高校人事檔案管理現(xiàn)狀與對策研究

【摘 要】針對高校人事檔案管理現(xiàn)狀，提出高校人事檔案管理應(yīng)采取以下對策：解放思想，提高認(rèn)識，主動(dòng)服務(wù)；豐富檔案內(nèi)容，開發(fā)特色信息；提高素質(zhì)，科學(xué)管理；半封閉式管理，激活檔案信息；實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)現(xiàn)代化，提高檔案利用率。

【關(guān)鍵詞】高校人事檔案 管理現(xiàn)狀

對策

【中圖分類號】G【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）05C-

0109-02

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理重視不夠、認(rèn)識不足。高校對人事檔案管理重視不夠，主要原因是認(rèn)為人事檔案管理是一項(xiàng)輔助性工作，不是學(xué)校的中心、重心工作，與教學(xué)、科研沒有直接的聯(lián)系，不能為學(xué)校創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益，因此在思想上不夠重視。另外，因?yàn)闄n案管理意識淡薄，對人事檔案管理認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理只要能應(yīng)付干部外調(diào)或提拔時(shí)的調(diào)檔和查檔工作就行，所以，有些高校的領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作。如，配備的人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不高、辦公設(shè)備配置低且不齊全、管理制度不完善等，淡化了人事檔案管理的地位和作用，“人力、財(cái)力、物力”的配備相對薄弱，出現(xiàn)了“說起來重要、做起來次要、忙起來不要、用起來需要”的狀況，導(dǎo)致人事檔案管理工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

（二）人事檔案內(nèi)容不完整。人事檔案是個(gè)人參與社會(huì)各方面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映，是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù)。過去，高校人事檔案工作重組織輕個(gè)人，側(cè)重為組織、為政治歷史服務(wù)，忽略了為個(gè)人、為個(gè)體發(fā)展服務(wù)。人事檔案過于強(qiáng)調(diào)固定模式，千人一面、千篇一律，每個(gè)干部的十類檔案材料中，側(cè)重記載和反映個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌和思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，而體現(xiàn)檔案主體對象的個(gè)性特色材料則十分缺乏。如，教師在學(xué)術(shù)上獲得的成就、成果獎(jiǎng)，發(fā)明創(chuàng)造、專利技術(shù)、論文專著、進(jìn)修學(xué)習(xí)等方面的材料。隨著改革的深入，以人為本理念的提出，要求我們解放思想，開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，凸顯人事檔案的個(gè)性，深化檔案主體特質(zhì)，彰顯檔案內(nèi)容活力，從而提高人事檔案的質(zhì)量和價(jià)值，為組織發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、發(fā)揮人才提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）缺少高素質(zhì)的專職檔案管理人員。由于部分高校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、認(rèn)識不足，把人事檔案管理這個(gè)重要崗位作為安置崗，或配備身兼數(shù)職的兼職人員，或缺少對專職檔案人員的培訓(xùn)提高。作為安置崗的檔案管理人員責(zé)任心不夠、素質(zhì)不高，而兼職人員精力有限、無暇顧及，專職人員缺少培訓(xùn)、現(xiàn)代管理水平低，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量不高、管理落后的局面，影響了檔案的利用，制約了檔案的發(fā)展。

（四）傳統(tǒng)的封閉式管理模式面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。長期以來，高校人事檔案在管理過程中，奉行高度保密的政策，實(shí)行全封閉式管理模式，人事檔案不對本人開放?！陡刹咳耸聶n案工作條例》（以下稱《條例》）第三十一條規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”因此，普通職工難以接觸到自己的檔案，甚至人事檔案管理人員自身的檔案也要另行保存，不能與本人接觸。這些嚴(yán)格的規(guī)定使人事檔案蒙上了神秘乃至異己的“面紗”，充滿“官僚”的色彩，缺乏應(yīng)有的公開透明度，給一些別有用心的人利用，出現(xiàn)檔案丟失、失真、篡改、編造假材料等情況，甚至為了個(gè)人小利益鋌而走險(xiǎn)、違法亂紀(jì)，使有關(guān)人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟屢見不鮮，致使人事檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。

（五）管理手段落后、利用率低。當(dāng)前，人事檔案管理遵循的是《條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》等規(guī)章制度，以紙質(zhì)為主，立足手工操作，沒有把網(wǎng)絡(luò)信息化納入視野，只注重檔案的收集、整理、保管工作，忽視了檔案的服務(wù)、利用和開發(fā)功能。但這些制度都形成于20世紀(jì)90年代，是根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況制定的，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前科學(xué)、高效管理的實(shí)際需求。由于限于手工操作和紙質(zhì)材料，人事檔案的利用方式也只能手工檢索和紙質(zhì)查詢，致使檢索效率和利用率低下。利用者往往要不辭辛勞到檔案室查閱，且來回翻閱反復(fù)拆裝，對檔案材料的原貌造成不同程度的破壞，也有損于檔案的完整和安全。

