淺談電子公文收發(fā)系統(tǒng)在企業(yè)中的應用

宋磊

摘 要：公文的上傳下達是各企事業(yè)單位中長期依賴的一種工作手段和重要工作內(nèi)容，C企業(yè)作為一家老鋁電解企業(yè)也面臨著公文管理的瓶頸。傳統(tǒng)的公文交換方式主要采用郵遞和直接送達方式傳遞紅頭文件，有速度慢、易泄密等不足，現(xiàn)在已經(jīng)有許多政府機關(guān)和大型企事業(yè)單位采用了各種電子公文收發(fā)系統(tǒng)，實現(xiàn)公文傳遞的電子化和即時化，大大提高辦公效率。為更好地實現(xiàn)與上級企業(yè)實時溝通無障礙，C企業(yè)啟用電子公文收發(fā)系統(tǒng)，通過對成熟技術(shù)的運用，成功實現(xiàn)了公文收發(fā)之間的電子流轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：電子公文；收文；發(fā)文

1 引言

作為鋁電解生產(chǎn)型企業(yè)，C企業(yè)將大量精力聚焦在生產(chǎn)一線，而忽視了基礎(chǔ)管理，尤其是在公文辦理上長期沿用紙質(zhì)形式，在下發(fā)時，呈幾何級數(shù)曾長的文件復印量，造成了紙張的大量浪費。這種狀況，既不便于對公文進行電子化存檔、查詢、調(diào)用等，又影響文件的使用效率。

隨著C企業(yè)上級企業(yè)綜合信息平臺項目（Office Automation System，簡稱OAS）的逐步推進，以計算機和網(wǎng)絡(luò)手段處理和傳輸?shù)墓末ぉる娮庸?，逐漸開始在各二級企業(yè)推廣普及。為更好地實現(xiàn)與上級企業(yè)實時溝通無障礙，C企業(yè)嚴格按照標準配置設(shè)備：服務(wù)器為IBM Web Sphere Application Server V6.1、IBM Tivoli Directory Server 6.0，采用雙機熱備HACMP技術(shù)運行，后臺使用AIX操作系統(tǒng)，以JAVA語言、J2EE架構(gòu)標準、JSP編程、ECLIPSE開發(fā)工具等軟件作支持，前臺運行ORACLE 10G數(shù)據(jù)庫，同時以 TSM備份管理作保障。

2 C企業(yè)公文管理現(xiàn)狀

C企業(yè)紙質(zhì)公文化模式。是一種傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的傳閱方式。其優(yōu)點是紅頭文件白紙黑字，一目了然，權(quán)威性高、可信度強；缺點是這種手工操作的公文處理過程，要耗費相當大的人力與物力，重復勞動、辦公效率低，且在傳閱過程中易將公文損壞或遺失。

圖1 C企業(yè)公文辦理流程圖

如圖1所示，傳統(tǒng)的辦公模式已無法再滿足C企業(yè)的實際辦公要求，現(xiàn)在C企業(yè)的辦公信息化管理已不能僅限于利用先進的技術(shù)來提高工作效率。

3 C企業(yè)電子公文收發(fā)系統(tǒng)應用情況

經(jīng)上級企業(yè)指導，C企業(yè)研發(fā)了電子公文收發(fā)系統(tǒng)，具體流程如圖2所示。

圖2 C企業(yè)電子公文流程圖

3.1 C企業(yè)電子收文

3.1.1 接、簽收文件

C企業(yè)電子公文收發(fā)系統(tǒng)的接收端是通過B/S結(jié)構(gòu)來接收公文，通過身份驗證進入系統(tǒng)后可以接收、查看文件簡要信息，并可以查看文件正文內(nèi)容。同時，點擊簽收確認按鈕，可實現(xiàn)公文簽收功能，發(fā)送文件簽收回執(zhí)。

3.1.2 來文提醒

C企業(yè)的電子公文收發(fā)系統(tǒng)中文件發(fā)送，可以通過有效的信息提醒方式，通知接收單位接收指定公文。在設(shè)計的系統(tǒng)中可以通過SMS、郵件提醒、即時消息等方式來提醒。

3.1.3 查看電子版文件

在電子公文收發(fā)系統(tǒng)首頁的“待閱文件”中，會顯示C企業(yè)發(fā)送到各單位的文件，如圖3所示。

圖3 “待閱文件”圖例 圖4 電子公文文件圖例

點擊文件標題，即可查看文件的電子版，如圖4所示。

3.1.4 打印紙質(zhì)文件

插入公文加密key（U盤）后，點擊頁面右側(cè)按鈕欄中的“企業(yè)收文打印”按鈕。系統(tǒng)會彈出公文的發(fā)放份數(shù)。最終彈出打印窗口，在份數(shù)一欄輸入打印份數(shù)，點擊確定即可。

