澳大利亞電子文件長期保存策略及其啟示

謝永憲　劉杭　袁曉雪

摘要：澳大利亞構(gòu)建了科學(xué)、完善的電子文件長期保存策略，其電子文件長期保存水平居于世界前列。本文在分析澳大利亞電子文件長期保存策略的基礎(chǔ)上提出了對我國電子文件長期保存建設(shè)的幾點(diǎn)啟示。

關(guān)鍵詞：澳大利亞 電子文件 長期保存

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件在各種電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)中海量生成、利用或者存儲。作為社會的“記憶”、人類的核心戰(zhàn)略資源，電子文件必須被長久保存，這一點(diǎn)已經(jīng)成為世界各國同行的共識。澳大利亞是世界上最早開始研究電子文件保存的國家之一，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，其理論與實(shí)踐研究都取得了豐碩的成果，處于國際領(lǐng)先水平，值得我們分析、借鑒。

1.澳大利亞電子文件長期保存策略分析

1.1國家電子文件保管模式轉(zhuǎn)變推動長期保存工作

20世紀(jì)70年代，澳大利亞國家檔案館（以下簡稱國家館）開始采用集中式保管電子文件。20世紀(jì)90年代初，國家館采用了分布式保管模式。2000年，國家館保管模式從分布式向集中式轉(zhuǎn)變。

國家館電子文件管理體制在社會與技術(shù)推動下的轉(zhuǎn)變，直接導(dǎo)致了國家館與政府機(jī)構(gòu)之間管理責(zé)任與行為模式的變化。在集中保管模式下，國家館將更多的承擔(dān)保存社會記憶的職責(zé)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，國家館改變了原有的工作方式，從原來專注于指導(dǎo)變?yōu)橹笇?dǎo)與管理并重、前端與后端兼顧，推出了大量用于指導(dǎo)電子文件長期保存的政策、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、指南，供各政府機(jī)構(gòu)遵守、使用。

1.2提供法律保障

澳大利亞政府在相關(guān)法律中對電子文件的管理和長期保存都做出了明確的規(guī)定，為電子文件的長期保存提供了有利的法律保障，確保長期保存的各項(xiàng)工作得以順利開展。

澳大利亞1983年頒布的《檔案法案》中明確規(guī)定，對電子檔案必須給予和普通檔案同樣的重視，所有按正規(guī)渠道形成或接收的數(shù)字信息必須按照相關(guān)法規(guī)認(rèn)真存放，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自銷毀任何電子檔案。此外，還對電子信息管理能力提出了要求，即電子檔案存放部門必須確保其全部電子系統(tǒng)有相應(yīng)的能力把電子文件作為電子檔案完整、長期存放。

澳大利亞《著作權(quán)法案1968》為各種各樣的數(shù)字資源保存提供了法律基礎(chǔ)。根據(jù)該法案規(guī)定，為了一件屬于或者曾經(jīng)屬于圖書館或者檔案館館藏的作品（包括各種數(shù)字資源）不受到損壞或者遺失，圖書館或者檔案館可以對該作品進(jìn)行復(fù)制或者傳播。

1.3制定專門政策

國家館通過頒布政策性文件，明確政府在電子文件長期保存方面的意愿，并提出具體的指導(dǎo)性原則，引導(dǎo)政府機(jī)構(gòu)與私人機(jī)構(gòu)采取正確的行動。

2000年，國家館頒布了《聯(lián)邦政府文件保管政策》，向人們傳達(dá)了一個(gè)重要信息，即無論何種形式的所有具有檔案價(jià)值的電子文件，原則上都由國家館保管。

2004年，國家館發(fā)布了《數(shù)字文件保管框架》，該框架對澳大利亞政府機(jī)構(gòu)形成的所有電子文件，和某些一般性的電子文件（如基于網(wǎng)絡(luò)的文件）的管理提出了八條基本原則。

2012年，國家館開始實(shí)施《數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃》，它為機(jī)構(gòu)規(guī)定了三方面的關(guān)鍵行動，以期達(dá)到確保各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息在任何需要的時(shí)候都能夠被讀取和利用的目的。該計(jì)劃除了可以為澳大利亞類型多樣的政府機(jī)關(guān)提供不同的解決方案，同時(shí)也能靈活的滿足私人機(jī)構(gòu)的數(shù)字保存需求。

1.4建立良好的合作機(jī)制

國家館認(rèn)為電子文件長久保存超越了任何一個(gè)單獨(dú)機(jī)構(gòu)能夠承擔(dān)的能力，因此聯(lián)合其他部門建立一個(gè)多層次的合作機(jī)制勢在必行。政府機(jī)構(gòu)、技術(shù)部門、商業(yè)部門、信息產(chǎn)業(yè)、智力機(jī)構(gòu)等，都應(yīng)參與到電子文件長期保存活動中，為電子文件長期保存提供多種支持。

