會計檔案管理的不足及應(yīng)對措施

徐培江

摘要：會計檔案是單位檔案重要組成部分。目前，許多單位會計檔案管理仍然存在不足和缺陷，影響到會計基礎(chǔ)工作的有效完成和單位整體檔案的完整性和規(guī)范性。認真排查會計檔案管理中普遍存在的不足和缺陷，尋找解決會計檔案存在問題的有效措施，才能真正為單位整體檔案管理達到規(guī)范化鋪平道路。

關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對措施 會計檔案 規(guī)范化管理

會計檔案是各單位檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿?？墒?，會計工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。

一、會計檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計檔案工作實施規(guī)范化管理的認識不到位，導(dǎo)致會計檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實了會計基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業(yè)務(wù)的一種簡單延續(xù)。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會計檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對現(xiàn)代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。

2.會計業(yè)務(wù)檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業(yè)務(wù)工作材料會注意留存，而對上級機關(guān)及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會計文件材料與會計業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。

3.導(dǎo)向錯誤。會計工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應(yīng)的待遇，對檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對于不符合會計檔案規(guī)定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。

4。會計檔案規(guī)范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構(gòu)也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導(dǎo)致會計檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導(dǎo)致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新?lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。

6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準備不充足是影響會計檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。

二、規(guī)范會計檔案管理的應(yīng)對措施

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來，由上級業(yè)務(wù)主管部門對各單位檔案規(guī)范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業(yè)經(jīng)費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業(yè)務(wù)主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領(lǐng)導(dǎo)重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態(tài)化、制度化。

2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎(chǔ)是會計工作材料完整的收集過程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對會計檔案形成過程各個環(huán)節(jié)進行嚴密監(jiān)控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環(huán)節(jié)有序進行，實現(xiàn)會計檔案走上規(guī)范化管理的道路。

3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎(chǔ)工作包括會計檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識。

4、會計檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺規(guī)范化的管理制度是落實的關(guān)鍵。會計檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責(zé)。如《單位會計檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會計檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結(jié)合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點。應(yīng)購置專門的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專人進行管理，對外一律不開放。應(yīng)確保歸檔的會計電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時設(shè)置立卷部門才能調(diào)閱的會計檔案查閱授權(quán)，防止會計檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當?shù)木幯泄ぷ?，如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財會法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。

6.努力實現(xiàn)會計檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，會計檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復(fù)原來的管理系統(tǒng)，那么原存會計檔案形同虛設(shè)，因此在實現(xiàn)會計檔案信息化貯存時，必須留存相應(yīng)的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設(shè)備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發(fā)生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩(wěn)定。

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作者單位：新疆石河子職業(yè)技術(shù)學(xué)院