淺談OA系統的數據清理

摘 要： 本文從闡述OA系統的功能與數據的關系入手，論述了OA系統數據清理的重要性，并結合所在公司的具體實踐，總結了OA系統數據清理應注意的若干原則。

關鍵詞：OA系統；數據；清理

一、OA系統及其數據

辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OA），是基于網絡互連的分布式軟件系統，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高工作效率，降低勞動強度，減少重復勞動的目的。

一個常見的OA系統應包括如下的功能[1]：

工作流轉功能，如公文處理、日常審批、工作監(jiān)控、修改痕跡保留等。

文件管理功能，如可以根據需要設置文件庫，文件庫中提供多重訪問權限控制等。

信息發(fā)布功能，如電子公告、在線新聞、電子論壇等。

內部通訊功能，如電子郵件、即時通訊等。

輔助辦公功能，如會議室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

為完成上述功能，典型的OA系統多采用基于J2EE技術的WEB應用系統[2]，既可以方便地存取數據庫，也可以對JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中應用程序除了訪問數據庫數據外，一般還要訪問非數據庫數據，特別是XML文檔[3]。所以，OA處理的數據從文件形式上可以分為數據庫文件和文檔文件兩大類。數據庫文件主要是工作流、郵件等的相關記錄，如流程名稱、流轉環(huán)節(jié)、審批意見、收件人、發(fā)件人等。文檔文件則既包括獨立的文檔，如文件庫中的文檔，也包括各類流程、郵件、公告和新聞的附件，而且由于其不局限于文本還可以是圖紙、照片等，因而往往文件較大。

二、數據清理的重要性

一個OA系統成功上線運行后，隨著時間的推移，系統內就會積累大量的數據。這些數據從有效性的角度可以分為兩類，一類是正常業(yè)務的記錄，是有效數據；一類是因各種原因而產生的無效數據或垃圾數據。

出于下述幾個方面的考慮，應對OA系統的數據進行清理：

1、減少系統資源占用，提高系統運行速度

這是針對OA數據庫文件中的垃圾數據而言的。數據庫文件中存放著工作流、郵件等的相關記錄，而且一般會將進行中的流程與已完成的流程記錄分開文件存放。在尚未完成的流程文件中伴隨著工作流程和郵件等的流轉，會記錄下各個環(huán)節(jié)的辦理人、辦理時間、審批意見等內容；當一個工作流完成了全部環(huán)節(jié)后，就會從尚未完成的流程文件中轉入已完成的流程文件中，并供歷史查詢。一個尚未完成的工作流，或由于實際工作已不需要而不再流轉下去，如人事經理發(fā)起的為某核心員工加薪的請示流程尚未完成全部審批，該員工已不辭而別，這個流程顯然已沒有必要再流轉下去；或由于軟件本身的故障，導致工作流無法正常流轉完成后續(xù)環(huán)節(jié)。這都導致在尚未完成的流程文件中，產生了垃圾數據，并造成流程文件增大，從而在OA系統運行時占用更多的資源，運行速度由此而下降。

2、節(jié)約存儲空間

這是針對OA系統中的垃圾數據而言的。因為只有有效數據才有存儲的價值，垃圾數據只是白白浪費了存儲空間。OA系統將數據存在服務器磁盤陣列上，而且一般會將數據庫文件與文檔文件分開存放，但不論是數據庫文件中的垃圾還是文檔文件中的垃圾（如未完成的垃圾流程所對應的附件文檔），都占用了寶貴的磁盤空間，應當將其清理出去。

3、便于系統備份和恢復

這是針對OA系統的數據庫文件和文檔文件而言的。OA系統和其它的應用系統一樣，是需要通過平常及時備份，以便在系統崩潰時得以恢復的。由于OA系統中存放流程的數據庫文件和存放流程附件的文檔文件有具體的對應關系，因此在備份時需將數據庫文件與文檔文件同步備份。備份數據庫文件可以選用復制或日志的方法，而備份文檔文件則只能用復制的辦法了。如果系統中存在著沒有清理出去的垃圾數據，顯然會占用更多的備份空間，也會導致備份與恢復消耗更多的時間。