1993年，國家館、國家信息服務(wù)委員會、國家保護(hù)辦公室、電影錄音檔案館、數(shù)字與信息學(xué)會、通訊技術(shù)部及博物館聯(lián)合相關(guān)收藏部門、政府部門、商業(yè)部門、版權(quán)所有者、大學(xué)、基金會與某些國際組織組成了“朝向2001年，保護(hù)澳大利亞數(shù)字信息調(diào)研組（TF2001 PADI）”。該調(diào)研組在1996年發(fā)布了調(diào)研報(bào)告《保護(hù)電子文件：總結(jié)報(bào)告與建議》。

為了整合更多力量，國家館積極開展國際合作。2004年，澳大利亞和新西蘭共同提出了“澳大拉西亞數(shù)字文件管理動議（ADRI）”。ADRI的愿景是澳大利亞和新西蘭的所有政府機(jī)構(gòu)在數(shù)字文件生成、保存和利用方面采用統(tǒng)一的途徑，以確保重要文化遺產(chǎn)的問責(zé)和長期保護(hù)。這種統(tǒng)一性旨在提高參與者的效率、效益和互操作性。

1.5建立完善的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系

電子文件長期保存涉及范圍廣、行業(yè)多，各系統(tǒng)之間的“交換”必不可少，系統(tǒng)之間的互操作非常依賴于管理與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化。澳大利亞電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范處于國際領(lǐng)先水平，其中包括完整的電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)范體系。

澳大利亞建立了電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系，主要有三個(gè)層次：第一個(gè)層次是國家級標(biāo)準(zhǔn)，如《聯(lián)邦政府機(jī)關(guān)文件保管元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子記錄管理工作流程分析》；第二個(gè)層次是國家館標(biāo)準(zhǔn)，如《數(shù)字化保存——RFC2004/2電子郵件記錄格式》、《數(shù)字化保存——RFC2003/6JP—GE記錄格式》；第三個(gè)層次是州級標(biāo)準(zhǔn)，如澳大利亞維多利亞檔案局頒布的《電子記錄管理xML格式標(biāo)準(zhǔn)》。

在澳大利亞電子文件長期保存規(guī)范體系中，直接相關(guān)的規(guī)范有：《數(shù)字文件保存方法》、《數(shù)字保存：照亮過去，引導(dǎo)未來》和《數(shù)字文件管理：數(shù)字文件形成、管理和保存指南》；間接相關(guān)的規(guī)范有《文件與信息戰(zhàn)略管理指南》、《形成、保管和利用數(shù)字文件》、《AGLS元數(shù)據(jù)元素集》等。

1.6積極開展技術(shù)研發(fā)

計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件的快速升級和存儲載體短暫的有效壽命，給數(shù)字保存帶來了巨大挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對它們，國家館開發(fā)了關(guān)于數(shù)字保存的有軟件支持的方法論。

數(shù)字保存的方法論研究工作開始于2000年，并且開發(fā)出了支持它的保存軟件和數(shù)位典藏。這套軟件通過開放源代碼方法開發(fā)，并且得到了免費(fèi)開源許可證（GNU通用公共許可證），由以下四個(gè)應(yīng)用程序組成，分別是生成清單、Xena、數(shù)字保存記錄器、校驗(yàn)和核對。

生成清單，即電子文件從機(jī)構(gòu)到國家館時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)的搜索引擎中將產(chǎn)生一份關(guān)于所有電子文件的清單，包括校驗(yàn)結(jié)果、電子文件之間的關(guān)聯(lián)、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目號。

Xena（XML Electronic Normalising for Archives）：即將指定數(shù)據(jù)格式的文件轉(zhuǎn)換成“附加元數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)”和XML。Xena可以瀏覽和/或輸出Xena文件。

數(shù)字保存記錄器（DPR），即記載每次向數(shù)位典藏轉(zhuǎn)移的審計(jì)信息，DPR借助Xena完成電子文件的轉(zhuǎn)換。

校驗(yàn)和核對，即監(jiān)控國家館數(shù)位典藏中數(shù)據(jù)丟失和破壞情況。

1.7典型項(xiàng)目推進(jìn)

針對電子文件長期保存中的關(guān)鍵管理環(huán)節(jié)與難題，澳大利亞在國家層面、國際層面和地方政府層面實(shí)施了一系列典型項(xiàng)目，并取得了可以互相支持、互相印證的研究成果。

