淺談紙質底圖檔案管理

摘要：檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護好檔案。隨著計算機的普及應用，工程底圖全部是CAD繪圖，施工現(xiàn)場需要的是紙質底圖曬制的藍圖。紙質底圖集唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性與一體，若管理不善，會給施工和科研帶來無法彌補的損失。因此加強紙質底圖檔案管理，仍十分重要。

關鍵詞：底圖 檔案 管理 數(shù)字化

一、引言

底圖是工程項目檔案的重要組成部分。工程項目底圖的一個特點是為施工現(xiàn)場服務，即使是在科技發(fā)達的美國，它在現(xiàn)場服務時也以紙質圖紙為主，以國內目前的條件，還不可能拎著一臺筆記本電腦，帶著一張光盤在現(xiàn)場解決各種問題， 況且施工圖變更圖還得要打印后簽上名才有效[1]。紙質底圖是藍圖的母版，是工程項目建設過程中不可缺少的依據(jù)。在工程項目建設過程中需要反復添曬圖紙，離開了設計底圖，工程項目建設就失去了方向。因此它的一個重要特點是利用的頻繁性，同一份底圖反復要曬幾十份，甚至上百份的藍圖，為工程項目建設服務。此外，工程竣工驗收、質量評定、設計參考咨詢、建筑物裝修和改擴建等都需要大量地調閱和復用底圖檔案。底圖檔案的另一個重要特點是唯一性。工程底圖往往只有一份，尤其是以前用手工繪制的底圖，更是“孤本”。底圖一旦丟失或是破損嚴重，其利用也就無從談起，也將給施工和科研帶來無法彌補的損失。因此，加強紙質底圖檔案管理，顯得十分重要。

二、底圖檔案的管理

加強紙質底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。其重要環(huán)節(jié)：一歸檔驗收；二臺帳登記；三底圖修改；四分類排放；五現(xiàn)場利用；六底圖鑒定；七保管和保護。

（一）、歸檔驗收

由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質量，嚴把底圖歸檔入口關。底圖歸檔驗收，一查底圖質量。重點查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍圖的母版，沒有好的底圖質量，也就談不上高質量的藍圖。二查簽署。簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三查文件號是否與工程名稱一致。項目文件號是每張圖紙的身份證號，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計中起到關鍵作用。若多份底圖共用一個編號，會給底圖日后查找利用帶來很多麻煩。因此，在底圖歸檔驗收時，要嚴把質量關。

（二）、臺帳登記

臺帳登記是檔案查詢利用的信息平臺。隨著公司發(fā)展壯大，每年都有上百個工程項目同時運行。底圖年歸檔數(shù)千個檔號，文表達20多萬頁，圖紙10萬多自然張。為用好、管好每個項目的底圖，紙質臺帳，以歸檔時間登記流水賬。驗收合格的底圖，雙方互簽字確認，作為歸檔驗收憑證永久留存。在《綜合檔案管理系統(tǒng)》中詳細著錄歸檔日期、項目文件號、題名等三十多項信息內容?！断到y(tǒng)》能夠對這些信息進行單項或多項組合查詢、統(tǒng)計，提高了底圖檔案利用的查全率和查準率。

（三）、底圖修改

由于甲方的需要發(fā)生變化，或因施工條件的變化，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時可能修改。底圖修改院采用版次遞進的方式管理。因此，在底圖檔案中就會出現(xiàn)同一工程項目文件號有多個版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的文表號和圖號。多版設計文件增加了底圖的協(xié)調難度。因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項任務的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖。否則，底圖管理的混亂，也會給工期帶來影響。

（四）、分類排放

對底圖實體進行科學分類，合理排架存放是快速提供底圖利用的重要前提。工程項目通常有基礎設計、詳細設計、竣工圖三個階段。項目從開始到竣工，跨度時間長。一個全廠性的大的工程項目就有幾十個，甚至上百個單元，文表有六、七萬頁，圖紙兩、三萬張，圖紙量大且利用頻繁?，F(xiàn)階段公司的底圖編號是由一組數(shù)字加字母組合而成，涵蓋工程項目號、階段、單元號、專業(yè)及目錄級別等信息。為了保存一個工程項目底圖的連續(xù)性和完整性，在項目運行中，底圖處于動態(tài)管理。已經(jīng)完成的項目，檔案實體與計算機排序同步。即按年代—項目—階段—單元—專業(yè)—圖號進行分類排序上架，并在柜架上寫明工程名稱、單元、專業(yè)、圖號等信息。這種分類雖然很麻煩，可效果卻不一樣。特別是按項目、單元抽圖時，只需點擊鼠標，或到庫房找到這個項目的存放位，就能輕松搞定，避免了無謂的工作。