4、利于促進實際業(yè)務的及時完成

用戶會根據實際業(yè)務的需要在OA系統中發(fā)起相應的工作流程，并按照最終的審批結果開展實際業(yè)務，但由于各種各樣的原因，會導致流程無法按員工的預期完成，最終影響實際業(yè)務的按時開展。比如，采購員甲辦理借款預付貨款后，應按公司財務規(guī)定及時取得采購發(fā)票完成報賬手續(xù)，但甲發(fā)起相應流程后卻遲遲無法取得正規(guī)的發(fā)票，因而流程無法通過財務審結，變成了長期呆滯流程。如果系統管理員堅持定期清理逾期流程，就會將這一問題暴露出來，從而引起相關部門重視并采取相關措施，避免形成呆賬。

三、數據清理的原則

1、分析系統的功能應用確定數據清理的重點

系統管理員是OA系統數據清理工作的主要承擔者。為了做好數據清理工作，系統管理員首先應該進行系統的功能應用分析，梳理所使用的OA系統功能，確認這些功能會產生哪些有效數據，可能伴生哪些形式的垃圾數據，并統計分析這些數據的大小與時間的關系，從而有針對性的制定清理的方法和頻率，使數據清理工作整體建立在科學的基礎之上，既可以保證清理的及時有效，又可以保證不會出現大的遺漏。

以本公司實踐為例，經過統計分析得知，內部郵件積累速度很快并容易產生大量垃圾數據，是影響OA效率的重要因素。為此，本公司加強對內部郵件的管理，首先限制郵箱大小，將一般用戶的郵箱容量從50M下調為20M，需要更大容量的用戶須向信息中心提出申請；其次，要求各位用戶及時清理本人郵箱，必要的資料備份到本機，既要防止用戶郵箱溢滿無法收發(fā)新的郵件，又要防止用戶長期存放郵件將OA當成了自已的文件柜，使OA長期超負荷運行；最后，對于濫發(fā)和錯發(fā)的郵件等由系統管理員清除其數據庫記錄和附件文檔。

2、定期與不定期清理并重

數據清理工作不能一勞永逸。一次清理后，系統的效率會有相應改善，但隨著時間的推移，新的數據包括有效數據和垃圾數據會繼續(xù)沉淀積累，這就導致清理工作必須持續(xù)進行。系統管理人員根據統計分析得出的規(guī)律，可以制定符合實際的清理周期，按時進行定期清理。但工作時間有忙時、閑時之分，反映在OA中也會導致辦公數據在特定時間數量激增，這時就要進行不定期的及時清理。

在筆者公司，一般是每兩個月進行一次定期清理，但在全面預算、年度總結這些工作開展期間，或者組織機構大面積調整期間，則會視情況進行及時清理，來確保系統工作效率。

3、前臺操作為主，后臺操作為輔

從清理操作的角度，可以將OA數據清理工作分為前臺操作和后臺操作兩種。

前臺操作的主體既包括普通用戶，也包括系統管理員，他們可以依據各自不同的操作權限進行相應的數據清理。例如，流程流轉完畢回到申請人環(huán)節(jié)，需要申請人在閱讀完領導批示后，將該流程提交結束并歸檔到檔案庫，從而將該流程從尚未完成的流程記錄轉為已完成的歷史流程記錄，這樣可以提高系統未完成的流程的數據庫運行效率；而系統管理員可以通過系統提供的流程監(jiān)控功能，監(jiān)督申請人是否及時進行提交結束的操作，并可對其進行提醒，一旦出現人員離職等無法正常繼續(xù)的情況，系統管理員可以將其特送給其它人員及時清理或直接將原申請人賬戶密碼清除后進入執(zhí)行清理。這些都是前臺操作。前臺操作的好處是可以分散進行，由各位用戶自已進行，工作量相對較小，而且是借助系統程序界面進行，可以將記錄和附件同步清理，比較徹底，一般也比較安全。