3.1.5 查詢或打印已辦文件

通過“自助服務(wù)”'“待辦事宜”'“已閱文件”，可查詢所有已辦理完畢的文件。

圖5 已辦文件圖例 圖6 “上報單”圖例

對“已辦文件”，如有未打印的文件，或已打印的份數(shù)未達到發(fā)放份數(shù)的文件，可點擊標題打開文件，使用“企業(yè)收文打印”按鈕打印文件。

3.2 上報發(fā)文

3.2.1 基本發(fā)文上報

登錄系統(tǒng)后，點擊頂部的菜單“上報文”。點擊“向上級企業(yè)上報單”，彈出上報單頁面，如圖6所示。

填寫上報文稿紙、錄入正文、套紅頭后，在已經(jīng)選擇的文件上，加蓋設(shè)計好的電子公章，即可上報上級企業(yè)。

根據(jù)發(fā)文單格式自動填寫相應數(shù)據(jù)，輸出到指定打印機，方便存檔，發(fā)文登記單的數(shù)據(jù)方便查詢、統(tǒng)計、分析。

3.2.2 文件發(fā)送、跟蹤

通過設(shè)置打印份數(shù)功能，限制在公文收發(fā)系統(tǒng)中用戶端打印帶有紅頭和紅章公文的次數(shù)。

通過選擇“發(fā)送”功能按鈕，實現(xiàn)將公文發(fā)送到指定接收地址的用戶。

在電子公文收發(fā)系統(tǒng)中，可以對發(fā)送出的文件接收情況進行跟蹤，以了解確切的文件接收情況以及辦理簽收情況等。同時，在系統(tǒng)管理端，可以通過接收日志了解更多的文件接收狀態(tài)。

對于在電子公文收發(fā)系統(tǒng)中，由于某些原因錯發(fā)的文件，系統(tǒng)提供錯發(fā)文件收回的功能。

收回的方式有兩種：對于收文方?jīng)]有接收登記的文件，系統(tǒng)直接取消收文方的查看權(quán)，并從收文列表中刪除；對于已經(jīng)接收、登記打印的文件，系統(tǒng)會向收文單位發(fā)出通知；錯發(fā)文件的收回由錯發(fā)文件的發(fā)送方執(zhí)行。

4 應用效果分析

（1）提高辦公效率和工作質(zhì)量，節(jié)約了成本。C企業(yè)通過電子公文收發(fā)系統(tǒng)應用前后相關(guān)指標數(shù)據(jù)的對比顯示，在紙張使用數(shù)、傳閱人工花費時間、文件遺失率、辦文工作周期等指標上均存在顯著差異。

①節(jié)約人力、紙張等成本。應用電子公文收發(fā)系統(tǒng)后，A企業(yè)綜合辦人員接受上級企業(yè)紅頭文件無需長時間的等待，很少出現(xiàn)文件辦理延誤現(xiàn)象；而對于發(fā)文，C企業(yè)不用再將各類文件傳真后寄出，而是簡單點擊即可實現(xiàn)公文上報，大大縮短了公文向上級單位報送的過程時間。既方便查詢，又節(jié)省了紙張。②提高了辦公效率。在應用電子公文收發(fā)系統(tǒng)前，紙質(zhì)文件只能是“流水”操作，以“串行”方式傳閱，一旦哪個部門工作延誤，就會滯留不前；而在應用該系統(tǒng)后，以電子文本方式大大簡化了工作流程，提升了文件傳遞速度，縮短了辦文周期。③過程管理科學規(guī)范。C企業(yè)綜合辦作為公文管理的牽頭部門，可以為文件收發(fā)、閱辦、落實和結(jié)辦等環(huán)節(jié)考核建立了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；此外，計算機規(guī)范的處理程序促使文件傳閱過程更為規(guī)范化，減少因人工傳閱時間空間上的耽擱而造成的損失。

（2）促進全員協(xié)作，增強了凝聚力。C企業(yè)應用了電子公文收發(fā)系統(tǒng)后，與上街企業(yè)之間、內(nèi)部各部門之間的溝通更加便捷，信息反饋更加暢通，為發(fā)揮各級干部、員工的智慧和積極性搭建了有效平臺。

5 結(jié)束語

本文系統(tǒng)地討論了C企業(yè)電子公文收發(fā)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、特點和目標，通過對其分析、設(shè)計和實現(xiàn)，給出了系統(tǒng)模型，并按企業(yè)收文、發(fā)文、打印、錯文回收、查詢等辦文流程，將電子公文的流轉(zhuǎn)過程作了詳細闡述。

電子公文收發(fā)系統(tǒng)雖然不是一個十分復雜的系統(tǒng)，然而其在業(yè)務(wù)運作、信息處理、實施及系統(tǒng)功能要求等方面具有相當?shù)牡湫托浴?/p>

參考文獻

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