二、對策分析

（一）解放思想，提高認(rèn)識，主動(dòng)服務(wù)。隨著高校人事制度改革的深入，解放思想、科學(xué)發(fā)展思潮的沖擊，各種新問題、新情況的出現(xiàn)，高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對改革創(chuàng)新渴望的日益迫切，對人事檔案管理工作的重要性應(yīng)當(dāng)有了新的、全面的認(rèn)識和提高，更能了解到人事檔案管理工作對高校的發(fā)展及教職工切身利益的密切關(guān)系。在“人才強(qiáng)校”的今天，人才的發(fā)現(xiàn)、人才優(yōu)勢的發(fā)揮、人才潛能的挖掘，使人盡其才，物盡其用，這不僅是對人才的尊重，也是大自然的發(fā)展規(guī)律。高校領(lǐng)導(dǎo)要真正把人事檔案管理工作納入重要議事日程，擺上重要位置，配備綜合素養(yǎng)高、科學(xué)管理能力強(qiáng)的專職人員，變被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)，轉(zhuǎn)變檔案工作從側(cè)重管理為服務(wù)至上的理念，轉(zhuǎn)變過去側(cè)重為政治服務(wù)為現(xiàn)在側(cè)重為教學(xué)科研和教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)的觀念，由管理者變?yōu)榉?wù)者，主動(dòng)收集有特質(zhì)、有個(gè)性、有價(jià)值的檔案材料，為學(xué)校選拔、使用人才提供最真實(shí)、最可靠、最有力的憑據(jù)。

（二）豐富檔案內(nèi)容，開發(fā)特色信息

高校人事檔案管理工作是高校人事組織工作的重要組成部分，是學(xué)校教育教學(xué)管理工作不可缺少的一部分，在改革創(chuàng)新的新形勢下，干部檔案原有的十類內(nèi)容已經(jīng)不能滿足全面地、準(zhǔn)確地反映教職工真實(shí)面貌的需要，人事檔案工作要多角度、多層面地反映教職工的全面素質(zhì)：德、能、勤、績、廉全方位情況，挖掘體現(xiàn)個(gè)人的技術(shù)專長、教研成果、業(yè)績評定、專業(yè)培訓(xùn)等特殊品質(zhì)、潛在能力的材料內(nèi)容，使人事檔案更有血有肉，有亮點(diǎn)、有個(gè)性、有活力，從而豐富充實(shí)特色信息，達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的，凸顯人事檔案鮮活的生命力。

（三）提高素質(zhì)，科學(xué)管理。高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強(qiáng)的工作，既涉及國家、組織又涉及個(gè)人的切身利益，這就要求檔案管理人員必須具備忠誠于黨、思想正派、秉公辦事等優(yōu)良的職業(yè)道德，同時(shí)還需具備一定的政治理論素養(yǎng)、人事管理和檔案專業(yè)知識，懂得計(jì)算機(jī)基本理論和操作技能等。培養(yǎng)具有“創(chuàng)新型、復(fù)合型”一專多能的高素質(zhì)檔案管理人員，使人事檔案管理工作更科學(xué)、更實(shí)用、更高效，同時(shí)也更好地保護(hù)了人事檔案原始材料的安全性和真實(shí)性，推動(dòng)人事檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化，為學(xué)校人才的選拔、使用提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）半封閉式管理，激活檔案信息。由于歷史原因，人事檔案一直實(shí)行全封閉式管理，這種封閉是一種不科學(xué)的管理，但開放也是不現(xiàn)實(shí)的。我們可以變?nèi)忾]式管理為半封閉式的管理模式，適度公開人事檔案信息。如，三齡一歷、年度考核等個(gè)人填寫部分、組織填寫經(jīng)本人認(rèn)可部分、組織根據(jù)本人真實(shí)情況填寫部分，根本沒有對本人保密的必要，允許檔案當(dāng)事人及其他需要者通過一定的程序利用人事檔案，實(shí)行有條件的部分公開，使檔案信息流動(dòng)起來，變“死檔案”為“活信息”，激活人事檔案，順應(yīng)科學(xué)發(fā)展、以人為本和建設(shè)民生檔案的理念，推動(dòng)人事制度跨越式發(fā)展。

（五）實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)現(xiàn)代化，提高檔案利用率。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的快速發(fā)展，人才需求量、流動(dòng)量的日益加大，使得人事檔案的數(shù)量、信息量和種類也隨之增多起來，單一、重復(fù)、枯燥的傳統(tǒng)手工操作，效率低、工作量大、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要。加強(qiáng)高校人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)和管理，成為高校人事檔案管理的有效途徑和發(fā)展趨勢。一方面可以將檔案管理人員從繁雜瑣碎的手工操作中解放出來，有更多時(shí)間來學(xué)習(xí)和提高專業(yè)技能和科學(xué)的管理水平，另一方面現(xiàn)代化管理的計(jì)算機(jī)檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，為人事檔案的利用提供了方便高效的服務(wù)，從而提高了檔案的利用率和社會(huì)價(jià)值。

總之，高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，從“解放思想、與時(shí)俱進(jìn)”的視角，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念和管理模式，以“以人為本、科學(xué)管理、服務(wù)民生”的理念，創(chuàng)新探索高校人事檔案事業(yè)的未來，在保持原有的人事檔案原則基礎(chǔ)上，遵循時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，全力推進(jìn)高校人事檔案管理新跨越。

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【作者簡介】滕月鵬（1976- ），女，廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。

（責(zé)編 何田田）