展臺和獨特景觀。

關鍵詞：責任意識；檔案管理

中學檔案是展示學校自身形象、價值觀和辦學成果的重要載體，是學校各項工作的真實寫照，它反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用。因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌和辦學業(yè)績，為更好的滿足校園文化建設的需要。同時，完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享。成為校園文化建設的重要基地。實現(xiàn)上述目標，關鍵在于學校領導、廣大教職員工，特別是檔案工作者，要本著負責任教育的態(tài)度，強化責任意識，將學校檔案工作視為學校一個品牌形象和展示平臺。

責任意識是學校檔案管理和使用的現(xiàn)代辦學理念

責任意識并非僅僅指過去我們通常所說的認真嚴謹、一絲不茍的工作態(tài)度，這只是淺層次的理解。當然，這種態(tài)度本身也是十分必要的。但是現(xiàn)代管理理念下的責任意識并不僅僅指人的一種態(tài)度，更重要的是指人的思想意識、理論水平、業(yè)務能力和現(xiàn)代管理理念。是指現(xiàn)代管理理念下的管理能力、管理方式、管理經(jīng)驗、管理實效，而責任意識要求管理者具備現(xiàn)代管理的思想、思路、模式、和措施，并帶來明顯的管理實效。

學校檔案管理和使用是一個長期的、動態(tài)的、系統(tǒng)化、信息化的過程。既有學校歷史史料的不斷增補、核證，又有現(xiàn)在不斷生成的新的檔案資料和信息儲存，還有橫向德學校之間、學校與上級部門之間、學校與社會之間的有價值的檔案資料的收集，面廣量大，繁雜無緒。僅憑認真的工作態(tài)度，并非責任意識下的管理要求?，F(xiàn)代管理理念告訴我們，責任意識更多的是理念、經(jīng)驗、能力、方式、措施和效果的體現(xiàn)，唯有如此，責任意識才有意義，才有價值，也才有成效。學校檔案管理和使用，要求管理者具備現(xiàn)代管理意識，責任意識便是其一。

過去，學校檔案室只是一個資料庫而已，或者說是一個資料倉庫而已，資料大多也“束之高閣”，塵封已久，不見陽光。如今，學校檔案也算是敞開大門，資料也可“重見天日”了。但仍處于被動靜止狀態(tài)，只限于讓上級領導來參觀參觀，讓教師來翻看翻看，讓校友來查詢查詢而已，主觀上是被動的，形態(tài)上是固定的，方式上是傳統(tǒng)的。在這種狀態(tài)下，管理者再認真，也只起到一個保管員和看門人的作用。所以現(xiàn)代責任意識，就要求檔案管理者成為一名檔案資料的整理者、研究者和管理者，檔案的科學管理、有效運用，系統(tǒng)化和信息化，以及檔案的開放盤活、平臺構建、文化座標、人文體現(xiàn)、互動交流等，都要求檔案管理者具備很強的現(xiàn)代責任意識。

責任意識貫穿和滲透于學校檔案管理和使用的每一個環(huán)節(jié)

現(xiàn)代管理理念告訴我們，責任意識是一種恒態(tài)的、具象的、動態(tài)的、系統(tǒng)化、信息化、細節(jié)化的管理理念，學校檔案管理本身的復雜性、多樣化更要求責任意識要貫穿和滲透到管理過程的每一個環(huán)節(jié)上。細節(jié)見精神，細節(jié)見光彩，細節(jié)見責任。

學校檔案資料的搜集是一個常態(tài)化的、動態(tài)的管理過程。管理者不能扮演傳達室“收發(fā)員”的角色，而應主動積極地參與搜集和整理資料的工作，要有識別檔案資料優(yōu)劣的能力，要有讓“投暗明珠”重顯光彩的能力，要有對資料把握的前瞻預見能力。我們過去常常習慣于將學校或有關部門的相關資料加于收集和歸檔，但不能主動去搜集，往往使得一些有檔案價值的資料丟失。即使搜集了檔案資料，也應該分門別類，加以整理歸納。這也需要管理者具備很強的責任意識，有些需要保密的資料更應謹慎處理，保密意識同樣也是責任意識的體現(xiàn)。學校各部門都有大量的教育教學資料，學校對外交流，學校各種活動，上級部門到校檢查，社會團體來校參觀，老校友回母校訪舊敘新，都有不少值得搜集的檔案資料，這就要求檔案管理者能去粗取精，去偽存真，去劣存優(yōu)，這無疑也是管理者能力的體現(xiàn)。完善的系統(tǒng)化的檔案資料，是學校對外交流的一張絢麗的名片，它不僅見證了學校輝煌的歷史，也見證了學校多彩的現(xiàn)在和美好的未來。

學校檔案資料的整理是一個繁雜細化的動態(tài)過程，更要求管理者責任到人，責任到心，責任到每一份統(tǒng)計數(shù)據(jù)，每一張圖片，每一樣實物，乃至每一次電話，每一次求證，每一次核查。檔案整理也是一個優(yōu)化的過程。要求管理者具備較強的檔案專業(yè)能力，按由主到次、由重到輕、從舊到新、從小到大的順序，進行擋案編程和整理，在這個整理過程中，還應突出那些能集中而鮮明地反映學校特色的、重大的檔案資料，包括學校的珍貴史料。這都依賴于檔案管理者必須自身具備較強的責任意識。