如果通過前臺操作不能解決問題，就要使用后臺操作，由系統管理員直接對數據庫或文檔進行清理。例如前面提到的內部郵件錯發(fā)問題，兩個技術員之間通過郵件傳遞產品圖片，附件比較大，可是作為發(fā)件人的技術員誤將收件人選為全公司，造成全公司用戶都收到了這些圖片，很多不相干的用戶郵箱都被塞滿了而無法進行正常收發(fā)郵件，更重要的是還可能造成商業(yè)秘密泄漏。這時，就可以由系統管理員從后臺直接清除相應的數據庫記錄和附件文檔。又例如，工作審批流程由于用戶審批時使用非法字符，導至流程無法正常進行后續(xù)流轉，造成流程作廢，形成垃圾，這時也需要由系統管理員從后臺直接清除相應的數據庫記錄和附件文檔。一般的OA數據庫由于范式化的要求，會將相關記錄分散到多個表中，有些還采取了加密處理，這導致后臺操作要象前臺操作那樣完整清除記錄和附件，是有相當難度的。同時，直接對后臺數據庫進行操作，也容易誤清有效數據或帶來影響系統運行的后果。所以，對后臺操作要十分慎重。

因此應以前臺操作為主，系統后臺操作為輔。同時，要規(guī)范前臺日常操作，比如禁止在審批意見中使用非法字符，在發(fā)送內部郵件時要認真選擇收件人，禁止向全公司發(fā)送郵件等等。這樣，大多數的工作放在前臺正常進行，就可以減少對后臺的危險操作，起到預防重于事后治理的作用。

4、重視對歷史存檔數據的清理

OA系統的數據清理，不僅限于垃圾數據，也包括歷史數據。歷史數據主要用來存檔查詢，但系統運行時間長了，歷史流程數據庫和相應附件文檔會積累的相當龐大，并占據OA系統的主要空間，這時如不想辦法對歷史數據進行清理，不僅是歷史查詢效率很低，而且當前流程運行都可能受到影響。

筆者公司的OA從系統架構上，將當前流程數據與歷史流程數據進行了分離，但對歷史流程數據卻沒有再提供按年度分離的功能，近十年的歷史數據存放在一張表中，這個巨大的表文件對數據庫系統形成了壓力，查詢歷史資料緩慢，而當有用戶進行歷史查詢在長期等待時，整個OA系統會體現出效率下降的現象。為此，系統管理人員對歷史數據進行了分析，發(fā)現大部分的歷史查詢是近兩年期間的，超出兩年以上的歷史查詢頻度是較低的，于是決定將歷史數據庫人工分割成兩個，近兩年的保留在原表名下，供用戶在系統中進行前臺查詢，超出兩年期的數據存放在另一張表中，并由系統管理員根據用戶申請，人工切換要成原表名，供系統調用給用戶前臺查詢。這樣，歷史查詢緩慢的問題解決后，OA系統的總體運行效率得到了保證。

總之，數據清理是保證OA系統有效運行的重要工作。在重視數據清理工作的前提下，科學分析OA系統的功能和運行現狀，遵循數據清理工作應注意的問題處理原則，確定清理工作的重點，明確清理對象，事前做好謀劃，防治結合，采取正確操作方法，及時進行清理，就能更有效地發(fā)揮出系統的作用。

參考文獻

[1] 廈門合強軟件有限公司. 合強A8協同辦公系統V2.2使用手冊，2009

[2] 俞雪華. 基于J2EE的OA系統的設計與實現[J]. 計算機光盤軟件與應用，2012；第3期

[3] 王能斌，王洌，王泓. Web數據的管理和交換[M]. 北京： 科學出版社，2006

作者信息（姓名、性別、出生年月，籍貫，職稱、現工作單位、聯系方式、單位所在地及郵編）

作者信息（陳毅鵬、男、1970年6月，河南省焦作市，高級經濟師、洛陽北方企業(yè)集團有限公司信息中心 河南省洛陽市471031）