2001年，國家館啟動了“數(shù)字文件保存戰(zhàn)略”項(xiàng)目，直接成果是2002年制定的綠皮書《數(shù)字文件保存辦法》，該辦法推動了數(shù)字文件保存格式和技術(shù)的發(fā)展，Xena1.0版就是其后期成果之一。

2004年，10個(gè)澳大利亞和新西蘭的文件檔案管理機(jī)構(gòu)共同提出了ADRI。ADRI成員以文件連續(xù)體管理思想為指導(dǎo)，統(tǒng)一使用文件管理標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，并制定具體的實(shí)施辦法，在數(shù)字文件長期保存動議的實(shí)施層，統(tǒng)一XML封裝、行業(yè)用品平臺、開放文件格式、遷移最小化要求、來源和真實(shí)性機(jī)制等。

澳大利亞各州政府也積極開展電子文件長期保存項(xiàng)目。維多利亞州檔案館實(shí)施了電子文件管理策略（VERS），發(fā)布了《永久保存電子文件》研究報(bào)告，推出了《保存電子文件的系統(tǒng)需求》和《VERS長期保存格式》兩個(gè)長期保存標(biāo)準(zhǔn)。

2.澳大利亞電子文件長期保存策略對我國的啟示

2.1制定電子文件長期保存國家戰(zhàn)略

電子文件長期保存需要有一個(gè)全盤考慮、系統(tǒng)規(guī)劃的頂層設(shè)計(jì)。我國需要建立電子文件長期保存戰(zhàn)略，明確國家電子文件長期保存工作的基本態(tài)度和總體思路，并通過一系列基本制度的安排與實(shí)施，實(shí)現(xiàn)電子文件的長期保存，增強(qiáng)信息資源的國家掌控能力。

我國應(yīng)該將電子文件長期保存納入國家信息化發(fā)展規(guī)劃，納入各行各業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，在國家層面以及行業(yè)層面上給予支持，引導(dǎo)電子文件保存事業(yè)有步驟的開展，防止各自為政、各搞一套的混亂局面出現(xiàn)。

2.2完善管理機(jī)制

完善國家電子文件長期保存管理機(jī)制，有利于在全國范圍內(nèi)有組織有計(jì)劃地構(gòu)建一個(gè)國家電子文件長期保存協(xié)作網(wǎng)，最全面、最經(jīng)濟(jì)、最有效地開展工作。

完善國家電子文件長期保存管理機(jī)制，需要以國家檔案局為主，同時(shí)聯(lián)合各部委、各省市的信息管理部門、技術(shù)支持部門、智力機(jī)構(gòu)等諸多部門，構(gòu)建國家電子文件長期保存體系，明確相關(guān)管理機(jī)構(gòu)的責(zé)任，強(qiáng)化管理協(xié)調(diào)機(jī)制和審計(jì)監(jiān)督機(jī)制，從法規(guī)、經(jīng)濟(jì)、方針政策和行政管理等方面來支撐和約束。

同時(shí)，我國可以借鑒澳大利亞的實(shí)踐模式，建立國際間、國家級別機(jī)構(gòu)之間、行業(yè)內(nèi)、地區(qū)間的合作機(jī)制，整合更多的社會力量，應(yīng)對電子文件長期保存的諸多挑戰(zhàn)。

2.3推動法律法規(guī)建設(shè)

從澳大利亞情況來看，立法是推動電子文件長期保存工作最基本的保障。我國必須加快相關(guān)立法工作，使電子文件長期保存有法可依、有章可循。

澳大利亞除了頒布有利于長期保存的檔案法或著作權(quán)法案之外，還基于文件是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的工具與證據(jù)、文件管理是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動有機(jī)組成部分的認(rèn)識，在刑法、行政法、民商法等其他眾多法律中列有許多條款涉及文件管理的要求。而我國很少在其他法律中提及文件管理問題。當(dāng)前情況下，修訂其他法律的可行性很小，因此應(yīng)該重點(diǎn)制定一部較為完善的《中華人民共和國文件法》。

《中華人民共和國文件法》應(yīng)該包括以下內(nèi)容：（1）明確認(rèn)定電子文件屬于文件的范疇，規(guī)定滿足一定條件的電子文件具有證據(jù)效力：（2）明確賦予檔案部門全過程監(jiān)控文件管理的職責(zé)：（3）明確檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門及其他有關(guān)部門相應(yīng)的文件管理義務(wù)與權(quán)利；（4）規(guī)定文件生成、傳遞、歸檔、保存和開發(fā)利用的基本宗旨和原則：（5）規(guī)定國家文件管理的體制與運(yùn)行機(jī)制。