學校檔案資料的整理也是一個多部門參與的多層次多樣化的工作。學校其他部門也要有檔案意識和較強的責任意識。檔案資料的搜集整理并不只是檔案管理者的工作，也應是其他部門的工作之一。部門負責人理應明確檔案工作也是學校提升發(fā)展的必不可少的重要工作，要樹立較強的檔案意識，主動配合檔案管理者共同搜集整理有價值的、重要的檔案資料，比如體育教研組和藝術教研組，學生各類各級體育或音樂、美術、舞蹈、樂器比賽的照片、獲獎證書，都應作為檔案資料加以搜集、保存。再比如，校團委主辦的各類團隊活動，如軍訓、升旗、法制講座、祭掃先烈、參觀、演講、征文、社會實踐、志愿者行動、慈善捐款等資料，也可搜集整理，作為資料存檔。

檔案資料的及時、準確、快捷、有效的使用，同樣需要檔案管理者具備較強的責任意識。學校也應遵循“取之于校，用之于校”的原則，開放盤活檔案資料，使之成為學校師生、社會團體、上級部門參觀、交流、使用的平臺，其使用功能理應進一步強化。檔案管理者應本著較強的責任心，想方設法將擋案資料開放盤活，發(fā)揮其應有的歷史價值、教育教學價值和社會價值，使之成為鮮活的校園文化的一個縮影，教師辛勤耕耘、學生勤奮讀書的真實寫照，領導辦學思想和理念的具體體現(xiàn)，家長和社會廣泛認可和贊譽的歷史見證。

學校檔案資料的使用功能還需管理者進一步細化和優(yōu)化。有價值的、有實用性的、出彩的要及時服務師生，反饋社會。檔案資料必須合理細化，分門別類，取存方便，操作簡便。能充分展示學校的精神風貌、文化底蘊和教育教學實績的檔案資料應優(yōu)先讓使用者充分利用。細化和優(yōu)化檔案資料的能力、水平和效果是管理者責任意識的最終體現(xiàn)。

責任意識是檔案管理者素質(zhì)和能力的根本保證

學校檔案管理者較高的素質(zhì)和較強的能力是檔案資料管理和使用的根本保證。其中，責任意識尤為重要。某種程度上說，檔案是死的，人是活的。檔案管理者必須強化責任意識，努力為學校檔案管理和使用出謀劃策，不斷提高檔案管理的水平。

檔案管理者的素質(zhì)也是有多方面的，包括文化素養(yǎng)、學歷業(yè)務、知識儲備、道德情操、人文涵養(yǎng)等。能力也是多方面的。比如對《檔案法》的理解能力、對檔案資料的識別能力、檔案資料信息化和系統(tǒng)化處理能力等等。提高檔案管理者的素質(zhì)和能力，途徑也是多方面的，比如檔案業(yè)務進修培訓等。但最根本的一條是強化責任意識，本著對檔案資料的高度負責的態(tài)度，努力提升業(yè)務水平，不斷強化道德人文修養(yǎng)，使責任心化為對檔案事業(yè)的愛心，對工作的盡心，對業(yè)務的專心，對師生的熱心和學校社會的誠心。

一是要加強檔案事業(yè)心教育。學校檔案管理者要改變所謂低人一等的觀念，認為自已不是一線教師，地位、名聲和待遇似乎都低于普通教師，檔案管理只是一般職員的工作。這是錯誤的觀點。學校教職工分工不同，作用不一，從某種意義上講，檔案管理工作對提升學校辦學品位、社會知名度和辦學聲譽，打造品牌特色學校，都有教育教學所不可替代的作用和影響。檔案管理者理應增強工作責任心，提高自身檔案管理水平，真正使學校檔案管理工作起到窗口作用，教育教學保障作用和展示平臺作用。

二是要將責任意識化為自已的行動。責任意識要落實于學校檔案工作的方方面面，使檔案管理和使用的全過程，每一個細節(jié)，都能體現(xiàn)責任意識。要本著為學校服務，為師生服務，為社會服務的思想，使檔案管理進一步體現(xiàn)人文精神和服務意識。

三是不斷提升自身素質(zhì)。徹底改變檔案管理者”收發(fā)員”、”保管員”的形象，運用現(xiàn)代檔案管理理念，重塑檔案管理者形象。學校要擬定相應的進修培訓機制，努力培育檔案管理方面的專業(yè)人才。學校要選派要思想素質(zhì)好、責任心強、熟悉檔案工作、懂得辦學紀律和較強專業(yè)能力的人才，管理學校檔案工作。

學校檔案管理和使用，是學校的一項重要工作，要樹立現(xiàn)代辦學理念和現(xiàn)代檔案意識，加強學校檔案工作的管理，增強學校檔案工作的責任意識，使學校檔案工作成為展示學校形象、推進教育教學改革、打造品牌特色學校的亮麗平臺和獨特景觀。

作者簡介

李慶梅（1969—），女，江蘇，大學本科，職稱：檔案館員，研究方向：學校檔案。