（五）、現(xiàn)場利用

歸檔后的底圖，不能直接用于現(xiàn)場，需曬制成藍圖，并加蓋單位資質章，發(fā)圖章等才能為施工現(xiàn)場服務。底圖請曬，有嚴格的審批程序。必須有文控填制出版委托單，填寫圖號及曬藍圖份數(shù)，項目經(jīng)理簽發(fā)。底圖人員根據(jù)委托內容，調配齊底圖，送交出版室，出版人員當面簽收。曬完后的底圖，由出版室送還底圖崗。底圖人員再次清點回圖，查是否有遺漏丟失、撕裂、破損的底圖，若有須及時進行補缺、修補，保證底圖再次利用的完整性和完好性。

（六）、底圖鑒定

底圖檔案的鑒定是檔案管理工作中至關重要的環(huán)節(jié)。對底圖檔案進行鑒定，就是確定底圖檔案科學的、歷史的和現(xiàn)實的價值，決定檔案的存毀，對提高檔案的內在質量、優(yōu)化館藏結構、緩解庫房及設備的緊張狀況，充分發(fā)揮底圖檔案的作用都有著重要意義。因此公司成立了檔案鑒定工作小組，檔案部門制定了檔案鑒定和銷毀制度。對已制成電子檔案且破損嚴重的底圖；裝置報廢，年份較長且利用較少的工程底圖；有高版次替代的低版次底圖，在臺帳中做好標識，定期提交給鑒定組，鑒定是否存毀。確認作廢的底圖，實體下架，按檔案銷毀程序處理。

（七）保管和保護

底圖材料特殊，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，一般采取平放。因此在底圖的抽圖、清點、整理過程中，檔案人員和利用者必須要有高度責任心，更要珍惜和愛護底圖。取放底圖時，一定要維護好底圖圖號的排序，同時要輕拿輕放，嚴防圖紙磨損和撕裂。底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴格控制好庫房的溫濕度，并做好信息登記，以確保底圖檔案長期的保管和再次利用。

三、數(shù)字化管理

底圖的原件只有一份，而且利用的頻繁。圖紙檔案作為紙質產(chǎn)品，有著紙質檔案的弱點，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、易潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍圖和底圖都保管，導致人力、物力、財力浪費。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對其進行數(shù)字化管理。當前已實現(xiàn)電子簽名的項目，紙版底圖、PDF版電子文件同時送交檔案部門存檔。對近期沒有實行電子簽名的設計文件，做到即存即掃。在條件具備時，將早期手工繪制的底圖 “孤本”檔案，也進行掃描制成圖形文本。這樣是在搶救、修復底圖檔案的同時，也是將早期的死檔案變?yōu)榛顧n案。掃描后的圖形文本，在公司《檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡中掛接，便于需求者查找、利用。電子版檔案再按項目整理，儲存在光盤中異質備份。電子化文件作為紙質檔案的備份進行保存，一是紙質檔案多一層保險；二是實現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化。通過網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術實現(xiàn)異地遠程利用，也可以滿足多人同時使用。為需求者提供方便、快捷優(yōu)質服務，同時也減少了紙質檔案的磨損，最大限度地保護了紙質檔案。三是為底圖的存放提供了便利。對已制成電子檔案且破損嚴重、年份稍長利用較少的工程底圖可以卷放，也可以異地存放。供利用的藍圖不再存檔，大大緩解庫房存放壓力，現(xiàn)有庫房資源能得到高效利用。

檔案原始性、證據(jù)性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)必須最大限度的保護好檔案。電子檔案的原始性、真實性、完整性和安全性相對于紙質文件，都有其獨自的特點[2]。電子文件數(shù)據(jù)保存密集，電子檔案具有占用空間小，提供方便、快捷服務途徑等優(yōu)點，但受技術所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點。其次，電子工程圖紙在電腦上可以任意修改、復制，或存儲在其他載體上，雖然能采取一些技術手段，如數(shù)字簽名、電子指紋、水印等，但很難保證其真實性與原始性[1]。紙質檔案具有悠久的歷史，還是有其自身的優(yōu)勢。其唯一性、原始性、證據(jù)性和憑證性的作用，是電子圖紙檔案取代不了。因此加強紙質底圖檔案管理，還是一項長期的任務。

參考文獻

[1] 吳玲 也談計算機管理后底圖及蘭圖保存的必要性 《科技檔案》2002年第3期 第28-29頁

[2] 黃立新 鄧琦 電子檔案與紙質檔案的比較 《林業(yè)科技情報》2009年03期