2.4制定可實(shí)施的專門政策

電子文件長期保存是一項(xiàng)利國利民的公益行動，需要國家的支持，需要全社會的共同參與。我國亟需制定電子文件長期保存專門政策，以表明國家在這方面的意志和價(jià)值觀，體現(xiàn)國家的支持；以有效引導(dǎo)社會正視、重視長期保存工作，提高公眾和機(jī)構(gòu)的數(shù)字保存意識。

同時(shí)，要注意保持專門政策與國家數(shù)字信息管理和檔案管理政策的一致性。電子文件長期保存政策應(yīng)該是政府?dāng)?shù)字信息管理整體措施的一部分，與其他政策措施共同推進(jìn)政府?dāng)?shù)字信息管理工作。如，澳大利亞國家館在制定《數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃》之后，發(fā)布了《政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策》，兩者在流程上前后銜接，內(nèi)容上互為支撐。

2.5構(gòu)建有利于電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系

澳大利亞堅(jiān)持文件連續(xù)體理論，制定了覆蓋文件全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相互補(bǔ)充、相互融合，為澳大利亞實(shí)現(xiàn)電子文件真實(shí)、完整與長期可讀提供了強(qiáng)有力的保障。

我國在構(gòu)建電子文件長期保存的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系過程中，要充分利用國內(nèi)外先進(jìn)理論，借鑒已有國際標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮電子文件全生命周期管理需要，建立電子文件保存標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系的制定目標(biāo)，聯(lián)合社會多種力量共同參與，全面提高相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化的整體水平，加強(qiáng)與電子文件長期保存相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系與規(guī)范體系建設(shè)，加強(qiáng)有利于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)化策略手段建設(shè)和相關(guān)機(jī)制建設(shè)，選取有利于系統(tǒng)開放性和擴(kuò)展性的標(biāo)準(zhǔn)加以推薦。

考慮到電子文件國家標(biāo)準(zhǔn)體系的制定過程會持續(xù)很長時(shí)間，目前可以先制定一個(gè)較為全面、系統(tǒng)、先進(jìn)的《電子文件長期保存管理指南》，暫時(shí)作為全國電子文件長期保存的政策引導(dǎo)和規(guī)范。

2.6重視技術(shù)研發(fā)

載體損傷和技術(shù)老化是電子文件長期保存面對的最直接的挑戰(zhàn)，因此技術(shù)問題在澳大利亞備受重視。澳大利亞國家館通過開放源代碼方法，于2004年開發(fā)了Xena 1.0版，2009年升級至Xena 4.2.1版，并建立了數(shù)字保存軟件平臺。

我國要明確技術(shù)研究路線與研究方向，增加技術(shù)研究動力，形成有利于相關(guān)信息技術(shù)研發(fā)和普及的良性機(jī)制，重點(diǎn)是在相關(guān)核心技術(shù)的研發(fā)中取得突破，在各行各業(yè)重點(diǎn)部門與核心部門的整體技術(shù)解決方案的研究開發(fā)方面取得商家成效，發(fā)揮市場機(jī)制、監(jiān)督審計(jì)機(jī)制、最佳實(shí)踐示范推廣機(jī)制、相關(guān)技術(shù)市場培育機(jī)制和監(jiān)督管理機(jī)制在技術(shù)推廣普及中的作用。

我國在技術(shù)研發(fā)推廣過程中，要充分考慮電子文件長期保存技術(shù)的易用性和兼容性；使用開放源代碼技術(shù)，提高透明度、保障真實(shí)性、保證同行的參與和合作：同時(shí)要不斷升級，保持技術(shù)的先進(jìn)性。

2.7積極開展實(shí)踐項(xiàng)目

澳大利亞電子文件長期保存啟動項(xiàng)目眾多，涉及的研究領(lǐng)域廣泛，從保存戰(zhàn)略規(guī)劃、保存技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用到保存元數(shù)據(jù)和規(guī)范的制定都做了大量的研究和實(shí)踐。

我國需要從電子文件長期保存的全局角度出發(fā)，借鑒澳大利亞相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，整體規(guī)劃實(shí)踐項(xiàng)目。國家可以選擇前期基礎(chǔ)較好、研究能力較強(qiáng)的單位，給予必要的資金和政策支持，有針對性的研究長期保存中的管理、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、人才等基本問題與關(guān)鍵問題，探尋最佳解決方案，推行最佳實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)示范效應(yīng)。

本文為北京市檔案局項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：201205）、北京市教育委員會社科計(jì)劃面上項(xiàng)目（項(xiàng)目編號：SM201111417009）、北京聯(lián)合大學(xué)人才強(qiáng)校計(jì)劃人才資助項(xiàng)目階段性研究成果之一。

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作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院

北京市海淀區(qū)人民法院